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MYBUSINESS POS Manual PDF
MYBUSINESS POS Manual PDF
Dintelsis, S. A. de C. V.
Progreso 207. Delegación San Buenaventura. Toluca, México. 50110.
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Soporte: soporte@dintelsis.com
MyBusiness POS Guía del Usuario
Más que un manual extensivo, este documento pretende ser una guía para el usuario
estándar. A continuación explicaremos los alcances de MyBusiness POS
Historia
Créditos
Analistas Programadores
Soporte
Con cualquiera de nuestras licencias ofrecemos consulta sin costo a través de correo
electrónico a soporte@dintelsis.com o directamente en nuestra página
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Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco
Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, no-break.
Al iniciar el sistema MyBusiness POS por vez primera, nótese que aparece una
pantalla que solicita los datos de la empresa.
Llenar los datos cuidadosamente, aún cuando se pueda regresar para corregirlos.
Descripción:
‘Base de Datos’, teclear el nombre de la base de datos con la que se desea trabajar,
por omisión el sistema instala la base de datos con el nombre de MyBusiness.
‘Password’, se refiere a la clave de acceso del súper usuario del sistema (note que un
usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). Éste tiene todos los
derechos de operación dentro del sistema, y es el único que puede modificar la
configuración del programa.
‘Moneda base del sistema’, dispone de hasta tres caracteres para indicar el código de
la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por
defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el ‘Nombre de la moneda’ y
M.N. para la ‘Leyenda de la moneda’. Estos datos son utilizados para desplegar
leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y
remisiones.
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‘Formato para cantidades numéricas’, indica el formato que el sistema utilizará para
desplegar las cantidades numéricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro
dígitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se
le presenta. Es decir: ##,##0.0000
‘Costo de mantener una unidad en inventario’, es un costo que se utiliza para realizar
el cálculo de la optimización de inventario y ordenes de compra sugeridas. Si no
conoce éste dato, consulte con su contador, él seguro le dará el dato aproximado.
‘Costo de pedir una orden de compra’, también es utilizado para realizar el cálculo de
la optimización de inventario y ordenes de compra sugerida.
Después de oprimir el botón Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso
al sistema, clave del usuario y password. Si es la primera vez que se utiliza el sistema,
recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indicó en la
pantalla de ‘Configuración general’.
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‘Periodo de trabajo’, debe de ser igual al año y mes actuales. Recibirá un mensaje que
le indicará que el periodo que está intentando usar no existe. Responda
afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto sucederá cada principio de
mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo.
‘Verificar base de datos’, indica al sistema que deberá actualizar la base de datos con
los nuevos campos adicionados en versiones más recientes del programa. Es decir, si
cuenta con una versión del sistema MyBusiness, y desea actualizar ésta versión hacia
una más reciente, deberá marcar la casilla por una sola ocasión para que el proceso
además de actualizar el sistema, actualice la base datos.
Al finalizar, habrá concluido con éxito la instalación del sistema MyBusiness POS.
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Ventas
Compras
Inventario
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Administración del software
Dentro de la barra observará los grupos de accesos directos a las operaciones del
sistema: ‘Ventas’, ‘Compras’, ‘Inventario’, ‘Utilerías ‘y ‘Formatos’. Cada una de estas
secciones contiene a su vez los accesos a los módulos correspondientes.
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Otra parte importante es el menú ‘Archivo’ de la parte superior, que a su vez contiene
los siguientes submenús: ‘Reportes’, ‘Favoritos’, ‘Mantenimiento a la base de datos’,
‘Sincronizar procedimientos’, ‘Configuración’, ‘Cambiar de empresa’, ‘Ayuda’, ‘Acerca
de’, y ‘Salir’.
El menú ‘Reportes’ contiene los reportes y gráficos del sistema. Todos los reportes son
visibles únicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la
mayoría de los casos un reporte puede solicitar rangos de algún catalogo o de una
secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opción de no utilizar un
rango para lo cual el reporte mostrará todos los datos disponibles. Estos rangos en su
mayoría llevan un orden alfabético en donde primero son los números y después las
letras en el orden tradicional. También se le puede solicitar un rango de fechas.
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El menú ‘Favoritos’ contiene accesos directos a las carpetas del ‘Business Manager’
(utilería que se verá más adelante), en donde se encuentran referencias a las carpetas
que se requiere acceder de forma rápida.
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El menú ‘Configuración’ contiene las opciones mas delicadas del sistema, y éstas sólo
son visibles por los usuarios con nivel de supervisor.
Opciones
‘Alta de nueva empresa’: Aquí se ingresan los datos de una empresa adicional.
Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos
o más empresas, la próxima vez que se ingrese, se le solicitará seleccionar la
empresa con la cual trabajar.
