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PROCEDIMIENTO N°102-2019-FONCODES/UA-CL

TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS

DEL ALMACÉN DE LA MOLINA

RUBRO CARGO / NOMBRE FIRMA / SELLO FECHA

Coordinador de Logística
Elaboración:
César Núñez Romero
Jefa de la Unidad de Planeamiento,
Presupuesto y Modernización
Marisol Rengifo Nakama
Revisión:
Coordinador de Racionalización,
Organización y Métodos
Martin Vidalón Sirlupu

Jefe de la Unidad de Administración

Aprobación:
Luis Lozano Costa
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Procedimiento toma de inventario físico de existencias del almacén de La Molina

1. Objetivo.
Establecer las actividades para la adecuada toma de inventario físico de
existencias del almacén de La Molina.
2. Alcance.
El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente documento es
de aplicación obligatoria por el personal encargado del Almacén, así como de
todo el personal que participe y debe prestar su apoyo en la toma del inventario
físico de existencias del almacén de La Molina.
Este procedimiento inicia con el registro del Acta de Inicio del Inventario Físico
de Existencias de Almacén y finaliza con el registro Acta de Finalización del
Inventario Físico de Existencias de Almacén por parte de la Comisión de
Inventario.
3. Responsabilidades.
El(La) jefe(a) de la Unidad de Administración es responsable de verificar el
cumplimiento de las dispuesto establecidas en el presente procedimiento.

4. Definiciones.
4.1. Bienes obsoletos: son bienes en desuso y que la Comisión de Inventario
elevará un acta informando dicha ocurrencia y de considerarlo pertinente
recomendar la baja de dichos bienes informe que será elevado a la Unidad
de Administración.
4.2. Bienes en custodia: son bienes que se encuentran en el área de almacén en
custodia no son parte del inventario y deben ser informados en forma
separada.
4.3. Bienes sin código: son bienes que se encuentran sin código en el almacén,
para que el Coordinador de Logística efectué las acciones necesarias para
su respectiva codificación.
4.4. Bienes de Baja: se dará de baja a los bienes que como resultado del
inventario físico de existencias estén considerados para tal proceso, son
objeto de baja:
a. Estado de Excedencia: Recae en los bienes de Existencias, que,
encontrándose en condiciones operativas, no son utilizados por la
entidad y se presume que permanecerán en la misma situación por
tiempo indeterminado
b. Obsolescencia Técnica: Se presenta cuando los bienes de Existencias,
a pesar de encontrarse en condiciones operativas no permiten un eficaz
desempeño debido a los cambios y avances tecnológicos.
c. Pérdida, Robo o Sustracción: La entidad debe organizar un expediente
de la investigación realizada acompañada de la denuncia policial
correspondiente.
d. Reembolso: Procede cuando la reposición del bien no es posible y en su
lugar existe un desembolso de dinero a favor de la entidad en
equivalencia al valor del bien.
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e. Siniestro: Recaer en el bien que ha sufrido el daño a causa de un

fenómeno de la naturaleza.
f. Destrucción: Recae cuando el bien ha sufrido daño grave a consecuencia
de hechos accidentales o provocados que no son considerados como
siniestros.
g. No Reposición por Canje: Es cuando debido al canje otorgado por el
proveedor, un bien no es repuesto en un tiempo determinado.
h. Merma: Se aplica cuando los bienes son sólidos o líquidos, que por su
naturaleza se volatilizan.
i. Vencimiento o Expirado: Se aplica cuando los bienes han vencido o su
estado de descomposición no son recomendables para ser utilizados.
4.5. Inventario físico de existencia de almacén
La toma de Inventario Físico de Existencias de Almacén, consiste en verificar
en forma anual la existencia física de los bienes, apreciando su estado de
conservación o deterioro y condiciones de seguridad en que se encuentran
en el almacén de La Molina del FONCODES, con el fin de asegurar su
existencia real, conformándose para tal efecto la Comisión de Inventario
Físico de Existencias de Almacén quien es la encargada de llevar a cabo el
referido Inventario.
4.6. Tipos de inventario:
a. Inventario masivo: Incluye todos los bienes almacenados, comprende
la verificación física de los bienes que se encuentran en uso en el
almacén. Se efectúa una vez al año, cerrando las operaciones del
Almacén, es decir al 31 de diciembre de cada año y sirve de sustento
para los Estados Financieros de la Entidad.
b. Inventario selectivo: Comprende un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
verificar que los registros del Stock se mantengan al día, completos y
exactos y comprobar que las existencias físicas concuerden con los
registros del Bind Card y el Kardex correspondientes. Se realiza sin
paralizar las Actividades, solo se efectúa el bloqueo temporal de la
documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario,
por el plazo que se estime dure el mismo. Se debe realizar por lo menos
una vez al mes sobre los bienes que el responsable del Almacén
disponga sean verificados.
4.7. Formas de efectuar el inventario:
a. Al barrer: El inventario es realizado por el Equipo de Verificadores,
efectuando el conteo, sin excepción alguna de todos los bienes
almacenados. Esta modalidad se utilizará para efectuar el Inventario
Masivo del Almacén.
b. Por selección: Consiste en constatar la veracidad de las Existencias del
grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su
ubicación. Esta forma de inventario se utiliza para realizar Inventarios de
tipo Selectivo.
5. Siglas.
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UTI: Unida de Tecnologías de la Información.

