UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS

Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

SURGIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

En cualquier área del conocimiento humano los crecientes avances
han provocado cambios irreversibles, a tal grado que los conceptos
o denominaciones usadas en el pasado, resultan obsoletos en
nuestros días. Tal es el caso de la auditoría administrativa, la cual
ha presentado modificaciones tanto en sus definiciones como en su
aplicación.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Todo organismo social busca la obtención de resultados de máxima
eficacia y eficiencia. Para ello recurre a reglas y técnicas que
faciliten la conducción de las actividades. El objetivo de eficiente las
tareas mediante el adecuado uso de los recursos, lo han logrado
empresas de renombre a través de la aplicación del proceso
administrativo. Éste se define como el conjunto de etapas
interrelacionadas mediante las cuales se realiza la administración,
conformando así un proceso integral que favorece el logro de los
objetivos de las organizaciones.

Dicho proceso ha manifestado gran diversidad de criterios y

opiniones para determinar la adecuada división de sus etapas, es
verdad, como lo indica Agustín Reyes Ponce en su libro
Administración de empresas, que “es imposible considerar el
seccionamiento del proceso administrativo, ya que en todo
momento de la vida de una empresa se encuentran presentes los
diversos aspectos de la administración”. Sin embargo, en sus
orígenes se consideraba que la administración se componía de
cinco funciones básicas como son: prever, organizar, dirigir,
coordinar y controlar, tal y como se manifiesta. en el libro Principios
de la Administración científica de Frederick W. Taylor, conocido
como padre de la administración científica y Henri Fayol, quienes
denominaron de la siguiente forma a cada una de las funciones.
 Prever: “aquí significa a la vez, calcular el provenir y
prepararlo, escrutar el futuro”.
 Organizar: “en una empresa es proveer de todo lo que es útil
para su funcionamiento; materiales, herramientas, capital y
personal”.
 Dirección: “una vez constituido el cuerpo social, se trata de
hacerle funcionar: tal es la misión de la dirección. Consiste en
sacar el mejor partido posible de los agentes que componen
su unidad, en interés de la empresa”.
 Coordinación: “es introducir la armonía entre todos los actores
de una empresa, con objeto de facilitar su funcionamiento y
su éxito”.

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

 Control: “consiste en comprobar si todo ocurre conforme al

programa adaptado a las órdenes dadas y a los principios
admitidos”

Con el paso de los años, diferentes autores se han encargado de

estudiar y difundir las funciones administrativas, sin embargo “cada
uno las ha tratado de manera diferente, con el fin de darle un toque
personal original, lo que ha ocasionado se presenten variaciones en
forma, pero no en fondo, lo cual hace que el proceso se adapte
según las necesidades o conveniencias de cada organización”.

Para fines prácticos, se consideran cuatro elementos de la

administración: planeación, organización, dirección y control.

PLANEACIÓN. “La planeación figura como la primera función

administrativa, precisamente por ser la que sirve de base a las
demás, determina por anticipado cuáles son los objetivos que
deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos. Determina
adónde se pretende llegar, lo que se debe hacer, cuándo, y en qué
orden”. Comprende reflexionar sobre la naturaleza fundamental de
la organización y decidir cómo posicionarla en su ambiente, cómo
aprovechar sus fuerzas y cómo afrontar los riesgos. “La planeación
también incluye determinar las ambiciones a corto y mediano plazo,
traducidas en propósitos, objetivos, estrategias, procedimientos,
políticas, programas y presupuestos, así como los métodos a
emplear”, todo ello basado en la investigación (y en esquemas
detallados.).

ORGANIZACIÓN El siguiente elemento del proceso administrativo

es la organización que responde al “cómo y al quién va a hacer
cada cosa”; se refiere a la “estructuración técnica de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados. Recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles
todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser
una empresa”. Cuando la organización está terminada, sólo resta
“actuar”, dirigiendo y controlando todo lo planeado, lo cual
corresponde a las siguientes etapas del proceso administrativo.

DIRECCIÓN. La dirección responde a la puesta en marcha de lo

planeado y lo organizado, “ver que se haga lo previsto”, “es aquel
elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

administrador, ejercida con base en decisiones, ya sea tomadas

directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad y
se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada
todas las órdenes emitidas”. De igual forma, denota el proceso de
influjo interpersonal en virtud del cual los gerentes se comunican
con sus subalternos respecto a la ejecución de su trabajo. Se
considera también “facilitar el trabajo, mediante el intercambio de
información acerca del problema técnico, de coordinación y
motivación”. Considera al liderazgo en sus diferentes modalidades y
atiende el conflicto dentro de las empresas.

