Excel Avanzado

Módulo 1 Uso del Grabador de Macros – 2010

Pontificia Universidad Católica del Perú 1

2 INFOPUC
 Excel Avanzado

Tema 1: Acceso a la ficha Programador

1.1 Ingreso a la Ficha programador

Antes de comenzar a crear macros, es necesario que nuestra instalación de Microsoft
Excel este configurado para que podamos acceder a las opciones necesarias, como
primer paso habilite la “ficha del programador”, para ello desde Microsoft Excel acceda
a la opción ubicada en la parte superior para “Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido”.

En esta opción se encontrará las opciones para añadir o eliminar botones de acceso
rápido y también se encontrará la opción “Más comandos”, elija la opción “Más
comandos”.

En la parte izquierda de las opciones seleccione la opción “Personalizar cinta de

opciones”

Pontificia Universidad Católica del Perú 3

1.2 Reconociendo los elementos de la Ficha de Programador
Al lado derecho se encontrará las opciones correspondientes a la personalización de
la cinta de opciones, en particular, la relación de fichas que se encuentran disponibles.
Seleccione la ficha “Programador” la cual contiene todas las opciones necesarias para
la creación de macros presione aceptar y la pantalla de Excel aparecerá como se
muestra a continuación:

4 INFOPUC
 Excel Avanzado

1.3 Configuración del nivel de seguridad

Desde la ficha Programador existen los grupos “Código”, “Complementos”, “Controles”,
“Xml”, y ”Modificar”, cada uno con diversas opciones, la primera que se empleará es
“Seguridad de macros” dentro del grupo “Código”, elija “Seguridad de macros”.

Dentro de la opción “Configuración de macros”, en la parte derecha aparecerá el título

con el mismo nombre dentro de este título aparecen las opciones:

Pontificia Universidad Católica del Perú 5

  “Deshabilitar todas las macros sin notificación”: si esta opción estuviese
seleccionada al tratar de abrir un archivo que contiene macros no aparecerá
ningún mensaje de alerta, se abrirá el archivo pero no se cargarán las macros.

 “Deshabilitar todas las macros con notificación”: (esta es la opción habilitada por
defecto).

Cuando esta opción está seleccionada, al tratar de abrir un archivo que contiene
macros aparecerá un mensaje de alerta como se muestra a continuación:

6 INFOPUC
 Excel Avanzado

Elija “Habilitar contenido” para que se puedan cargar las macros del archivo.

 “Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente”: esta opción
tiene un comportamiento similar a la segunda opción “Deshabilitar todas la
macros con notificación”, a excepción de que esta opción sí llega a cargar
aquellas macros que contienen una firma digital, lo cual no es muy frecuente de
encontrar.

 “Habilitar todas la macros no recomendado; puede ejecutarse código

posiblemente peligroso”: esta opción, para los fines de este curso, debe
encontrarse habilitada, selecciónela y presione “Aceptar”. Cierre todas las
ventanas de Excel y vuelva a intentar abrir un archivo que contiene macros; en
esta ocasión no se presentará ningún mensaje de alerta y se cargarán las
macros incluidas en el archivo.

Pontificia Universidad Católica del Perú 7

 Debe tomarse en cuenta que en algunas empresas por fines de seguridad no se
permite el cambio de esta opción, si la empresa en la que se encuentra tiene normas
que impiden el cambio de esta opción, no la cambie y realice los ejercicios en su
equipo personal.

Otro elemento indispensable que se requiere conocer para poder trabajar con macros,
son los tipos de archivo disponibles, en Excel 2010 al momento de grabar un archivo
aparecen las opciones indicadas en la siguiente imagen.

8 INFOPUC
 Excel Avanzado

La opción “Libro de Excel” realizará el grabado del archivo y empleará la extensión

“.xlsx”, esta primera opción no permite el uso de macros, por lo que cuando se realice
el grabado del archivo no se grabarán las macros que sean creadas.

La alternativa “Libro de Excel habilitado para macros” grabará el archivo con extensión
“.xlsm”, esta opción permite que el archivo contenga macros y es la que se debe
emplear para fines de este curso.

La opción “Libro binario de Excel” grabará el archivo con extensión “.xlsb” el cual está
optimizado para trabajar con archivos de gran tamaño.