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La ‘barra de tareas’
Sección de ‘Ventas’
Punto de venta
Cotizaciones
Facturas
Remisiones
Cobro en caja
Verificador de precios
Clientes
Cobranza
Eliminación de Saldos
Devoluciones / Notas de crédito
Sección de ‘Compras’
Ordenes de compra
Compras
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Devoluciones de Compra
Proveedores
Cuentas por pagar
Ordenes de compra automáticas
Sección de ‘Inventario’
Artículos
Entradas al inventario
Salidas del inventario
Inventario físico
Recalcular por surtir y por recibir
Cerrar inventario
Optimizar inventario
Informe de calidad de inventario
Sección de ‘Utilerías’
Business Manager
Telemercadeo
Pendientes
Calculadora
Editor de búsquedas
Editor de sentencias de SQL
Editor de formas
Editar formato de facturas
Editar formato de remisiones
Editar notas de crédito
El ‘Business Manager’
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Las carpetas de las que se compone el ‘Business Manager’ pueden ser de dos
categorías: las fijas y las que se crean conforme se agrega información. Las principales
carpetas fijas son ‘Catálogos’, ‘Operación’, ‘Ingresos / Egresos’ y ‘Configuración’, que
serán detalladas más adelante.
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Por último, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botón derecho del
mouse sobre el ícono de la línea creada y seleccione la opción ‘Eliminar’. A
continuación aparecerá un mensaje de confirmación, conteste afirmativamente y
visualizará cómo la línea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen
en forma automática, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.
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Hasta este momento se han mencionado las operaciones más comunes que se realizan
con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y
Consultas.
Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los menús
contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botón derecho del mouse,
son: utilizando una combinación de teclas y, por medio de los menús y botones del
encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinación de teclas <Control> +
<Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla
<Supr> lo elimina.
Dentro de los menús del ‘Business Manager’ existe uno llamado ‘Favoritos’. Éste se
utiliza para facilitar el acceso a las carpetas más usadas.
Líneas de artículo
Antes de proceder con la captura de artículos es necesario que capture sus líneas
de artículos. Una línea es una clasificación o agrupamiento de artículos, como lo es
el caso de las líneas de electrodomésticos y la de frutas y verduras en un centro
comercial. Para dar de alta sus clasificación abra el ‘Business Manager’, después
busque las carpetas ‘Catálogos’ - ‘Artículos’ - ‘Líneas’. A continuación capture sus
líneas de artículos empleando en la clave de la línea un máximo de cinco
caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripción
puede haber un máximo de 40 caracteres.
Marcas de artículos
Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el
‘Business Manager’, después busque en las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Artículos’ –
‘Marcas’ y capture.
Ubicación de artículos
Una ubicación indica la posición en almacén de este artículo. Esto hace posible
levantar inventarios físicos únicamente de una sección para poder llevarlos a cabo
a tienda abierta. Para darlas de alta abra el ‘Business Manager’ y después busque
la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ –
‘Artículos’.
Nota: Tanto como las líneas de artículos como las marcas y las ubicaciones son
deseables de definir antes de los artículos, pero no indispensables, ya que el
sistema crea elementos genéricos por defecto llamados “SYS”.
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Catálogo de artículos
Para acceder a este catálogo puede dar un clic sobre el icono Artículos en la sección de
‘Inventario’ de la ‘barra de tareas’. Se le mostrará una ventana donde se puede
realizar cualquier operación sobre los artículos con excepción del borrado, lo cual se
puede hacer únicamente en el ‘Business Manager’ dentro de las carpetas ‘Catálogos’ –
‘Artículos’.
Indique la clave del artículo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves
de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el máximo de
caracteres utilizados en los códigos de barras estándar es de trece. Proceda a dar de
alta el artículo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artículo con esta clave los
datos aparecerán y la ventana entrara en modo de modificación. Si la clave no está
dada de alta, el sistema asume que el artículo es nuevo. Capture los datos que se le
piden:
Los datos ‘Línea’, ‘Marca’, ‘Impuesto’ y ‘Ubicación’ vienen precargados con la leyenda
“SYS” o genéricos. Cámbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido
creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager
para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artículo.
Capture las listas de precios, por omisión MyBusiness puede manejar hasta 10, de los
cuales el único dato necesario es el primero.
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Desde el precio número dos hasta el precio número 10 el dato ‘Cantidad’ indica que se
utilizará este precio cuando la cantidad de artículos vendidos sea igual o mayor a la
indicada (esto último se activa en combinación con la configuración de las estaciones
de trabajo).
En la pestaña principal observará una opción con la leyenda ‘Artículo para venta’. Esto
le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los
insumos que no se venden y sirven únicamente para crear producto terminado.
