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ACUERDO 014 CG 2010 3 Manual Específico de Auditoría Min de Finanzas PDF
ACUERDO 014 CG 2010 3 Manual Específico de Auditoría Min de Finanzas PDF
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MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA Fecha emisión:
Diciembre/2009
Revisión:
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
MINISTERIO DE FINANZAS Código:
MAI-MF-01
Pág
ÍNDICE
CAPITULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
1.1 Ministerio de Finanzas 012
1.2 Objetivos Institucionales 012
1.3 Base Legal de la Entidad 013
1.4 Estructura del Ministerio de Finanzas y Niveles Jerárquicos 015
CAPITULO II
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
2.1 Antecedentes de la Unidad de Auditoría Interna 016
2.1.1 Constitución Legal 016
2.1.2 Naturaleza y fines 016
2.1.3 Misión 016
2.1.4 Visión 017
2.2 Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría Interna 017
2.2.1 Ubicación 017
2.2.2 Funciones de la Unidad de Auditoría Interna 017
2.2.3 Organigramas 020
2.2.3.1 Estructural 020
2.2.3.2 Posicional 020
2.2.4 Personal de la Unidad de Auditoría Interna 021
2.2.5 Funciones de los Principales Cargos de Auditoría Interna 021
2.2.6 Definición 027
2.2.7 Alcance 028
2.2.8 Ámbito de Acción 028
2.2.9 Productos que genera 030
2.2.10 Objetivos de la Unidad Auditoria Interna 030
2.3 Código de Ética para Auditores de la Auditoría Interna 031
2.3.1 Honor 031
2.3.2 Independencia 031
2.3.3 Reserva 032
2.3.4 Integridad 032
2.3.5 Confidencialidad 033
2.3.6 Credibilidad y Confianza 033
2.3.7 Cordialidad y buena conducta 033
2.3.8 Expresión Oral 033
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ANEXOS
1. Programas Tipo de Examen Especial en el Ministerio de Finanzas
2. Formularios
3. Glosario
4. Bibliografía
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SIGLAS Y ABREVIATURAS
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
Procurar que las finanzas públicas del país, sean administradas a través de un
moderno y único sistema de información que garantice en términos de
oportunidad, confiabilidad, y transparencia la generación de información y
estadísticas fiscales para la toma de decisiones y la rendición de cuentas a la
sociedad.
Administrar los recursos que ingresen a la cuenta Única del Tesoro Nacional de
manera eficiente y oportuna.
MINISTRO
SUBSECRETARÍA GENERAL DE
FINANZAS
SUBSECRETARÍA DE
CONSISTENCIA MACROFISCAL
SUBSECRETARÍA DE
PRESUPUESTOS
SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA
DE LA NACIÓN
SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO
PÚBLICO
SUBSECRETARÍA DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
SUBSECRETARÍA DE ESTADO
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CAPÍTULO II
La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio, es una unidad asesora, que depende
técnica y administrativamente de la Contraloría General del Estado, su personal
auditor será nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado. En
la parte financiera depende del Ministerio de Finanzas, por lo que las remuneraciones
y gastos para el funcionamiento de esta Unidad son cubiertos por el Portafolio al que
sirve y controlan, conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
2.1.3 Misión
2.1.4 Visión
2.2.1 Ubicación
2.2.3 Organigramas
2.2.3.1 Estructural
MINISTRO
AUDITORÍA INTERNA
2.2.3.2 Posicional
MINISTRO
AUDITOR GENERAL
- SECRETARIA
- AUXILIAR DE
SERVICIOS
AUDITOR SUPERVISOR
Auditor General
5. Emitir órdenes de trabajo a base del plan anual y disposiciones emitidas por la
Contraloría General del Estado;
11. Legalizar los informes dirigidos al Contralor General del Estado, Ministro de
Finanzas y autoridades del Portafolio;
16. Las demás que le asigna la ley, normas secundarias y disposiciones expresas.
Auditor Supervisor
5. Evaluar el sistema de control interno del área, unidad o rubro sujeto a auditoría o
examen especial;
10. Comunicar por escrito a los auditados los resultados de la auditoría o examen
especial, de manera continua;
11. Redactar el borrador del informe de auditoría con los comentarios, conclusiones y
recomendaciones;
15. Tramitar la emisión del informe definitivo a la Contraloría General del Estado y
autoridades del Ministerio de Finanzas;
16. Entregar al archivo de la Unidad de Auditoría Interna los papeles de trabajo con las
respectivas evidencias, debidamente referenciados y numerados;
17. Conformar grupos de trabajo con auditores de la Contraloría General del Estado;
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18. Presentar sugerencias a Auditor General para la elaboración del Plan Anual de
Auditoría;
6. Elaborar los papeles de trabajo y obtener evidencia que sustente los resultados
obtenidos en el examen;
13. Presentar sugerencias al Auditor General para la elaboración del Plan Anual de
Auditoría,
2.2.6 Definición
Del término auditoría interna podemos encontrar numerosas definiciones, las más
empleadas por su contenido y relación con el sector público son las siguientes:
2.2.7 Alcance
PROCESOS SUBPROCESOS
DIRECTIVOS :
6. Subsecretaría de Estado
APOYO Y ASESORÍA:
El Código de Ética para los Auditores de la Contraloría General del Estado y las
Auditorías Internas Gubernamentales se encuentra publicado en el Registro Oficial
697 de 5 de noviembre de 2002, contiene valores y principios que deberán observar
los auditores en la labor cotidiana, entre otros tenemos los siguientes:
2.3.1 Honor
2.3.2 Independencia
2.3.3 Reserva
2.3.4 Integridad
2.3.5 Confidencialidad
El auditor deberá cumplir con las exigencias éticas de los valores encarnados en los
conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia
profesional.
El auditor en los actos que demande su intervención oral, mantendrá un ánimo sereno
sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o ligereza.
En toda labor que realice el auditor, deberá ser objetivo e imparcial, en particular en
sus informes, por tanto las conclusiones deben basarse en las pruebas obtenidas de
acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y las normas
nacionales o internacionales sobre la materia.
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Deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u
omisiones, que afecten a la colectividad y deberá someterse a la revisión y análisis de
aquellas.
La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas para efectuar las auditorías
y exámenes especiales, se sujetará a la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado y las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, Normas de Control
Interno, manuales, políticas, reglamentos entre otras disposiciones emitidas por la
Contraloría General del Estado y demás normas legales y reglamentarias aplicables al
ejercicio de la profesión de auditoría y al funcionamiento de las áreas examinadas.
2.4.1 General
2.4.2 Técnica
Ord. Descripción N° Decr.y/o Fecha N°Reg Oficial Fecha
Acuerdo
1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado 595 2002-06-12
(LOCGE)
2 Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Suplemento 1 2009-08-11
Contraloría General del Estado
3 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría 119 2003-07-07
General del Estado (LOCGE)
4 Reglamento sustitutivo sobre la organización, A-022 CG 2008-10-23 461 2008-11-06
funcionamiento y dependencia técnica de las
Unidades de Auditoría Interna de las entidades que
controla la Contraloría General del Estado.
5 Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades A-026 2006-10-12 386 2006-10-27
6 Reglamento para el control administrativo de los A-025-CG 1996-09-05 26 1996-09-16
bienes no considerados activos fijos
7 Manual de Auditoría Financiera Gubernamental A-016-CG 2001-08-27 407 2001-09-07
8 Manual de Auditoría de Gestión A-031-CG 2001-11-22 469 2001-12-07
9 Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental A-019-CG 2002-09-05 Edición 2002-10-10
aplicables y obligatorias en las entidades y Especial 6
organismos del Sector Público sometidas al control
de la Contraloría General del Estado:
- Normas relacionadas con el auditor
gubernamental
- Normas relacionadas con la planificación de la
auditoría gubernamental
- Normas relativas a la ejecución de la auditoría
gubernamental
- Normas relativas al informe de auditoría
gubernamental
10 Normas de Control Interno que serán aplicadas en A-020-CG 2002-09-05 Edic. Especial 2002-10-10
las entidades y organismos del Sector Público que 6
se encuentran bajo el ámbito de competencia de la
Contraloría General del Estado.
11 Reglamento sustitutivo al Reglamento de DE-2799 2002-07-02 616 2002-07-11
Enajenación de activos Improductivos del Sector
Público.
12 Código de Ética de los servidores de la Contraloría A-CG-034 697 2002-11-05
General y del Auditor Gubernamental
13 Reglamento de Utilización, Mantenimiento, A-007-CG 2003-04-02 60 2003-04-11
Movilización, Control y Determinación de
Responsabilidades, de los Vehículos del Sector
Público y de las Entidades de Derecho Privado que
disponen de recursos públicos.
14 Manual General de Auditoría Gubernamental A-012-CG 107 2003-06-19
15 Reglamento para el trámite general de emisión y A-018 142 2003-08-07
distribución de informes de Auditoría Externa e
Interna sin responsabilidades e informes con indicios
de responsabilidad administrativa, civil culposa y
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penal.
16 Instructivo para el Otorgamiento de Copias de A-CG-021 451 2008-10-22
Borradores de Informes de Auditoría Externa y de
Auditoría Interna.
17 Reglamento Sustitutivo para la Elaboración y A-CGE-025 2009-08-26
Trámite de Informes.
