Benchmarking

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia

los productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para
compararlos con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e
implementarlas. No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si
no de aprender que están haciendo los líderes para implementarlo en tu
empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como referencia a aquellos que
destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias,
métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra
empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.

Tipos de benchmarking
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El
objetivo común de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia
fuera de sus departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o
hacia otros sectores en las que hay compañías que son las mejores en su
clase.

-Competitivo: El benchmarking competitivo busca medir los productos,

servicios, procesos y funciones de los principales competidores para realizar
una comparación con nuestra empresa y poder detectar y llevar a cabo
mejoras que superen a las de nuestros competidores.

-Interno: se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo

en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también
con grupos empresariales que están formados por varias empresas.

-Funcional: identifica las mejores prácticas de una empresa que sea

excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta
empresa sea competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.

Etapas del Benchmarking

1.Planificación

El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se

va realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:

-¿Qué quiero medir? (nuestra empresa que queremos mejorar.)-¿A quién voy
a medir? (que tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o
funcional). -¿Cómo vamos hacerlo?

2.Datos: dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso.

Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones
profesionales o investigaciones propias entre otras.

3.Análisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los
elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas
estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora.

Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de

proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que
únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos e
infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4.Acción

El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado

los aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de
adaptarlos a nuestra empresa pero siempre implementando mejoras.

Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar

los mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos
como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre
añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros
clientes.

5.Seguimiento y mejora

En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información

destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos
posteriores. La idea es que se convierta en un ejercicio de la empresa
sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.

Ejemplos de benchmarking
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es
el protagonizado por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por
potenciar las ventas de café por parte de empresas de fast food como
McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de
benchmarking.

¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos
vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus
cafés. Como hemos visto anteriormente, se necesita una empresa líder en
quien fijarse para implementar posteriormente las mejoras. La empresa
elegida: el fabricante automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran
ejemplo a seguir en la optimización del tiempo de fabricación de sus
productos.

Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos

cafés de Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en
agacharse, andar o escoger los ingredientes. Después de realizar un análisis
de los benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la
optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del
espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y las
maquinas necesarias para la preparación de sus productos. Aspectos
aparentemente tan simples como acercar y mejorar la disposición de los
ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron que se mejorara casi en un
20% el tiempo de elaboración de sus productos.

La compañía Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el

benchmarking. A principio de los años 80 empresas como Minolta, Ricoh o
Canon entre otras irrumpieron en el mercado norteamericano de las
fotocopias y de la gestión de la impresión con precios de venta al público que
eran mucho más económicos que los propios costes de producción de Xerox.
El problema era evidente.

Para resolver esta situación Xerox decidió analizar métodos, procesos,

materiales y productos de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado
indico que existía un gran retraso en todas las áreas estudiadas. Xerox pudo
reaccionar rápido, marcando nuevos objetivos y Kpis para realizar el
seguimiento adecuado. En los siguientes años Xerox adoptó el benchmarking
como estrategia de mejora continua.

Empowerment

Definición

Empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento que es el hecho de

delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de
que son dueños de su propio trabajo.
To empower: dar o conceder poder; facultar, habilitar,
capacitar, autorizar, dar poder de, potenciar, permitir,
empoderar, otorgar el derecho (o la facultad) de, etc.; Conferir
poderes; (en el sentido comercial o legal) apoderar, comisionar.

¿Por qué es importante el empoderamiento

empresarial?
Sin lugar a dudas, la principal razón para apostar por el empowerment empresarial es
hacer que los trabajadores se sientan importantes y vean que la empresa confía en ellos.
Desaparecen figuras como la del supervisor de departamento por el que tenían que pasar
todas las decisiones, y son los propios trabajadores los que en base a su experiencia y
conocimientos eligen cómo afrontar cada situación. De esta forma aumentas la motivación
laboral y consigues que el trabajador se sienta una parte importante de la empresa.

