KANBAN EN ORGANIZACIONES EFECTIVAS Y

EFICIENTES. #LEAN #AGILE. Sobre Kanban en organizaciones

efectivas y eficientes.

Fuente: Google (varias webs)

La primera vez que escuche el término Kanban fue en 2009 en una jornada dedicada
al Pensamiento Lean y a su aplicación al Desarrollo de Software. Una jornada que en la
que me sentí totalmente identificada con la filosofía Lean y con las técnicas desarrolladas para
optimizar los medios y los procesos de producción. A partir de aquella jornada empecé a
interesarme e investigar sobre todo lo relacionado con la aplicación de Lean a mi actividad
profesional, e incluso, a nivel personal.
Pero Lean se merece un capitulo aparte, y lo tendrá!. Por ello, en esta ocasión me voy a centrar
en uno de sus aliados más extendido: Kanban.

¿Qué es Kanban?
Podemos encontrar diversas definiciones de Kanban: desde que es un método del Sistema de
Producción de Toyota para optimizar la fabricación de automóviles, hasta que es
una herramienta visual (enmarcada en las metodologías ágiles) para controlar el flujo de
trabajo que un equipo tiene asignado.
Y todas ellas son perfectamente validas según la interpretación que se haga del término y su
aplicación en situaciones concretas. Cómo diríamos en PNL (Programación Neurolinguística):
“El mapa no es el territorio“. Y este caso no es distinto. No hay una definición única y
absoluta en torno a lo que es Kanban. Lo que sí hay es un origen, y una evolución y
adaptación del término y de su concepto a distintos contextos dependiendo del momento y de
la necesidad de cada actividad.
En mi caso, he aplicado Kanban (en convivencia con otras prácticas) a actividades relacionadas
con desarrollo de negocio, con gestión de proyectos y con formación de equipos de alto
rendimiento. Siempre que haya algo que entregar cuya producción pase por distintas fases, se
puede aplicar Kanban.
Kanban es un buen compañero de viaje en la apasionante aventura que supone la
Transformación Digital para las organizaciones. De hecho, sería uno de los primeros pasos a
dar para ser ágiles si no se está en disposición de aplicar la prescripción y el rigor exigido por
otras prácticas ágiles.
Empecemos por su significado y por su origen …
Significado de Kanban
Kanban es un término japonés que algunos autores traducen como “tarjeta visual” y otros
como “sistema de señales“.
Sin embargo, me quedo con la traducción de David J. Anderson, autor del libro “Kanban:
Successful Evolutionary Change for Your Technology Business” (2010). Para Anderson, Kanban
significa “tarjeta señalizadora” e implica una señal visual para indicar que hay nuevos
bloques de trabajo que pueden ser comenzados porque el trabajo en curso actual no alcanza el
máximo acordado.

Origen de Kanban
Kanban nace como un subsistema del sistema de producción JIT (just in time) desarrollado
e implantado por Toyota en los años 50 para optimizar la fabricación de automóviles.
Kanban fue creado por Taiichi Ohno (1912-1990) para controlar el flujo de trabajo en una
cadena de producción.
Su evolución y extrapolación a otras industrias y actividades nos facilita un sistema de señales
diseñado para optimizar la entrega de valor. Un sistema basado en un proceso visual que nos
indica qué valor vamos a entregar, cuándo lo vamos a entregar y cuánto valor vamos a
entregar en cada momento.
Dicho esto, vamos a conocer alguna de sus bondades …

¿Para qué sirve Kanban?

Los beneficios de usar Kanban parten de su esencia. Simplificando mucho la idea, Kanban nos
ayuda a visualizar y limitar el trabajo en curso(WIP – Work In Progress).
¿Y qué conseguimos con ello?
 Garantizar el flujo del proceso, consiguiendo un ritmo de entrega fluido y sostenible,
evitando el caos y los cuellos de botella en los procesos.
 Garantizar la calidad del entregable, empezando un nuevo bloque de trabajo sólo cuando
se haya “liberado” el bloque de trabajo anterior. Entendiendo “liberado” por “entregado y
aprobado”.
 Garantizar la implicación del equipo, compartiendo en todo momento lo que está por
hacer y el estado de lo que se esta haciendo hasta su entrega final.

