Entrega No.

1 del trabajo colaborativo

Grupo 1

Politécnico Grancolombiano
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables
Gestión de la Información
Tabla de Contenidos

Portada ……………………………………………………………………………………... 1
Tabla de contenidos ………………………………………………………………………... 2
Introducción ……………………………………………………………………………….. 3
Justificación ..………………………………………………………………………………. 4
Objetivos …………………………………………………………………………………... 5
Metodología ……………………………………………………………………………….. 6
Requerimientos ……..……………………………………………………………………... 7
Reportes a generar …………………………………………………………………………. 8

A partir de este punto, se encontrarán en el archivo Excel

1. Definición del problema a resolver: Debe definir y resolver un problema mínimo

con 3 entes
2. Establezca el modelo de entes del problema
3. Defina el diccionario de datos
4. Establezca el mapa de relación y documéntelo
5. Implemente el sistema de información con Microsoft Excel
6. Genere un tablero de indicadores que cumpla con las recomendaciones dadas
7. Genere un documento donde explique el portal grafico
8. Establecer mecanismos web para la difusión del proyecto.

1
 Introducción

En la actualidad nos encontramos en proceso de adaptación al mundo tecnológico, pues

ahora cada cosa que hacemos depende casi en su totalidad de un manejo no manual; ahora
las organizaciones se están enfrentando a un mundo cambiante y cada vez más globalizado,
que lleva a la toma de decisiones de forma óptima y efectiva.

El manejo de la información es una parte fundamental en el funcionamiento de cualquier

empresa, pues es en la administración de este componente donde se visualiza e
implementan herramientas al interior de la compañía para una mejor efectividad, ya que las
compañías se enfrentan a una toma de decisiones constante, basada en la recolección de
información, de forma correcta para permitir mejorar el desempeño de las operaciones
anticipándose a posibles eventos que causen traumatismo.

Presentaremos la problemática de la Gobernación de Guainía con respecto al manejo,

cuidado y análisis de la información, para establecer un modelo o herramienta de mejora
que resuelva y optimice el desarrollo de la información. Comenzando con los principales
entes afectados en los procesos de información de las compañías como la extracción,
consolidación, explotación y visualización; los entes afectados serán los solicitantes, la
recepción de la solicitud, el responsable principal del trámite, la respuesta y envió de la
información, y por último el seguimiento a las solicitudes no resueltas.

2
 Justificación

La gobernación del Guainía al igual que muchas entidades u organizaciones diariamente

cuenta con una gran recolección de documentos los cuales tienen datos e información
importante y deben tratarse de manera ordenada y diligente.

Las personas que trabajan en el área de recepción de documentos tienen la responsabilidad

de radicar todo tipo de documentos (recibidos o enviados); esta entidad no cuenta con un
sistema que permita dar un manejo adecuado a los mismos, por eso es importante
implementar un sistema de gestión de la información que facilite la búsqueda y el
seguimiento de aquellas peticiones, solicitudes, requerimientos o documentos informativos
y así disminuir los errores en dichos procesos.

Por este motivo se requiere implementar un sistema de datos consolidado y bien

estructurado lo cual permitirá el manejo de la información de manera eficaz y eficiente.

Finalmente se tiene presupuestado la implementación de este programa de gestión de la

información a corto plazo, y contara con la debida capacitación del personal responsable
para tener éxito en dicha recolección de datos.

3
 Objetivos

General

Analizar los problemas que se presentan en la secretaria jurídica y de contratación de la

gobernación de Guainía, para poder implementar un sistema de datos consolidado y bien
estructurado lo cual le permita a este despacho el manejo de la información de una manera
eficaz y eficiente.

Específicos

 Buscar la manera de dar un manejo adecuado a los documentos que se reciben y se

envían en la secretaria jurídica y de contratación de la gobernación de Guainía.
 Implementar un sistema de datos para consolidar la información de una manera
eficaz y eficiente.
 Capacitar al personal necesario para manejar el sistema de datos de manera
adecuada.
 Analizar los resultados después de implementar el sistema para saber si el proceso
se hizo de manera eficaz.