18 Reglamento para el registro y control de Cauciones A-015-CG 120 2003-07-08
19 Normas Internacionales para el ejercicio profesional Vigencia 2004-01-01
de la auditoría Interna
20 Reglamento para la selección, reclutamiento y A-006-CG 2009-02-05
ascensos del personal de la Contraloría General del
Estado, mediante el concurso de méritos y oposición
CAPITULO III
3.1 Definición
La planificación es un proceso continuo, que refleja los cambios del ambiente en torno
a cada organización buscando adaptarse a ellos.
Los objetivos de la actividad que esta siendo revisada y los medios por los cuales
la actividad controla su desempeño.
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos, operaciones y
los medios por los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel
aceptable.
La eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión
de riesgos y control de la actividad.
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- Planificación Preliminar
- Planificación Específica.
La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de
las instituciones del sector público, planificarán sus actividades de control,
concentrando sus esfuerzos principalmente en medir la eficacia de la gestión, evaluar
la eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos públicos y el
aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados. Además para su
preparación se aplicaran criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y se
efectuará en coordinación con la Contraloría General del Estado.
La Contraloría General del Estado a fin de orientar las acciones que deben aplicar las
Unidades de Auditoría Interna, para la formulación del Plan Anual de Control, emite en
el mes de junio de cada año, lineamientos y políticas generales para su aplicación, las
que en la mayoría de casos son coincidentes entre un año y otro, con variaciones que
no modifican el objetivo de las mismas y se refieren a lo siguiente:
Las Unidades de Auditoría Interna que tienen ámbito nacional, deberán coordinar
el contenido de sus planes anuales, con las Direcciones Regionales de la
Contraloría, donde se tienen previstas ejecutar actividades de control.
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Para la formulación del Plan Anual de Control, se considerará un total de 220 días
laborables por servidor(a), destinando un 70% (154 d/l) para las actividades
programadas y el 30% restante (66d/l) para actividades imprevistas. Estos
porcentajes podrán ser modificados con autorización expresa del Subcontralor
General del Estado, para cuyo efecto deberán exponerse las razones debidamente
motivadas con antelación.
Las asignaciones de tiempo para cada uno de los trabajos, deberán realizarse en
forma objetiva partiendo de los resultados del estudio preliminar, que permita
conocer los aspectos fundamentales del control interno, asociados con los rubros y
componentes planteados en el alcance de los respectivos exámenes de manera
que su ejecución se ajuste a las previsiones establecidas.
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El Auditor General en el mes de junio de cada año, una vez revisadas las políticas
para la preparación del Plan Anual de Control remitidas anualmente por la Contraloría
General del Estado, solicitará por escrito al Ministro y Subsecretarios los
requerimientos de control que requieren la intervención de auditoría, con el fin de
considerarlos en el referido plan, pedidos que serán tabulados para su posterior
análisis sobre la viabilidad de los mismos.
Esta actividad que será ejecutada por los auditores internos designados, quienes
presentarán un informe de los resultados obtenidos, que contendrá su opinión
respecto a sí amerita o no la ejecución de una acción de control.
El Auditor General, sobre la base del indicado informe dispondrá la inclusión del
trabajo en el Plan Anual de Control.
Para definir las actividades que contendrá el Plan Anual de Control, el Auditor General
conjuntamente con el personal de la Unidad, deberá analizar de manera particular
cada uno de los trabajos detallados en el cuadro de “Actividades de Control
Preseleccionados”, a fin de determinar el alcance, objetivos, tiempo estimado para su
ejecución, recursos humanos y número de actividades evitando la inclusión de trabajos
similares o relacionados que pueden unificarse.
De las acciones efectuadas para la coordinación del plan de control con personal de
Contraloría General del Estado, se dejará constancia escrita en el documento
denominada “Acta de Coordinación del Plan Anual de Control”, el cual deberá ser
remitido adjunto al Plan Anual de Control, para su aprobación.
CAPÍTULO IV
Con el Plan Anual de Auditoría ya aprobado los Jefes de las Auditorías Internas,
proceden a designar mediante órdenes de trabajo a los Supervisores, Jefes de Equipo
y Auditores Operativos que se encargarán de efectuar los diferentes exámenes
especiales, estas órdenes de trabajo contendrán entre otras la siguiente información:
Fecha de emisión
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d. Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años y que no
requieren ser preparados año tras año, siempre y cuando no se haya operado
ningún cambio.
4.3.2 Contenido
4.3.3 Estructura
ARCHIVO PERMANENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE I - INFORMACIÓN GENERAL
Contenido Índices
Información General PA
Identificación de la entidad
Visión, misión, objetivos y metas institucionales.
Descripción de actividades generales de la entidad superior y de la unidad o unidades
dependientes en términos específicos.
Descripción de los servicios que presta.
Detalle del FODA: Fortaleza, Oportunidades Debilidades y Amenazas.
Encuestas y opiniones de la prensa sobre la entidad
Ubicación de las oficinas y unidades administrativas.
Información legal PB
Leyes, reglamentos y normatividad de aplicación general en la entidad
Ley, ordenanza o decreto de creación y las modificaciones, de ser el caso.
Reglamentos expedidos a base de la Ley de creación.
Reglamentos, instructivos y otra normatividad interna o específica.
Manuales de procedimientos e instructivos de la entidad
Estructura Organizacional PC
Organigrama vigente de la entidad, con las fechas de vigencia y aprobación.
Detalle de las autoridades máximas de la entidad, con los nombres completos, cargo, fecha de
nombramiento y período de actuación.
Detalle de los niveles directivos
Detalle de los principales servidores(as), con nombres completos, cargo, fecha de
nombramiento y período de actuación.
Detalle de los Cuerpos colegiados de la entidad: Comité de Contratación, Comité de la Deuda,
etc., verificar si existen actas de las reuniones de trabajo.
Breve historia de la unidad auditada
Extractos de actas, acuerdos, resoluciones, etc. Emitidos por los cuerpos colegidos que tengan PD
carácter permanente.
Información estadísticas (de haberla) sobre los principales servicios o bienes producidos en los PE
últimos cinco años o los resultados de gestión de la entidad.
Planes de acción de la entidad a corto, mediano y largo plazo PF
Contratos a largo plazo PG
Convenio de préstamo de deuda interna o externa PH
Propiedades inmuebles y gravámenes sobre las mismas PI
Inversiones significativas y su ubicación (diferentes a inversiones en bienes muebles) PJ
Informe del período anterior, con su memorando y síntesis. PK
Elaborado o Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
ARCHIVO PERMANENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
Información General
Manuales de administración financiera y de Contabilidad
Estructura organizativa de la Subsecretaría Administrativa y de las unidades administrativas que la
conforman
Procedimientos de control interno
Reportes e informes financieros
Indicadores y parámetros de gestión (eficiencia, eficacia, efectividad, gestión, etc.)
Plan anual de actividades
Resumen de problemas legales y juicios a favor o en contra
Información estadística financiera
Área financiera contable PXA
Descripción del sistema contable, políticas y procedimientos contables especiales (métodos de
reconocimiento de ingresos, capitalización de activos fijos, Préstamos, Proveedores, etc.)
Detalle de los registros contables y plan de cuentas
Estados financieros
Área Sistemas de Presupuesto PXB
Descripción del sistema
- Ingresos
- Egresos
Manual de operaciones
Detalle de registros presupuestarios, catálogos y clasificadores presupuestarios
Presupuesto anual
Resultados de la evaluación presupuestaria
Área Tesorería PXC
Descripción del sistema
Manual de operaciones
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ARCHIVO PERMANENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
ENTIDAD: EXAMEN:
CIUDAD:
PROVINCIA: FECHA:
1.4 Enlistar los documentos e informes que considere útiles para ejecutar la
auditoría, clasificados por actividades importantes y áreas o unidades, indicando
la fecha de emisión, lugar de archivo y una síntesis de su contenido.
1.5 Efectuar las reuniones o entrevistas concretadas en el punto 1 y considere lo
siguiente:
1.6 Tabule los datos y componentes importantes, identificando los que requieren ser
verificados en las siguientes fases de la auditoría.
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ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA : FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF HECHO FECHA
P/T POR
II Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos
a cumplir
2.1 Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la unidad o
área a examinar y obtenga una comprensión aceptable de las mismas, considere
los siguientes puntos:
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA : FECHA:
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF HECHO FECHA
P/T POR
Identificación
Antecedentes
Motivos de la auditoría
Objetivos de la auditoría
Alcance de la auditoría
Sistemas Informáticos
Identificación específica.
Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase:
Hoja
PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN ESPECIFICA No. ...
ENTIDAD: EXAMEN:
CIUDAD:
PROVINCIA: FECHA:
No. PROCEDIMIENTOS REF P/T HECHO FECHA
POR
Objetivo general de la auditoría o examen especial y del reporte de
planificación preliminar.
21 Procedimiento de control
22 Operativas:
a.- Planificación y programación de operaciones
b.- Producción de bienes
c.- Servicios a los usuarios
23 Administrativas:
a.- Administración de recursos humanos
b.- Administración financiera
c.- Administración de bienes y servicios
d.- Administración de documentos y archivos
Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
1. Administración de la auditoría
2. Documentación de la Planificación Preliminar
3. Documentación de la Planificación Específica
4. Supervisión
ARCHIVO DE PLANIFICACION
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
FECHA:
INDICE GENERAL
II Planificación Preliminar PP
IV Supervisión SU
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE I – ADMINISTRACION DE LA AUDITORÍA
Contenido Índice
Administrativa de la auditoría AD
Memorando de asignación de trabajo y recopilación de información para AD1
la planificación, modificaciones y actualizaciones
Orden de trabajo, modificaciones y actualizaciones AD2
Registro de control de los auditores designados para el examen, AD3
incluyendo fecha de integración y separación, rúbrica e iniciales utilizadas,
días efectivos elaborados, componente o área de auditoría examinada y
otra información pertinente. (Anexo …)
Correspondencia relacionada con la notificación del inicio de la auditoría AD4
o examen especial, enviada y recibida de las autoridades, servidores(as),
ex servidores(as) y demás personas vinculadas con las operaciones
examinadas.
