REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MARACAY

Propuestas de Estrategias de Control Interno para el Proceso de Almacén e

Inventario de la Empresa Amal Productos C.A.

Trabajo Especial de Recuperación de Índice presentado como requisito para optar al

Título de Ingeniero Industrial

Autor: Orlando Tovar

C.I.: 23.794.484
Tutor: Ing. Jorge Cujar
C.I: 5.652.437

Maracay, noviembre 2018

i
 ÍNDICE GENERAL

Pp.
LISTA DE CUADROS.................................................................................... iii
LISTA DE FIGURAS………………………………………………………........... iv
LISTA DE GRAFICOS……………………………………………………………. v
RESUMEN...................................................................................................... vi
INTRODUCCIÓN............................................................................................ 1
CAPÍTULO
I. EL PROBLEMA
Contextualización del Problema.....................................................................
Objetivos de la Investigación: general y específicos......................................
Justificación de la Investigación......................................................................
CAPÍTULO

III. MARCO METODOLÓGICO

Modalidad de la Investigación.........................................................................
Diseño de la investigación………………………………………………………...
Tipo de la Investigación..................................................................................
Procedimiento………………………………………………………………………
Fase A Diagnostico………………………………………………………………..
Fase B Alternativa Solución ……………………………………………………...
Fase C La Propuesta ……………………………………………………………..
CAPÍTULO
III. RESULTADOS
Etapa I: Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén e
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A……………………………….
Etapa II: Descripción de las debilidades y fortalezas del proceso de almacén
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A……………………………….
Etapa III. Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso
de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A….
CONCLUSIONES...........................................................................................
RECOMENDACIONES...................................................................................
REFERENCIAS..............................................................................................

ii
 LISTA DE CUADROS

CUADRO Pp.
1. Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa.......
2. Existencia de una tarjeta kardex.................................................................
3. Clasificación de la Mercancía dentro del almacén……..…………………....
4. Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a
su tipo ……….……………………………………………………………………
5. Ubicación de la mercancía de menor circulación ……………………………

6. Control de la documentación que se maneja en el almacén………………

7. Actualización de los registros contables relacionados con las existencias
8. Realización de inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa ……………………………………………………………………………
9. Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se encuentran
registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa …………………………………………………………………………....
10.Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa.…………………………………………………………………………….
11.Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa.…………………………………………………………………………….
12. Coincidencia de la entrada de mercancías con la facturación que envían
los proveedores …………………………………………………………
13. Existencia de un método para la valoración del inventario ………………
14. Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario…………………
15. Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías ………..
16. Desorganización de la empresa respecto al manejo del inventario……..
17. Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en
la empresa………………………………………………………………………….
18.Fortalezas y Debilidades…………………………………….
19. Procedimiento a seguir para lograr la recepción de la mercancía……….
20. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto no se
encuentra dentro del almacén …………………………………………………...
21. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto se
encuentra dentro del almacén …………………………………………………...
22. Procedimiento para el conteo de la mercancía…………………………….

iii
 LISTA DE FIGURAS

FIGURA Pp.

1. Formato de Control de Existencias en el Almacén...................................

2. Requisición de Mercancías ………………………………………………...
3. Diagrama de flujo que soporta a este procedimiento …………………….
4. Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la salida de
mercancías que no se encuentra dentro del almacén ………………………
5. Diagrama de flujo procedimiento para la salida de mercancías cuando
está dentro del almacén.…………………………………………………………

6. Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la contabilización de

mercancías. ………………………………………………………………………

iv
 LISTA DE GRAFICOS

GRAFICO Pp.

1. Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa.......

2. Existencia de una tarjeta kardex.................................................................
3. Clasificación de la Mercancía dentro del almacén……..…………………....
4. Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a
su tipo ……….……………………………………………………………………
5. Ubicación de la mercancía de menor circulación ……………………………

6. Control de la documentación que se maneja en el almacén………………

7. Actualización de los registros contables relacionados con las existencias
8. Realización de inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa ……………………………………………………………………………
9. Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se encuentran
registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa …………………………………………………………………………....
10.Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa.…………………………………………………………………………….
11.Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa.…………………………………………………………………………….
12. Coincidencia de la entrada de mercancías con la facturación que envían
los proveedores …………………………………………………………
13. Existencia de un método para la valoración del inventario ………………
14. Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario…………………
15. Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías ………..
16. Desorganización de la empresa respecto al manejo del inventario……..
17. Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en
la empresa………………………………………………………………………….

v
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MARACAY
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

Propuestas de Estrategias de Control Interno para el Proceso de Almacén

e Inventario de la Empresa Amal Productos C.A.

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: LOGISTICA

Trabajo de Recuperación de Indice

Autor: Orlando Tovar

Tutor: Ing. Jorge Cujar
Mes y Año: Diciembre, 2018
Resumen

La presente investigación, tuvo como propósito desarrollar una Propuesta de

Estratégica de Control Interno para el Proceso de Almacén e Inventario de la
Empresa Amal Productos C.A., ya que la empresa se encontraba en expectativas
de expansión y se requería un plan adecuado para la distribución y logística de la
mercancía en el almacén, debido a que el mismo abarca mayor envergadura en
comparación a como se encuentra actualmente, en el cual se almacenaba la
mercancía de forma desorganizada y no se tenía un control de entrada ni de salida.
Con la presente línea investigativa, se propone estrategias para prever las practicas
inadecuadas realizadas en el almacén, para que no fuesen repetidas y para que de
esta manera se pudiese aprovechar de forma óptima el espacio físico del almacén,
minimizando así los problemas de ubicación de la mercancía, además de
resguardando también su durabilidad y que de esta manera pudiese ser localizada
con mayor facilidad al momento de ser retirada. Así mismo, este estudio se basó en
una investigación científica de campo, descriptiva y documental. En función de esto,
el autor tomó como referencia la aplicación de las siguientes técnicas: observación
directa, encuestas, debilidades y fortalezas, estadísticas descriptivas, gráficos,
indicadores, diagrama de flujo; asimismo el autor también recurrió al uso de los
siguientes instrumentos: lista de observación, cuestionarios, cuaderno de nota,
hojas de cálculo, criterios de ponderación, matriz de ponderación, data de
inventario, entre otros.

Descriptores: Almacén, clasificación, distribución, Logística

vi
 Introducción

En las entidades cuya fuente de ingreso sea de compras y ventas de mercancía,

es necesario que posean para el control interno de los inventarios para lograr
óptimos resultados en los procesos de adquisición, resguardo, registro y venta de
mercancía, por lo tanto, requieren de la planificación y ejecución de estrategias que
guíen los procedimientos a llevar a cabo en función de evitar dificultades, descontrol
y retrasos que perjudiquen su desarrollo organizacional.

Uno de los problemas que se observan en las empresas que se dedican a esta
actividad económica es la falta de controles internos que se adapten a las
condiciones económicas en que operan, y proporcionar nuevas alternativas que
ayuden a mejorar los procedimientos administrativos y contables, con el fin de
reducir los riesgos de robo y perdida del inventario al mismo tiempo de optimizar
recursos.