CONTROL. El último elemento del proceso (y quizá el más

importante para el presente trabajo), es el control, el cual contesta a
la pregunta ¿cómo se están haciendo las cosas? Es un proceso que
consiste en “la medición de los resultados actuales y pasados, en
relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de
corregir, mejorar y formular nuevos planes”. Aquí se deben
establecer estándares que serán comparados con el desempeño
real, detectar variaciones en la ejecución de las actividades reales
contra lo previsto. Una vez analizadas las desviaciones, se deben
emprenden acciones correctivas con el propósito de llegar al
objetivo propuesto.

ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría es casi tan antigua como la civilización misma. Se
empleaba en el viejo Egipto, en el imperio Romano, al igual que en
los grandes establecimientos mercantiles de la Edad Media. Surge
como respuesta a la necesidad de “llevar un registro de todas las
actividades económicas diarias, las cuales se revisaban y se
sumarizaban por mes y por año”. Esta técnica de control, al igual
que otras, ha evolucionado respondiendo así a las necesidades
básicas de cada acción, según lo que se pretenda realizar. En esta
transformación, se han distinguido cuatro cambios fundamentales,
los cuales responden a las fases que a continuación se describen.

PRIMERA FASE.
En un comienzo, la auditoría contable consistía primordialmente en
un trabajo de mera vigilancia, sus objetivos eran:
a) descubrir fraudes,
b) detectar errores técnicos
c) revelar errores de principios.

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

“Durante el siglo XX se hizo cada vez más frecuente acudir a

personas externas a la organización y diestras en la teneduría de
libros, para investigar quiebras, disputas respecto a cuentas y,
hasta cierto grado, llevar los libros de los comercios. Muchos
factores contribuyeron al crecimiento de la contaduría como
profesión.
En los primeros 30 años de ese siglo, se vislumbraba un periodo de
rápido crecimiento industrial y la profesión contable creció como
consecuencia en parte del crecimiento económico”. Conforme
creció la profesión de contador público, su función más conocida la
auditoría, también sufrió dramáticos cambios, tanto en lo objetivo
como en las técnicas usadas. El campo se centraba en el análisis
puramente financiero, y el “balance” era el documento de mayor
importancia, pero todas estas limitaciones dieron pie a diversos
avances en materia de auditoría.

SEGUNDA FASE.
Las actividades de las empresas se volvían cada vez más
complicadas, y a pasos agigantados el factor tiempo demandaba
mayor atención, entonces se determinó que el auditor no debía
permanecer ajeno a la organización. Es decir, se prefería capacitar
a un empleado miembro de la compañía, a fin de que él desarrollara
la labor y la revisión del control interno. Santillana González lo
definió como “auditoría interna”, que es la “función independiente de
evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y
evaluar sus actividades como un servicio a la organización”. Ese fue
la primera modificación que sufrió la auditoria. Con el paso de los
años, se presentó otro cambio fundamental, que consistió en
evaluar no sólo aspectos relacionados a la exactitud de los estados
financieros, sino también, revisar algunos procedimientos u
operaciones relacionadas con los registros contables, los cuales
permitiría establecer mecanismos de control que determinarían
posibles fraudes. Este tipo de auditoría no elimina a la auditoría
contable, sino más bien la complementa.

TERCER FASE.
En busca de un mejor desempeño organizacional, el auditor,
empieza a incursionar en otras operaciones no exclusivas de los
aspectos contables, dando lugar a la auditoría operacional, que
surge como respuesta a las necesidades de las empresas más
grandes que tienen mayores dificultades: “Los directivos tenían que
responder a situaciones más generales, descuidando las
actividades operacionales de las distintas funciones de las
empresas, por ello determinan crear grupos de trabajo dirigidos por

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

una persona de mayor jerarquía, a fin de analizar la eficiencia de las

operaciones. Se plantean el cómo y por qué se hacen las cosas
tratando de medir la eficiencia, eficacia y economía con que están
siendo utilizados los recursos”. Este tipo de auditoría por lo general
es de carácter “temporal”, enfocada a cada operación objeto de
estudio.

CUARTA FASE.
Con el paso del tiempo, cada vez se hizo más frecuente y valiosa la
necesidad de poder evaluar no sólo aspectos administrativo-
financieros, sino netamente administrativos, esto originó una nueva
evolución en la auditoría y es así como nace la auditoría
administrativa. Este tipo de auditoría lo que pretende evaluar es el
cómo los dirigentes de la empresa están utilizando la metodología
de trabajo que les marca la ciencia administrativa. En pocas
palabras, expresa si se está “trabajando adecuadamente los
elementos del proceso administrativo, su interacción y los principios
que esta ciencia les aporta para el manejo eficiente de los recursos
de la empresa”. Actualmente se avizora el nacimiento de una nueva
tendencia en cuanto a la auditoría, esta responde a la necesidad de
mostrar un panorama completo de la organización. Se identifica a
esta técnica como “la evaluación integral”, y se define como “la
metodología mediante la cual se estudian, analizan y evalúan las
fuerzas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa,
evalúa y analiza el entorno de la organización, su base legal,
estructura, planes, programas, sistemas y controles”

LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
El término auditoría proviene del sustantivo latino “auditor” que
significa oyente. Tiene un significado de uso común, amplio y
general referido a revisión, inspección, y verificación, y describe el
hecho de llevar a cabo “un examen de las operaciones financieras,
administrativas y de otro tipo, de una entidad pública o de una
empresa, por un especialista ajeno a ella y con el objeto de evaluar
la situación de las mismas”.

