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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Edición avanzada

CURSOS EN LÍNEA

ARIANA LLANOS NAVARRETE


Edición Avanzada Ariana Llanos Navarrete

Edición avanzada
Dentro del programa existen otras herramientas que muchas veces no las conocemos pero que
nos ayudan a editar el documento, ya sea para realizar un copiado y pegado especial, una
traducción, definir el idioma en el que fue escrito, realizar comparaciones entre documentos,
asignar nuestra marca de agua e insertar bloques de información para una rápida creación de
textos.

Opciones de pegado
En ocasiones debemos duplicar información, la manera más sencilla para copiarla y pegarla es:
1. Seleccionamos el texto que deseamos duplicar y sobre éste damos clic secundario del mouse
para elegir la opción COPIAR, también la encontramos en la ficha INICIO, grupo
PORTAPAPELES o bien, presionando la combinación de teclas CTRL + C.
2. Nos dirigimos al punto en el que deseamos colocar el texto duplicado y nuevamente damos
clic derecho del mouse, pero ahora elegimos la opción PEGAR, también se encuentra en la
ficha INICIO, grupo PORTAPAPELES o la combinación de teclas CTRL+V.

Figura 1. Menú Inicio

Sin embargo, esa no es la única opción de pegado, Word nos brinda otras opciones las cuales se
muestran en la siguiente imagen:

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Figura 2. Opciones de pegado

 Mantener formato de origen: nos permite visualizar la información con el formato del
texto original.
 Combinar formato: a diferencia del pegado anterior, éste cambiará de formato para
que combine con el texto en el que será agregado.
 Conservar sólo texto: se refiere a que eliminará todo el formato original y solo
insertará el texto plano.
 Pegado especial: se refiere a los formatos especiales que nos ofrece Word para el
pegado del texto. Más adelante se revisarán sus posibles opciones.
 Establecer Pegar predeterminado: nos permite configurar las características con las
que deseamos que cuente nuestro tipo de pegado.
En el caso de que se pegue en otro documento y los temas sean distintos, tendremos una
opción extra:
 Usar tema de destino: permite visualizar la información con el formato del texto
destino.

Figura 3. Opción de pegado. Usar tema destino

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Pegado Especial
Una forma de abrir la ventana de pegado especial es con la combinación de teclas CTRL + ALT
+ G, a continuación, se describe cada uno de los elementos que ahí se encuentran:
 Documento de Microsoft Word Objeto: pegará el texto en bloques como si estuviera
dentro de un cuadro de texto, es decir, no se encuentra la secuencia de caracteres como
en el texto original y no se puede editar; al dar doble clic sobre dicho bloque, abrirá otro
nuevo documento en el que sí podremos modificarlo, cerrando este último documento
aparecerán los cambios guardados en el primer bloque de texto.

Figura 4. Microsoft Word Objeto

 Formato RTF (formato de texto enriquecido): este tipo de formato nos pegará el texto
seleccionado guardando gran parte de los formatos, sobre todo fuentes y tablas.
 Texto sin formato: como su nombre nos lo indica el texto será pegado sin conservar
formato alguno del original.
 Imagen (metarchivo mejorado): pegará el texto como una imagen, es decir, no
podremos modificar el texto, solo utilizar las herramientas de retoque de imágenes, este
formato trabaja a 32 bits.
 Formato html: Siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de marcas de
hipertexto). Es un formato de texto que se utiliza en el diseño de las páginas web y es
parecido al formato RTF, ya que permite la gran mayoría de formatos siempre y cuando
sean admitidos para html.
 Texto Unicode sin formato: Es muy similar al pegado “Texto sin formato” a diferencia
que éste utiliza el estándar Unicode.

Unicode es un estándar de codificación de caracteres diseñado para facilitar el


tratamiento informático, transmisión y visualización de textos de múltiples lenguajes y
disciplinas técnicas, además de textos clásicos de lenguas muertas. El término Unicode
proviene de los tres objetivos perseguidos: universalidad, uniformidad y unicidad. 1

1
Wikipedia. La enciclopedia libre. (septiembre de 2014). Obtenido de http://es.wikipedia.org/wiki/Unicode

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Figura 5. Ventana. Pegado especial

Traducir documento
Consiste en comprender e interpretar el significado de las palabras que conforman un texto, a
un idioma diferente al que está escrito.
La herramienta la encontramos dando clic en la ficha REVISAR y dentro del grupo IDIOMA,
seleccionamos TRADUCIR.

