FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PROYECTO AULA: DISTRIBUYAMOS S.A.

Integrantes:
Bautista Valbuena Michell Cristina 1321640058
Camelo Carvajal Deiby Anderson. 14200112449
Galeano Reyes Jorge Andrés 1721981589
Ortiz Londoño Alexa 1511022691
Morales Torres Yesid Giovanny 1511022315 NO PARTICIPO

Tutor:
Ruiz Miranda Leonardo

Politécnico Gran Colombiano

Primer Bloque-Distribución En Plantas-[Grupo2]

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Septiembre 2019.

Tabla de Contenidos

Introducción ........................................................................................................................3
Objetivo general ..................................................................................................................4
Objetivos específicos ..........................................................................................................4
Justificación ........................................................................................................................5
Metodología .........................................................................................................................6
Diagnóstico de la situación problema ................................................................................8
Diagrama causa efecto .....................................................................................................10
Referencias ........................................................................................................................11

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Introducción

En la actualidad el diseño y la distribución de plantas industriales es un factor

muy importante ya que define el éxito o fracaso de la empresa, los factores para tener en

cuenta es la ubicación de la planta y factores socioeconómicos, culturales y legales. El

inicio de nuevos procesos y transición de sistemas automatizados han hecho que con los

años la demanda de tecnología mejore las maquinas industriales conllevando a nuevas

distribuciones de cargas operativas, instalaciones de máquinas y lugares donde las

personas se concentren en sus labores diarias.

En este proyecto nos concentraremos en analizar el caso de Distribuyamos S.A

con la finalidad de buscar nuevas alternativas de eficacia operacional en la agencia de

San Bernardo del Viento con respecto a los factores claves en la distribución operacional

(Materiales, inventario, espacios, maquinas, herramientas y personal) se busca

reestructurar o generar un nuevo diseño con el cual se logre el mejoramiento a la

problemática que se tiene hoy en día en cuanto al inventario, distribución y acopio de la

agencia, ya que a medida que la empresa ha ido creciendo no fue realizada la

redistribución y transformación de los espacios generando un gran caos y perdida para la

compañía. Con los cambios que se pretende realizar se debe lograr la reducción de costos,

optimizar la cadena de procesos, acortando distancias y logrando un aumento

significativo de los recursos de la compañía, así como logrando un equilibro en el P&G.

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Objetivo general

Generar estrategias que contribuyan a gestionar el control de inventarios de la

compañía Distribuyamos SA, en la agencia de San Bernardo del Viento con las cuales se

pueda dar solución a la problemática de modelo logístico que actualmente se tiene,

asimismo lograr un correcto funcionamiento en cada una de las etapas de la cadena de

suministros, donde se pueda obtener una mejora en los costos de la agencia y por ende de

la compañía.

Objetivos específicos

● Analizar causales de incumplimiento en procedimientos y políticas.

● Revisar desarrollo de las actividades operacionales.

● Reevaluar estructura organizacional de la agencia.

● Definir funciones y actividades claves del proceso, así como los

compromisos establecidos.

● Generar indicadores de cumplimiento.

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Justificación

DISTRIBUYAMOS S.A. es la empresa número uno de su país y la cual se dedica

a la distribución y comercialización de productos del hogar en 4 portafolios, actualmente

está a travesando por serios conflictos a nivel estructural, logístico y de inventarios, lo

que genero la contratación de un administrador en dicha área, sin embargo al realizarse la

entrega, análisis y auditoria interna se reflejan grandes conflictos en el día a día respecto

a la capacitación, aumento de productividad, y su plan estratégico, el cual antes

acordonaba su operación pero a raíz de crecimiento en volumen, más la complejidad del

negocio, las variaciones en su modelo operativo y negocios en el exterior, se vio afectada

la operación y se generó el colapso que actualmente se vive en San Bernardo del Viento,

es por esto que actualmente buscamos con este trabajo encontrar estrategias que permitan

mejorar las condiciones actuales de la empresa en su control de inventario, y

almacenamiento, realizando un mapa general del momento actual que se está

evidenciando, revisar estrategias y modelos a aplicar, definiendo así indicadores que

permitan evidenciar los avances dentro de la operación y los beneficios que los mismo

generen a la empresa, de esta manera poder mejorar en todos los puntos que se

encuentran con falencia actualmente dentro de la organización, y cumplir de forma

idónea la expansión y nuevo centro de acopio con políticas correctas y acorde al negocio.

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Metodología

Reestructurar el proceso de inventarios iniciando desde las políticas, pasar por los

procedimientos y control de la información alimentada en el ERP de la agencia y llegar

hasta la modificación de los espacios de almacenamiento, funciones por cargo,

identificación y acceso de inventarios.

