Bases Legales

Se refieren a lo señalado en la Constitución de la República Bolivariana

de Venezuela; las Leyes Orgánicas, los Reglamentos y Normas que le dan un
basamento jurídico o que pueden condicionar el desarrollo del trabajo de
investigación.

Manuales de normas y procedimientos

 Definición

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las

operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de
su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican

detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades
que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de
procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas
que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar
criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución,
así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.
Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de
carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo,
incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual
esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que
la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por

establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los
procedimientos que se realizan en la institución.

 Objetivos

 Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

 Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
 Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
 Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
  Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
 Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
 Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de
tareas, y requerimientos.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
 Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

 Tipos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus características diversas

pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de
procedimientos de fábrica.

También puede referirse a:

 Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de

contabilidad.
 Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y
selección de personal.
 Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el
manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual de
finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en

manual de:

 Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los

procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en
más de un sector administrativo.
  Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los
procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una
unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente
con sus funciones y objetivos.

 Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la

institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y
estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

 Título y código del procedimiento.

 Introducción: Explicación corta del procedimiento.
 Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.

b. Objetivos del procedimiento.
c. Normas aplicables al procedimiento.
d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripción de la operación y sus participantes.

 Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

 Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
 Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
 Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
 Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

 Contenido del manual.

 Objetivos del manual.
 Objetivos y políticas de la organización.
 Responsabilidad.
  Contenido específicos de los entes.
 Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
 Alcance de los procedimientos.
 Instrucciones.
 Normas de procedimientos.
 Organigramas.
 Régimen de autorizaciones.
 Glosario.
 Índice Temático.
 Índice de referencias cruzadas.
 Verificación y asesoramiento.
 Indicación de fechas.
 Numeración de páginas.
 Formato.
 Armado.

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de

Relaciones Exteriores: “La presentación de un procedimiento aislado, no permite
conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la
necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo
documento, denominado “Manual de Procedimientos”.

 Elaboración

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de

Relaciones Exteriores: “ Los manuales de procedimientos deberán elaborarse según el
formato y la Dirección de Organización se encargará de integrar la información
procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el
proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar
que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y
corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga
contradicciones o deficiencias.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso,

debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación”.
La elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su vez el
resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la calidad,
eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la
organización; donde que da registrado los procedimientos administrativos a seguir o
implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan
deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la
descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las
normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar
bajo personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera
controlada, por las unidades funcionales de los organismos.

 Implantación

La implantación del manual de normas y procedimientos es importante para la

organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado,
actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar, para que el
sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de

la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos
entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento
del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios
que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos
se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del
personal.

 Mantenimiento

Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos,

debido que si esté se desactualiza, pasaría hacer un documento inutilizable, y
generaría por otro lado la creación de otro manual que cumpla con las exigencias y
necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto al tiempo que se perdería,
por ello es mas ventajoso y recomendable para los organismos, mantener vigente el
manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las
actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo.

Recursos humanos en los archivos

Debemos referirnos también al profesional o trabajador de la información y la cultura,

específicamente en la archivología, como Recursos Humanos formados
académicamente en las ciencias de la información, es el principal elemento de la
cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El profesional de la
archivología, hace posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los
servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición información.

Gracias a la labor del profesional de esta área, se ha conseguido mantener el

patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando
el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos, tanto de forma
tradicional: manual, y moderna: automatizada, la aplicación de las nuevas tecnologías
de recuperación y búsqueda agilizada de la información, para su fácil difusión.

El personal de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta

orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de
Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el
autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros
y materiales.

 Personal fundamental

El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del área
archivística, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de forma
jerárquica según sus funciones y actividades de la labor archivística:

 El archivólogo: director y responsable del archivo.

Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organización y el
funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la
finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y también a
todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la
documentación.

Tiene como funciones:

 Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro
archivístico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación
interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización
documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

 Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el

funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de aplicación a todas las
áreas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo,
referidas a la consulta y préstamo de la documentación.
 Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con
la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión
correspondiente, puedan ser de aplicación en el uso y consulta de la
documentación.
  Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental
utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de
clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción,
preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y
eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.
 Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación
del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
 Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la
documentación que custodia el archivo.
 Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios,
catálogos, elaborar las memorias anuales del archivo.
 Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en
el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
 Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
 Segundo Archivólogo: subdirector del archivo o al de jefe de una sección ya sea
archivo intermedio, archivo histórico… su objetivo se basa en velar que se
cumpla con las funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos
documentales de la USI o archivo de la organización.

 Archivero o archivista: se encarga de velar por la organización y la custodia de la

documentación que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la
consulta, así como también del procesamiento de los documentos.
Tiene como función:

 Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo,

institución o entidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en
todos los archivos de gestión, además del archivo definitivo, y controlar el
seguimiento y actualización de su proceso.
 Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la
documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u
otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental más
especializada.
 Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la
documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los usuarios
que requieran una información más especializada.
 Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de
estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
  Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del
edificio y los depósitos del archivo y, también, de todos los equipamientos que
dispone el centro.

 Auxiliar de Archivo: Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la

documentación, en especial, aquellas que conciernan más directamente con las
técnicas archivísticas manuales de la organización documental como pueden ser la
gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de la documentación, entre
otras.
Sus funciones pueden ser:

 Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y
tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la
documentación de algunas series documentales, etc.
 Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su
superior jerárquico, en aplicación del calendario de conservación y eliminación.
 Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias
hasta los depósitos del archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo
los tipos de soportes documentales y su numeración.
 Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las
directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la
documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar
nuevas unidades de instalación.
 Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando
periódicamente su estado físico; y además le corresponderá notificar las
incidencias, así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos
se conserven en un estado óptimo.
 Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y
así mismo extraer los clips, gomas, plásticos,... de los documentos.
 Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los
diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten
asegurar un buen estado de conservación y seguridad del edificio y los
depósitos.

 Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos: pueden

encargarse de recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de los
trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
Sus funciones a cumplir:

 Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que requiera,

o bien dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectúa alguna
actividad.
 Realizar los trabajos administrativos del centro.
 Introducción de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al
sistema informático.
 Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas,
préstamo de la documentación, entre otras.

 Los técnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas cuestiones

que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar las técnicas más
apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de la documentación en
cualquier tipo de soporte documental.
Funciones a cumplir:

 Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones

encaminadas a llevar a cabo una buena política de prevención, reproducción y
preservación de la documentación.
 Deberá controlar el estado de conservación de la documentación en cualquier
tipo de soporte documental.
 Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo
de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que
requieran una manipulación más especializada.
 Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de
seguridad de la documentación para la conservación o consulta.

 Políticas de reclutamiento y de selección

Es el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e
idóneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso al momento de seleccionar al
nuevo personal.
  Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto
vacante y así poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar
las expectativas de nuestros clientes.
 Alcance: La presente política aplica a la Dirección General, Gerencias y
Coordinaciones Este manual esta diseñado para facilitar el proceso de
reclutamiento y selección de personal en la organización.
 Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones
conocer y aplicar el proceso de Reclutamiento. Esta Política esta diseñada para
facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización a
través del Departamento de Recursos Humanos

Ejemplo de un diagrama del proceso de reclutamiento y selección:

http://www.rrhh-web.com/reclutamientoyselecion.html

 Políticas de inducción

Consiste en la orientación general, que se le da al empleado para integrarlo en el

entorno laboral de la institución; y prepararlo el cargo que va a cumplir dentro de
empresa.

“Tiene como finalidad que el trabajador conozca más en detalle la empresa y sus
funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrirá
su vida laboral. Una Inducción bien ejecutada constituye la base de todas las
expectativas y compromisos implícitos (contrato psicológico) del trabajador. Esta
persona se plantea una serie de importantes interrogantes acerca de la organización y
el ambiente que se “respira” en ella y deben responderse con la mayor rapidez.”
(Administración de
empresas:http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-
bolivariana-de-venezuela_10.html)

 Políticas de adiestramiento

Es la formación que se le brinda y da al personal, con el objetivo de especializarlo y

mejorar el desempeño de los empleados dentro de la institución, por medio de cursos,
talleres, y actividades de adiestramiento. Es el entrenamiento y transmisión de
conocimientos concernientes al área profesional, obteniendo el desarrollo de
habilidades competentes.
  Propósito: Consolidar y racionalizar las acciones de adiestramiento del
personal anualmente, por medio de la detección de necesidades diseñadas para
tal fin, a objeto de satisfacer las demandas de adiestramiento y/o desarrollo de
cada unidad organizativa.
 Objetivos:
- Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de cada
unidad organizativa a fin de incrementar sus niveles de eficiencia.
- Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de adiestramiento a nivel
organizacional.
- Proporcionar insumos que permitan elaborar el presupuesto correspondiente,
en función a los recursos humanos y materiales requeridos para tal fin.
- Establecer prioridades para desarrollar acciones de adiestramiento.
- Ejercer el control y evaluación de los resultados sobre las acciones de
adiestramiento.
- Establecer bases reales para seleccionar los recursos docentes internos y
externos.

 Capacitación
“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un
procedimiento planeado, sistemático y organizado, que com¬prende un conjunto de
acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de
conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles
de desempeño compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo
tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad
empresa¬rial a la cual sirve.” (Administración de
empresas:http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-
bolivariana-de-venezuela_10.html)

La capacitación es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad

especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de los
nuevos avances tecnológicos y científicos que se dan en la sociedad profesional (en
este caso en el mundo de la información) y la propia en la naturaleza de la llamada
sociedad. la capacitación es de objetivos cortos o mediano plazo y muy especifica, pero
que siguen aportando un conocimiento al empleado.

 Sueldos
Según Sánchez Barriga “Es la fase de la administración de recursos humanos, que usa
principios y técnicas definidas para lograr la remuneración total que recibe el
trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia del puesto, a la eficiencia,
a las necesidades personales del trabajador y a las posibilidades de la empresa.”

La función que tiene el departamento de recursos humanos en la administración de

sueldos y salarios es:

 El sistema debe ayudar y atraer el número y la clase de empleados necesarios

para operar en la institución en términos de excelencia.
 El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a
trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan.
 Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro
de un marco de imparcialidad y equidad.
 Debería ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y
habilidades.

 Meritocracia

“En una definición muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a aquellos

sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la
riqueza (o sea, según pautas de adscripción) sino por los méritos (pautas de
realización).
En las sociedades industriales avanzadas, esos "méritos" se refieren en principio al
desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas
evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar, base indispensable (pero no
suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e iniciar luego un "cursus honorum"
basado en el desempeño de cargos de creciente importancia, hasta donde lleguen las
posibilidades evolutivas y la combinación de circunstancias de poder y de apoyos de
cada uno.” (Glosario de conceptos políticos usuales:
http://www.eumed.net/dices/definicion.php?Dic=3&def=382)