“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

EL DOCUMENTO

Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de
patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales de la documentación procuran garantizar
su conservación mediante almacenamiento, con el objetivo de facilitar su recuperación para posterior
consulta y toma de decisiones.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información

y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones:
su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir
y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos
clases de documentos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Toda la información
Determinado por el lugar generada, enviada,
donde se encuentra toda la recibida, almacenada o
información producida o acumulada por medio
recibida por una entidad electrónico También se
pública o privada, en razón encuentran documentos
CLASES DE electrónicos de archivo
de sus actividades o
DOCUMENTOS que cumplen su acción
funciones.
durante todo el ciclo vital
documental, como son los
archivos: de gestión,
central e histórico.

 En esta clase de documentos es  El documento electrónico, por el

imposible que el lector agregue
nuevos contenidos a los que ya
están establecidos en el documento.
DIRERENCIAS
 Los documentos se deben
conservarse en papel por razones
administrativas o legales, eliminando
toda la documentación ex purgable:
contrario, permite que en muchas
ocasiones el usuario ingrese
comentarios, modifique o agregue
contenidos
 Determinar el modelo de archivo de
los documentos electrónicos
(centralizado, departamental o
 fotocopias, dupli-cados, notas
desechables, borradores,
documentación de apoyo
informativo, etc.
 Los procedimientos de organización
del archivo para que los documentos
sean fácilmente accesibles.
 La eliminación sistemática de los
documentos cuando han perdido su
valor de uso o ha finalizado su
período de validez legal.
 Permite constatar con claridad el
desarrollo de las actividades
realizadas en las entidades ya sean
Públicas o privadas.
USOS
mixto); es decir, si los documentos
se guardan y localizan en el servidor
local o/y en las diferentes estaciones
de trabajo.
 Organizar de forma lógica los
directorios informáticos (árbol de
carpetas y subcarpetas) y el acceso a
los mismos.
 Establecer normas para la creación y
el almacenamiento de los
documentos.
 Crear plantillas para los documentos
tipo más utilizados.
 Eliminar copias y versiones de un
mismo documento.
 Establecer procedimientos para
salvaguardar la integridad de los
documentos (niveles de acceso,
protección de documentos, copias
de seguridad...).
 Permite el fácil Acceso a la
información
 Controla el acceso a la información
por niveles de seguridad y
conservación a largo plazo