Tema Compras, Cuentas por pagar

Introducción En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u

obtener algo a cambio de un precio establecido. Cuando voy a un comercio de muebles y obtengo una
silla que este ofrece a la venta previo pago del valor monetario que la misma tiene, a eso, se lo conoce
o se llama compra. La compra es un acto necesario, y que debe hacer toda empresa. Pero que se
compra?. Insumos, cuáles?, las empresas necesitan de todo y no importa el ramo o actividad económica
a la que se dediquen, las compras van desde un lápiz, pasando por cemento, cabillas, alimentos,
vehículos, libros, mobiliario, maquinaria, electrónica y todo material o implemento que se considere
necesario para la operatividad diaria de una organización. Para recordar si la compra no se respalda por
una buena negociación, en cuanto a calidad, cantidad y tiempo, fracasará y se verán afectadas las
ventas, repercutiendo en las ganancias operativas. Desde el punto de vista contable es una transacción
financiera que se debe registrar, porque involucra erogaciones de dinero.
Tipos de Compras y elementos que intervienen
Las compras, van a depender de la actividad económica, por lo tanto se establecen según los
requerimientos, y se establecen bajo el régimen de licitaciones, el cual es un proceso jurídico-
administrativo, para escoger o seleccionar entre más de un proveedor la contratación de bienes y
servicios, tanto en las empresas públicas como privadas. La licitación, tiene como finalidad asegurar
las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad, también contempla
la eficiencia, eficacia, honradez y transparencia para las compras. Las compras pueden ser directas, se
producen cuando ya se conoce el proveedor, estas compras sin embargo, pueden ser más costosas y
deben utilizarse solo en casos de productos específicos, o que no se consiguen fácilmente, también
compras de emergencia. Dentro de esta compra puede aplicar la licitación selectiva, que permite hasta 5
proveedores, o los que se ocupan de productos específicos en el mercado. Las compras mediante
cotización, lo cual es un documento o información que el departamento de compras utiliza en una
negociación, es meramente informativo y no genera registro contable, lleva el precio y las condiciones
de la compra, es formal y permite conseguir buenos precios y un mayor número de proveedores de
confianza, si el producto es común, de lo contrario es delicado porque se tendría que evaluar la
capacidad y responsabilidad de la empresa. Las compras a través de licitación, la cual puede ser pública
(todas las empresas que reúnan las condiciones pueden asistir) y/o privada, donde solo participan tres
empresas específicas; dichas compras permiten evaluar todas las capacidades de los proveedores,
porque previamente la empresa solicitante, elabora una oferta con todos los requerimientos específicos
de bienes y servicios, la licitación sigue un orden cronológico, favorecen compras grandes y con
especificaciones técnicas particulares, no aplica para todas la compras.

Según como se organicen las compras pueden ser también; compras anticipadas, estas se
realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada
es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También
podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto, y/o en los casos de
empresas que requieren materia prima, por ejemplo los aserraderos, que son del sector primario y crean
productos; compras estacionales; son aquellas que se hacen para productos de temporada; su finalidad
es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo
de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior; las compras especiales, ocurren cuando
hay que adquirir bienes de uso (Pc, mobiliario, vehículos, robots…); es decir, materiales que no son
para transformar o artículos para la venta, pero que se requieren para las actividades operativas.
Compras rutinarias; se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica
es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo. Compras de oportunidad; se
produce cuando los precios son muy baratos; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es
positivo dará un beneficio extra. Compras de urgencia; estas compras no suelen ser de gran volumen y
generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una
solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse
al ritmo de los cambios rápidos en la moda, gustos de clientes, y el mercado cambiante.