Figura 6. Botón Traducir

Word nos brinda tres opciones de traducción:


 Traducir documento: como su nombre lo indica, va traducir todo el documento
mediante un servicio de traducción en línea, es importante mencionar que es necesario
contar con una conexión a Internet. Si decidimos traducir todo el documento, en
automático se abrirá una ventana de Internet, mostrando todo el texto traducido.

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 Traducir texto seleccionado: traduce solo el texto que seleccionemos.

Figura 7. Texto traducido

Podemos incluir la traducción en el texto, dando clic en el botón INSERTAR.


 Minitraductor: Esta opción es la más rápida de las tres, ya que solo al detenernos
sobre las palabras o párrafos nos indicará de inmediato la traducción correspondiente.

Figura 8. Palabra traducida

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Definir idioma
Antes de comenzar a elaborar un documento en Word, es importante definir el idioma en el que
trabajaremos, esto nos ayudará a eliminar los errores ortográficos que pudiéramos cometer al
momento de escribir.
Las palabras mal escritas las podemos identificar rápidamente ya que Word las subrayará en
color rojo o en su defecto las corregirá en automático dependiendo del idioma configurado.
El procedimiento para definir el idioma es:
1. Abrimos un nuevo documento en Word.
2. Damos clic en la ficha REVISAR y seleccionamos IDIOMA.
3. En la lista desplegable nos arrojará dos opciones: ESTABLECER IDIOMA DE CORRECIÓN
Y PREFERENCIAS DE IDIOMA. Las cuales debemos configurar de acuerdo a nuestras
necesidades.

Figura 9. Lista desplegable de idioma.

 ESTABLECER IDIOMA DE CORRECCIÓN, permite elegir el idioma que utilizaremos


para revisar la ortografía y la gramática del texto seleccionado.

Figura 10. Idioma.

 Si trabajamos con dos idiomas debemos ACTIVAR la casilla de verificación


DETECTAR EL IDIOMA AUTOMÁTICAMENTE.
En caso de manifestarse problemas con el idioma en el que nos encontremos trabajando, es
decir, que no acepta la ortografía correcta, debemos DESACTIVAR dicha casilla.

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 Si oprimimos el botón ESTABLECER COMO PREDETERMINADO, se modificará la


plantilla NORMAL y por lo tanto todos los documentos nuevos basados en esta
plantilla, se revisarán con el idioma elegido como predeterminado.
 Por último, damos clic en ACEPTAR.
 PREFERENCIAS DE IDIOMA nos permite elegir el idioma para cada sección.

Figura 11. Preferencias de idioma.

 Elegir idiomas de edición: en esta parte agregamos los idiomas que utilizaremos
para editar los documentos, determinando las características específicas con las que
cuenta cada idioma como son: diccionarios, revisión gramatical y ordenación, además
nos permite eliminar los idiomas que no utilizaremos.
 Elegir idiomas de la Ayuda e interfaz de usuario: se refiere a los idiomas que
estableceremos para toda la representación gráfica de la INTERFAZ DE USUARIO
(Elementos de menú, comandos y pestañas) y de la herramienta AYUDA, además de
que podemos establecer su orden de prioridad eligiendo que coincidan con el idioma
del Sistema Operativo o bien, podemos elegir distintos idiomas para cada uno.
 Una vez elegidas las opciones damos clic en ACEPTAR.

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Comparar documentos
Es una herramienta muy útil que ayuda a visualizar los diferentes cambios que se han realizado
en un mismo documento.
Hay dos maneras de comparar un documento: Estilo jurídico o En paralelo.

Comparar documentos Estilo jurídico

1. Abrimos el documento original.


2. Damos clic en la ficha REVISAR, para seleccionar la opción COMPARAR.
3. En el cuadro de diálogo debemos de agregar el documento original y el documento en el
que se han realizado los cambios, además en ETIQUETAR CAMBIOS CON, debemos
agregar el nombre del revisor.

Figura 12. Cuadro de diálogo. Comparar documentos.

El botón MÁS, nos permite configurar la comparación y elegir la forma en la que deseamos
visualizar nuestro archivo comparado.

Figura 13. Contenido del botón. MÁS.

4. Por último, damos clic en ACEPTAR.


Las MARCAS mostradas nos ayudarán a revisar los cambios realizados:
 El texto añadido se encuentra subrayado.

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 El texto eliminado se encuentra tachado.


En el bloque de REVISIONES se pueden revisar con detalle todos los cambios realizados,
también se citan los cambios de formato que se hayan realizado.