Esto es de vital importancia, ya que no hay nada más productivo que un trabajador
motivado. Siente que el puesto de trabajo es suyo, no de la empresa, y en todo momento
es consciente de dónde está. Otra cuestión a destacar es que el empoderamiento de los
trabajadores nos hace más competitivos, y no solo porque el trabajador esté más
motivado. Al reducir las consultas y poder actuar de forma inmediata, las decisiones
son mucho más rápidas lo que en un entorno tan competitivo como el actual
repercute positivamente en nuestro negocio.

Objetivos del empowerment

Sin lugar a dudas, el principal objetivo del empowerment en la gestión empresarial y la
primera razón por la que aplicaremos el empoderamiento a nuestra empresa es lograr un
reparto más igualitario del poder y las responsabilidades en toda la compañía, de
forma que se refuerce el papel de cada trabajador dentro de esa comunidad que es la
plantilla de la empresa. De esta manera se logra un segundo objetivo, conseguir un
incremento de la dedicación y el esfuerzo de los empleados, sacando el máximo
partido a sus capacidades y conocimientos.

Pero más allá de este objetivo principal, hay otras metas que podemos lograr con el
empowerment de la gestión empresarial, empezando por descargar de trabajo a vuestro
departamento de recursos humanos. De hecho, debería ser el propio equipo
de Recursos Humanos el que tome la decisión de poner en marcha o no este modelo de
gestión empresarial, ya que es el departamento más capacitado de toda la empresa para
saber si los trabajadores que hay en plantilla cumplen con la experiencia, madurez y
capacidad necesarias para que sea un éxito.

No podemos olvidar que detrás de cada estrategia, y este caso no es ninguna

excepción, está la búsqueda de un mayor beneficio económico y un aumento de la
competitividad de la empresa. Como hemos visto, dotando de más responsabilidad a
nuestros empleados logramos que estén más motivados y se esfuerzan más por obtener
un mejor resultado con su trabajo, lo que tendrá buenos resultados para la productividad
de la empresa y su competitividad frente a la competencia. >

Downsizing

¿Qué es downsizing?
Es el rediseño o reorganización de una empresa motivada a la mejora de los sistemas de
trabajo, incluyendo la restructuración de la organización en todos los niveles y el ajuste en
el número de trabajadores para conservar la operatividad y competitividad en el mercado.

Por esta misma razón se necesitaba cambiar la estructura y los métodos para la toma de
decisiones, buscando una mayor adaptación a todos los cambios y velocidad de respuesta y
reacción. De ello deriva una disminución en los niveles de gestión, eliminación de áreas no
esenciales y la subcontratación para seguirlas cubriendo solo en los casos que sea necesario.

Objetivos a alcanzar con el Downsinzing

Esta es una estrategia de cuidado, ya que, de ella dependerán una cadena de consecuentes
acciones, así como la productividad de la empresa. Con la aplicación de esta herramienta las
empresas, buscan esencialmente:

 Su permanencia en el mercado, levantarse en situaciones adversas.

 Innovación tecnológica.
 Disminución de los costos de personal.
 Aumentar el rendimiento laboral.
 Considerar y excluir todo proceso, tarea, actividad o área que no agregue valor.
 Reducir y simplificar los procesos, haciéndolos más simples y productivos

Tipos de Downsizing
Downsizing reactivo
Es el redimensionamiento empresarial que se lleva a cabo como respuesta defensiva ante
eventualidades adversas del mercado, es decir, se trata de responder ante el cambio, sin
tratado previo de la situación. En ocasiones a partir de esto se presentan problemas
predecibles, periodos de crisis, malestar en el ambiente de trabajo y reducción laboral. Los
daños tienen implicaciones económicas negativas, suelen ser costosos y perjudican la
eficiencia organizacional.

Downsizing proactivo
Es el redimensionamiento que se presenta desde el interior de la empresa, se enfoca en
mejorar la competitividad. A partir de esta estrategia se alcanzan resultados más rápido. Es
un proceso anticipado y preparado para cambios en el entorno. Requiere de criterios de
replanteo de la organización en todos sus niveles.

 Se implementa de acuerdo a ciertos estudios que facilitan la obtención de resultados

positivos.
 Se determina si el downsizing va dirigido hacia los procesos o hacia la rectificación
de los objetivos de la empresa.
 Se definen las condiciones bajo las cuales se llevará a cabo el downsizing.
 Se establecen las herramientas a emplear.
 Se desarrolla un plan de cambio.
 Se considera las afectaciones que se causaran.
 Se determina las tareas o puestos a eliminar o redefinir.