4
 Metodologia

El método de gestión de la información utilizada en la Gobernación del Guainía en el área

de Secretaria de jurídica debe ser vista como un proceso bien definido, con la capacidad de
mejorar de manera incremental y continua, se realiza de acuerdo a la política para el
tratamiento de datos definida por esta área y consiste en definir las reglas de administración
de la base de datos, la cual permitirá almacenar datos que serán utilizados para el análisis,
estadísticas, elaboración de reportes, posteriormente conclusiones, toma de decisiones y
respuestas a las peticiones gracias a su contenido organizado.

La base de datos contiene la siguiente información: 1 número de radicado sjc, 2 fecha de

radicado en secretaria, 3 tipo de petición, 4 tipo de peticionario, 5 nombre del peticionario, 6
asunto, 7 modalidad de petición, 8 re direccionado, 9 fecha de direccionamiento, 9
responsable de trámite, 10 si requiere respuesta, 11fecha de respuesta área encargada, 12
observaciones, el tratamiento de esta base de datos implica un enorme esfuerzo para el
personal encargado de proteger la información, por ello este trabajo presenta una
metodología basada en la integración de buenas prácticas para la implementación de la
gestión sistematizada de la información, combinando varios métodos orientados a la gestión
de datos con un enfoque de automatización durante las etapas de operación, monitorización
y revisión de un Sistema de Gestión de la Información.

5
 Requerimientos

Desde el punto de vista de la entidad receptora del requerimiento, se permite realizar el

seguimiento y la trazabilidad de cada solicitud, dicho proceso va desde la radicación por
parte del usuario hasta la generación de la respuesta final al ciudadano.

Debemos diferenciar los roles dentro del proceso así:

1. Rol de ciudadano: Es la persona que expone sus requerimientos en la Secretaria
Jurídica y de Contratación a través de e-mail, vía telefónica o física.
2. Rol del operador: En este caso el operador cuenta con dos procesos:
✔ El funcionario de la Secretaria Jurídica y de Contratación de la Gobernación del
Guainía; es el encargado de recibir, radicar y entregar los documentos a la Jefe
de la Secretaría Jurídica y de Contratación.
✔ La jefe o Secretaria Jurídica y de Contratación es la encargada de verificar,
distribuir y asignar al funcionario a quien le corresponde dar respuesta a dichos
documentos o solicitudes en los tiempos establecidos.
3. Rol del funcionario: Es la persona encargada en la dependencia de dar trámite o
respuesta a los requerimientos asignados por el operador o administrador del área.

Lo que se busca es Reportar la información en una base de datos de fácil acceso y manejo
(Excel) la cual le permita al Operador generar una alerta a través de la Red y notificar
cuando un requerimiento esté pronto a vencer.

El Funcionario cuenta con los datos básicos del requerimiento; así como la fecha máxima
de respuesta; es importante que el operador identifique si es un derecho de petición, una
solicitud, una tutela para que de la misma manera emita un alerta que especifique el tiempo
de respuesta.

Se debe implementar una política de eficiencia administrativa al servicio de los ciudadanos,

en el cual se busca mejorar para atender oportunamente y con calidad los requerimientos de
los ciudadanos y en este caso los Contratistas de la Gobernación del Guainía que en su
mayoría son quienes hacen estas solicitudes, de igual forma se busca aumentar la confianza
de la ciudadanía sobre la gestión institucional y transparencia.

6
 Reportes a generar

El operador podrá consultar sus requerimientos, clasificándolos de acuerdo con la fecha de

creación o radicación, fecha de vencimiento; además se puede emplear filtros para mayor
organización teniendo en cuenta varios parámetros como tipo de requerimiento,
dependencia, funcionario, contenido del requerimiento, entre otros.

Se puede proporcionar información cierta y rápida de todos los documentos que se

tramiten.

Adicionalmente el operador puede consultar cualquier requerimiento seleccionando un

rango de fecha.

Filtrar los requerimientos por canal es decir si la solicitud fue realizada por correo, vía
telefónica o personalmente.

Filtrar los requerimientos dependiendo quien los haga (persona natural o jurídica)

Se puede filtrar los requerimientos por creador y responsable.

Filtrar los requerimientos por modalidad de petición: solicitud, prioritario, documentación e

información.