Proceso Administrativo Contable de las compras y documentos

Las compras se realizan de manera organizada por ello requieren de una planificación estricta si
la compra es “perfecta” incidirá en las ganancias de toda la organización. Las compras tienen varios
procesos complejos, pero haciendo un resumen; análisis de la demanda final, es decir hacia dónde va el
mercado, gustos de los consumidores; Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe
requisiciones de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
Análisis de los inventarios de la empresa, que se necesita para abastecer la demanda; Elaboración del
plan de compras; que se va a comprar, cantidad y para cuando se requiere; Evaluación de los
proveedores; recepción y evaluación de las ofertas de estos; Incorporación de nuevos insumos y/o
productos terminados; Selección de los proveedores se toma en cuentas aspectos económicos, como los
"rappel" es un descuento por volumen de cantidad, es decir, un proveedor realizará un rappel sobre
compras a aquellos clientes cuyos pedidos tengan un volumen elevado, se encuentra fuera de factura,
en algunos casos, precio por cantidad, descuentos y otros además de los aspectos técnicos, como son
los servicios postventa; Negociación (precio, calidad, cantidad, tiempo de entrega, plazos de pago,
transporte, etc); Colocación de las órdenes de compra y aquí empieza el trámite administrativo y
contable, registros en libros, facturación, chequeo de pedidos, de entregas, salida de dinero para
cancelar anticipos o la cuenta por pagar. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la
actividad principal.
Las industrias, por ejemplo compran materiales que utiliza para elaborar el producto. La
empresa comercial, busca conseguir el producto a un precio competitivo, para la reventa. Y en el caso
de una empresa de servicios las compras se basarán en satisfacer las necesidades del cliente.
Documentos que intervienen en el proceso de las compras; la orden de compra es generada por la
empresa solicitante, contiene, Número de orden de compra, Nombre del proveedor, Fecha en la que se
efectúa la orden, Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y
fecha, Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía, Condiciones de pago, Hacer
referencia a la solicitud de compras, indicando su número, Clave del material, Descripción, la Cantidad
solicitada, Precio unitario, precio (precio unitario x unidades), Impuestos, precio total (precio total +
impuestos), Firma del encargado de compras., Firma del proveedor. En caso de que el proveedor no sea
local, sino extranjero, en la orden de compras se debe hacer mención también de lo siguiente, Medio de
transporte que se utilizará, seguro y riesgos que cubre el seguro, gastos de fletes o transporte, impuestos
aduanales y otros. Además otros documentos son, la nota de recepción se le entrega (nota de entrega) a
la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor, también la Nota
de devolución de materiales a proveedores, la cual contiene en líneas generales, cantidad devuelta,
costo por unidad, justificación de porque se devuelve y la identificación del proveedor. Y las
cotizaciones, los cuales muestran la oferta de los proveedores, reflejan calidad y cantidad de productos,
precios y puede variar si la cotización es en bolívares a dólares y viceversa.
Enfoque de Control Interno de las Compras y Procedimiento Electrónicos de Datos en Compras
El control interno de las compras debe ser muy riguroso, por ejemplo, solo el personal
autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra, las cuales deben ser firmadas por un supervisor
quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de negociación de compras. El documento clave
es la orden de compra, debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente
al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la
solicitud. Otros controles, la numeración de la documentación a través de numeración correlativa, es
decir uno tras otro sin saltarse, y si se anula una orden debe realizarse un informe, explicando el
porqué. A nivel contable, el control interno pasa por el chequeo de libros, donde cada saldo debe
corresponder con cada factura y cada pago realizado, así como el asiento de las devoluciones en las
compras, solo se registra lo recibido. Y estar pendiente con las fechas de pago.
También están los sistemas de código de barras los cuales, se pueden colocar en los almacenes
donde se recibirán las compras. Resumiendo el control interno lo más importante es que el proceso de
las compras se cumpla en los plazos establecidos, que se garantice la calidad y que se cumpla lo
establecido en la negociación, para ello debe haber personal independiente en cada área de compras,
niveles de autorización y firma para generar órdenes de compra, de hecho las empresas establecen
montos hasta donde cada nivel jerárquico puede firmar por una compra; se debe exigir como mínimo
tres cotizaciones, para garantizar transparencia; preferiblemente el jefe o gerente de compras debe ser
administrador, contador, economista, y/o profesionales en comercio exterior, estas profesiones conocen
a fondo los trámites para realizar una compra. Los procedimientos electrónicos de datos o PED, forman
parte de la organización de una empresa y proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o
departamentos de la misma empresa. El PED representa el principal avance técnico logrado en el
mundo de los negocios. El PED, como ya sabemos se compone del hardware (computadores de la
empresa), software (licencias, Windows, Canaima, sistemas de información contable, de compras, de
inventario, entre otros), máquinas fiscales, las redes, las cuales establecen la comunicación interna de la
empresa, correos internos, intranet, páginas privadas para la comunicación en la organización, todo ello
permite que no se requiera para trámites la presencia física; es por ello que los PED aplican al proceso
de compras en los siguientes elementos, envío de cotizaciones, presupuestos vía correo electrónico, las
órdenes de compra, las cuales se emiten a través de los sistemas de compras con su respectiva
numeración correlativa, igualmente las notas de entrega, y/o las notas de devoluciones, todo ello se
ejecuta mediante los sistemas de información, se imprimen y sellan y firman por los responsables que
participan en el proceso.
Cuentas por Pagar,
Las cuentas por pagar, son una obligación, se producen por negociaciones con proveedores para
la adquisición de insumos, materia prima, materiales, alimentos, mobiliario, y otros, solo se consideran
a nivel empresarial, se producen entre empresas, empresa proveedor, por pagos de dividendos entre
accionistas, préstamos bancarios, impuestos, por bienes muebles que sean de uso de la empresa, como
los alquileres; tienen plazos de 30, 45, 60, 90 y 120 días, son cuentas por pagar a corto plazo, se
consideran menores a un año, para ser incluidas en el Estado de Situación FInanciera, como una cuenta
real de Pasivo Corriente, y cuentas por pagar a largo plazo si la cuenta es mayor a 1 año, el respaldo es
la orden de compra, y son efectos por pagar los pagarés, giros, letras de cambio, hipotecas. Cuando la
orden de compra es ejecutada, es decir se envía una factura al comprador y se embarca la compra
realizada, los compradores preparan un informe con las especificaciones de todo lo que recibirán, hasta
que llega y luego se verifican con la nota de entrega, conteo físico.