Es de suma importancia desarrollar un análisis de incremento en demanda, este

debe estructurarse con los demás procesos para evidenciar la eficacia en la operación de

la agencia y así el crecimiento en positivo de la operación. Este informe ayudara a la

toma de decisiones a nivel operacional que conllevaran a una validación del talento

humano generando oportunidades de creación de nuevas v, vacantes para contratación,

hasta la generación de nuevas metodólogas de control y seguimiento operacional.

Por otra parte, es sumamente importante hacer una validación de los

conocimientos técnicos del personal operativo, en este caso los auxiliares de almacén. En

donde el objetivo básico es realizar actividades de empoderamiento de las funciones

entregadas y así poder generar modelos de medición efectivos, como es el primer nivel de

inventarios se debe exigir inventarios cíclicos, por barrido y rotación ABS. estos son

definidos por el jefe de almacenamiento.

En el proceso de inventarios se implementará una nueva metodología de medición

la cual se enfocará en disponibilidad de insumos, confiabilidad del inventario (en el ERP

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de la agencia) y el cumplimiento efectivo de las tareas (nivel operacional). este

seguimiento estará a cargo del jefe de almacenamiento de la agencia.

La principal afectación En el proceso de inventarios son las desviaciones (ERP vs

físico), el personal administrativo debe validar nuevamente la respectiva trazabilidad, esta

debe ser revisada meticulosamente con ayuda de control interno, mediante muestreo o

auditorias aleatorias durante la operación, en caso de no encontrar justificación, se debe

solicitar una autorización para hacer ajuste de inventario y procesos de almacenamiento.

La gerencia general de logística en compañía del equipo administrativo deberá

revisar los procedimientos de almacén, establecer políticas con el fin de validar puntos

que sean innecesarios y estén generando pérdidas de tiempo y control. Adicionalmente

debe crear protocolos automatizados que ayuden a mejoras los niveles de operación; este

debe incluir mejoras en layout, adquisición de maquinaria y mejoramiento de ERP en

caso de ser necesario.

Realizar capacitación al personal operacional y estratégico, estos procesos deben

garantizar la confiabilidad del inventario. Este debe ir desde la seguridad y salud en el

trabajo hasta temas más administrativos como son costos del inventario y tipos de

rotación.

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Diagnostico de la situación problema

La empresa DISTRIBUYAMOS S.A es una organización con gran presencia a

nivel nacional dentro del mercado de logística y almacenamiento, en la actualidad está

presentando dificultades en el cumplimiento de su promesa de valor con los clientes en la

sucursal ubicada en la población de San Bernardo del Viento. Ya que los procesos de

administración de inventarios de la Agencia son deficiente para el nivel de crecimiento de

la operación. En la actualidad la agencia funciona en un espacio de infraestructura de

(3500 mt2) y en posiciones de estantería de (950) , las operaciones de la agencia se

encuentran en un crecimiento aproximado del 35,47% lo que ha dejado en evidencia en

campo las debilidades de la no actualización de los proceso logísticos e implementación

de dinámicas de punta.

Dentro del análisis realizado se evidencian las siguientes debilidades

organizacionales:

 Falencias en la comunicación estratégica por parte de la alta gerencia

(Factor Humano)

 Debilidad en la actualización de los procedimientos de operación (Factor

Método)

 Falta de actualización Plan estratégico (Factor Método)

 Falta de claridad en la definición de alcance de los diferentes perfiles de

Cargo. (Factor Personas)

 Deficiencias en las competencias del personal tercerizado.

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 Debilidad en los procesos de capacitación e inducción del personal

Debilidades Operacionales

 Deficiencia en los métodos de control operacional (Actualización de

procedimientos y estandarización de actividades macro) como los casos de

acopio y despacho. (Factor Método)

 Deficiencia en la planta de personal encargada de los controles de la

operación. (Factor Personas)

 No definición de planes de contingencia en seguridad de la operación (No

existe actividades secundarias para garantizar la seguridad e integridad de

los productos almacenados, mediante implementación de barreras

perimetrales efectivas) para los casos en los que el sistema CCTV no se

encuentre disponible. (Factor Equipo)

 Desarrollo de una política de inventarios clara. (Factor Método)

 Desactualización tecnológica a nivel de maquinaria e infraestructura (Factor

Equipo)

Dichas debilidades han generado que la operación de agenciamiento de la sucursal de San

Bernardo del Viento, presente fallas masivas tanto en la trazabilidad como en el control

de los inventarios, generado fallas en la segunda línea de logística a nivel de la

distribución de los productos de sus clientes.

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Diagrama causa efecto

Figura 1.Diagrama causa y efecto proyecto Distribuyamos (Betancourt,2016)

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Lista de referencias

Leiva, E., & Mejía, R. (2007) Caso de Estudio: Requisito De Grado Especialización
Logística Promoción XI. Propiedad Universidad ICESI

Betancourt, D. F. (16 de agosto de 2016). Diagrama de Causa y efecto como herramienta

de calidad. Recuperado el 01 de octubre de 2019, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/diagrama-causa-efecto.

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