El inventario de las empresas constituye uno de los rubros más importantes, por
concentrarse el mayor porcentaje de la inversión en el mismo, por lo tanto, si existen
perdidas en la mercancía significativas por cualquier circunstancia la empresa no
genera la ganancia deseada al aumentar sus costos. Se realizará el diseño del
sistema de control interno de inventarios de medicamentos con el objetivo de
minimizar las debilidades, presentar oportunamente información para la formulación
de los estados financieros que sean útiles para la toma de decisiones optimizar y
garantizar el adecuado manejo de los inventarios, basado principalmente en el
fortalecimiento de políticas y procedimientos administrativos y controles internos
contables.

1
 Por lo que Una de estas gestiones de gran importancia para el proceso productivo
y económico de las organizaciones es el manejo de inventarios, específicamente
los movimientos de la recepción y entrega de mercancía en el almacén cuya
eficiencia requiere de la aplicación de control interno si quiere mantener el normal
funcionamiento de la producción, ventas y compras. Por esta razón es que en el
presente informe de recuperación de índice se diseñan estrategias de control interno
para el proceso de almacén – inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.;
como solución al problema que se presenta actualmente en el manejo del inventario.
En función de ello se desarrollaron los siguientes capítulos:

Capítulo I: El Problema: En este capítulo se explica de manera detallada el

planteamiento del problema, la formulación, los objetivos generales y específicos y
la justificación

Capítulo II: Modalidad de Investigación: En este capítulo se explica de manera

específica lo que es la modalidad de la investigación, diseño, tipo y procedimientos,
también desglosados en una breve descripción de 3 fases.

Capítulo III: Resultados: En éste capítulo se detallan los Resultados que

representa la ejecución de las fases investigativas, en la cual mediante técnicas e
instrumentos los resultados son analizados e interpretados, obteniendo las
alternativas para conseguir las soluciones del problema y elaborar la propuesta.
Finalmente, se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigación.

2
 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Contextualización del Problema

Es importante tener en cuenta que las empresas venezolanas han sufrido

diferentes cambios económicos producto de la inestabilidad social, política y
financiera que atraviesa. Dichos cambios afectan de una u otra manera su
permanencia en el mercado, donde el más relevante es el proceso inflacionario;
haciéndose típico e incontrolable, causando elevados costos en la economía. Por
otro lado el crecimiento de las empresas las ha obligado a utilizar más controles
sobre las operaciones y a ser más eficientes cada día, tomando en cuenta el
incremento de actividades, la descentralización, competencia, economías
globalizadas y cambios tecnológicos les han puesto nuevos retos a este tipo de
organización, por lo que es necesario implementar y desarrollar nuevos métodos
para evaluar sus controles internos existentes, así como también los riesgos que
son administrados, tomando en cuenta que es de mucha importancia tener los
controles internos adecuados, ya que de esto depende, que las operaciones se
efectúen de manera razonable.

Es oportuno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus

operaciones, conocerá su situación real, de ahí la importancia de tener una
planificación capaz de verificar que las normativas se cumplan para darle una mejor
visión sobre su gestión, por lo que se podría considerar la auditoría interna como un
examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir y formular sugerencias
para su mejoramiento.

3
 Por otro lado, un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del
control de las transacciones, operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento
de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación
más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos
profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial
constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para
los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.

En este sentido los inventarios son importante pues permiten establecer en qué
grado se han alcanzado los objetivos de las empresas, son los medios
determinativos de los faltantes y sobrantes originados por varios factores tales
como: pérdidas, robos, sustracciones y malos manejos. Por lo que cabe destacar
que las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratégica orientada hacia
el éxito en el futuro que permita cada día cumplir con las funciones del
departamento de almacén en el cual registran todas las mercancías que están en
existencia, además maneja el flujo interno preciso de información.

La Empresa Amal Productos, C.A., ha venido presentando deficiencia en el área

de almacén, donde se evidencia la falta de normas y procedimientos para el control
de dicho departamento y de una coordinación para el desarrollo laboral. En el que
se puede determinar que existe diferencia entre el inventario físico y el teórico
llevado en el sistema contable, es decir el sistema arroja una información que
comparado con el físico no es correcta, esto se debe principalmente a que no existe
un buen control de los inventarios.

4
 Lo que conllevo al investigador revisar los procesos actuales, mediante la
auditoría interna, para determinar las fortalezas y debilidades del sistema utilizado,
es por ello que el informe de pasantía está orientado al diseño de estrategias que
permita controlar los sobrantes y faltantes de inventario evitando así que la gerencia
y la administración tengan deficiencias en sus registros. Y por lo expuesto
anteriormente, el investigador planteo la siguiente interrogante para dar solución al
control interno de almacén - inventarios, dando sustento al estudio:

¿Cuáles serían las estrategias de Control Interno para el proceso de Almacén-

Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer estrategias de control interno para el proceso de almacén-inventarios

de la empresa Amal Productos, C.A.

Objetivo Específicos

Diagnosticar la situación actual del proceso de almacén-inventarios de la

empresa Amal Productos, C.A.
Describir las debilidades y fortalezas del proceso de almacén-inventarios de la
empresa Amal Productos, C.A.
Plantear Estrategias de control interno para el proceso de almacén - inventarios
de la empresa Amal Productos, C.A

5
 Justificación de la Investigación

Manejar niveles de existencias de manera exitosa implica establecer

mecanismos de control que estén en capacidad de hacer que se lleven a cabo de
manera efectiva las operaciones en los diferentes departamentos de compra,
almacén, despacho y venta. Por lo que es importante que al considerar estos
aspectos es necesario aplicar estrategias de control interno en los inventarios, ya
que los mismos contribuyen uno de los componentes del activo más susceptibles a
manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia perdidas no justificadas
en los mismos o atrasos en las operaciones normales de una empresa, razón por la
cual requieren de una atención muy especial ya que de su buena y sana
administración depende en gran medida el éxito de cualquier organización.

Por lo que hay que resaltar, que en la actualidad el Departamento de Almacén

de cualquier empresa requiere contar con normas de control interno que permita
evaluar las entradas y salidas de mercancías de manera que los procesos de control
se ejecuten de forma eficaz y así el responsable del almacén desempeñe sus
funciones bajo parámetros establecidos por la empresa, ya que por el solo hecho
de saber que dentro de la empresa existe un control lo suficientemente fuerte que
permita una adecuada administración servirá de incentivo para que el personal
involucrado realice sus labores de manera más eficiente y se conviertan en un
instrumento para disuadir a cualquier miembro de la organización a cometer un acto
inapropiado con el inventario.