Conclusión
El tema de las compras es muy amplio, y riguroso, la compra representa la actividad que
marcará la productividad en materia de negocios, si se realiza una planificación para ejecutarla existen
altas probabilidades de que sea exitoso. Existen varios tipos, según la necesidad de la organización,
indudablemente los procesos de compras que favorecen la transparencia son los mejores, donde no
existan proveedores “amigos”, ni requisiciones de compras fantasmas, es decir que no se requieran
verdaderamente; las compras mediante licitaciones tienen sus particularidades, no aplican para todas
las compras. En las compras participan documentos como, la orden de compra, siendo este el que
marca el inicio del proceso administrativo-contable, donde se generan otros documentos como notas de
entrega, informes de recepción de materiales, y el respectivo registros en los libros contables. El
aspecto clave en las compras es la selección del proveedor, evaluando calidad, precio, cantidad,
transporte, servicios postventa, capacidad de respuesta, cumplimiento, solvencia entre otros aspectos.
Otro factor a tomar en cuenta es el control interno, el cual abarca, el personal hasta el registro
en libros. Un aspecto importante, es que se deben establecer montos para las compras a los jefes y/o
gerentes del área, para aprobar órdenes de compra, el personal debe ser independiente, los saldos y
cuentas en libros deben actualizarse, a medida que se pagan anticipos y las cuentas por pagar van
disminuyendo, control de materiales a través de código de barras, numeración correlativa, entre otros.
Ahorita los PED, generan toda la documentación en forma automatizada, y las facturas fiscales,
mantienen el control exacto para el pago del impuesto. Las compras pueden generar cuentas por pagar
en los casos, de préstamos bancarios, proveedores, seguros colectivos, pasivos laborales, ganancias de
socios, hipotecas, y otras; la diferencia es que unas son a corto plazo y otras más de 1 año.