SISTEMA DE VENTAS

DEFINICIÓN Y PROPÓSITO

El sistema de ventas, se trata de una completa aplicación,

para la gestión de clientes, proveedores y productos,
incluyendo la posibilidad de realizar el registro de ventas de
dichos productos y generar informes.

El propósito fundamental de los sistema de ventas es el

manejo relacionado con la facturación, cobranza, distribución
y mercadeo, para una organización es muy importante tomar
en cuenta cual es la necesidad social que tiene como
organización, para poder desempeñar una buena labor en lo
que se refiere a ese tipo de actividades. En ese contexto el
objetivo general es analizar el sistema de ventas disponible
en las empresas
FUNCIONES DEL SISTEMA DE VENTAS

1) Facturación y cobranzas
2) Control de los canales de distribución
3) Mercadeo
PROPIEDADES DE UN SISTEMA CONTABLE DE VENTAS

 Precisión
 Oportunidad

 Capacidad

 Concisión

 Relevancia

 Disponibilidad

 Seguridad
 Precisión: esta viene dada debido a que registra información y datos
automáticamente y a la vez los suministra para el proceso de toma de
decisiones. Existen casos en los que por buscar precisión se puede
llevar a la pérdida de operatividad.

 Oportunidad: significa que la información se obtenga en el momento

en que se necesita.

 Capacidad de proceso: se utiliza a fin de dar toda la información que

se demanda de una sola vez y evitar retrasos, el directivo o gerente,
dispone así de la información completa para la toma de decisiones sin
grandes esperas.

 Concisión: posibilita la presentación de resúmenes para que la

información de salida sea legible y fácil de manejar. La concisión
requiere un enorme esfuerzo de síntesis y mentalización para emitir
informes que faciliten la toma de decisiones en lugar de perjudicar
haciendo ruido y gasto de papel y tiempo innecesario.
 Relevancia: admite establecimiento de niveles y prioridades en la
toma de datos, su proceso y salidas del sistema, pues no todos son
iguales ni deben ser procesados por orden de llegada. Hay procesos
que pueden programarse con tiempo y pueden durar días, sin
embargo, la respuesta en un cajero por ejemplo, siempre será
inmediata.

 Disponibilidad: permite la posibilidad de acceso a la información

siempre que sea necesario. Esta posibilidad debe ser considerada
cuando se realicen cambios de versiones o actualizaciones por las
cuales se pierde información implicando graves pérdidas
económicas.

 Seguridad: llegando a establecer niveles de acceso a los sistemas

en función del puesto del usuario e la organización de la empresa.
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE VENTAS

Para Gillespie, C, un procedimiento es un conjunto de

labores o actividades de oficina íntimamente ligados
entre sí, las cuales comprenden una sub-función de
cualquier sistema, en este caso el sistema de ventas.
Encajando la definición de procedimientos contables, se
puede decir, que vienen a ser un conjunto de
operaciones, ligadas entre sí, necesarias para realizar
una función como puede ser ventas.
 LOS PROCEDIMIENTOS QUE CONFORMAN EL
SISTEMA DE VENTAS SON:

1. Procedimientos para elaborar pedidos de clientes. Relacionado al

momento en que el cliente acude a la petición del producto.

2. Procedimiento de Órdenes de embarque. Relacionado al momento en el

cual la empresa acude a la entrega del pedido. En este procedimiento surge
como tareas la elaboración de la orden de embarque, tomando para la
entrega del producto, además de la orden de embarque, la solicitud del
pedido.

3. Procedimientos de Facturación. Relacionado a la facturación de la venta ya

realizada. Este procedimiento se realiza cuando se asegura la venta al cliente.
Se revisa la orden de embarque y luego se procede a elaborar las facturas
respectivas.

4. Procedimientos de Registro y Control de las Ventas. Final del proceso total

de la venta realizada. Es decir, que al culminar el proceso de la venta se
procede a comprobar la descripción e importe del producto y a registrar y
controlar la venta realizada.
FACTURACIÓN Y COBRANZAS

Un subsistema de facturación y cobranzas, debe

tener separadas las principales funciones, es decir,
la facturación segregada de los cobros.

Un sistema de facturación se diseña con el

objetivo de registrar y controlar las operaciones de
ventas de la organización.

Un sistema de cobranzas permite controlar el

proceso de cobranzas a través del registro y
mantenimiento de las cuentas por cobrar.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
FACTURACIÓN Y COBRANZAS.
Facturación
 Control de los precios de cada
producto.
 Clasificación de productos por
grupos y sub grupos.
 Emisión de presupuestos.
 Definición de condiciones de pago.
 Control de pedidos de clientes.
 Emisión de facturas, giros y recibos.
 Emisión de órdenes de entrega.
 Análisis de la gestión de ventas o
facturaciones.
 Consulta de inventarios.
 Actualización de inventarios.
 Actualización de saldos de clientes.
Cobranzas
 Registrar las cuentas por cobrar bajo
diferentes condiciones de cobro,
intereses, o formas de
financiamiento.
 Registro de cancelaciones parciales
o totales.
 Seguimientos de los procesos de
cobranza.
 Cálculo de comisiones de
vendedores.
 Análisis de cobranza.
 Emisión de notas de debito y crédito.
 Emisión de estados de cuentas.
 Actualización de saldos.
 Control de gastos de cobranza
FACTURACIÓN
La sección de facturación tiene la responsabilidad
de contabilizar los documentos de venta
numerados serial mente, comprar los documentos
de ventas con las solicitudes de los clientes y con
las notificaciones de cambio, ingresar la
información pertinente de estos documentos en la
factura de ventas, aplicar precios y descuentos de
las listas de precios a la factura, efectuar las
extensiones aritméticas y la totalización de las
columnas necesarias y acumular las cantidades
totales facturadas.
PROCESO DE FACTURACIÓN
Los procesos de facturación son:

 Obtener datos de clientes: en donde se incluyan elementos como

nombres, dirección, instrucciones de embarque y número del vendedor,
complementados con los datos del inventario de los artículos surtidos,
toda esta información se imprimirá en factura y otros documentos.

 Preparar facturas: esta requiere extender cada renglón de artículo

listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad,
otro cálculo incluye calcular los impuestos de ventas. Una vez que se
imprimen dichas facturas, se envían los clientes y los datos de pedidos
facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar.

 Ciclo pedido-facturación-despacho: la esencia del sistema de ventas

es este ciclo, porque las empresas de hoy necesitan llevar a cabo estos
pasos de forma rápida y precisa, porque los clientes prefieren aquellas
empresas que son capaces de entregar sus productos a tiempo.
COBRANZA
Las cuentas por cobrar incluyen no solamente el
reclamo del derecho frente a los clientes, sino
también una diversidad de derechos, como:
prestamos, reembolsos y avance a proveedores
entre otros.

Generalmente los documentos por cobrar solo se

utilizan para manejar transacciones de montos
importantes; en algunas organizaciones, las
cuentas por cobrar constituyen el único activo más
importante.
PROCESO DE COBRANZA

 Añadir nuevas cuentas por cobrar: en donde se incrementan

registros al archivo de cuentas por cobrar, inmediatamente
después de la facturación.

 Eliminar cuentas por cobrar pagadas: en el cual se eliminaran

registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los
pagos de los clientes.

 Preparar estados de cuentas: los cuales se realizan cada mes,

estos son recordatorio de que se debe dinero por una o más
facturas.

 Proporcionar datos de libro mayor: al igual que el anterior

cada mes el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos
contables de cuentas por cobras al sistema de libro mayor,
siendo presentados como un activo en el balance general.
POLÍTICAS DE LAS VENTAS AL CRÉDITO:
 El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin
intereses.
 Los requisitos que los clientes deben presentar para
optar a un crédito son: copia de la cédula, o en su
defecto numero RUC y razón social, breve informe
sobre la situación económica actual de la empresa,
solicitud y 2referencias comerciales y personales, un
listado de los artículos que desee comprar a crédito El
pago del crédito se realizara en dos abonos. El 50 % al
momento de la transacción de venta a crédito y el
restante 50 % antes de finalizado los 30días calendario,
contados a partir del día en que concedió el crédito.
 Si el plazo Del crédito del cliente se vence, este
incurrirá en mora y no podrá solicitar otro crédito hasta
que halla cancelado el anterior.
POLÍTICAS DE LAS VENTAS A CRÉDITO
 Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente
realice el pago efectivo del último abono del crédito.
 Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se
emitirá un recibo de abono, del cual quedara copia en la
empresa.
 Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un
archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la
forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia
del jefe del departamento de ventas.
 Los agentes de ventas deben proporcionar la información corr
espondiente a los clientes para optar a un crédito.
 El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a
terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante
deberá traer su cedula de identidad y el ultimo recibo de
abono.
POLÍTICAS DE LAS VENTAS AL CONTADO

 No se aceptan devoluciones de productos una vez que

el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa.

 Es deber del cliente revisar su mercadería al momento

de la entrega para comprobar el buen estado de la
misma.

 La actividad de venta solo será realizada en el área

designada por la empresa y bajo la supervisión del jefe
de ventas.

 Las facturas de contado deben llevar el sello de

CANCELADO, en una parte visible de la factura, una
vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
PROCESOS REALIZADOS POR EL SISTEMA DE
VENTAS

 Registrar un cliente con toda su información personal y su

posterior modificación.
 Registrar la compra de productos.
 Generar listado de facturas pendientes de pago.
 Registrar la venta de productos a un cliente.
 Generar factura.
 Generar listado de ventas.
 Imprimir informe de ventas entre fechas.
 Generar facturas de ventas.
 Administrar categorías de clientes y de productos.
CONTROL INTERNO DE LAS VENTAS.

El control interno de las ventas comprende

procedimientos y métodos con fines de lograr
las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe

elaborársele una factura. Al realizarse el pago el
cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.
Sin embargo para del almacén despachar la
mercancía estos deben hacerlo mediante un
conduce.
LOS FORMULARIOS QUE PODEMOS UTILIZAR
PARA UN BUEN CONTROL DE LAS VENTAS
SON:

 Facturas (las cuales entre otras cosas deben

especificar los términos de pago - al contado o
crédito).
 Nota de despacho o conduce

 Recibo de ingreso a caja.