Por otra parte, en su concepción más específica, la auditoría

administrativa es definida por diversos autores como:

“Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método

constructivo para evaluar la efectividad de los procedimientos
operativos y los controles internos”.
“Revisión objetiva, metodológica y completa de la satisfacción de
los objetivos institucionales con base en los niveles jerárquicos de la
empresa en cuanto a su estructura y la participación individual de

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

los integrantes”.
“Examen detallado, metodológico, practicado por un profesional de
la administración, sobre la gestión de un organismo social. Consiste
en la aplicación de diversos procedimientos con el fin de evaluar la
eficiencia de los resultados e relación con las metas fijadas”.
“Tiene que ver con la apreciación del cumplimiento de los objetivos
organizativos, por parte de la gerencia, de sus funciones de
planeación, organización, dirección y control y de lo adecuado de
las decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los
objetivos establecidos”.
“Técnica de control administrativo que examina el grado de
eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas
funciones de una entidad”.
Por tanto, se entiende por auditoría administrativa, la técnica de
control, llevada a cabo, mediante un proceso sistemático y
ordenado de evaluación. Ésta puede ser aplicada a una función
básica, a alguna sub-función e inclusive a algún aspecto particular
de una función, con el fin de determinar la eficiencia y eficacia en la
obtención de los resultados de la organización en comparación con
lo previsto.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Todas las empresas, independientemente del giro al cual
pertenezcan, se encuentran inmersas en un ambiente globalizado.
Dentro de éste, su primordial medio de supervivencia es
incrementar su productividad y responder a los cambios mediante
estrategias competitivas. Para ello necesitan conocer sus
debilidades y sus fortalezas. Ante la necesidad apremiante de dar
respuestas favorables, la Auditoría administrativa es pieza clave
para revisar y valorar la manera en como se está empleando la
administración, a fin de corregir lo que se está haciendo mal o
mejorar lo que se está haciendo bien. De aquí surge el propósito
fundamental de la Auditoría Administrativa, el cual se resume en el
mejoramiento del nivel de efectividad en la empresa u organización.

PRINCIPALES TIPOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa se ha ido perfeccionando de acuerdo a
los requerimientos de cada situación y tamaño de las empresas,
esto ha producido que aquella sea cada vez más específica. En
respuesta a tal crecimiento, se han generado distintas
clasificaciones dentro de las que destacan: la genérica, por su
naturaleza, por su dimensión y según su alcance, descritas en las
siguientes líneas.

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

CLASIFICACION GENERICA
a) Auditoría administrativa interna: Ésta se presenta cuando
dentro de la organización se cuenta con un área específica
para llevar a cabo la revisión y evaluación, la cual se
encuentra integrada por miembros de la misma compañía.
b) Auditoría administrativa externa: Es aquella que se realiza por
una empresa o personas ajenas a la organización, ya sea por
ser más económico o porque así le conviene a la compañía
objeto de estudio.

POR SU NATURALEZA
a) Funcional. Abarca el examen y evaluación de todas las áreas
funcionales de la organización social, con el propósito de
detectar deficiencias e irregularidades y así poder emitir
recomendaciones.
b) Procesal. Es un examen y evaluación de la aplicación del
proceso administrativo, considerándolo como una unidad por
actualizarse y de esta manera poder dar alternativas de
solución.
c) Analítica. Consiste en examinar y evaluar el factor operativo
(análisis de sistemas y procedimientos, actividades, puestos,
formas

POR SU DIMENCIÓN
a) Total. Se estudian todas las funciones del proceso
administrativo (planear, organizar, dirigir y controlar).
b) Parcial. Cuando su objeto de estudio es sólo una función del
proceso administrativo.
c) Fragmentaria. Su objeto de estudio es algún elemento de una
función del proceso administrativo. Por ejemplo,
procedimientos, estándares, delegación de autoridad,
etcétera.

POR SU ALCANCE
a) Toda la empresa. Se evalúan todas las áreas o
departamentos de la organización.
b) Un departamento. Se revisa y evalúa una sola área de la
empresa.
c) Una función. Cuando sólo se audita una función de un
departamento o área.
d) Una subfunción. El análisis se enfoca a una actividad de una
función de cierta área.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Por sus características, la auditoría administrativa constituye una

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se
requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden
tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo
imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre
todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma
congruente los hechos con las ideas.