6
 Por tal razón, la realización de esta investigación permitió llevar un inventario más
confiable, en cuanto a la mercancía que se encuentra en existencia dentro de los
almacenes de la empresa Amal Productos, C.A., ofreciéndoles una serie de
medidas que garanticen las mejoras en su proceso de control interno, y determinar
sus debilidades; como también sus fortalezas para optimizar sus operaciones en el
mismo.

Debido a la problemática expuesta, se hace indispensable proponer estrategias

para controlar el inventario, ya que esta requiere mejorar los procesos que
involucren cambios positivos y adaptaciones, proporcionando beneficios a la
empresa, siendo una alternativa para mejorar sus actividades en el almacén, el cual
facilito un mejor registro en las entradas y salidas de la mercancía; igualmente el
tema de estudio sirvió como marco referencial para futuras investigaciones y
desarrollos organizacionales en lo que respecta al control interno.

7
 CAPÍTULO II

Modalidad de la Investigación

El marco metodológico representa los pasos de cómo se desarrolló la

investigación, la forma de ejecutar los diferentes criterios para seleccionar las
diferentes técnicas a cumplir, así como los instrumentos a aplicar, Al respecto, para
Hurtado y Toro (2010), “Se refiere al desarrollo propiamente dicho del trabajo
investigativo. En él se contesta, fundamentalmente, la pregunta ¿cómo?, es decir,
se indica la metodología que va a seguirse para lograr los objetivos propuestos o
para probar las variables formuladas” (p. 90). Así también el Manual de Trabajo de
Grado del (I.U.P.S.M.). (2015):

En este aparte de la propuesta de Trabajo de Grado el (o los) autor (es) expone

(n) los métodos, técnicas y procedimientos que aplicará (n) para lograr los
objetivos que orientan la realización de la investigación; o comprobar las
hipótesis, de ser el caso. ¿Qué se hará?; ¿Cómo se hará?; ¿Por qué se hará?;
¿Qué restricciones pudieran presentar los procedimientos a usar para recabar,
analizar y procesar los datos? y ¿Qué obstáculos pueden confrontarse? son
las interrogantes formuladas que deben orientar la elaboración del marco
metodológico. (p.54).

Visto de esta forma, el marco metodológico de una investigación centra su

importancia en los diferentes caminos escogidos por el autor para llevar a cabo el
desarrollo de la misma, mediante las técnicas de recolección de datos, las de
análisis, así también, el diseño y tipo de investigación, este es la parte del trabajo
donde se expone la manera como se realizó el estudio, los pasos ejecutados y su
método, así como también se determinó donde se planificó y definió el proceso de
realización del método mediante la delimitación de las técnicas y procedimientos.

8
 Modalidad de la Investigación

Esta investigación se centró, en Proponer estrategias de control interno para el

proceso de almacén-inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. y darle
solución al problema presentado, por lo tanto, La presente investigación se ha
enmarcado bajo la modalidad de investigación científica, el cual es definido por el
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” (I.U.P.S.M.). (2015).

La investigación es direccionada hacia la modalidad científica, ya que esta

modalidad tiene como finalidad que mediante este estudio se pueda conocer la
importancia de Proponer Estrategias de Control Interno para el Proceso de Almacén
– Inventario de la Empresa Amal Productos, C.A. y que la empresa es afectada
directamente, centrada en una problemática en particular, donde la orientación a
realizar se en marcar en base a los objetivos propuestos por el investigador, de tal
manera que se le pueda dar una solución a la problemática presentada.

Diseño de la Investigación

El diseño de este tipo de investigación se puede definir científica ya que se

realizan diversidades de estudios los cuales su estructuración es para dar
respuestas a las problemáticas observadas en la Empresa Amal Productos,
presentándole una propuesta para una solución viable ante la situación negativa
que se encuentra el Almacén – inventarios. Lo que por consíguete la investigación
se muestra documental y de campo ya que se Debe llegarse hasta la situación,
persona, objeto que ocasiona o distorsiona los hechos separados o considerados
normales; e incluir además las posibles alternativas de análisis a las dificultades y
limitaciones del estudio en cuestión.

9
 Tipo de Investigación

Según Arias (2012), “en esta sección se indica el tipo de investigación según el
nivel o grado de profundidad con el que se realizó el estudio. En este sentido, la
investigación podrá ser exploratoria, descriptiva o explicativa” (p.110). Se debe
aclarar, que, para iniciar el marco metodológico, lo primero que ubica el investigador
viene dado por la conceptualización de las metodologías que desea utilizar.
Basándose en lo antes dicho, este estudio se apoya en la modalidad de proyecto
factible, con el fin de lograr obtener solución a las problemáticas que se presentan
actualmente en el almacén de la Empresa Amal Productos C.A.

Lo que puede acotar que este estudio te enfoco de una manera descriptiva ya
que se le toma importancia en conocer las situaciones actuales por la que pasa la
empresa Amal Productos y así de mismo modo evaluar los sucesos más
predominantes a través de una descripción ms exacta procesos que se llevan a
cabo dentro del almacén y como se maneja el sistema de inventario del mismo. Por
lo que también se le puede denominar que para realzar todo este proceso de estudio
se describe como un estudio de campo.

Procedimientos de la Investigación

Para el desarrollo de esta investigación se siguieron ciertos procedimientos

lógicos para lograr el cometido de cada objetivo específico planteado en el trabajo,
estos objetivos se dividen en tres fases, fase A, fase B y fase C, donde se
desglosará el procedimiento necesario para lograr los objetivos planteados. Las dos
primeras fases, serán de utilidad para diagnosticar y clasificar el problema, así de
esta manera, la última fase, estudiara, y establecerá las posibles soluciones que
arrojaran un resultado positivo y productivo para el almacén de la empresa y su
personal

10
Fase A: Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén- inventarios
de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se empleó la técnica de observación directa, para captar todo lo

relacionado a las actividades que se realizan en el Departamento de Almacén-
Inventario; y en todas aquellas unidades de trabajo, relacionados con el destino de
la mercancía existente para así, determinar los factores que intervienen en los
procesos de requisición, orden de compra, entrada, registro, almacenamiento y
salidas, de la mercancía con el fin de establecer las causas y efectos por medio de
un estudio descriptivo, que se originan por la ausencia de un buen control interno.

La observación directa permitió organizar la información obtenida con la finalidad

de conocer cómo están distribuidas las responsabilidades, acciones y
procedimientos para poder detectar las debilidades existentes. Según Arias, (2012),
“la observación directa es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante
la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se
produzca en la naturaleza o sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos. Según lo expuesto, la información obtenida debe ser en gran
detalle y con objetividad, las mismas surgieron a través de la aplicación de un
cuestionario, el cual es definido por Hernández, Fernández y Baptista (2012), en los
siguientes términos: “Tal vez sea el instrumento más utilizado para recolectar los
datos, consiste en un conjunto de preguntas respecto de una o más variables a
medir”.