PECOSA: Pedido de Comprobante de Salida.
NEA: Notas de Entrada a Almacén.
6. Referencias Normativas.
6.1. Ley Nro. 29151, Ley General del Sistema de Bienes Estatales y su
reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo Nro. 007-2008-
VIVIENDA.
6.2. Resolución Jefatural Nro. 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema
de Abastecimiento SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia temporal
de bienes y SA.07 verificación del estado de utilización de bienes y servicios.
6.3. Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA, Manual de Administración de
Almacenes para el Sector Público Nacional.
6.4. Resolución N° 046-2015-SBN, que aprueba la Directiva N° 001-2015/SBN
denominada “Procedimiento de Gestión de los bienes muebles estatales”.
6.5. Decreto Legislativo N° 1439 Aprobado 16 de setiembre 2018 “Sistema
Nacional de Abastecimiento”
6.6. Decreto Supremo N° 217-2019 EF “Aprueban el Reglamento del Decreto
Legislativo 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
Abastecimiento. Publicado 15 de Julio 2019
7. Disposiciones generales.
7.1. La toma del inventario físico de existencias del almacén, se realizará de
manera anual, y está bajo la responsabilidad de la Unidad de Administración.
7.2. La Unidad de Administración a través del Coordinador de Logística
comunicara a todas las unidades orgánicas de la entidad el inicio de la toma
de inventario con el objeto de que el personal en su conjunto tome
conocimiento y brinde las facilidades del caso, disponiendo:
a. La actualización de las Tarjetas de Existencias Valoradas (KARDEX),
las Tarjetas de Control Visible de Almacén (BINCARD) y cualquier otro
medio de control de almacén, para que se encuentren al día.
b. Suspender las entradas y salidas de los bienes del almacén durante
el periodo del inventario y efectuar el Corte Documentario.
c. Dotar de medios o instrumentos necesarios para que la Comisión de
Inventario efectúe el trabajo de verificación.
7.3. El(La) Coordinador(a) de Logística deberá impartir instrucciones al
encargado de almacén disponiendo acciones previas al inventario como:
a. Ordenamiento del Almacén: Los bienes del Almacén se encuentren
debidamente ubicados, codificados y con sus respectivas Tarjetas de
Control Visible de Almacén, haciendo prevalecer el principio de orden
y limpieza en todo momento.
b. Documentación: Es imprescindible preparar la documentación para la
toma del Inventario, para lo cual es necesario considerar lo siguiente:
 Las Tarjetas de Existencias Valoradas (KARDEX) y las Tarjetas de
Control Visible de Almacén (BINCARD) deberán estar en orden y
al día.
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 Elaboración del Acta de Corte Documentario respecto de la

