Versión II

18/12/2019
Rectorado Nacional Editado por
Coordinación Nacional del Plan Estratégico Institucional //RML

CONSIDERACIONES Y PLAZOS PARA

EL INFORME FINAL DE CIERRE DE
GESTIÓN 2019
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Consideraciones Previas:
Para la elaboración del informe final de gestión se debe tomar en cuenta el tipo de metas
programadas en cada Departamento/Carrera/Unidad, siguiendo el siguiente detalle:

 METAS GENERAL Y VLIR.-

En el caso de que la programación del Plan de Acción cuente con ambos tipos de
metas, es decir GENERAL y VLIR se deben adjuntar los formularios solicitados
según el siguiente detalle:

- Un formulario con tipo de Meta GENERAL.

- Un formulario con tipo de Meta VLIR

- Un formulario con tipo de Meta GLOBAL.

Es decir, se deben adjuntar tres formularios en total.

 METAS GENERALES
En el caso de que la programación del plan de acción cuente solo con metas
GENERALES se debe adjuntar únicamente UN formulario con tipo de meta
GLOBAL.
Todos los formularios, a excepción de los Formularios “B”, deben considerar los
tipos de metas de acuerdo a lo expresado anteriormente.

I. INFORME FINAL DE GESTIÓN:

El informe final de gestión regional debe contener la siguiente información (por unidad operativa)
PRIMERA PARTE: FORMULARIO METAS (REGIONAL) Y FORMULARIO DE
INDICADORES/METAS
El formulario “Metas” a nivel regional debe encontrarse en la carpeta como constancia
del consolidado de las metas a nivel Regional, considerando las adiciones o
cancelaciones realizadas durante la gestión.
Asimismo, se debe incluir el formulario indicadores/metas de todos los
Departamentos/Carreras/Unidades. Dichos formularios deben incluir las
modificaciones solicitadas y realizadas en el transcurso de la gestión 2019, adjuntando
el correo o copia de la notificación de que la solicitud fue realizada por la CNPEI (solo
en aquellos casos en los que se hubieran realizado modificaciones).

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SEGUNDA PARTE:
a) FORMULARIOS A-04 y A-06 (CONSOLIDADOS REGIONALES)
Ambos formularios deben estar, debidamente firmados y sellados, por el Coordinador
Regional del PEI y el señor Rector Regional; como constancia de responsabilidad sobre
veracidad y exactitud de la información presentada. Debiendo tener como fecha de corte
del día de la remisión.
b) FORMULARIOS A-05
Estos formularios deben estar, debidamente firmados y sellados, por los
Directores/Coordinadores/Jefes del Departamento/Carrera/Unidad, como constancia de
responsabilidad sobre veracidad y exactitud de la información presentada). Una copia
del original debe encontrarse en la carpeta de cierre de gestión de la Regional.
TERCERA PARTE:
a) FORMULARIO E-03 y E-04
Ambos formularios deben estar, debidamente firmados y sellados, por el Coordinador
Regional del PEI y el señor Rector Regional; como constancia de responsabilidad sobre
veracidad y exactitud de la información presentada.
b) FORMULARIO E-02: CUMPLIMIENTO DE METAS AL PLAN DE
ACCIÓN POR DEPTO/CARRERA/UNIDAD
EL formulario E-02 debe estar, debidamente firmado y sellado, por el
Director/Coordinador/Jefe del Departamento/Carrera/Unidad, como constancia de
responsabilidad sobre veracidad y exactitud de la información presentada.

II. DE LOS PLAZOS Y LA DOCUMENTACIÓN

a) SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
El Sistema se cerrará el 30 de diciembre indefectiblemente. A partir de esa fecha sólo
se podrán imprimir reportes, sin tener la opción de hacer modificaciones o introducción
de información adicional.
Los Coordinadores Regionales del PEI, deben asegurarse de que la información
incorporada en los formularios “B” sea verídica y corresponda a la naturaleza del
indicador y la directriz correspondiente. Asimismo se debe verificar que dichos
formularios estén debidamente cerrados en el sistema. La omisión de una adecuada y
oportuna verificación es completa responsabilidad del Coordinador Regional del PEI,
por lo cual se ruega a los mismos realizarla de forma detallada antes del cierre.
Posteriormente al cierre y entrega del informe final, no se aceptan modificaciones por
errores u omisiones que pudieron haber sido realizadas en la última verificación antes
del cierre de gestión.
b) ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN

Dado que la consolidación nacional se debe realizar hasta el 20 de enero de 2020 y la

remisión del informe final al Señor Rector Nacional debe presentada el 24 de enero de
2020; el envío de la documentación del Informe Final de la gestión 2019, de las

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Unidades Académicas Regionales (incluyendo la EPC, Unidad Central y UAC’s), debe

ser remitido en medio impreso, hasta el viernes 17 de enero de 2020
impostergablemente.
c) CARPETAS DE EVIDENCIAS
Las Carpetas de Evidencias se constituyen en la prueba del logro de las metas declaradas
al cierre de gestión.
Dichas carpetas deben contener:
1. Los siguientes formularios, debidamente firmados y sellados por los Directores,
Coordinadores, Jefes de los Departamentos/Carreras/Unidades:

- Formularios A-05 y A-01 (más anexos: carátulas y evidencias)

- Formularios “B” de todos los indicadores programados
- Formularios E-02
2. Todas las evidencias deben ser documentación oficial, firmada y sellada, si
corresponde. Esta documentación y su veracidad debe ser verificada por el
Coordinador Regional del PEI, a quien se le pedirá un informe de exactitud de
las evidencias presentadas en todas las carpetas de evidencias de la gestión.
Asimismo, durante el mes de enero y parte de febrero de la siguiente gestión, se hará
una verificación muestral de las metas declaradas como cumplidas, así como de la
pertinencia de sus respaldos. No deben existir metas declaradas como cumplidas y que
realmente no se hayan obtenido en el periodo comprendido entre el 2 de enero y el 30
de diciembre de 2019.
Por otra parte, los Coordinadores Regionales del PEI deben verificar toda la información
declarada por las Unidades Operativas, ya que después del cierre, dichas coordinaciones
son las ÚNICAS RESPONSABLES de la información incorporada. De existir errores
en las declaraciones, se hará constar, para efectos de auditoria, que los mismos, son
asumidos por la Coordinación Regional del PEI, al firmar los correspondientes
formularios REGIONALES.

Nota final: los Coordinadores Regionales del PEI deben verificar que se cerraron todos
los formularios “B” y que no aparezcan “en ejecución” en el sistema de Planificación.

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