Así para la presente investigación, el cuestionario está constituido por diecisiete

(17) preguntas con dos opciones de respuestas (Si o No), para facilitar el manejo
estadístico de los datos, con el propósito de obtener información general de las
funciones y el proceso de control interno del Departamento de Almacén-Inventarios.
Por lo que se puede decir al respecto según Arias, (2012) define la población o
universo como: “Es un conjunto finito o infinito de elementos con características

11
comunes, para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación,
esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio.

La población estuvo constituida por ochenta y cinco (85) personas, los cuales son
empleados directos de la empresa. Y tipo de muestreo utilizado es el muestreo
intencionado o sesgado, puesto que fueron seleccionados los trabajadores
considerados más representativos, debido al conocimiento de sus funciones en la
empresa. La muestra la conformaron siete (07) personas que trabajan de manera
directa con el proceso que involucra el inventario de mercancía de la empresa Amal
Productos, C.A., y los mismos trabajan en la Subdirección de Apoyo Administrativo,
Planificación, y Control de Gestión.

Fase B: Descripción de las debilidades y fortalezas encontradas en el proceso

de Almacén-Inventarios de la Empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se examinó el proceso que se realiza en el Departamento de

Almacén-Inventarios con la finalidad de identificar las debilidades y fortalezas que
se presentan en el área; y la falta de uniformidad en los procedimientos, así como
la efectividad de sus procesos.

Cuya información obtenida se realizó por medio de un estudio documental,

definido por Arias (2012), bajo el siguiente concepto: “La investigación documental
es un proceso basado en la búsqueda, análisis, critica e interpretación de datos
secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en
fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas”. La revisión
documental fue verificada con la información que revelo el estudio de campo
descriptivo y desarrollado en la Fase I, en el cual se llevó a cabo el Diagnostico de
la situación actual del Proceso de Almacén- Inventarios y de esta manera se
describieron las debilidades y fortalezas que deben implementarse para optimizar
su funcionamiento.

12
Fase C: Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso de
Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta fase se procede a diseñar estrategias que deben poseer todos los
atributos necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las actividades
administrativas y contables en el departamento, de manera que se logre optimizar
el control interno a su vez cubrir las expectativas de la empresa a lo que respecta el
manejo del almacén y de los controles de inventarios y que la fallas que se venían
suscitando no se vuelvan a repetir

13
 CAPÍTULO III

RESULTADOS

Con el fin de analizar los resultados de toda la información recopilada durante el

trabajo de campo, esta fue representada y organizada de manera sintetizada, para
así facilitar el contraste entre la realidad estudiada y la teoría consultada sobre el
tema tratado. En el Manual de Trabajo Especial de Grado del Instituto Universitario
Politécnico “Santiago Mariño” (IUPSM, 2015), se considera a los resultados como :

“Una nueva propuesta o formulación teórica, práctica, o teórico-práctica (según

el estudio realizado), que ha de contribuir al enriquecimiento del conocimiento;
e igualmente constituyen un intento de plasmar en un todo coherente lo
demostrado en el análisis de los resultados, en virtud de lo cual el
razonamiento inductivo se muestra a plenitud” (p.63).

Esta etapa, de carácter técnico, involucra la introducción de cierto tipo de

operaciones ordenadas y estrechamente relacionadas entre ellas, que facilitaron la
realización de interpretaciones significativas de los datos que se obtuvieron
mediante la aplicación del cuestionario a la muestra seleccionada. En este sentido,
esta fase de desarrollo de este trabajo de recuperación de índice, comprende
además de la incorporación de algunos lineamientos generales para el análisis e
interpretación de los datos, su codificación y tabulación; sus técnicas de
presentación y el análisis estadístico que se introdujeron a los mismos.

14
 El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma
tal que proporcione respuestas a las interrogantes de investigación Asimismo, se
permitió visualizar las debilidades y fortalezas para el proceso de control interno en
el inventario de insumos, para así desarrollar el segundo objetivo específico de
esta investigación, y de esta manera analizar los procesos de control interno y como
último objetivo específico de esta investigación, se emiten conclusiones acerca de
la situación actual del control interno para el proceso de Almacén – Inventarios de
la Empresa Amal Productos, C.A.. Por lo que a continuación, se presentan los
resultados arrojados en función de la aplicación de los instrumentos, los resultados
fueron organizados, tabulados y analizados de acuerdo a la naturaleza del
instrumento y su correspondencia con los objetivos de la investigación.

15
Etapa I: Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén- inventarios
de la empresa Amal Productos, C.A.

Ítem Nº 1 ¿Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de mercancías que

se encuentra en la empresa?

Cuadro 1. Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la

empresa.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 01 14%

NO 06 86%

TOTAL 07 100%

Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe

en la empresa
8
7
7
6
6
5
4
3
2
1 86% 100%
1 14%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico Nº1: Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa

De las personas encuestadas el 14% señaló que tiene conocimiento de la

cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa, mientras que el
86% restante señaló lo contrario. A través de este resultado se puede evidenciar

16
que es menor la proporción de personas que conocen las cantidades exactas de
mercancías que posee la empresa, lo que denota que no existe una divulgación del
control que se realiza sobre el inventario.

Ítem Nº 2 ¿Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancías?

Cuadro 2. Existencia de una tarjeta kardex

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 2 29%

NO 5 71%

TOTAL 7 100%

Existencia de una tarjeta kardex

8
7
7
6
5
5
4
3
2
2
71% 100%
1 29%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 2: Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa

De las personas encuestadas el 29% señaló que existe una tarjeta kardex para
cada tipo de mercancías, mientras que el 71% restante señaló lo contrario. A través
de este resultado se puede indicar que no todas las personas han observado la
existencia de la tarjeta kardex, por lo que se puede inferir que no se encuentran

17
ubicadas en el sitio que les corresponde de acuerdo a cada mercancía, lo que
dificulta su llenado y control de las cantidades que se encuentran en el almacén

Ítem Nº 3 ¿Se encuentra clasificada la mercancía dentro del almacén?

Cuadro 3. Clasificación de la Mercancía dentro del almacén

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Clasificación de la Mercancía dentro del almacén

8 7 7
7
6
5
4
3
2 100% 100%
1 0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 3: Clasificación de la Mercancía Dentro del Almacén

El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe una clasificación

de la mercancía dentro del almacén. En este resultado se puede destacar que no
existe un orden de la mercancía dentro del almacén, por lo que es frecuente
encontrar dentro del mismos productos de distinta categoría en un mismo lugar,
situación que ha traído como consecuencia tardanzas en la entrega de la mercancía
o que muchas veces se haya dejado de vender un producto por pensar que no
había, cuando en realidad estaba fuera de su lugar.

18
 Ítem Nº 4 ¿La mercancía se encuentra en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo?

Cuadro 4. Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de

acuerdo a su tipo

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha

destinado de acuerdo a su tipo
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 4: Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su tipo

El 100% de las personas encuestadas señalaron que la ubicación de la

mercancía no se encuentra en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su tipo.
Este resultado ratifica el de la pregunta anterior, existe en la empresa productos que
se encuentran fuera del lugar para el cual se le destinó; trayendo como
consecuencia que al momento de entregar una mercancía el almacenista se demore
más tiempo que el que le corresponde, tratando de buscar la misma por todo el
almacén.

