INFORME DE ACTIVIDADES

ANTECEDENTES

La EPS EMAPICA S.A. cuenta con el software comercial SICI el cual viene funcionando desde el año
2000 desarrollado en el lenguaje de programación Visual Fox Pro con almacenamiento en tablas
libes DBF, las cuales debido a la cantidad de registros y al tamaño de los archivos han empezado a
colapsar llegando a truncar el proceso de facturación y consiguiente pérdida de información.

Paralelamente al problema mencionado, se vienen generando inconsistencias relacionadas con los

saldos comerciales, debido probablemente a la grabación incompleta de las transacciones de las
cobranzas, refacturaciones y créditos por financiamiento.

ACTIVIDADES EJECUTADAS

 La primera acción consistió en efectuar el análisis detallado de las tablas afectadas

recientemente que componen el actual sistema comercial SICI.
 A continuación efectuó la reestructuración de las tablas de facturación teniendo cuidado de no
afectar la integridad de los registros, procesos y reportes del sistema.
 Como complemento se instaló un software para el análisis y depuración de inconsistencias
existentes relacionadas con los saldos.
 Se explicó sobre los diferentes tipos de inconsistencias existentes tales como: estados de los
créditos vs. letras, recibos que figuran como pendientes los cuales fueron cancelados
anteriormente, notas de crédito financiadas aun figurando como pendientes, etc.
 Se capacitación al personal designado por el responsable del área de Tecnología e
Información, en el uso de la herramienta instalada (software) para efectuar el análisis de los
registros inconsistentes y la corrección de datos.

CONSIDERACIONES

Debe tenerse en cuenta que, para efectuar la migración de saldos (recibos de pensiones, notas de
créditos, créditos, letras, etc), es indispensable que el saldo total por usuario debe estar
debidamente sustentado con el detalle de los documentos mencionados.

Entendiendo que, las inconsistencias existentes han abierto una brecha entre los saldos
comerciales y los contables, se recomienda depurar la mayor cantidad de registros posibles entes
de la migración, con la consiguiente generación de un asiento contable que constituya un punto
de partida al inicio de operaciones con el nuevo software comercial SIINCO, con el fin de efectuar
en adelante conciliaciones de saldos en forma mensualizada.

Cabe mencionar que como complemento al servicio prestado, se efectuará un acompañamiento

en el siguiente proceso de facturación a fin del presente mes.