Correspondencia enviada y recibida de las autoridades, servidores(as), AD5
ex servidores(as) y demás personas vinculadas con las operaciones
examinadas, relacionadas con la convocatoria a la conferencia final, que
incluye las delegaciones.
Oficio de la Contraloría General del Estado de aprobación del informe de
auditoría.
Correspondencia relacionada con el envío del informe final de auditoría, AD6
enviada y recibida de las autoridades del Ministerio,
Correspondencia relacionada con el avance del trabajo de auditoría AD7
enviada y recibida del Auditor General y miembros del equipo de
auditoría.
Correspondencia enviada y recibida de la entidad, que no tenga relación AD8
directa con el área examinada.
Correspondencia enviada y recibida de la unidad de auditoría y otras AD9
instituciones no relacionadas con los hallazgos
Otra documentación no incluida en los grupos anteriores AD10
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE II - PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Contenido Índice
Planificación Preliminar PP
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE III - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Contenido Índice
Planificación Específica PE
Informe de la Planificación Específica. PE/1
Programa de auditoría aplicado para la planificación específica PE/2
Matriz de evaluación de riesgos de auditoría por componente, o matriz de decisiones, PE/3
identificación de controles claves, determinación del enfoque de auditoría.
Cuestionario o modalidad de evaluación de Control interno. (El índice de la PE/4
documentación de respaldo podrá contener adicionalmente letras y números
secuenciales de identificación).
Informe resultante de la evaluación de control interno. PE/5
Plan de muestreo definido para la auditoría PE/6
Programa de trabajo específico para la fase de ejecución de la auditoría PE/7
Papeles de trabajo del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores PE/8
de auditoría relacionados con el examen, con la documentación de respaldo.
Papeles de trabajo de las pruebas aplicadas, con la documentación de respaldo, que PE/9
sustente el informe de cada fase.
Otra información no señalada en el punto anterior PE/10
Fecha:
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4.7.4 Supervisión
ARCHIVO DE PLANIFICACION
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE IV – SUPERVISION
Contenido Índice
Fecha:
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CAPITULO V
CONTROL INTERNO
5.1 Definición
La Unidad de Auditoría Interna será responsable del control posterior interno ante las
respectivas autoridades y aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a
su ejecución.
Cada una de las entidades y organismos del sector público tienen una misión que
cumplir, para lo cual establecen los objetivos que esperan alcanzar y las estrategias
para conseguirlos.
Los objetivos pueden ser generales para la entidad como conjunto y específicos para
las unidades organizacionales, proyectos, procesos o actividades dentro de la misma.
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Plan de la Organización
Para proveer un control financiero razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y
gastos. La autorización y los procesos de registro son partes integrantes del control
interno, incluye el control a través de los registros de las operaciones y transacciones
así como la clasificación de los datos de una estructura formal. Es importante limitar el
número de personas que participan en este proceso, fijar la responsabilidad de
autorizar transacciones.
Prácticas Sanas
Personal Apropiado
Esta actividad de auto evaluación que debe practicar la Dirección, será verificada por
los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y
procedimientos han sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas y niveles
de la entidad.
Consecuentemente la entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se
enfrenta, ha de fijar objetivos integrados en las actividades de planificación, ejecución
y control de los procesos, proyectos, etc., para que la organización funcione de forma
coordinada; igualmente debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar
los riesgos correspondientes.
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El Auditor debe documentar los ciclos de transacciones más importantes y las cuentas
que las afectan y diseñar procedimientos de auditoría eficientes para los objetivos del
examen de tal manera que las cuentas más importantes puedan agruparse dentro de
ciclos, para facilitar su revisión.
Como resultado de las entrevistas y otros procedimientos realizados por el Auditor con
el personal auditado, en la medida de lo posible éste debe determinar las cuentas y las
clases de transacciones que proporcionen la mayor información sobre los estados
financieros.
5.6.1 Definición
Se presentan cuando un error material no se puede evitar que suceda, esto por que no
existen controles compensatorios relacionados que puedan detectar esta situación.
Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia de
auditoría, es decir, un alcance mayor de cada prueba en particular y mayor cantidad de
pruebas necesarias.
Este riesgo si bien no afecta a la entidad como un todo, incide de manera directa en
los componentes.
En términos generales, si los controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan
errores o irregularidades no detectados por los sistemas de control es mínimo; si los
controles son débiles, el riesgo de control será alto, pues los sistemas no estarán
capacitados para detectar los errores o irregularidades que pudieren suceder y la
información procesada tampoco sería confiable.
La combinación de los niveles de riesgo inherente y de control, proporciona la
cantidad y calidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.
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La palabra “material” utilizada con cada uno de los riesgos citados, se refiere a un
error que debe considerarse significativo cuando se lleva a cabo una auditoría.
La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual a partir del análisis de la
existencia e intensidad de los factores de riesgo, mide el nivel presente en cada caso.
Por tanto este proceso debe ser realizado cuidadosamente por quienes posean la mayor
experiencia, capacidad y criterio en un equipo de auditoría. (Auditor, Supervisor y Jefe
de Equipo)
No significativo o mínimo
Bajo
Medio (moderado)
Alto
Por ejemplo. Los saldos del rubro Anticipos de Sueldos pueden ser muy poco
significativos, pero pueden estar mal controlados con la posibilidad de existencia de
errores, muy probable. No obstante es importante el criterio del auditor quien
determinará el nivel de riesgo que quiere medir.
a) Factores Generales:
Son aquellos que afectan a muchas áreas objeto de la auditoría, para examinar estos
factores se agrupan en las siguientes categorías:
b) Factores Específicos:
El Auditor para determinar el riesgo de control debe evaluar el diseño de los controles
y la efectividad con la que estos operan.
El Auditor determina el riesgo de control para precisar el grado en que los controles
internos permitan evitar o detectar errores importantes, para determinar el riesgo de
control, el auditor debe evaluar el diseño de los controles y la efectividad con que
estos operan.
Para las tres afirmaciones se considera alto por las siguientes razones:
Como el riesgo de detección es bajo para todos los objetivos de la cuenta, excepto la
presentación, será necesario obtener mayor evidencia de auditoría mediante la
aplicación de procedimientos sustantivos.
Nivel de Riesgo.- Calificación del riesgo inherente y de control (A= alto, M=medio
o B= bajo), por cada una de las afirmaciones con la justificación de su calificación.
Objetivos.- Detallará los principales objetivos que deben integrar los programas de
auditoría.
Pruebas de Cumplimiento
La importancia del ciclo con relación a los saldos de las cuentas mostradas en los
estados financieros.
La importancia de un objetivo de control en un ciclo de transacciones
La importancia de un control en particular para el logro de un objetivo de control de
ciclos, y
La amplitud con que se prueba la técnica en otros campos de la auditoría.
La naturaleza y la oportunidad de las pruebas de cumplimiento están relacionadas
entre si. Existen técnicas de control interno que producen evidencia documentada,
pero otros controles como la supervisión de la persona, no dejan rastro de evidencia
documental, en este caso el cumplimiento puede probarse mediante observación
visual directa durante el periodo que se está examinando.
Esta prueba proporciona evidencia de que los controles claves existen y de que son
aplicados efectiva y uniformemente, aseguran o confirman la comprensión de los
sistemas del ente, particularmente de los controles claves dentro de dichos sistemas y
corroboran su efectividad.
Pruebas Sustantivas
Las pruebas sustantivas tienen como objeto obtener evidencias relacionadas con la
existencia, integridad, propiedad, valuación y presentación de la información auditada
y sobre la validez de las afirmaciones.
1 Identificar los componentes principales que forman parte del área, proceso o
actividad que se está examinando.
2 Calificar el riesgo preliminar, tanto inherente como de control y describir su
fundamento.
3 Identificar los objetivos y procedimientos básicos preliminares de la auditoría o
examen que se va a realizar.
4 Generar información adicional para la evaluación del control interno.
Esta matriz se prepara en la fase II, Planificación Específica, cuyo objetivo es valorar
el riesgo inherente y de control específico considerando las afirmaciones de eficiencia,
eficacia y efectividad, a fin de determinar y calificar los factores específicos de riesgo,
para lo cual requiere la información tabulada y referenciada con los documentos de
respaldo. (Anexo 2)
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Los riesgos del nivel global de la entidad pueden provenir de factores externos o
internos, los que pueden afectar tanto a los objetivos establecidos como a los
implícitos, riesgos que se incrementan en la medida en que los objetivos difieren
crecientemente del desempeño pasado.
5.6.11.1 Externos
5.6.11.2 Internos
La conexión de los objetivos por actividad con los objetivos globales y planes
estratégicos de la entidad
Coherencia entre los objetivos asignados a cada actividad con la relevancia y
características específicas;
Idoneidad de los recursos con relación con los objetivos;
Identificación de los objetivos por actividad para la consecución de los objetivos
generales.
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Existencias
Compras en exceso
No existe conciliaciones periódicas entre auxiliares de cuentas por pagar con el
mayor general.
No se investigan las diferencias resultantes de las conciliaciones.
Procedimiento de corte de compras al finalizar el período inadecuado.
Numerosos asientos de ajuste.