19
 Ítem Nº 5 ¿La mercancía de menor circulación se encuentra ubicada en los
lugares menos accesibles dentro del almacén?

Cuadro 5: Ubicación de la mercancía de menor circulación

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%

Ubicación de la mercancía de menor circulación

8 7

6 5

4
2
2 100%
71%
29%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 5: Ubicación de la mercancía de menor circulación

De las personas encuestadas el 29% señaló que la mercancía de menor

circulación se encuentra ubicada en los lugares menos accesibles dentro del
almacén, mientras que el 71% restante señaló lo contrario. A través de este
resultado se constata que no existe un ordenamiento de la mercancía de acuerdo a
su rotación, lo que, aunado a la falta de orden en el almacén, ha ocasionado
dificultades en la gestión del mismo tales como encontrar mercancías o reportar si
las cantidades están llegando a su margen mínimo crítico.

20
 Ítem Nº 6 ¿Existe control de la documentación que se maneja en el almacén?

Cuadro 6. Control de la documentación que se maneja en el almacén

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Control de la documentación que se maneja en el

almacén
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 6: Control de la documentación que se maneja en el almacén.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe control de la

documentación que se maneja en el almacén. A través de este resultado se puede
evidenciar que existen deficiencias en la gestión de los documentos relativos a la
recepción y entrega de mercancías y control de las existencias, por lo que justifica
el hecho que el personal del almacén en su mayoría desconozca cuáles son las
cantidades por cada rubro que realmente existen en el mismo.

21
 Ítem Nº 7 ¿El registro contable relacionado con la existencia en la empresa, se
encuentran actualizado?

Cuadro 7. Actualización de los registros contables relacionados con las

existencias.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 3 43%
NO 4 57%
TOTAL 7 100%

Actualización de los registros contables

relacionados con las existencias
8 7

6
4
4 3

2 100%
43% 57%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 7: Actualización de los registros contables relacionados con la existencia.

De las personas encuestadas el 43% señaló que el registro contable relacionado

con la existencia en la empresa, se encuentran actualizado, mientras que el 57%
restante señaló lo contrario. Estos resultados demuestran que para la mayoría de
las personas hace falta introducir en el sistema contable algunas salidas de
mercancías del almacén, esto básicamente porque se ha evidenciado que muchas
veces se han introducido códigos en el sistema de venta de mercancías cuando en
realidad pertenecían a otra similar, lo que ha ocasionado retrasos en el registro y
actualización de la contabilidad.

22
 Ítem Nº 8 ¿Se realizan inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa?

Cuadro 8. Realización de inventarios periódicos de las mercancías

existentes en la empresa

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 5 71%
NO 2 29%
TOTAL 7 100%

Realización de inventarios periódicos de las

mercancías existentes en la empresa
8

2 71% 100%
29%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 8: Realización de inventarios periódicos de la mercancía existente en la empresa.

De las personas encuestadas el 71% señaló que se realizan inventarios

periódicos de las mercancías existentes en la empresa, mientras que el 29%
restante señaló lo contrario. A través de este resultado se puede evidenciar que
aunque los inventarios son realizados, existe dentro de la empresa personal de
nuevo ingreso que no tiene conocimiento de esta realidad, esto implica que este tipo
de personal debe ser capacitado en todo el proceso de elaboración de inventarios,
previo a la fecha de ejecución de esta actividad.

23
 Ítem Nº 9 ¿Existen discrepancias entre las cantidades de mercancías que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente
en la empresa?

Cuadro 9. Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se

encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra
físicamente en la empresa.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%

Discrepancias entre las cantidades de

mercancías
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 9: Discrepancias entre las cantidades de mercancías.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe control de la

documentación que se maneja en el almacén. Este resultado ratifica lo obtenido
anteriormente, la no clasificación y ordenamiento de la mercancía ha ocasionado
que los registros documentales no coincidan con lo que se encuentra en el software
informático, lo que ha traído como consecuencia que exista desconfianza en los
informes contables que guardan relación directa con el inventario.

24
 Ítem Nº 10 ¿Se lleva un registro de las salidas de mercancías que se efectúan
a diario en la empresa?

Cuadro 10. Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario

en la empresa.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 4 57%
NO 3 43%
TOTAL 7 100%

Registro de las salidas de mercancías que se

efectúan a diario en la empresa
8 7
7
6
5 4
4 3
3
2 100%
1 57% 43%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 10: Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la empresa.

De las personas encuestadas el 57% señaló que se lleva un registro de las

salidas de mercancías que se efectúan a diario en la empresa, mientras que el 43%
restante señaló lo contrario. Este resultado demuestra que no todo el personal tiene
como política registrar las salidas de mercancías del almacén, razón que justifica
que los registros contables no coincidan con la documentación de la empresa.

25
 Ítem Nº 11. ¿Las salidas de mercancías coinciden con la facturación de la
empresa?

Cuadro 11. Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación de la

empresa

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Coincidencia de la salida de mercancías con la

facturación de la empresa
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 11: Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que las salidas de mercancías

no coinciden con la facturación de la empresa. A través de este resultado se puede
ratificar lo obtenido a través de la pregunta anterior, existen ventas de mercancías
que, no registradas debidamente, bien sea porque no se realizan dentro de los
límites temporales establecidos o porque se han introducido códigos de mercancías
erróneos.

26
 Ítem Nº 12 ¿Las entradas de mercancías coinciden con la facturación que envían
los proveedores?

Cuadro 12. Coincidencia de la entrada de mercancías con la facturación que

envían los proveedores

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Coincidencia de la entrada de mercancías con la

facturación que envían los proveedores
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 12: Coincidencia de la entrada de mercancías con la facturación que envían los
proveedores.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que las entradas de mercancías

no coinciden con la facturación que envían los proveedores. Al igual que en el
resultado anterior se puede evidenciar que se han cometido errores en la recepción
de la mercancía, notándose que la mercancía se recibe sin la debida verificación de
toda la documentación, así como registro de codificación errada o de forma tardía.
Lo que ha traído como consecuencia, discrepancias entre el departamento de
almacén, compras y cuentas por pagar.

27
 Ítem Nº 13 ¿Existe en la empresa un método de valoración del inventario?

Cuadro 13. Existencia de un método para la valoración del inventario.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%

Existencia de un método para la valoración del

inventario
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 13: Existencia de un método para la valoración del inventario.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe un método de

valoración del inventario. Este resultado demuestra que no se ha establecido un
método para conocer con certeza cuánto es el valor real de cada mercancía que
pertenece al inventario dentro de la empresa.

28
 Ítem Nº 14 ¿Consideras que el manejo actual del inventario ha traído pérdidas
monetarias para la empresa?