Coaching

Just of Time
 Outsourcing

Reingeniería

Inteligencia Emocional

Kaizen

¿Qué es el Kaizen?
El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua a
través de esfuerzos progresivos a fin de cambiar el statu quo.

Si bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito

empresarial, ahora ha trascendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de
organización no empresarial.

De hecho en el contexto occidental, el mejoramiento suele ser interpretado

como mejoras en maquinarias, instalaciones o software, dejando por fuera el
factor humano.

Pero en la mística japonesa el Kaizen se puede aplicar a todos los ámbitos de

las actividades empresariales, desde procesos, tangibles y los recursos
humanos.

¿Cuál es su utilidad?
En sí, la esencia del Kaizen es realizar el mejoramiento de los procesos
antes de esperar que se obtengan resultados mejorados.

Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse de raíz. Eso se logra
mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas y grandes acciones,
pero de forma diaria.

El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días.

Es una idea individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los

miembros de la organización, equipo, etc.

Al ponerse en práctica incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega

del producto o servicio y también reduce los costos.

Las 5S del Kaizen

Para la aplicación del Kaizen existen cinco palabras conocidas como las 5S y que de un modo
sistemático ofrecen los pasos para la mejora continua dentro de la empresa.
Esos cinco pasos o palabras serían:
1-Clasificación-Seiri (整理)-Separar innecesarios. Consiste en eliminar del espacio de trabajo lo
que sea inútil.

2-Orden-Seiton(整頓)-Situar necesarios. Que consiste en organizar el espacio de trabajo de

forma eficaz

3-Limpieza-Seisō (清掃)-Suprimir suciedad. Que es algo tan básico como Mejorar el nivel de
limpieza del lugar de trabajo.

4-Normalización-Seiketsu (清潔)-Señalizar anomalías. Que tiene que ver con prevenir la

aparición de la suciedad y el desorden

5-Mantener la disciplina-Shitsuke(躾)-Seguir mejorando- Que será fomentar los esfuerzos en

este sentido.

¿Requiere de una gran inversión?

Pues no.

No depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla,

sino que se puede empezar con lo que ya se tiene.

Al contrario el Kaizen en lugar de traer más gastos traerá mejores réditos.

Todo lo anterior sin necesariamente invertir en nueva tecnología, sino actuando

con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera
y mejorando los procesos.

Ejemplos de Kaizen

A partir de esas cinco palabras o 5S del Kaizen ya podemos imaginarnos algunos ejemplos de
Kaizen o de como podemos aplicar esta filosofía a nuestro trabajo, pero podemos añadir otros
ejemplos a continuación:

*Reuniones de empleados y jefes: Un buen ejemplo de Kaizen sería el poder establecer

reuniones periódicas, por semana, mes o trimestre, entre empleados y jefes de modo que se
puedan resolver conflictos y como no, se puedan crear tácticas para que la empresa en su
conjunto mejore y se puedan aplicar de inmediato.

*Recoger el puesto de trabajo cada día: Tras acabar la jornada, y aunque exista en sí un
servicio de limpieza, cada empleado o trabajador puede ordenar su lugar de trabajo. Si por
ejemplo es una mesa de oficina, es mejor dejarla recogida de modo que podamos seguir
trabajando al día siguiente en un lugar ordenado que nos permita poder rendir más.
*Organización del trabajo en grupos: Otra de las metodologías del Kaizen que nos pueden
llevar a tener éxito en nuestro trabajo, sería el poder organizarse por pequeños grupos que
saquen adelante distintas labores o proyectos, garantizado así una mayor implicación de los
trabajadores y que se asegure el éxito.

*Fijar objetivos: También podemos establecer un objetivo común al que llegar. Con ello todo
los trabajadores se esforzarán por alcanzar dicho objetivo debido a que tienen el mismo fin. El
Kaizen nos invita a unir esfuerzos y alcanzar así el éxito.