Nuevas aplicaciones para el control de compras.
Devoluciones importantes a los proveedores.
Variaciones significativas con respecto al presupuesto
Transacciones representativas de compras, bienes y servicios.
Procedimiento de adquisiciones
Forma de licitación
Actividades de compras centralizadas o descentralizadas
Fluctuaciones importantes en los precios de compra.
Adquisiciones en moneda extranjera.
Compras recibidas directamente por los usuarios
Grado de dependencia de uno o más proveedores.
Recepciones parciales de compras.
Condiciones en las que se realizan las compras.
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5.7 Indicadores
5.7.1 Definición
Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los
objetivos y las metas planteadas por la organización.
Como los indicadores son los patrones de valoración del comportamiento de las
variables relevantes, las mismas que se desprenden de cada uno de los objetivos
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5.7.3.1 Eficacia
5.7.3.2 Eficiencia
Miden los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad,
en un proyecto, programa, etc.
5.7.3.3 Economía
Capacidad de autofinanciamiento,
Eficacia en la ejecución del presupuesto,
Nivel de recuperación de los recursos colocados en manos de terceros, etc.
Entre otros indicadores de economía que están en uso tenemos los siguientes:
Costo del servicio prestado / Con relación al costo estimado del servicio
5.7.3.4 Calidad
Los elementos de la calidad se los determina bajo los siguientes factores: oportunidad,
accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesía
en la atención.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos generalmente aplicados por los
auditores profesionales durante el curso de sus labores.
A continuación se define las técnicas que pueden ser más utilizadas en este tipo de
auditorías:
Ejemplo:
Establecer el cumplimiento de un procedimiento administrativo
expresado en un Reglamento o norma con la aplicación real.
Al establecer la relación del presupuesto autorizado, modificado
con la ejecución total
Ejemplos:
Recalcular la retención de impuesto al valor agregado retenida en
las facturas.
Técnicas Definición
Investigación Examina acciones, condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y pasivos y
todas las operaciones relacionadas con éstos.
Evaluación Es el proceso de arribar a una conclusión de auditoría a base de las evidencias
disponibles.
Medición Consiste en medir la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de una entidad.
Verificación Asociada con el proceso de auditoría, asegura que las cosas son como deben ser.
Prácticas Definición
ARCHIVO PERMANENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
Información General
PXA
Área financiera contable
PXB
Área Sistemas de Presupuesto
Descripción del sistema
- Ingresos
- Egresos
Manual de operaciones
Detalle de registros presupuestarios, Catálogos y Clasificadores Presupuestarios
Presupuesto anual
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Manual de Procesos
Organigrama posicional del personal de la unidad o área examinada.
Distributivo de puestos
Descripción del personal del área examinada que actuó en el período examinado.
Detalle de los Equipos, software (sistema operativo y aplicaciones) en uso, con el nombre de los
responsables de su administración.
Detalle de registros de control del software y hardware
Manuales de operaciones
Reporte e informes
Fecha:
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ARCHIVO PERMANENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
Contenido Índices
Subsecretaría de Presupuestos PX
Administración del Presupuesto General del Estado
Organización de la Unidad PXA
Estructura organizativa de la Subsecretaría de Presupuestos y de las unidades administrativas que la
conforman.
Base legal técnica presupuestaria aplicable
Plan de actividades, corto, mediano y largo plazo.
Programación macroeconómica y escenarios presupuestarios plurianuales.
Descripción de las políticas macroeconómica y fiscal,
Descripción de los procedimientos, métodos, catálogos y clasificadores presupuestarios, registros y
prácticas presupuestarias de los recursos del estado.
Objetivos y metas determinados por la planificación y restricciones presupuestarias
Procedimientos de control interno.
Indicadores y parámetros de gestión
Área de Directrices y Políticas Presupuestarias PXB
La evaluación del control interno, como principal instrumento para asegurar la gestión
institucional, es un proceso permanente que a partir de la información que se obtiene
de varias fuentes se emite un criterio sobre el rendimiento o desempeño de un área,
proceso o actividad del sistema general.
Al realizar la evaluación del control interno se debe considerar los controles básicos y
la evaluación del control clave.
Procedimiento de registro.- Toda operación que realice una entidad pública debe
registrarse en libros para una adecuada clasificación y exposición conforme a la
naturaleza de la misma.
Procedimiento de custodia.- Orientados a conseguir una custodia correcta sobre
el uso y acceso de los activos y registros, asegurar las instalaciones, la información
y acceso a sistemas informáticos.
Procedimiento de revisión.-Se refiere a la revisión independiente sobre la
ejecución y valuación de las operaciones.
Todas las entidades poseen en mayor o menor grado, controles que colaboran con la
alta dirección para lograr sus objetivos, en la medida que el Auditor comprenda su
labor se tornarán más eficaces y eficientes.
El estudio y evaluación del control interno se realizará a base del objetivo general de la
auditoría y los objetivos específicos del examen, como se describe a continuación:
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Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso
normal de las operaciones.
Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros o
archivos.
Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad,
ordenamiento lógico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén
debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el
funcionamiento real.
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el
grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones
y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.
SIMBOLO DENOMINACIÓN
Para utilizar correctamente los símbolos, es preciso contar con técnicas adecuadas
para la representación, como las que se describen a continuación:
5. El cruce de líneas debe ser ocasional, en este caso se utilizará como indica la
figura, la media luna señala un puente que no interrumpe la línea principal de flujo.
6. Las uniones de las líneas de proceso se realizará formando un ángulo recto, por
ejemplo:
10. La salida de líneas de los símbolos será por la parte inferior o lateral, así:
12. La distribución de formularios se representa con líneas de salida que inician cada
uno de los documentos.
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13. La operación o control sobre un solo ejemplar se representa por medio del símbolo
en línea del flujo.
14. Descripciones
No No
Si
Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el Auditor se
documente de los controles de una manera organizada. Por ejemplo:
Para el análisis de informes o reportes de resultados de las actividades realizadas se
debe consultar:
El cuestionario debe ser preparado y/o actualizado, por el Auditor Jefe de Equipo y
Supervisor, con suficiente experiencia y conocimiento de la entidad o unidad, para
saber con un alto grado de seguridad, si los factores de riesgo se encuentran
presentes y si se deben considerar factores de riesgo.
VENTAJAS DESVENTAJAS
CUESTIONARIOS:
Guía para evaluar y determinar áreas críticas. No prevé naturaleza de las operaciones
Disminución de costos. Limita inclusión de otras preguntas
Facilita administración del trabajo No permite una visión de conjunto.
sistematizando los exámenes.
Pronta detección de deficiencias Las preguntas no siempre abordan todas las
deficiencias.
Entrenamiento de personal inexperto. Que lo tome como fin y no como medio.
Siempre busca una respuesta. Iniciativa puede limitarse.
Permite preelaborar y estandarizar su Podría su aplicación originar malestar en la entidad.
utilización.
DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS:
Evalúa siguiendo una secuencia lógica y Necesita de conocimientos sólidos de control
ordenada. interno.
Observación del circuito en conjunto Requiere entrenamiento en la utilización y
simbología de los diagrama de flujo
Identifica existencia o ausencia de controles. Limitado el uso a personal inexperto.
Localiza desviaciones de procedimientos o Por su diseño específico, resulta un método más
rutinas de trabajo. costoso.
Permite detectar hechos, controles y
debilidades.
Facilita formulación de recomendaciones a la
gerencia.
NARRATIVAS O DESCRIPTIVAS:
Aplicación en pequeñas entidades. No todas las personas expresan sus ideas por
escrito en forma clara, concisa y sintética.
Facilidad en su uso. Auditor con experiencia evalúa.
Deja abierta la iniciativa del auditor. Limitado a empresas grandes
Descripción en función de observación directa. No permite visión en conjunto
Difícil detectar áreas críticas por comparación.
Eventual uso de palabras incorrectas origina
resultados inadecuados.
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El informe o carta con las novedades relativas al control interno, dirigido a la máxima
autoridad de la entidad, contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Este documento será discutido en reunión de trabajo con las autoridades y
servidores(as) encargados(as) del cumplimiento de las acciones correctivas.
Los auditores internos por sí o con asistencia de los especialistas de los Sistemas de
Información Computarizados (SIC’s), en la fase de planeamiento determinarán si los
controles relativos al ambiente de los sistemas de información son efectivos y por ende
serán considerados para la evaluación del control interno.
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La Unidad de Auditoría Interna llevará a cabo los controles sobre la eficacia del
sistema, por otra parte son fundamentales los controles efectuados por los
servidores(as) que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional,
programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones periódicas al
sistema de control interno.
La selección del método de muestreo a utilizarse queda sujeta al criterio del Auditor,
debiendo seleccionar partidas de muestras del universo que sean representativas.
El Auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los papeles de trabajo
que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripción del plan de
muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la muestra, el
seguimiento que se realizó de cada error, el número de unidades de muestreo que se
examinaron, si los resultados se consideran aceptables o inaceptables y los resultados
de la evaluación. Cuando el muestreo se realiza mediante la utilización de
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herramientas informáticas, todos los reportes generados por estas deben también ser
incluidos como parte de los papeles de trabajo.
5.24.1 Definición
Es el documento que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el
curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. Permite obtener
la evidencia suficiente, competente y pertinente para alcanzar los objetivos
establecidos en la planificación específica y asegura la aplicación de los
procedimientos mínimos, con el fin de alcanzar el grado requerido de calidad de la
auditoría.
Mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos de control
interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si están
funcionando de conformidad con lo establecido.