Figura 14. Ejemplo de documento comparado.

Nos dirigimos al grupo de CAMBIOS para ir revisando cada uno de los cambios realizados e irlos
Aceptando o Rechazando.

Figura 15. Grupo Cambios.

Comparar documentos En paralelo

Podemos realizar la comparación observando ambos archivos, el procedimiento es:


1. Abrir los dos archivos (Original y revisado)

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2. Nos dirigimos a la ficha VISTA y seleccionamos VER EN PARALELO.


3. Podemos activar la opción DESPLAZAMIENTO SINCRÓNICO, ya que por medio de la barra
de desplazamiento podemos desplazarnos paralelamente y al mismo tiempo en ambos
archivos.
4. La opción RESTABLECER POSICIÓN DE LA VENTANA, la activaremos siempre y cuando
nuestras ventanas hayan cambiado de posición, es decir, las regresan a su posición original
(Verticalmente).
5. Por último, para regresar a la vista normal damos clic nuevamente en VER EN PARALELO.

Marca de agua
Se refiere a los textos o imágenes que se visualizan detrás del contenido de un documento.
Las marcas de agua son muy utilizadas para identificar a las empresas ya que la mayoría de su
documentación la caracteriza con el logo de su marca, además, son una buena herramienta
para identificar el status de un documento (Urgente, Prioritario, Confidencial, Borrador, etc.).
El procedimiento para crear una marca de agua es:
1. Vamos a la ficha DISEÑO y damos clic en MARCA DE AGUA.

Figura 16. Marca de agua.

2. Enseguida aparecen algunas opciones predeterminadas. Sin embargo, también podemos


realizar nuestra propia marca de agua utilizando una imagen o un texto, dando clic en
MARCAS DE AGUA PERSONALIZADAS…

Figura 17. Marca de agua

 Cuando utilizamos una imagen como marca de agua, ésta puede ser insertada desde
nuestros archivos o desde la Web; también se puede definir la escala en la que
deseamos que se visualice, la más recomendable es AUTOMÁTICO ya que la imagen se
reajustará en todo el documento.

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Es importante mencionar que, si desactivamos la casilla DECOLORAR, la imagen será


insertada con los colores de la tonalidad original.

Recuerde que no todas las imágenes las podemos utilizar por el hecho de “estar en
Internet”, ya que muchas de ellas tienen derechos reservados. Si busca imágenes en
Internet elija sitios que ofrezcan imágenes que pueda utilizar libremente.

 Si necesitamos utilizar un texto como marca de agua debemos definir el idioma, texto,
fuente, tamaño, color y distribución.

Figura 18. Personalizar una Marca de agua

Para eliminar una marca de agua, damos clic en QUITAR MARCA DE AGUA.

Figura 19. Quitar marca de agua

Bloques de creación
En repetidas ocasiones utilizamos textos predeterminados para realizar cartas, oficios o
simplemente porque necesitamos agregar nuestra firma con el saludo final para el envío de
documentos. A todo esto, se les llama AUTOTEXTO, es decir, es un texto redactado
anteriormente y que se encuentra listo para ser insertado en cualquier momento.
El procedimiento para insertarlo es:

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1. Seleccionamos el texto que deseamos guardar.


2. Nos dirigimos a la ficha INSERTAR y en el grupo de TEXTO damos clic en EXPLORAR
ELEMENTOS RÁPIDOS.

Figura 20. Botón Explorar elementos rápidos

3. De la lista desplegable seleccionamos la opción AUTOTEXTO.


4. Y por último damos clic en GUARDAR SELECCIÓN EN GALERÍA DE AUTOTEXTO.

Figura 21. Autotexto

5. Se abrirá la ventana CREAR NUEVO BLOQUE DE CREACIÓN, en la que debemos especificar


todas las propiedades con las que deseamos que sea guardado nuestro bloque de creación.

Figura 22. Ventana. Crear nuevo bloque de creación

6. Por último, damos clic en ACEPTAR.


En el botón ELEMENTOS RÁPIDOS también encontraremos la opción, ORGANIZADOR DE
BLOQUES DE CREACIÓN.

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Figura 23. Organizador de bloques de creación

La cual nos permite visualizar todos los bloques de creación, incluidos los preestablecidos por
Word.
Al abrir esta ventana tenemos una VISTA PREVIA del bloque seleccionado, además que nos
permite EDITAR SUS PROPIEDADES, ELIMINARLO o bien, INSERTAR uno nuevo.

Figura 24. Ventana. Organizador de bloques de creación

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