En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para

definir objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas
hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes
para lograrlo se pueden mencionar:
a) De control
Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la
auditoría y evaluar el comportamiento organizacional en
relación con estándares preestablecidos.
b) De productividad
Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa instituida por la organización.
c) De organización
Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de
la estructura, competencia, funciones y procesos a través del
manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en
equipo.
d) De servicio
Representan la manera en que la auditoría puede constatar
que la organización está inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.
e) De calidad
Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de
actuación de la organización en todos sus contenidos y
ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
f) De cambio
Transforman la auditoría en un instrumento que hace más
permeable y receptiva a la organización.
g) De aprendizaje
Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda
asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en
oportunidades de mejora.
h) De toma de decisiones
Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de

la organización.
i) De interacción
Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de
la estrategia para relacionar a la organización con los
competidores reales y potenciales, así como con los
proveedores y clientes.
j) De vinculación
Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la
organización y un contexto globalizado.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El área de influencia que abarca la auditoría administrativa
comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a
su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
Esta connotación incluye aspectos tales como:
• Naturaleza jurídica
• Criterios de funcionamiento
• Estilo de administración
• Enfoque estratégico
• Sector de actividad
• Giro industrial
• Ámbito de operación
• Tamaño de la empresa
• Número de empleados
• Relaciones de coordinación
• Desarrollo tecnológico
• Sistemas de comunicación e información
• Nivel de desempeño
• Trato a clientes (internos y externos)
• Entorno
• Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento
• Sistemas de calidad.

LA AUDITORÍA COMO APOYO DE LA ALTA GERENCIA

De manera general, entendemos por auditoría la revisión de la
contabilidad de una empresa o negociación, pero técnicamente se
conoce como un proceso debidamente sistematizado que examina
evidencias y hallazgos relacionados con actividades de muy distinto
género e informa sobre sus resultados. Etimológicamente, el concepto de
auditoría deriva del latín audiere, que significa oír y escuchar, por lo que
se desprende que el auditor es el especialista que escucha, interpreta,
revisa, analiza e informa los resultados.

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

Como una forma de control, las organizaciones contratan el servicio

externo de auditoría, mediante el cual firmas profesionales e
independientes realizan una evaluación dirigida en primera instancia al
aspecto financiero y fiscal, y en segundo término a las especialidades
que sean requeridas por la alta gerencia. Esta actividad resulta de gran
beneficio para la salvaguarda de los intereses de los inversionistas y
consejeros, los cuales son informados de los resultados de la actividad.

El servicio externo tiene características muy precisas de calidad técnica,

responsabilidad, discreción y opinión formal. Por su parte, cuando se
trata de una auditoría interna estamos hablando de que existe un área
dentro de la organización que en la misma forma efectúa actividades de
evaluación basadas en una calendarización anual y diversos aspectos de
interés particular para la alta gerencia.

Las auditorías interna y externa representan un fuerte apoyo para la alta

gerencia, que al contar con una u otra tiene la seguridad de que la
vigilancia de su actividad financiera y administrativa se está efectuando a
tiempo, con oportunidad y resultados.

FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

La auditoría interna constituye propiamente un mecanismo de control

establecido en la organización, que cuenta con personal de la propia
empresa designado para el desempeño de actividades de tipo
interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los aspectos de vigilancia
y sistematización.

Este trabajo no debe considerarse como un proceso intimidatorio, ya que

ello provocaría predisposición del personal; tampoco es conveniente que
se aboque en forma preponderante a actividades de depuración
contable, ni que intervenga en despidos de personal o en su defecto se
acomode a cualquier otra función, ya que ello demeritaría sus objetivos
primarios.

TEMA: 1
 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS ECONOMICAS
Curso: Auditoria Administrativa - Semestre 2019-I

La auditoría externa representa un trabajo profesional independiente

que va enfocado básicamente a la evaluación, pero también a la
consultoría en varias especialidades; es realizado por personal ajeno a la
organización, el cual presta sus servicios mediante un contrato o carta
compromiso que define la actividad que habrá de desarrollarse, tiempos,
honorarios, así como tipo y calidad del personal que intervendrá y la
fecha de terminación.

Este tipo de auditoría contempla examinar la veracidad y razonabilidad

de los estados financieros de la organización (los cuales son preparados
por ella a una fecha o ejercicio social determinado), para luego presentar
su opinión profesional en un documento oficial denominado en el ámbito
de la contaduría pública como dictamen; éste se emplea para lo
concerniente al aspecto financiero, pero igualmente se emite una opinión
profesional para los casos fiscales y de seguridad social.

Los resultados de este servicio profesional interesan a los inversionistas

de la organización, comisarios, consejo de administración, director, así
como a los trabajadores, instituciones crediticias e indudablemente a las
entidades gubernamentales.

TEMA: 1