Propósito de la auditoría
Las muestras que se han elegido para examinar,
Los procedimientos que se emplearán, y
Las fuentes de información.
Los programas son esenciales para cumplir con las actividades de auditoría, sus
propósitos son los siguientes:
Planificación específica
Demás datos disponibles.
Las modificaciones que se deban realizar a los procedimientos del programa, serán
analizadas entre el jefe de equipo y el Supervisor y se hará constar en la hoja de
supervisión respectiva.
b. Un detalle paso por paso del trabajo que se debe efectuar a través de las pruebas
de auditoría, que permitirán obtener evidencia suficiente, competente y pertinente,
para satisfacerse sobre la razonabilidad de las cifras del área o cuenta examinada
o sobre lo adecuado del control interno de un proceso, una actividad, etc. y emitir
la opinión correspondiente.
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Identificación: Comprende:
Ref. P/T: Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se
encuentra el trabajo efectuado, según el procedimiento indicado en el
programa.
c. Alcance de la Auditoría
Será utilizado en el caso de que los resultados de la evaluación del control interno
determinen la modificación del alcance de la auditoría o examen especial.
Considerar las deficiencias para establecer los riesgos de auditoría para cada
componente.
Para determinar y calificar los factores específicos de riesgo, se elaborara una matriz
por cada área o componente a examinar, la que contiene los hechos importantes que
podrían constituir una desviación con objetivos específicos y procedimientos básicos
para su verificación.
g. Plan de muestreo
Se presentarán en anexos para cada componente, en los que constarán los objetivos
específicos; que se relacionan con las afirmaciones de veracidad, integridad y
valuación, los procedimientos de auditoría estarán dados a través de pruebas de
cumplimiento y sustantivas detalladas a la medida, ampliando las que constan en la
matriz y la muestra a examinar.
Se preparan cuestionarios de control interno para cada componente o área, los que
serán elaborados por el Supervisor y Jefe de Equipo, de ser necesario los podrán
elaborar otros profesionales.
j. Recursos humanos
Se hará constar el nombre del auditor, los componentes a ser examinados, el tiempo
que se utilizará en días hombre y en días calendario y el total de días a utilizar. Se
identificarán las actividades que va a realizar el Supervisor.
l. Recursos financieros
m. Productos a obtener
n. Firmas
CAPITULO VI
EJECUCION DE LA AUDITORÍA
En esta etapa se ejecuta el plan de auditoría y los procedimientos planificados que son
el medio o instrumento para obtener evidencia comprobatoria, suficiente y adecuada
que respalde la elaboración del informe.
El uso de pruebas en los exámenes, implica un cierto riesgo puesto que se requiere
que el Auditor posea un conocimiento suficiente de las técnicas y aplique el debido
cuidado y criterio en su elección.
Estas pruebas tienden a confirmar el conocimiento que el Auditor tiene acerca de los
procedimientos y políticas de control interno en la entidad, las que se han obtenido en
la etapa de evaluación del mismo y sirven para verificar su funcionamiento efectivo
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Que el Auditor no puede mirar todas las operaciones, por lo que realizará una
reconstrucción de los procesos mediante la reejecución es decir va hacia atrás.
Realizar el seguimiento de recomendaciones.
Las técnicas también pueden clasificarse según la técnica seguida para determinar
dentro de la revisión selectiva la naturaleza y el tamaño de la muestra y evaluar los
resultados obtenidos de la prueba, en tal sentido, pueden ser sin medición estadística
y con medición estadística.
En este tipo de pruebas, el Auditor lleva a cabo las distintas etapas del proceso de
muestreo, aplicando tablas y fórmulas matemáticas que le permiten obtener precisión
y seguridad en sus apreciaciones.
Las técnicas de muestro que se utilicen debe ser consistentes con los objetivos de la
prueba de auditoría (¿Qué es lo que se quiere conseguir?).
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6.3.3.2 Unidad de Muestreo son los elementos individuales que forman el universo.
método de selección adecuado a los objetivos del auditor que permita obtener una
muestra representativa del universo.
Mediante este método todas las unidades de muestreo del universo, tienen el mismo
grado de probabilidad de ser seleccionadas. Para poder planear y evaluar
estadísticamente una muestra se debe utilizar un método de muestreo por
probabilidades, los métodos utilizados más frecuentemente son:
Se utiliza tanto para pruebas de atributos como de variables, en este muestreo todas
las unidades que forman el universo tienen la misma probabilidad de ser
seleccionadas en cada extracción, debido a que toman como base el algoritmo para
generar los números aleatorios o randómicos.
Se escoge una de cada “n" unidades, junto con el punto de partida de un intervalo
inicial seleccionado al azar, el cual debe ser menor que el intervalo, o la selección de
una muestra en base a uno o más intervalos uniformes de muestreo. Un intervalo
uniforme se determina dividiendo el número de partidas del universo por el tamaño
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Las muestras son seleccionadas a base de criterio del Auditor, esperándose que la
muestra resultante sea representativa en relación del universo.
Las unidades de la muestra se seleccionan sin ninguna razón para incluir u omitir
ciertos registros en particular, el Auditor elige los registros de un universo sin
considerar el tamaño, fuente u otras características particulares.
Los dos tipos de muestreo soportan el criterio profesional del Auditor para la
planeación, elaboración y evaluación de una muestra. Se basan en la presunción de
que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto,
para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo.
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Una vez que se cuenta con la evidencia real obtenida por el Auditor durante la
ejecución de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada
procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si
la evidencia obtenida es importante y confiable.
Condición.- Lo que es
Criterio.- Lo que debe ser
Efecto.- ¿Cuál es la consecuencia? o impacto ( de manera general
de tipo económico)
Causa.- ¿Por qué sucede?
En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por
el Auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios con que evaluar y
comparar la condición, el auditor puede considerar aspectos como efectuar,
análisis comparativo, uso de estadísticas o normas técnicas apropiadas.
Ejemplo:
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Condición
Criterio
Causa
Efecto
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Lo expuesto ocasiona que el Ministerio no disponga del tiempo real laborado por los
servidores(as) durante la jornada de horas extras y no se pueda determinar la
razonabilidad de los pagos realizados.
Como una herramienta para la redacción del informe de auditoría o examen especial
se presenta a continuación el formato de hoja de apuntes o hallazgos
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HOJA DE APUNTES
Auditoría o Examen Especial: Referencia P/T
Unidad Administrativa:
Período:
Área de hallazgo:
Condición:
Criterio:
Causa:
Efecto:
Conclusión:
Página:
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Recomendación:
Puntos de vista de los(as) servidores(as) responsables
Firma Fecha
Preparado por:
Revisado por:
6.5 Evidencia de Auditoría
Las evidencias deben guardar relación con los objetivos de la auditoría y las
afirmaciones de los auditados.
En términos generales, las clases de evidencias que obtienen el auditor son las
siguientes:
Es aquella que existe en todo cuanto nos rodea. Se obtiene a través de la inspección u
observación física de los bienes, procesos, procedimientos, registros y documentos
de las actividades ejecutadas por los servidores(as) y/o personas de la entidad
examinada, así como sobre hechos relacionados con el objeto del examen.
6.5.1.2 Testimonial:
Son las pruebas obtenidas que vienen de entrevistas con las partes interesadas,
puede documentarse en forma de notas de entrevista, conversaciones grabadas en
casettes, documentos o declaraciones recibidos en respuesta a indagaciones, el
Auditor debe tener en cuenta que esta evidencia es limitada sino está corroborada por
verificaciones y comprobaciones de los registros, documentos o pruebas físicas.
6.5.1.3 Documental:
Los documentos facilitados por los sistemas de registro, libros diarios, mayores,
reportes, inclusive los procesados en sistemas informáticos, contratos, informes y
otros documentos relacionados con el desempeño de la administración, constituyen la
clase de evidencia más convincente, como medio de protección a los interesados en
los resultados de una auditoría, así como para los auditores.
La mejor calidad de evidencia documental, es decir la basada en documentos
auténticos, es aquella que proviene de fuente externa.
6.5.1.4 Analítica:
La fuente para la obtención puede ser interna (entidad) y externa (fuera de la entidad).
Las evidencias que provienen de la entidad son menos confiables que aquellas
pruebas realizadas por el Auditor o las evidencias obtenidas de las fuentes externas,
estas son más confiables que las evidencias internas.
Producida por una estructura de control Producida por una estructura de control interno
interno efectivo. débil.
Suficiencia
La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias
pruebas, el Auditor adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, están
satisfactoriamente comprobados, para proyectarlos con un mínimo riesgo, sin embargo
este riesgo de auditoría no puede reducirse a cero.
Competencia
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La evidencia válida significa que las pruebas en que se sustente las mismas sean
fiables.
La evidencia será más confiable cuando se base en hechos más que en criterios.
6.6.1 Definición
d. Respaldar el informe del Auditor, el informe debe contener información o datos que
estén respaldados en los papeles de trabajo.
e. Indicar el grado de confianza del control interno, los papeles de trabajo deben
incluir los resultados del examen y evaluación del control interno, así como los
comentarios sobre el mismo.
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g. Mejorar la calidad del examen, los papeles de trabajo bien elaborados llaman la
atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de atención a los
hallazgos más significativos.
j. Servir como evidencia de trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios o
cargos en contra.
Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían según las
circunstancias, es conveniente que se considere los siguientes aspectos básicos:
a. Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que se proyecten
con claridad:
e. Debe considerarse que un papel de trabajo está completo, cuando incluye todos
los datos e información que respalden los comentarios, conclusiones y
recomendaciones del informe y además cuando otro autor al revisarlo llegue a
conclusiones similares.