documentación sustentatoria de ingreso y salida de bienes del año
a inventariar, indicando la última PECOSA atendida y la última
NEA de los bienes recibidos, la misma que deberá estar
debidamente suscrita por el responsable de Almacén, el
presidente de la Comisión de Inventario, y los responsables del
Coordinador de Logística y del Coordinador de Contabilidad.
 Inventario Físico de Existencias de Almacén del ejercicio anterior.
 Reporte detallado de los bienes que se encuentran en el Almacén.
c. Materiales e Instrumentos: Proporcionar al Equipo de Verificación los
medios adecuados tales como: catálogos, winchas, metros, balanzas,
etc. que les permitirá certificar las medidas, denominaciones, pesos,
códigos, etc. De cada uno de los bienes que se están verificando.
Asimismo, atender el requerimiento de materiales necesarios para ser
utilizados por los verificadores en el proceso del inventario, tales
como: guantes, mascarillas, jabones, alcohol, lapiceros, hojas,
tableros, etc.
7.4. La Unidad de Administración mediante acto resolutivo designa a la Comisión
de Inventario Físico de Existencias de Almacén, el cual será la encargada de
conducir el proceso de la toma de inventario físico de existencias de
almacén, debiendo determinar el procedimiento, las acciones a seguir y los
plazos en que debe ejecutarse, pudiendo disponer para ello la conformación
de Equipos de Verificadores y de apoyo, estará conformado por:
a. Un (1) representante de la Unidad de Administración, quien lo presidirá
b. Un (1) representante del Coordinador de contabilidad, integrante.
c. Un (1) representante del Coordinador de Logística, integrante.
7.5. Las Tarjetas de Existencia Valorada, las Tarjetas de Control Visible, así como
cualquier otro medio de control del almacén deberán encontrarse al día y no
deberán contener anotaciones ilegibles, enmendaduras, borrones u otros
defectos de similar naturaleza que limiten la claridad de la lectura.
7.6. Durante el proceso de la toma del inventario, debe evitarse el
desplazamiento de bienes, cambio de ubicación, transferencias,
asignaciones, donaciones o recepción de bienes recientemente adquiridos,
en caso de presentarse la necesidad de efectuar dicho desplazamiento,
deberá habilitarse el personal competente, así como una zona de recepción
independiente en el cual se puedan depositar los bienes materia de nuevos
ingresos al almacén, hasta la culminación del inventario.
7.7. Los despachos de materiales y equipos correspondientes a las PECOSAS
pendientes de atención y los bienes de pedidos no reclamados
permanecerán en la zona de despacho.
7.8. La suspensión de la recepción de pedidos será por un plazo no menor de
veinticuatro (24) horas, antes del inicio del inventario.
7.9. La Comisión de Inventario Físico de Existencias de Almacén, previo al
inventario físico almacén estará encargado de:
a. Elaborar los formatos para el levantamiento de la información.
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b. Verificar, el ordenamiento de ambientes y estantes del área de

almacén
c. Capacitar al Equipo Verificador referente a la forma en que deberán
efectuar el levantamiento de información de los bienes del Almacén
d. Nombrar a los Supervisores de Verificación encargados de consolidar
la información levantada y digitadores encargados de ingresar la
información al Sistema de Almacén.
e. Verificar que las Tarjetas de Control Visible se encuentren
Actualizadas.
f. Verificar que los bienes se encuentren codificados y que los códigos
de las
g. Verificar que las Tarjetas de Control Visible coincidan con el reporte
de almacén verificando selectivamente que la tarjeta coincida con la
descripción del artículo.
h. Solicitar al Coordinador de Logística el último “Reporte de los Bienes
de Almacén” y el Acta del Corte Documentario.
i. Efectuar el requerimiento de los materiales e instrumentos necesarios
para la realización del inventario (guantes, mascarillas, jabones,
alcohol, lapiceros, hojas, tableros, etc. catálogos, winchas, metros,
balanzas, etc.) para ser entregados a los Equipos Verificadores al
inicio del Inventario.
7.10. La cantidad de Equipos de Verificadores se establecerá de acuerdo a las
necesidades de personal para el inventario; cada equipo estará integrado
como mínimo por dos (02) personas, las que llevaran a cabo el
levantamiento de información, verificando las condiciones de seguridad,
estado de conservación, lectura de códigos, toma de medidas, etc. de los
bienes que se encuentran en el almacén.
7.11. El personal de almacén no podrá formar parte de la Comisión de Inventario
Físico de Existencias de Almacén y de los Equipos de Verificadores. Solo
intervendrán como apoyo en la ubicación de los bienes.
8. Desarrollo de Actividades

8.1 Verificación física de inventarios

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Registra el “Acta de Inicio del Inventario Físico de Existencias de
8.1.1 Comisión de Inventario Almacén”.
Solicita el Kardex al(a la) Encargado(a) de almacén.
Encargado(a) de
8.1.2 Entrega el Kardex de almacén a la Comisión de Inventario.
almacén
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Efectúa el conteo y registra las cantidades existentes físicamente

de cada bien en el formato establecido por la comisión,
comprobando la existencia física del bien, ubicación, estado de
conservación (B=Bueno, R=Regular, M=Malo), utilización y
8.1.3 Equipo de Verificación condición de seguridad, además consignar aquellos bienes
custodia y bienes sin códigos, para luego realizar las
comparaciones con las cantidades de las Tarjetas de Existencia
Valoradas de almacén (KARDEX) y las Tarjetas de control Visible
de Almacén (BINCAR).