Cuadro 14. Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%

Pérdidas monetarias por el manejo actual del

inventario
8 7 7
7
6
5
4
3
2 100% 100%
1 0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 14: Pedidas monetarias por el manejo actual del inventario.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que el manejo actual del

inventario ha traído pérdidas monetarias para la empresa. Este resultado muestra
cómo la debilidad encontrada en la gestión del inventario ha ocasionado que en
muchas ocasiones se adquieran mercancías que por no encontrarse en el lugar que
se le destinó dentro del almacén se consideró que debería ser adquirida y sin
embargo ya existían en cantidades superiores a los criterios mínimos para su
compra, incurriendo esta organización en un gasto innecesario para ese momento.

29
 Ítem Nº 15 ¿La venta de mercancías se ha visto afectada por el manejo actual
del inventario?

Cuadro 15. Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%

Influencia del manejo del inventario en la venta

de mercancías
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 15: Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que la venta de mercancías se

ha visto afectada por el manejo actual del inventario. A través de este resultado se
puede evidenciar que muchos clientes han quedado insatisfechos con la tardanza
en la entrega de la mercancía que han adquirido y por lo tanto no regresan al
establecimiento comercial.

30
 Ítem Nº 16 ¿Consideras que existe desorganización en la empresa respecto al
manejo del inventario?

Cuadro 16. Desorganización de la empresa respecto al manejo del

inventario

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%

Desorganización de la empresa respecto al manejo

del inventario
8 7 7

2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 16: Desorganización de la empresa respecto al manejo del inventario.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que existe desorganización en

la empresa respecto al manejo del inventario. Este resultado ratifica el diagnóstico
realizado a través de preguntas anteriores donde se ha evidenciado el hecho de no
realizar los registros correspondientes en las entradas y salidas de mercancías,
deficiente manejo de la documentación y mala ubicación de la mercancía.

31
 Ítem Nº 17 ¿Consideras que se debe implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa?

Cuadro 17. Necesidad de implementar un control para el manejo de

inventario en la empresa

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%

Necesidad de implementar un control para el manejo

de inventario en la empresa
8 7 7
7
6
5
4
3
2 100% 100%
1 0 0%
0
SI NO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE

Gráfico 17: Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la

empresa.

El 100% de las personas encuestadas señalaron que se debe implementar un

control para el manejo de inventario en la empresa. Este resultado constituye una
fortaleza para el presente estudio, debido a que el personal que labora en el
Departamento de Almacén reconociendo las debilidades presentes en la gestión de
inventarios podría colaborar con la implementación de las actividades de control que
se propondrán en este informe de pasantías. Además, el sistema de control interno
contribuirá a la superación de las debilidades encontradas en el diagnóstico, entre
los cuales se destaca el correcto manejo de la documentación inherente al almacén.

32
 Etapa II: Descripción de las debilidades y fortalezas del proceso de almacén
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta segunda etapa se tiene como finalidad diagnosticar las debilidades y

fortalezas del proceso almacén inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
Para ello se elaboró un cuadro donde se puede observar una comparación entre
estos dos factores; fortalezas y debilidades. Esto con el propósito de conocer y tener
una mayor los aspectos positivos para la soluciona decla problemática y los
negativos que se van atacar. Lo que se tomó como base lo obtenido a través de la
aplicación de la encuesta al personal que labora dentro del área de almacén en esta
organización.

Cuadro 18. Fortalezas y Debilidades

Fortalezas Debilidades
D1: Desconocimiento de la cantidad de
Fortaleza 1: Elaboración de inventarios mercancía existente en la empresa
periódicos
D2: Falta de conocimiento de existencia de una
tarjeta kardex
Fortaleza 2: Personal acorde con la
implementación de un control para el manejo de D3: Falta de clasificación de la mercancía en el
almacén
inventario.
D4: Desorden en el almacén D5: Falta de
control sobre la documentación

D6: Falta de actualización de los registros

contables

D7: Discrepancias entre las existencias en el

software contable y las cantidades en físico

D8: Debilidades en el registro de las salidas de

mercancías.

D9: Descontrol en la salida de mercancías

D10: Carencia de un método para la valoración

de inventarios

D11: Pérdidas monetarias para la empresa

D12: Afectación a la venta de mercancías

33
 Etapa III. Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso
de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.

En esta tercera etapa se presenta la propuesta, donde se define cuáles serán las
estrategias de control interno para mejorar el proceso del almacén e inventarios y
se desarrolló a través del diagnóstico realizado y del análisis de los factores internos
que afectan a la gestión de almacén e inventarios de la empresa Amal Productos,
C.A., se describen en una serie de actividades que mejoraran el control interno. Las
acciones a desarrollar tienen la finalidad de mejorar las condiciones de almacén e
inventario en la empresa Amal Productos, C.A., son las siguientes:

Actividad de Control N° 1: Definir las funciones del personal de almacén:

Funciones del Jefe del Almacén

 Es el encargado de asignar las responsabilidades del personal a su cargo

 Se encarga de la supervisión de la entrada y salida de materiales en el
almacén
 Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.
 Elabora en conjunto con el jefe de compras la programación anual de las
adquisiciones para la dotación del almacén.
 Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.
 Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a
la unidad de compras.
 Supervisa los niveles de existencia de inventario, tanto los máximos
permitidos cómo los mínimos
 Debe mantener actualizados los registros en el software de inventarios
 Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén.
 Supervisa la entrega de la mercancía a los clientes de la empresa.
 Realiza y/o coordina inventarios en el almacén.

34
  Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.
 Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.

Funciones del Auxiliar de Almacén

 Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de

despacho y órdenes de entrega.
 Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén.
 Efectuar los recibos y despachos de los objetos según requisiciones y
documentos que soportan la actividad.
 Almacenar los objetos aplicando las técnicas y normas de seguridad e
higiene establecidas.
 Preparar la carga de acuerdo con su naturaleza, medio de transporte y
destino.
 Manejar los equipos y medios de transporte según normas y plan de
operación.
 Cargar y descargar los objetos según normas técnicas establecidas por la
organización.

Actividad de Control N° 2: Solicitud de Mercancías

Con la finalidad de solicitar la mercancía que permita mantener un stock en el

almacén se deben mantener los siguientes parámetros.

35
 1. Debe mantenerse un control de los límites máximos y mínimos que se desea
mantener en la empresa para asegurar su operatividad, de acuerdo al formato de la
figura 1.

AMAL PRODUCTOS , C.A.

HOJA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
Cantidad Cantidad
Nombre Del Código Fecha Existencia
producto Máxima Mínima

Figura 1: Formato de Control de Existencias en el Almacén

2. El Jefe de almacén deberá llenar diariamente el formato de la figura 1 de

acuerdo a la cantidad de mercancía que se encuentra diariamente en él, una vez
finalizado el día.

3. Cuando por concepto de salidas de mercancías la existencia de un

determinado producto se aproxima a la cantidad mínima establecida, el jefe de
almacén debe solicitar ante el departamento de compras y por escrito, la adquisición
de esa mercancía, de acuerdo al formato de la figura 2

AMAL PRODUCTOS , C.A.