Cuando se use “Libro de Excel 97-2003” se generará un archivo con extensión “.xls” el
cual también permite el uso de macros, pero contiene las restricciones propias de un
archivo correspondiente a la versión 2003 de Excel.

Pontificia Universidad Católica del Perú 9

Tema 2: Uso del grabador para tareas simples

2.1 Primera macro haciendo uso del grabador

En la ficha Programador, dentro del grupo “Código”, existe la opción “Grabar Macro”,
elija esta opción.

Luego de elegir “Grabar macro” aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla existen las siguientes

opciones:
Nombre de la macro: Debe elegirse un
nombre que describa el propósito de la
macro.

Método abreviado: aparece CRTL+ la

posibilidad para elegir alguna tecla adicional,
muchas de las teclas tienen comportamientos
predefinidos como por ejemplo para “Copiar”
y “Pegar”, se recomienda usar “Shift”
(mayúsculas), más alguna letra a fin de que la
combinación sea de tres teclas como por
ejemplo: CTRL + SHIFT + C.

Guardar macro en: tiene tres opciones “Este libro”, la cual es la opción seleccionada
por defecto y significa que las macros se grabarán como parte del archivo empleado,
las otras opciones son “Libro nuevo”, esta opción grabará las macros en un archivo
separado, y “Libro de macros personal” el cual almacenará las macros en un archivo
que forma parte de la versión instalada de Office. Elija “Este libro” para los ejercicios
empleados en el curso.

10 INFOPUC
 Excel Avanzado

Descripción: es un campo opcional y corresponde a una reseña o comentarios que se

deseen colocar en relación con la macro, este campo suele emplearse para contar con
una descripción detallada del propósito de la macro.

Presione “Aceptar”, luego de ello donde se ubicaba la opción “Grabar macro” ahora
aparece “Detener grabación”.

Es en este momento que el grabador comienza a funcionar e interpreta las acciones

realizadas convirtiendo cada acción (eliminación de una fila, adición de una columna,
etc.) en comandos en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), dentro de una macro.
A continuación, proceda a eliminar la fila 5, para ello presione con el botón izquierdo
del mouse la fila 5, luego con el botón derecho elija eliminar. Finalmente haga clic en
“Detener grabación”, con lo cual volverá a aparecer el botón “Grabar macro”.

Luego desde la ficha Programador elija “Visual Basic” que se encuentra dentro del
grupo “Código”.

Se abrirá el “Editor de Visual Basic”, desde el que se trabajará con las macros; en la
parte izquierda se encuentra el explorador de proyectos donde se encuentran las
carpetas “Microsoft Excel Objetos” y “Módulos”, y dentro de la opción módulos se
encuentra “Módulo1” el cual contiene la macro creada con el grabador de macros, la
cual debe ser similar a la siguiente, la cual tendrá el nombre “Macro1”

Pontificia Universidad Católica del Perú 11

2.2 Realización de operaciones simples con el grabador de macros
Repita los pasos realizados en el acápite anterior, presione “Grabar macro”, realice
una acción, y luego presione “Detener grabación”, para cada una de las siguientes
acciones, con ello se grabará una macro para cada acción.

 Añadir una hoja

 Añadir una línea
 Grabar el archivo
 Eliminar una columna
 Adicionar una columna
 Escribir en la celda E10 de la hoja1
 Borrar el contenido de la celda E10 de la hoja1
 Borrar completamente el contenido de la hoja1

2.3 Ejecución de macros grabadas previamente

A fin de ejecutar las macros creadas previamente desde la pantalla de Excel, en la
ficha programador elija la opción “Macros” y se mostrará la ventana “Macro” la cual
contendrá la relación de macros creadas y que se encuentran disponibles para ser
ejecutadas, escoja una de las macros haciendo doble clic sobre ella, o seleccione una
macro y presione ejecutar. La macro a ejecutarse repetirá las acciones realizadas
durante la grabación de la macro elegida.