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El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores constituye una guía útil
y pueden ser objeto de mejora.
Por otra pare el Auditor antes de preparar un papel de trabajo, debe preguntarse entre
otros aspectos lo siguiente:
1. Condiciones Generales:
El Auditor debe guardar con cuidado y vigilar la integridad de los papeles de trabajo,
debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter
reservado de la información contenida en los mismos.
El Auditor debe conservar los papeles de trabajo ya que son importantes para
auditorías futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios, una
vez concluido el trabajo y debidamente ordenados y referenciados deben ser
entregados al archivo de la Unidad.
Las marcas de auditoría son signos o símbolos que utiliza el Auditor en los papeles de
trabajo, para indicar la naturaleza, alcance y el tipo de procedimientos o prueba a
realizar en la ejecución de una auditoría, las cuales facilitan su entendimiento.
Las marcas deberán ser uniformes, simples, distinguibles y claras, de manera que
puedan ser rápidamente descritas por el auditor que ejecuta el trabajo e identificables
por quien lo supervise.
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189
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Revisión:
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Al registrar las marcas de auditoría debe tenerse presente las siguientes reglas:
Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido revisado.
Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repetición de la marca en cada
una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupación que los engloben.
El significado de la marca debe ser anotado en forma clara y concisa en la parte
inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo donde se
explica la misma.
No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes.
Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del
papel de trabajo.
Debe evitarse recargar el papel de trabajo con el uso excesivo de marcas, ya que
ello crea confusión y dificulta la supervisión.
Las marcas de auditoría son de dos clases: con significado uniforme a través de todos
los papeles de trabajo y con distinto significado a criterio del Auditor.
Los siguientes símbolos han sido aceptados como marcas de auditoría uniforme:
C Circularizado
C Confirmado
C+ Comprobado sumas
a. Cruzado
a) Conciliado
O Inspección física
Ch Chequeado
Verificado
Tr Transacción rastreada
R Revisado
Rs Revisión selectiva
L Liquidación realizada
N No autorizado
Sumatoria
* Observación
S Documentación sustentatoria
T Tomado de
NE Notas explicativas
Las marcas que tienen significado a criterio del auditor responsable de ejecutar la
auditoría, se las utiliza para definir en forma resumida el procedimiento, tarea o prueba
aplicada a la información, transacción, dato o actividad examinada.
Supervisar
Revisar
Consultar
Demostrar el trabajo realizado
Las referencias deben ser escritas en un color diferente al utilizado en el resto del
papel, usualmente en color rojo.
Cuando se usa una referencia alfanumérica se debe utilizar una misma letra para
identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro, componente o
ciclo de transacciones, asignando un número correlativo según el orden de archivo
de los papeles de trabajo.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relación
existente entre ellos sea cruzada, esta práctica es útil ya que tiene por objeto
relacionar información importante contenida en un papel de trabajo con respecto a
otro.
Los índices de los papeles de trabajo tienen relación con el ordenamiento que se les
debe dar en una auditoría determinada, bien sea en el transcurso de la auditoría o a su
término, lo que permite identificarlos y agruparlos de acuerdo a su naturaleza y a la
relación que tienen entre ellos.
cada papel de trabajo, la clave que se utilizará puede ser alfabética, numérica o
alfanumérica.
Es importante tener un índice del orden de los papeles de trabajo y que todos ellos
contengan referencias cruzadas cuando están relacionados entre sí.
1. Archivo Permanente:
I Administración de la auditoría AD
II Planificación preliminar PP
III Planificación específica PE
IV Supervisión SU
3. Archivo Corriente:
Página:
194
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a) El Auditor
b) La Entidad
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195
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Son aquellos que constituyen evidencias de los hallazgos relacionados con cada
componente, cuenta o actividad en particular.
a) Auditores
b) Entidad
Entre los procedimientos para identificar los hechos posteriores o subsecuentes están:
ARCHIVO CORRIENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
PARTE I - INFORMACIÓN RESUMEN Y DE CONTROL
Contenido Índice
Borrador del informe del área o unidad examinada I
Memorando de antecedentes II
Informe de control Interno, si amerita III
Acta de conferencia final de comunicación de resultados del Borrador del Informe de la auditoría o IV
examen especial
Nomina de los dignatarios, servidores(as), ex servidores(as) y más personas vinculadas con el área V
examinada, que asistieron a la conferencia final, con los datos personales.
Puntos de vista de los asistentes a la conferencia final VI
Correspondencia de los asistentes a la conferencia final, relacionada con el requerimiento y entrega VII
del borrador del informe de la auditoría o examen especial
Hojas de ajustes y reclasificaciones propuestas VIII
Debilidades de control interno IX
Correspondencia enviada y recibida relacionada con los hallazgos de auditoría. X
Página:
199
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Control de tiempo utilizado y explicación de la variación del tiempo en relación con el presupuesto XI
Nota y requerimiento de orden técnico y administrativo, relacionado con la supervisión de la auditoría XII
Índice de carpetas de archivo corriente XIII
Elaborado o Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Fecha:
6.8.2 Documentación de trabajo
ARCHIVO CORRIENTE
ENTIDAD:
ÁREA EXAMINADA:
Los componentes podrían ser para cada uno de sus rubros, consecuentemente el índice de las cédulas
sumarias sería el que consta a continuación; y el de los programas y papeles de trabajo que respaldan los
resultados, se identificarían adicionalmente con números correlativos conforme a la estructura definida en
la alternativa 1
Título del componente
BANCOS A
INVERSIONES TEMPORALES B
CUENTAS POR COBRAR C
EXISTENCIAS (BIENES, MATERIALES, OTROS) D
PREPAGADOS E
ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACION) F
INVERSIONES LARGO PLAZO G
CARGOS DIFERIDOS H
OTROS ACTIVOS I
CUENTAS POR PAGAR AA
OBLIGACIONES BANCARIAS Y FINANCIERAS A CORTO PLAZO BB
PROVISIONES POR PAGAR CC
PRECOBRADOS Y ANTICIPOS RECIBIDOS DD
OTRAS CUENTAS POR PAGAR EE
PRESTAMOS BANCARIOS Y FINANCIEROS A LARGO PLAZO FF
CREDITOS DIFERIDOS GG
PATRIMONIO HH
CUENTAS DE INGRESO Y
CUENTAS DE GASTOS X
CUENTAS CONTINGENTES WW
CUENTAS DE ORDEN ZZ
Página:
200
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Para las cuentas del activo se utilizará una letra y para las cuentas de pasivo dos letras del alfabeto,
manteniendo la estructura planteada en la alternativa 1
Elaborado o Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Fecha:
Los documentos que tienen más de una página serán numerados en forma
ascendente a continuación del índice del papel de trabajo. En cada carpeta se
insertará el detalle de su contenido relacionado con los índices utilizados para facilitar
la ubicación de la información.
Reserva,
Materialidad
Importancia relativa,
CAPITULO VII
7.1 Definición
Esta es una tarea que exige que el profesional que la realiza, posea conocimientos
sólidos, destreza, capacidad de análisis, sentido común y sobre todo sea ético en sus
actuaciones, por lo que es una labor de gran importancia para la consecución de los
objetivos propuestos.
Una supervisión adecuada debe asegurar y perseguir ciertos objetivos que posibiliten
promover las acciones para ejercerlas de la mejor manera, lograr el éxito deseado en
la realización de las auditorías o exámenes especiales y evaluar la efectividad de su
aplicación, estos objetivos entre otros son los siguientes:
7.4.2 Supervisor
Planificación,
Ejecución del trabajo de campo
Preparación del informe
Hoja
PROGRAMA DE SUPERVISION No. 1
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA: FECHA :
PROCEDIMIENTOS
1 Comprobar que la orden de trabajo guarde relación con el Plan Anual, respecto a:
objetivos, tipo de examen, alcance, período, componentes o cuentas, tiempo estimado
y recursos humanos necesarios.
4 Participar con el jefe de equipo en las entrevistas programadas con las autoridades y
servidores(as) responsables, así como en el recorrido por las instalaciones para
obtener y actualizar la información general de la entidad y sus actividades.
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
El programa de supervisión para esta fase, contendrá entre otros los siguientes
elementos:
Hoja
PROGRAMA DE SUPERVISION No. 1
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA: FECHA :
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
Página:
213
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Analizará los problemas importantes que se encontraron y que deben constar en los
papeles de trabajo, las soluciones que se les dieron y la forma en que los mismos
están registrados y su incidencia en los resultados.
Página:
214
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Hoja
PROGRAMA DE SUPERVISION No. 1
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA: FECHA :
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF. HECHO FECHA
P/T POR
OBJETIVO
Orientar y evaluar el trabajo asignado a los auditores que forman el equipo de trabajo,
para lograr que este se realice con independencia y objetividad, de conformidad a lo
dispuesto en las leyes, normas y técnicas de auditoría, para lograr cumplir con los
objetivos propuestos en la auditoría.
PROCEDIMIENTOS
1 Presentar a la máxima autoridad de la entidad o área a examinar, a los integrantes
del equipo de trabajo, así como solicitar la colaboración y facilidades necesarias para
el desarrollo de la auditoría.
2 Comprobar que el jefe de equipo, identifique a los servidores(as) y ex servidores(as)
de la entidad vinculados con el ente o área a examinar y comunicar el inicio del
examen, de conformidad con la normativa legal vigente.