REQUISICIÓN DE MERCANCÍAS
Código Descripción Marca Cantidad Prioridad
Requerida

Figura 2: Requisición de Mercancías.

36
 Actividad de Control N° 3: Elaboración de procedimientos que permitan el
control de entradas de mercancía al almacén de Amal Productos, C.A.

Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercancía al almacén, de igual forma
se indica cuál es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo
tanto, a continuación, en el cuadro 19 se muestra el procedimiento a seguir para
lograr la recepción de mercancías en el almacén, posteriormente en la figura 5 se
indica el diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro 19.

37
 Cuadro 19. Procedimiento a seguir para lograr la recepción de la mercancía

Responsable Actividad Procedimiento

Llega al almacén
Entrega de la
Proveedor Entrega la orden de compras y la factura la jefe de
documentación
almacén
Recibe la factura y la coteja con la información
contenida en la orden de compras
Si no existe correspondencia
1. Le explica al proveedor los errores
encontrados y no recibe la mercancía
2. Elabora un informe sobre las causas de
devolución de la mercancía y envía una copia
a compras.
Si existe correspondencia
Verificación de la
Recibe la factura y procede a la revisión de la
mercancía
mercancía: donde verificará si la misma cumple
con las características que requiere la empresa.
Jefe de
Almacén Si todo está en orden, firma la factura y obtiene
una copia de ella.
Si no está en orden, rechaza la mercancía que está
fuera de especificaciones y recibe la factura con una
nota indicando que es provisional por inconformidad
en algunos de los rubros.
Archiva la copia de la factura en la carpeta
correspondiente
Envía el original de la factura al departamento de
Gestión de los
contabilidad
documentos
Recibe la factura por parte del Jefe de Almacén
Le indica al auxiliar de almacén que ordene la
mercancía según corresponda
Recibe la mercancía desembarcada de los
camiones
Introduce la mercancía en el almacén
Coloca la mercancía en el lugar destinado para tal
Auxiliar de Recepción de la fin
Almacén Mercancía Llena las tarjetas kardex de cada mercancía,
indicando cuál es la cantidad de productos que
entró.
Archiva la documentación en las carpetas
asignadas para tal fin
Asistente de
Recepción de Recibe las facturas y órdenes de compra por parte
Cuentas por
documentación del jefe de almacén
Pagar

38
Diagrama de flujo que soporta el procedimiento.

Figura 3. Diagrama de flujo que soporta a este procedimiento.

39
Actividad de Control N° 4 Normas para el Almacenamiento de Mercancías.

 La mercancía debe ser colocada en el lugar dentro del almacén que está
destinado para tal fin.

 Al recibir la mercancía, debe ser ingresada al software de inventarios, con la

finalidad de mantener actualizada la información que allí se encuentra.

 Debe existir una supervisión mensual del orden dentro del almacén.

 Se realizará un inventario físico semestral, en los meses de enero y agosto

y se cotejará la información encontrada con las existencias en el software
administrativo de inventarios.

 Las mercancías de mayor rotación para Amal Productos, C.A; deberán

colocarse en los lugares más accesibles; mientras que los de menor rotación
en zonas más lejanas o más altas.

 Deberá existir en el almacén un lugar específico para los productos más

pesados, tales como juegos de recibo, juegos de comedor, dormitorios, entre
otros.

 Toda mercancía debe estar identificada.

 Los contenedores de mercancías (bolsas, cajas, entre otros), una vez

desocupados no deben permanecer dentro de área de almacén.

 La mercancía debe estar almacenada por líneas: blanca, marrón, sonido,

entre otros.

40
 Actividad de Control N° 5 Procedimientos para la Salida de Mercancía del
Almacén.

 El vendedor debe llenar el formulario de solicitud de mercancías

 El cajero debe verificar que la mercancía vendida se rebaje efectivamente

del software administrativo.

 Se debe llenar el formulario de despacho de mercancías

 En las situaciones donde, debido a su volumen, la mercancía deba ser

retirada de los almacenes; en ese caso la salida solo se realizará si se
presenta la orden de despacho, acompañada con la factura previamente
cancelada por el cliente.

 Al finalizar el día, los supervisores de área cotejarán los productos vendidos,

de acuerdo a factura; con las tarjetas de existencias que se encuentran en
cada producto

 Al finalizar el día, cada vendedor o supervisor de área debe verificar que

cada mercancía permanezca en su lugar.

 Si existiese algún producto colocado por error en otro sitio, debe ubicarse en
los espacios destinados para la misma.

41
 Cuadro 20. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto
no se encuentra dentro del almacén.
Responsable Actividad Procedimiento

Adquisición de Desea comprar un producto determinado dentro

Cliente
mercancías del almacén

Llena la nota de despacho y le indica al cliente que

se dirija a la caja a fin de cancelar el producto

Le lleva al cajero la nota de despacho y el producto

Verificación
si es un electrodoméstico. Si es de mayor volumen
Vendedor de
llama a los despachadores para que ubiquen la
existencias
mercancía en la puerta de despacho.
de
mercancías Al finalizar el día, el vendedor debe anotar en la
tarjeta kardex la mercancía que ha vendido, de
acuerdo a su talonario de notas de despacho.

Registra la mercancía en el software de caja,

verificando que ha introducido el código
Cajero Cobranza correspondiente al producto que está cobrando.

Emite factura con copia, original para el cliente y

copia para el despachador

Recibe el juego de facturas, coteja la información de

la factura con los productos que ha adquirido el
cliente.
Encargado Orden de Si existen discrepancias regresa la mercancía a
de la Salida Salida
caja y el juego de facturas

Si todo está correcto, firma y sella el original y la

copia de la factura, entrega el original al cliente y la
copia la archiva en la carpeta del día.

42
 Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la salida de mercancías
que no se encuentra dentro del almacén.

Figura 4. Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la salida de mercancías que
no se encuentra dentro del almacén.

43
 Cuadro 21. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto
se encuentra dentro del almacén.

Responsable Actividad Procedimiento

Adquisición de Desea comprar un producto determinado

Cliente
mercancías dentro del almacén

Llena la nota de despacho y le indica al

Verificación de cliente que se dirija a la caja a fin de cancelar
Vendedor existencias de el producto
mercancías Indica al personal de almacén que deben
buscar la mercancía solicitada.

Emite factura con copia, original para el

Cajero Cobranza
cliente y copia para el despachador

Recibe del cliente la copia de las facturas

Auxiliar de Salida de Busca la mercancía solicitada

almacén Mercancías
Entrega la mercancía y la copia de la factura
al jefe de almacén para su revisión.

De estar correcto firma y sella la factura y

Jefe de entrega la mercancía al cliente
Verificación
Almacén
Rebaja la mercancía entregada del software
de inventarios.