¿Cómo funciona Kanban?

En este punto vamos a ver qué pasos son necesarios para poner en marcha un sistema Kanban:
1. Elaborar y visualizar el mapa de flujo, en pro de la transparencia del proceso.
2. Acordar los límites de trabajo en curso (WIP) para cada fase del proceso, en pro de la
calidad del producto.
3. Hacer fluir el trabajo a través del sistema, poniendo en marcha cada elemento a
medida que se vayan generando las señales Kanban.
4. Medir y optimizar el flujo de trabajo, en pro de la mejora continua del proceso.
A continuación, analizamos el sistema Kanban desde distintas perspectivas relacionadas con
el management de las organizaciones:

 Gestión de la demanda. Al ser Kanban un Sistema Pull (“arrastre”, “tiro”), la producción se

realiza en función de la demanda cuando el cliente retira un elemento terminado.
 Adaptación al cambio. Kanban facilita diferir el compromiso, tanto en la priorización del
trabajo nuevo como en la entrega del trabajo existente.
 Eliminación de impedimentos. Cuando alguno de los elementos de trabajo se bloquea,
esta situación tiende a atascar el sistema. El sistema se parará en seco si el numero de
 elementos bloqueados es superior al WIP acordado. Si esto ocurriese, todo el equipo y la
organización se van a concentrar en resolver el problema, desbloqueando estos elementos
para permitir la restauración del flujo productivo.
 Transparencia. Kanban usa un mecanismo de control visual para seguir los bloques de
trabajo a través del flujo de valor, al mismo tiempo que proporciona transparencia al
proceso y a su flujo. Normalmente se usa un tablón con notas adhesivas y/o un panel
electrónico de tarjetas.
 Rendimiento. Kanban nos muestra los cuellos de botella, colas, cambios y desperdicios
producidos en el flujo de la entrega de valor. Todo ello repercute en el rendimiento de la
organización en cuanto a la cantidad de valor entregado y el ciclo de tiempo requerido para
entregarlo. En este sentido, Kanban proporciona a los miembros del equipo y a las partes
interesadas visibilidad sobre los efectos de sus acciones (o de su falta de acción).
 Fiabilidad. El efecto de limitar el WIP proporciona predictibilidad sobre el tiempo del ciclo
y hace que los entregables sean más fiables.
 Calidad. Con la estrategia de “parar el proceso” ante impedimentos se consiguen altos
niveles de calidad y un rápido descenso del re-trabajo.
 Colaboración. Kanban favorece la implicación en el proceso, el compromiso con el trabajo
en curso, y promueve a una mayor colaboración del equipo de trabajo para garantizar que
el proceso fluya.
 Mejora continua. La visibilidad de los cuellos de botella, los desperdicios y los cambios, así
como de su impacto, fomenta el debate sobre posibles mejoras del proceso. De este modo
Kanban favorece la evolución incremental de los procesos existentes. Una evolución que,
generalmente, está alineada con los valores del Agilismo y de Lean.
 Gestión del cambio. Kanban no exige una revolución radical de la forma en la que las
personas trabajan, sino que sugiere un cambio gradual. Un cambio que surge del
entendimiento y el consenso de todos los implicados en el proceso. Por esta razón, Kanban
se está introduciendo como parte de iniciativas Lean para transformar la cultura de las
organizaciones y para fomentar la mejora continua.

Hasta aquí mi particular aproximación al sistema Kanban. Los beneficios de su uso se han
contrastado, tanto en equipos ágiles como enequipos de gestión más tradicional, con
buenos resultados en ambos casos.
Antes de finalizar, quiero comentar que parte de este post está inspirado en el prólogo que
David J. Anderson escribió para el libro “Kanban y Scrum – obteniendo lo mejor de ambos”
de Henrik Kniberg & Mattias Skarin.