5 Conjuntamente con los miembros del equipo, establecer la estructura de los papeles
de trabajo para el análisis de los componentes o áreas a examinar, de manera que
sean objetivos, que la redacción sea clara y comprensible, que contengan resultados
precisos y con referencia a la fuente de información utilizada.
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
Notificación inicial
En la entrevista a los principales servidores(as)
Al informar sobre la evaluación del control interno
Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del examen mediante la
lectura del borrador del informe final.
Al presentar oficialmente el informe de auditoría.
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA: FECHA :
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF. HECHO FECHA
P/T POR
OBJETIVO
Asegurar que los resultados de la auditoría sean objetivos y concluyentes e informados
oportunamente a los directivos de la entidad, a fin de que las acciones correctivas que
se formulen a través de las recomendaciones, superen las deficiencias de carácter
financiero y administrativo que se hayan detectado.
PROCEDIMIENTOS
1 Promover reuniones con los directivos y empleados de la entidad examinada, para
comunicar los resultados que se van obteniendo, los que serán debidamente
documentados.
2 Revisar y validar el contenido y redacción del borrador del informe, asegurándose que
éste considere entre otros los siguientes aspectos:
Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes del examen
y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el transcurso del
examen.
Que los comentarios contengan el título y los atributos del hallazgo: condición,
criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones y recomendaciones.
Que la redacción y presentación del informe se lo haga con objetividad, precisión,
sean concisos, con tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad,
respaldado con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna, de modo
que sea convincente y facilite a los usuarios su comprensión y promueva la
efectiva aplicación de las acciones correctivas.
Que el expediente de papeles de trabajo esté organizado conforme a las
disposiciones y normativas vigentes.
Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa, se revelen en el
informe.
Que se adjunte al informe únicamente los anexos necesarios.
Que se incluya en el informe y memorando de antecedentes, los comentarios
relacionados con los hechos tipificados en el Código Penal y otros delitos; o
cuando se haya tramitado un informe o una acta de presunción de
responsabilidad penal, este hecho se revele en el informe.
3 Una vez que ha revisado íntegramente el contenido del borrador del informe, validar y
autorizar al jefe de equipo, para que efectúe la convocatoria para la comunicación de
resultados finales.
4 Participar en la lectura del referido documento y asegurarse que se suscriba el acta
correspondiente.
5 Analizar y decidir con el jefe de equipo, la inclusión, eliminación o modificación de
algún comentario o información; a base de los criterios vertidos o de la documentación
presentada por los servidores(as) de la entidad, a fin de que los resultados contenidos
en el informe final sean irrefutables
6 Verificar que el memorando de antecedentes, contenga todos los elementos señalados
en el Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades y en el presente Manual de
auditoría Interna.
7 Entregar el informe final al Auditor General para su aprobación y emisión, adjuntando
cuando corresponda, la síntesis y el memorando de antecedentes, así como los
archivos de documentos respectivos y vigilar su trámite.
8 Con el jefe de equipo cuantificar los días efectivamente trabajados, considerando los
permisos, vacaciones y otros de cada miembro del equipo
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
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CAPITULO VIII
EL INFORME DE AUDITORÍA
Los auditores internos deben preparar los informes de auditoría por escrito para:
Los asuntos de los que trata el informe escrito, deben tener suficiente importancia para
justificar su inclusión y la atención de los servidores(as) a los que va dirigido. Deben
evitarse los temas de una importancia relativa menor.
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Si bien el informe debe ser conciso, contendrá los antecedentes suficientes sobre los
objetivos y alcance del trabajo, la descripción de las observaciones, recomendaciones,
la opinión del auditado y la conclusión u opinión del Auditor Interno, teniendo en
cuenta una perspectiva adecuada.
El Auditor Interno debe partir del supuesto que el lector no tiene conocimiento de la
materia analizada; por lo tanto, el informe explicará suficientemente los hechos o
circunstancias y expondrá sus conclusiones y recomendaciones con claridad.
8.4 Utilidad
8.5 Oportunidad
Debe emitirse sin retraso a fin de permitir una rápida acción correctiva. La oportunidad
siempre es importante a fin de que promueva mejoras sustanciales en las operaciones
de la entidad o área auditada.
8.6 Objetividad
Las observaciones y conclusiones del informe, deben estar sustentadas por evidencia
válida y suficiente, que conste en los papeles de trabajo. Se deben preparar informes
que reflejen la realidad de la mejor manera posible, sin inducir a error, enfatizando sólo
en aquello que necesita atención.
8.7 Equidad
Los datos contenidos en el informe, deben ser suficientes a fin de que los auditados
den la importancia a las observaciones y la razonabilidad de las conclusiones y vean la
conveniencia de aceptar las recomendaciones. El Auditor debe estar preparado para
dar pruebas concretas de todas y cada una de las manifestaciones señaladas en su
informe.
Los informes deben ser redactados de manera clara y con un ordenamiento lógico.
Estas características se relacionan directamente con la eficacia de la comunicación.
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8.10 Concisión
Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad más elevada de
captar la atención y generar acciones eficaces.
Los informes concisos, van a los hechos y evitan detalles innecesarios que confundan
al servidor(a). Para ser más efectivo, el informe será formulado oportunamente
después del trabajo de campo.
El Supervisor que revise el informe, cuidará que se revelen todos los hallazgos
importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que el
contenido de las recomendaciones sea convincente sobre los propósitos de mejorar
las situaciones observadas.
Para que el proceso de revisión del informe de auditoría sea adecuado y se emita un
documento de alta calidad, se establecen tres niveles de revisión:
La revisión del Auditor General estará encaminada a que el informe sea oportuno,
claro, objetivo, imparcial y constructivo, buscando una reacción favorable y de
aceptación a las conclusiones y recomendaciones planteadas por el Auditor Interno.
El Auditor General es el responsable de legalizar con su firma el informe de auditoría.
Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada, haga algunas
notas personales, determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una
lista de puntos pendientes por completar.
Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser poco
largo.
La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de
que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la
cantidad de escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se sienta presionado
por la falta de tiempo.
Si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar
de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita
una revisión.
Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo a primera vista, muchos
lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas
escritas sin errores mecanográficos y aritméticos y que esté bien organizado. Una
escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión
respecto a la calidad del informe.
Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor, para lograr el
éxito organice sus ideas.
Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba
párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del
hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las
transcriba textualmente, incluya únicamente lo más importante.
8.14.2.9 Prefiera usar los verbos en forma activa antes que en forma pasiva.
Los documentos son más interesantes y efectivos cuando se usa la voz activa,
Ejemplo: "La entidad XX provee servicios" es más objetivo que, "Los Servicios
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Esté seguro que los sujetos y los verbos estén satisfactoriamente ubicados al
escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los
pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy
común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a
conocer por primera vez.
Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar
repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.
Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo haga, esté incluido el
término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones
deben ser omitidas.
Por otro lado para el desarrollo del contenido del informe y la estructura de su formato,
deberá observar de manera obligatoria los estándares definidos en el “Reglamento
para la elaboración y trámite de exámenes especiales o informes con indicios de
responsabilidad administrativa, civil y penal”, expedido por la Contraloría General del
Estado con Acuerdo 025 CG, publicado en Registro Oficial 23 de 10 de septiembre de
2009.
El borrador del informe de auditoría, será preparado durante el desarrollo del examen,
con los resultados que deben entregar los miembros del equipo, respaldados, con los
papeles de trabajo y todas las evidencias documentadas obtenidas.
Cuando el Auditor Jefe de Equipo ha concluido la redacción del borrador del informe,
entregará al Supervisor para su revisión, realizará preguntas sobre las modificaciones
recomendadas y tratará de no hacer cambios sin haber entendido el por qué de éstos,
toda vez que si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.
Este borrador contendrá las referencias cruzadas específicas a los papeles de trabajo,
con el fin de facilitar la ubicación de los datos e información de soporte de los
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
un informe breve o corto, que contendrá el dictamen, las áreas o rubros auditados y
las correspondientes notas. Este informe produce los mismos efectos legales,
administrativos, técnicos y financieros de los informes largos o extensos.
Es el documento que preparan los auditores para comunicar los resultados al finalizar
la auditoría, en el constan comentarios, conclusiones y recomendaciones, incluye el
dictamen profesional cuando se trata de auditoría financiera; y en relación con los
aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de
los interesados y cualquier otro aspecto que se juzgue relevante para la comprensión
completa del mismo. El informe sólo incluirá, hallazgos y conclusiones sustentados en
evidencia suficiente, competente y relevante, esta se hallará debidamente
documentada en los papeles de trabajo.
CONTENIDO AUDITORÍA
DE
GESTIÓN
Carátula X
Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético) X
Índice X
Carta de Presentación o envío (Anexo 5) X
CAPITULO I
Enfoque de la auditoría - Información introductoria
Motivo X
Objetivo X
Alcance X
Limitación al alcance X
Enfoque de la auditoría X
Componentes auditados X
Indicadores utilizados X
CAPITULO II
Información de la entidad
Misión x
Visión x
FODA – Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. x
Base Legal x
Estructura Orgánica x
Objetivo de la entidad auditada (Plan Operativo) x
Financiamiento x
Servidores(as) principales del proceso auditado x
CAPITULO III
Resultados Generales de la auditoría
Comentarios con acciones tomadas por la entidad y/o Hechos Subsecuentes, Conclusiones y x
Recomendaciones, de la entidad o área examinada, relacionados con la evaluación del control interno,
que incluye el seguimiento al cumplimiento de recomendaciones y cumplimiento de metas y objetivos
institucionales, entre otros.