44
 Diagrama de flujo de procedimiento para la salida de mercancías cuando el
producto se encuentra dentro del almacén.

Figura 5. Diagrama de flujo procedimiento para la salida de mercancías cuando está dentro
del almacén.

45
 Actividad de control N° 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercancía.

 Para realizar el conteo de la mercancía es necesario que la tienda esté

cerrada.

 El personal involucrado debe estar constituido por los trabajadores del

almacén, el personal de compras y el de contabilidad.

 Se hará un listado de mercancía, donde se indicará además la ubicación que

debe tener la misma dentro del almacén; esto con la finalidad de que se
realice con mayor facilidad el inventario.

 Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentre el producto dentro
de ella, en caso de electrodomésticos.

 Para realizar el conteo de mercancía, el personal debe llevar una lista pre –
diseñada donde se encuentren todos los productos de la tienda

 El conteo de mercancía se debe realizar cada seis (06) meses, en enero y

agosto

46
Cuadro 22. Procedimiento para el conteo de la mercancía

Responsable Actividad Procedimiento

En los meses de enero y agosto,

envía un comunicado a los
departamentos involucrados
Jefe de Solicitud de
Almacén Inventario Recibe el comunicado

Suspenden las actividades y proceden

al contaje de mercancías

Se distribuyen la lista de verificación

entre las personas asistentes al
contaje de la mercancía
Departamento
de almacén, Desarrollo del Cuenta la mercancía y anota las
compras y Inventario cantidades existentes en cada rubro
contabilidad
Verifican que las cantidades
coincidan con lo establecido en el
software administrativo contable

SI: finaliza el contaje para ese rubro

NO: se vuelve a contar ese rubro para
verificar la cantidad

Contabilidad Informe Recibe los formatos de la

contabilización de la mercancía y
realiza el informe

47
 figura 6. Se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la contabilización
de mercancías.

48
 Esta actividad tiene como propósito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo físico de la mercancía, sin embargo, en primer lugar, es conveniente señalar
cuáles son los parámetros que deben regir esta actividad. Por su parte en la figura
8. Se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la contabilización
de mercancías. Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las
actividades de control propuestas, se deben seguir los siguientes pasos
relacionados con el control y la comunicación.

a. Distribuir al personal de almacén los formularios propuestos para el control

de entradas y salidas de mercancías

b. Realizar minutas con los resultados obtenidos del conteo físico de las
mercancías

c. Divulgar el contenido de los procedimientos propuestos a fin de que el

personal conozca cuál es la metodología a seguir en cada una de las actividades
que se desarrollan en el almacén.

Por otra parte, es importante el monitoreo de dichas actividades, para ello

se debe:

a. Comprobar al final de la semana que las notas de despacho de mercancía

en el almacén, coincidan con la facturación de la empresa

b. Comprobar mensualmente que las notas de entrada de mercancías,

coincidan con las facturas que han enviado los proveedores

c. Comprobar semestralmente que las cantidades existentes en el software de

almacén, coincidan las cantidades en físico, que hay en el almacén y en las zonas
de exhibición.

d. Establecer acciones correctivas y oportunas de cualquier desviación

detectada entre lo planificado y lo ejecutado

49
 Conclusiones

Una vez concluido este informe de recuperación de índice se puede deducir que
el producto del análisis e interpretación del autor, que gracias a las herramientas
utilizadas de pudo dar solución a la problemática que se suscitaba y al finalizar el
desarrollo de las fases metodológicas relativas al control interno del almacén e
inventario en la empresa Amal Productos, C.A., se llegan a las siguientes
conclusiones:

1. El personal desconoce cuál es la cantidad exacta de mercancía que se

encuentra en los almacenes de la empresa por lo que se infiere que no hay un
control de las existencias en la empresa.

2. Además no todas las personas conocen de la existencia de una tarjeta

kardex en la empresa lo que ha facilitado el descontrol en las entradas y salidas de
mercancías en el almacén de esta empresa.

3. La mercancía no está clasificada, ni ubicada en su lugar dentro del almacén,

esto ha ocasionado tardanzas en la entrega de mercancías a los clientes de la
empresa

4. Existen debilidades en el control de la documentación inherente a la gestión

que se realiza en el almacén.

5. Desde el punto de vista contable, se encontró que no existe el conocimiento

por parte de todo el personal inherente a la gestión del almacén sobre la
actualización de los registros contables.

6. No todo el personal interviene en la elaboración de inventarios periódicos

dentro de la empresa

50
 7. Además desde el punto de vista de gestión de la documentación, se pudo
indicar que existen discrepancias entre la mercancía encontrada en el software
contable y las que se encuentran físicamente en la empresa.

8. Se encontraron debilidades en el control de las salidas de productos en el

almacén, tales como registros de las salidas y facturación de productos dentro de
la empresa.

9. Por lo anterior expuesto, no existe un sistema de control interno que

permitiera controlar las actividades que se desarrollan en almacén.

10. Este control interno se desarrollaron seis (06) actividades de control dirigidas
al control de la mercancía que entra y sale del almacén, así como para la
elaboración y valoración de inventarios.

51
 Recomendaciones

Tomando en cuenta los objetivos desarrollados anteriormente y basado en las

propuestas estratégicas de control interno para el proceso de almacén e inventario
de la empresa Amal Productos. C.A. en esta investigación de recuperación de
índice el autor recomienda lo siguiente:

1. Realizar inventarios semestrales en la empresa y cotejar el conteo físico con

lo que se encuentra en el reporte encontrado en el sistema de inventarios existente
en la empresa, debe existir además luego de ese contaje físico, un control mensual
de las existencias, cotejando semanalmente las facturas emitidas con las notas de
salidas emitidas desde el almacén.

2. Mostrar a todos los trabajadores del almacén el modelo de la tarjeta kardex

existente en sus almacenes, y proporcionarles la capacitación que se requiere para
llenarlas apropiadamente, destacando la importancia que esta acción tiene para el
control de la mercancía.

3. Implementar un programa de orden y limpieza en los distintos almacenes

que posee la empresa Amal Productos, C.A., a fin de procurar que cada producto
se encuentre en el lugar que se destinó para tal fin.

4. Mantener un control estricto de la documentación inherente a la gestión del

inventario.

5. Mantener una comunicación directa, constante y efectiva con el personal que

labora en el departamento de contabilidad, con la finalidad de mantener al día los
registros contables.

6. Involucrar a todo el personal del almacén, compras y contabilidad en el

contaje físico de la mercancía que se encuentra en el almacén.

52
 7. Semanalmente cotejar la información que se encuentra en el software de
inventarios, con la información física evidenciada a través de las facturas y las notas
de salida del almacén.

8. Crear la cultura que toda la salida del almacén sea registrada en los formatos
destinados para tal fin, formatos que debe tener la firma del jefe de almacén, el sello
y la fecha de salida de esa mercancía del almacén.

9. Implementar todas las actividades de control propuestas en este informe de

reocupación de índice

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 Referencias

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