12 INFOPUC
 Excel Avanzado

Pontificia Universidad Católica del Perú 13

Tema 3: Uso del grabador para tareas complejas

3.1 Identificación de las partes de la tarea a ser solucionada

Al comenzar a emplear el grabado es posible considerar que se puede encender el
grabador (presionar “Grabar macro”), realizar varias acciones de forma seguida, y luego
apagar el grabador (presionar “Detener grabación”), si ya tiene algo de experiencia con
el grabador esa podría ser una alternativa. Sin embargo si está realizando sus primeras
macros sería conveniente que las tareas complejas las aborde por partes, es decir,
identifique cuales son todas las acciones que comprende la tarea y realice cada una de
las acciones por separado. Entonces, grabe una macro para cada acción y luego cree
una macro que permita ejecutar las macros creadas previamente.

Asumiendo que se dispone de dos macros como en el siguiente ejemplo, se creará una
macro que sirva para ejecutar las dos macros creadas previamente.

3.2 Ejecución de tareas individuales al mismo tiempo

Note las semejanzas entre ambas macros, ambas comienzan con sub, seguidas por el
nombre de la macro, paréntesis, luego las líneas del programa y una finalización con
“end sub”, por lo que escribirá una macro que cuente con dichas partes, se usará
como nombre “mimacro”, y en las líneas del programa se colocará los nombres de las
macros que se requieren utilizar, el código quedaría como se observa en la siguiente
imagen:

14 INFOPUC
 Excel Avanzado

Ejecute “mimacro” y notará que se han ejecutado las dos macros invocadas dentro de
la macro realizada.

3.3 Recomendaciones acerca del uso del grabador

Hasta este momento se ha empleado el grabador con la finalidad de grabar acciones

sencillas con el fin de resolver tareas complejas. Es importante entonces identificar las
partes de la tarea por separado para luego ejecutarlas todas.

Sin embargo existen algunas limitaciones en el grabador:

a) No realiza iteraciones, es decir la macro realiza exactamente lo realizado una sola
vez. Si se requiere que una acción se repita, hay que repetir la ejecución de la
macro tantas veces como repeticiones necesitemos. Si queremos que esta
repetición se haga automáticamente, debemos realizar esta indicación
personalmente.
b) No es posible asignar variables, las cuales son necesarias para almacenar valores
de forma temporal.
c) No se pueden ejecutar condiciones, es decir, si en un determinado punto del
programa se debe elegir como continuar, dicha elección, no se puede simular con
el grabador debe escribirse manualmente.

Finalmente, al generar código con el grabador, puede producirse de forma involuntaria

un código innecesario, el cual debería ser omitido a fin de optimizar el funcionamiento
y/o la comprensión de la macro.

Pontificia Universidad Católica del Perú 15

 Sin embargo, la utilidad del grabador de macros es muy alta por que permite identificar
código que puede ser reutilizado, por lo que no es necesario memorizar muchas de las
instrucciones propias del lenguaje empleado, bastará entonces con encender el
grabador de macros repetir la acción cuyo código se desea recordar, y luego apagar el
grabador de macros, con ello quedará grabado en un módulo el código que
requerimos emplear.

Participación en el Foro del Curso

Revise y comente los ejemplos de funciones en el Foro de Curso –Semana 2,

estos ejemplos le ayudarán a disponer de mayores recursos para emplearlos
en la creación de macros.

Tarea 1

Descargue el archivo “Tarea1.xlsm” renómbrelo colocando su nombre como

parte del nombre del archivo, conserve “Tarea1” como parte del nombre,
utilice el grabador de macros para crear una macro para cada uno de los
siguientes puntos:
 Borrar todo el contenido de la hoja1.
 Copiar todo el contenido de la hoja2 a la hoja1.
 Colocar negritas al encabezado en la hoja1.
 Colocar un tipo de letra y tamaño de letra distinto a toda la hoja1.
 Eliminar las columnas que considere innecesarias en la hoja1.
 Ajustar el tamaño de las columnas en la hoja 1.
 Realizar un cambio que usted considere conveniente en la hoja1.

Luego, cree una macro que invoque a todas las macros creadas previamente.

Para la entrega final grabe el documento completo de la siguiente forma:

Apellido-Nombre-Tarea 1.xlsm.
Por ejemplo, si se llama Ana Torres, el nombre del archivo sería
Torres-Ana-Tarea1.xlsm

Finalmente registre el archivo en la Plataforma del Curso.

16 INFOPUC