CAPITULO IV
Resultados Específicos por Componentes
Presentación por cada uno de sus Componentes y Subcomponentes, los Comentarios con Acciones x
tomadas por la entidad y/o Hechos subsecuentes , Conclusiones y Recomendaciones
ANEXOS
Nómina de servidores(as) principales x
Movimiento de las cuentas realizadas
Recomendaciones incumplidas si el caso amerita x
Cronograma acordado con los servidores(as) de la entidad para la aplicación de recomendaciones y x
correctivos. (Anexo 8)
Resumen de la Eficiencia, Eficacia y Economía y la comparación de los parámetros e indicadores de x
gestión.
Otros anexos que sean necesarios x
APENDICES
Resultados de los indicadores aplicados x
Página:
231
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CONTENIDO EXAMEN
ESPECIAL
Carátula x
Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético) x
Índice x
Carta de Presentación o envío x
CAPITULO I
Información introductoria
Motivo x
Objetivo x
Alcance x
Limitación al alcance x
Base Legal
Estructura Orgánica
Objetivos de la entidad
Monto de los recursos examinados x
Evaluación del proyecto
Servidores(as) relacionados(as)
CAPITULO II
Resultados del examen
Comentarios con acciones tomadas por la entidad y/o Hechos Subsecuentes, Conclusiones,
Recomendaciones, relacionado con la evaluación del control interno, donde se incluirá el seguimiento
al cumplimiento de recomendaciones
ANEXOS
Nómina de servidores(as) relacionados(as) con el examen (Anexo 1) x
Recomendaciones incumplidas si el caso amerita (Anexo 2) x
Cronograma de aplicación de las recomendaciones: (Anexo 3) x
Otros anexos que sean necesarios x
a) Comentarios
b) Conclusiones
- Conclusión del Auditor sobre el efecto económico y social producido por los
perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias.
c) Recomendaciones
Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor para
fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental para que los
resultados del informe sean irrefutables.
Los hechos posteriores a la fecha del corte de un período auditado, serán
revelados en el informe considerando la evidencia documental y se presentará con
posterioridad a la conclusión, con el subtítulo Hecho Subsecuente, cuando esta
relacionado con el comentario; caso contrario se revelará al final del informe.
Las conclusiones son juicios profesionales de Auditor y se estructurarán
considerando la condición, la causa y efecto del hallazgo, las conclusiones
resumen el resultado del trabajo realizado.
Las recomendaciones se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando
incluir expresiones como “inmediatamente” o “sin demora” y cualquier otra
imposición de tono impositivo. No sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o
reglamentos y estarán numeradas en forma ascendente.
Si del análisis se desprendieren hechos que ameriten la emisión de informes con
indicios de responsabilidad penal, estos no formarán parte del informe general, sin
embargo al final del mismo, antes de la firma del director, se incorporará el
siguiente texto:
Como resultado del análisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área,
etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD de
(nombre de la entidad), se emitió un informe independiente, de conformidad con
los artículos 65, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
La labor del trabajo de auditoría no es secreta, es deber del Auditor discutir abierta y
francamente sus hallazgos con los servidores(as) vinculados(as) con las operaciones
examinadas, manteniendo la reserva del caso ante terceras personas que no tienen
ninguna relación con el examen que se efectúa, con excepción de casos específicos
tales como: Fraude perpetrado en menoscabo de los intereses de la entidad, los que
irían en beneficio directo o indirecto de un servidor(a), familiar, tercero o de otro
organismo; desfalcos, entre otros los electrónicos, (comúnmente denominados
hakers), el ocultamiento y/o falsificación de documentos, hechos, datos u otra
información relevante que debido a la poca tecnología de punta que posee nuestro
país para la investigación, sería fácil de obtener en beneficio personal.
Tipos de comunicación
Para la comunicación del inicio del examen, el Auditor Jefe de Equipo elaborará la
nómina de los dignatarios, servidores(as), ex servidores(as) y más personas
vinculadas con el examen, la cual previa revisión del Director será entregada a la
Secretaría para que elabore las notificaciones iniciales, en los formatos
preestablecidos (anexos 9 y 10).
Los resultados de una auditoría o examen especial para que no propicien situaciones
conflictivas y controversias que en muchos casos son insuperables, serán
comunicados en el transcurso del examen por los auditores gubernamentales a los
servidores(as), ex servidores(as) y más personas relacionadas con los hallazgos
detectados, dándoles oportunidad de presentar información escrita o pruebas
documentadas relacionadas con los asuntos sometidos a examen.
Los resultados provisionales de cada parte del examen, se darán a conocer tan pronto
como se concreten, a fin de:
fundamentados.
Hacer posible que los auditores durante el desarrollo del trabajo de campo
dispongan de toda la documentación y evidencias relacionadas con el examen.
Posibilitar que se presente información o evidencia adicional, en los términos y
plazos previstos en el Reglamento.
Facilitar la implementación de las recomendaciones que de conformidad con el
Artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría “Recomendaciones de Auditoría”
deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio por parte
del titular y servidor(a) responsables del proceso.
Asegurar que las conclusiones resultantes del Examen Especial sean definitivas.
Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos en el
transcurso de la ejecución del Examen.
Identificar los campos en que hay diferencias concretas de opinión entre los
auditores y los servidores(as) de la entidad.
Por otra parte el numeral 9 de la guía de consejo para la práctica de esta norma,
sugiere a los auditores internos evaluar la eficacia del sistema de controles de la
organización e informar esa opinión a la alta dirección y al Consejo de Administración
y señala que:
“…El informe del director ejecutivo de auditoría sobre el estado de los procesos
de gestión de riesgos y control de la organización debe ser presentado
generalmente una vez al año a la alta dirección. El informe debe enfatizar la
función crítica que tienen los procesos de gestión de riesgos y control en el logro
de los objetivos de la organización…”
Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el Auditor, una vez que ha concluido la
evaluación del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecución de la
auditoría, entregará a los directivos, un informe de evaluación del control interno, que
contendrá, las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones
No Reportables (deficiencias de poca importancia), estas últimas, en lo posible deben
ser solucionadas durante las labores de campo.
Son asuntos que llaman la atención del Auditor y que en su opinión deben comunicar a
las autoridades de la entidad, en razón de que representan deficiencias importantes en
el diseño y operación del control interno y podrían afectar negativamente la capacidad
de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera
uniforme. Las condiciones reportables se deben comunicar de preferencia por escrito;
sin embargo, cuando la comunicación sea verbal, deberá documentarse en papeles de
trabajo.
Página:
242
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El contenido del informe de evaluación del control interno será calificado y aprobado
por el Auditor General para el trámite a la máxima autoridad del ente auditado.
Fecha.
Destinatario.
Identificación de la entidad auditada.
Identificación del rubro o área que se está examinando.
Referencia de la normatividad aplicada
El objetivo de la evaluación del Control Interno.
Identificación de los responsables de aplicación del control interno y el propósito.
Un párrafo donde se demuestre que se incluyen las desviaciones determinadas en
el examen.
Presentación de los comentarios, conclusiones y recomendaciones
Explicación de que las deficiencias han sido comunicadas a los servidores(as) de
la entidad.
Pedido de exponer sus puntos de vista y adoptar las acciones correctivas para el
cumplimiento de las recomendaciones.
Firma del Auditor General.
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El Supervisor una vez terminada la revisión e incluidos los ajustes, dirige al Auditor
General el informe para el trámite, revisión, impresión y aprobación.
El Auditor interno deberá considerar las opiniones expresadas por los servidores(as) a
fin de fortalecer o confirmar sus conclusiones y recopilar mayor evidencia documental
para que los resultados contenidos en el informe de auditoría sean irrefutables.
Por otra parte incluirá un registro que contendrá la relación de los servidores(as), ex
servidores(as) y más personas vinculadas al área examinada notificados(as) de la
ejecución de la auditoría, convocados y asistentes a la conferencia final de los
resultados, documento que entre otros aspectos contendrá el número ordinal,
nombres y apellidos, cargos, respaldos de la notificación inicial, convocatoria y acta de
conferencia final (Anexo 15)
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248
MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA Fecha emisión:
Diciembre/2009
Revisión:
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
MINISTERIO DE FINANZAS Código:
MAI-MF-01
CAPITULO IX
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
a. Comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios,
conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe y efectuará el
seguimiento luego de tres meses de recibido el informe aprobado.
Hoja
PROGRAMA PARA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES No.
ENTIDAD : EXAMEN:
CIUDAD :
PROVINCIA : FECHA :
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF HECHO FECHA
. P/T POR
REVISADO POR:
con la evidencia suficiente, competente y pertinente, así como las hojas resumen de
los hallazgos significativos por cada recomendación.
Con los resultados obtenidos del estudio se preparará una matriz del estado real de
las recomendaciones, clasificadas en función a su aplicación en: cumplidas, no
cumplidas, parcialmente cumplidas y no aplicables, información básica para elaborar
los hallazgos de las recomendaciones examinadas.
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253
MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA Fecha emisión:
Diciembre/2009
Revisión:
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
MINISTERIO DE FINANZAS Código:
MAI-MF-01
La labor del Auditor, no termina con la entrega del informe de auditoría con el detalle
de las deficiencias existentes, si no que debe proponer las soluciones a través de las
recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para que proceda a su inmediata
implantación.
Esta labor la cumplirá el Supervisor y Auditor Jefe de Equipo conjuntamente con los
servidores(as) de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y
dentro de los 5 días hábiles siguientes a dicha diligencia.