Consolida y remite a la Comisión de Inventario la información del

Supervisores de
8.1.4 inventario físico del almacén levantado por los Equipos de
Verificación
Verificación.
Verifica por muestreo los bienes inventariados por los Equipos de
Verificación, asegurando que el inventario se ejecute de acuerdo a
las instrucciones impartidas.
8.1.5 Comisión de Inventario
Eleva un acta informando estado del inventario y/u ocurrencia, y de
considerarlo pertinente realiza la recomendación de la baja de
dichos bienes que será elevado a la Unidad de Administración.
Realiza la valorización del inventario, para tal fin los Coordinadores
8.1.6 Comisión de Inventario de Contabilidad y de Logística proporcionaran la información
referente a los precios promedios de cada bien.
Realiza la conciliación mediante el cruce de información entre las
Existencias Físicas, Tarjetas de Control Visible, Tarjetas de
Existencias Valoradas y el saldo del parte administrativo, que
8.1.7 Comisión de Inventario establecerá y determinará la conformidad o la existencia de Bienes
Sobrantes y/o Faltantes y será efectuada en coordinación con el
responsable del Almacén y de la Coordinación de Contabilidad en
este aspecto.
Realiza la sistematización, el cual consiste en la elaboración de los
8.1.8 Comisión de Inventario listados y el consiguiente ingreso de la información en los softwares
correspondientes.

8.2 Evaluación de Resultados e Informe final

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Realiza el cruce de información entre el Inventario Físico del año
anterior con la obtenida en el Inventario Físico actual.
De no presentar sobrantes y/o faltantes de bienes, ir a la actividad
8.2.1 Comisión de Inventario
8.2.2.
De presentar sobrantes y/o faltantes de bienes, solicita al Equipo
de Verificación el reconteo del inventario. Ir a la actividad 8.2.4.
Registra en el Acta de Finalización del Inventario Físico de
8.2.2 Comisión de Inventario
Existencias de Almacén”.
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Elabora el informe final, el cual deberá ser debidamente firmado o

visado por los miembros de la Comisión y presentado a la Unidad
de Administración dentro de los plazos establecidos, conteniendo
entre otros los siguientes documentos:
 Acta de instalación de la Comisión e inicio de inventario.
 Actas de Inicio y Finalización del Inventario Físico de
Existencias de Almacén.
 Reporte del Inventario Físico de Existencias de Almacén
(en Excel).
 Listado de las diez últimas (en cada caso) Órdenes de
Compra, Notas de Entrada a Almacén (NEA), Pedidos de
Comprobante Salida (PECOSA) ingresadas al 31 de
8.2.3 Comisión de Inventario diciembre del año en curso.
 Reporte de Bienes Sobrantes.
 Reporte de Bienes Faltantes.
 Reporte de Bienes Sin Código.
 Conclusiones y Recomendaciones.
Estos documentos deberán ser elaborado en cuatro ejemplares:
 Original, el cual será remitido a la Unidad Administrativa.
 Copia 1, el cual será remitido al Coordinador de Logística.
 Copia 2, el cual será remitido al Órgano de Control
Institucional.
 Cargo, el cual quedará en custodia del presidente de la
Comisión.
Finaliza el proceso de toma de inventario
Efectúa el RECONTEO, a fin de corroborar la información.
Para el caso de sobrante de inventario, se realiza las siguientes
acciones:
a) Determinar si su origen es como resultado de los siguientes
casos:
 Documentos fuente no fueron registrados en las Tarjetas de
Existencias Valoradas.
 Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo Comprobante de Salida.
 Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
8.2.4 Equipo de Verificación b) Cuando los sobrantes de almacén se deban a los dos primeros
casos indicados en el párrafo anterior, estas se incorporarán en
los registros de existencias formulando la NEA respectiva.
c) Cuando los sobrantes tengan su origen en el último caso, se
procederá a realizar el ajuste en el respectivo KARDEX,
anulando la salida del bien sobrante, hecho que será
sustentado con el Equipo de Verificadores, previo inicio de la
determinación de responsabilidades y registrando la salida del
bien faltante.
Para el caso de faltante de almacén, se realiza las siguientes
acciones:
a) Faltante por robo o sustracción: el responsable del almacén
organizará un expediente de acciones realizadas
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acompañadas de ser el caso de la denuncia policía

correspondiente.
b) Faltante por Merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos,
que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y
cuando esté dentro de la tolerancia establecida en la norma
técnica respectiva. Cuando la merma ocurra por acción de
animales depredadores, la Comisión de Verificación evaluará e
informará sobre si la merma se debió estrictamente a esa
causa.
c) Faltante por negligencia: Los servidores a cargo de la custodia
de los bienes y el responsable del Almacén son responsables,
tanto pecuniaria como administrativamente, de los bienes a su
cargo. En el informe del Equipo de Verificación se especificará
tal situación, para las acciones administrativas que deslinden
de responsabilidades que correspondan.
Ir a la actividad 8.2.2.

9. Registros.
No aplica.
10. Anexos
No aplica.
11. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
1.0 18-12-19 Versión inicial