BOGOTA 28 DE mayo de 2015

PROPUESTAS PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS PARA EL DEPARTAMENTO

DE DESPACHOS

HABITAT STORE S.A.S

Las principales falencias del departamento de logística están principalmente

fundamentadas en la falta de organización en los procesos logísticos, por lo tanto
se han propuesto los siguientes Procesos como plan de mejora, los cuales
deberán tener personal fijo por labores de manera organizada que garantice la
responsabilidad y el óptimo resultado de la operación desde el momento de recibo
de la mercancía hasta el momento de entregar a cliente como filtro final.

 RECIBO, DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCIA (esto también

incluye la entrega a los Clientes):
 En este proceso se debe tener un personal fijo de 2 personas con horarios
establecidos fijos responsables de la siguientes Actividades:
 Como ya está establecido el recibo de proveedores está disponible a partir
de la 9 de la mañana 1 de estas personas deberá llegar a las 8 am con el
fin de realizar la labor del cargue del camión de los pedidos junto con el
acompañamiento del coordinador como auditores de que la mercancía lista
por la cuadrilla de Bodega sea la que esta facturada en los pedidos tanto en
su codificación como en su físico real, Dando por terminada esta labor ap. a
las 9 am.
 La segunda persona llegara a las 9:00 am con el fin de iniciar al apoyo de
recibo de la mercancía traída por lo proveedores a diario incluyendo
proveedores como challenger y álamos lo cuales cuentan con auxiliares de
descargue que nos apoyan descargando la mercancía, transportándola en
los gatos hasta el punto de almacenaje donde recibirán la previa ayuda del
personal de bodega quienes ya deben tener las ubicaciones predispuesta
de forma ordenada para estos productos, De no haber el espacio suficiente
para las mercancías en los racks. Esta deberá quedar almacenada en
estibas de manera adecuada respetando los lados de almacenaje indicados
por las cajas y quedando plenamente identificada por la Cuadrilla
Responsable de Bodega; En cuanto a los productos correspondientes a las
secciones de decoración, lencería ,hogar y delicatesen, se deberán recibir y
previo sean recibidos en el sistema estos deberán ser entregados al
personal de despachos para ser surtidos inmediatamente de ser necesario
o llevarlos al punto de almacenaje de la bodega dispuesta para estos
Productos.
 Como en este punto es necesario el apoyo de estas personas para la
entrega de los clientes inmediatos es necesario que los productos a
entregar estén listos por el personal de bodega en la Zona de cargue de
despachos dando aviso previo para mejorar los tiempos de servicio al
cliente con respecto a la entrega de mercancía, la cual como dicta el
procedimiento deberá ser revisada al 100% evitando reprocesos por
devoluciones de clientes insatisfechos.
 El personal de recibo de mercancías no está en el deber de ingresar
mercancías al sistema ya que para ello se dispone del personal
administrativo dispuesto para esta tarea garantizando igualmente que el
proceso de recibo sea auditado por ellas validando la cantidad y la
veracidad en la información a recibir con sus respectivas órdenes de
compra en el sistema con el producto escaneado.

 ALISTAMIENTO DE MERCANCIAS Y BODEGA:

 Este proceso deberá tener mínimo 3 Personas a Cargo Es necesario que
las personas encargadas de esta labor sean responsables de:
 Alistar todas las mercancías incluyendo los clientes Posteriores y clientes
inmediatos, estos deberán estar pendientes de la mercancía que se vende
para alistarla a diario en el espacio que se ha dispuesto en la bodega para
ello son importar que punto operativo sea, pero teniendo en cuenta si la
mercancía deberá ser lista de la bodega o llegara como traslado de las
demás. De esta manera garantizamos que la mercancía que está vendida
efectivamente está disponible para la entrega a cliente sin generar retrasos
o reprocesos por inconformidades.
 Por lo tanto y como es normal que se venda mercancía de exhibición, será
responsabilidad de los asesores dar previo aviso de estas ventas para que
el personal de bodega realicen el cambio pertinente de estos productos ya
Vendidos con la antelación necesaria para mejorar los tiempos de entrega
al cliente recoge . Es gestión del coordinador velar por el cumplimiento de
los compromisos que otra secciones deberán tener con el departamento de
despachos en este ámbito.
 El alistamiento de las trasferencias deberá ser realizado por la Persona
Encargada de los procesos de Atenciones al cliente (Averías y
Devoluciones de Muebles de Hogar y de Oficina) y asistencias Varias junto
con el apoyo de una persona de bodega ya que para esto se deben
manejar los documentos respectivos y alistarlos garantizando que la
mercancía solicitada sea la mercancía que se alista física incluyendo los
productos tales como accesorios de Decoración, lencería y Hogar.
  El personal encargado de las bodegas deberá garantizar el continuo orden
de las mercancías tanto para la labor de los inventarios como también para
el pronto alistamiento de las mercancías.

 CONTROL DE AVERIAS Y ASISTECIAS VARIAS:

 Para esta labor es indispensable una persona la cual deberá ser
responsable de:
 Ser el control logístico de todas las averías internas y externas que se
presenten con la mercancía de muebles de hogar y de muebles de oficina.
Dando un seguimiento continuo a los productos que presentan novedades
para darles soluciones efectivas y que no afecten en gran manera el valor
que esto representa en los inventarios, y el valor agregado de darle una
pronta solución al cliente afectado según sea el caso.
 Deberá ser el responsable de la mercancía tanto que se alista como la que
se recibe en transferencia de otros puntos de venta garantizando la
legitimidad de la información con lo fisco así como también la finalidad del
producto recibido.
 Deberá ser el responsable de la labor de revisión y distribución de las
mercancías que llegan en importaciones en acompañamiento de una
auxiliar administrativa de ser posible, debido a la calidad analítica requerida
para esta labor; Adicional a esto también deberá disponer, y alistar el
producto destinado a los demás puntos operativos. Garantizando la
información y las cantidades a despachar claro está en lo posible con una
de las personas encargadas de la BODEGA. Reportando todas las
novedades encontradas que posteriormente serán redactadas y enviadas
vía mail por el personal administrativo al respectivo departamento de
compras.
 Deberá servir como apoyo si está disponible para cumplir con los turnos de
almuerzo establecidos y descansos del personal que labore el domingo.

 Las anteriores actividades deberán ser supervisadas y apoyadas por el

coordinador encargado garantizando que los compromisos adquiridos de
estas labores se cumplan, que sea un ente de control con los temas que
requieran la intervención de este tales como, Novedades con pedidos mal
facturados, Posibles reclamaciones de clientes, Análisis y verificación de las
diferencias en las existencias de los inventarios, Programaciones de
eventos extraordinarios tales como Feria del Hogar , Expo hogar,
Importaciones, Programación de vehículos; también realizar el respectivo
seguimiento por parte de los proveedores quienes deben cumplir sus citas
en los días indicados, Cierres de mes entre otros ; de esta menara el
personal que esta encargado de sus labores especificas no deberá
preocuparse por dar soluciones a problemas que competen al área
administrativa. Y se podrá lograr un mejor desempeño de las tareas.