‘Vender abajo del costo’ permite que el artículo se pueda vender abajo del costo dentro
del punto de venta, tomando como base el último costo de compra. Esto es utilizado
en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras.
‘Es articulo compuesto’ (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al
activar esta opción el botón de componentes se activa, lo que permite capturar los
componentes o insumos de este producto.
‘Control de inventario’ Para los artículos marcados con esta opción, el sistema llevara
un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no
llevará un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto.
‘Control de lotes’ Permite activar el control de lotes para el artículo deseado. Este
control activa la solicitud de números de pedimento, números de lote y fechas de
caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operación involucrada
con el inventario.
Las presentaciones
El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet,
etc. El dato ‘Dato2’ es opcional y únicamente es informativo, el dato de ‘Cantidad’
indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si está tratando de dar de alta
un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato
‘Unidad’ se indica la unidad de medida de esta presentación. Presione ‘Aceptar’ para
ingresar la presentación. Cabe mencionar que se pueden ingresar un número ilimitado
de presentaciones.
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La pantalla de productos muestra por omisión hasta 3 precios, pero además de ofrecer
las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista
cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaña de ‘Listas Adicionales, existencias por
almacén’.
Existe también la opción de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo
cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y
capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es
posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea
por medio Internet ó con medios magnéticos.
Los datos máximo, mínimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote económico) son datos
capturables por el usuario, sin embargo existe un método de cálculo que permite
definirlos en forma automática, simpre y cuando se cuente con un mínimo de un año
de histórico de ventas. Este apartado será explicado con más detalle en la sección
Optimización de inventario.
Dentro del dato ‘Información’ se puede colocar una referencia a un archivo externo que
muestre la información técnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un
documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la
dirección de una página en Internet.
Una vez capturado este dato es posible acceder a la información desde el ‘Business
Manager’. Por ejemplo, accesando el catálogo de artículosy seleccionando uno de ellos,
con el botón derecho del mouse se elige la opción ‘Ver Información’, esta operación
abre una ventana con la aplicación asociada al archivo.
Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al
producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos,
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imágenes de cualquier formato, páginas web, archivos de Excel o de Word, etc. Para
mas detalles de cómo activar esta opción en el punto de venta refiérase a la
configuración de la estación de trabajo ‘Mostrar imagen del producto’.
Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al ‘Business Manager’,
encuentre el artículo, lo seleccione con el mouse, presione el botón derecho y
seleccione el menú ‘Componentes del producto’ o desde la ventana del artículo
presione el botón componentes, que solo esta disponible si la casilla “Articulo
compuesto” esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecerá una ventana
para la definición de los componentes.
Puede alimentar todos los artículos que quiera, inclusive otros que sean a su vez
artículos compuestos, lo cual se visualizará en el árbol de componentes. Para
ensamblar estos productos se tienen 2 opciones:
Note en la imagen anterior que la crema nivea a su vez contiene un cepillo de dientes,
este módulo puede manejar sencillas ordenes de producción con subensambles en
cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes
de producción, vea el apartado ordenes de producción mas adelante.
Zonas de clientes
La zona de clientes es una clasificación por su situación geográfica, por ejemplo, los
clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones
abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Zonas de clientes’ que se
encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. Cuando la localice capture
las zonas. La clave es de un máximo de cinco caracteres en donde el primero de
ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripción puede ser de un
máximo de 40 caracteres.
Vendedores
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Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que
pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarán a su
posterior cálculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el
‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Vendedores’ en las carpetas
‘Catálogos’ – ‘Clientes’. La clave es de un máximo de cinco caracteres siendo el
primero de ellos una letra. La descripción puede ser máximo de 40 caracteres. El
campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el
punto de venta.
Cobradores
Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una
cuenta por cobrar. De esto se deriva el cálculo de comisiones por cobranza. Para
dar de alta sus cobradores abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta
‘Cobradores’ que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. No
olvide que la clave del cobrador es de un máximo de cinco caracteres con el
primero de ellos con letra y que la descripción puede ser máximo de 40 caracteres.
El catálogo de clientes
Contactos
En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los teléfonos
del contacto. Si lo desea indique que sí y capture el primer teléfono, incluyendo el
código de área. En otro caso podrá capturar los teléfonos en otro momento.
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Cuando presione el botón ‘Aceptar’ se le repetirá la pregunta hasta que usted indique
que ya no desea capturar más teléfonos.
Precios especiales
Direcciones de embarque
Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancías que
se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envío de los
productos va hacia una de sus sucursales.
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El inventario inicial
Concepto de la entrada.
Almacén
‘ Artículo’
Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea
muy pequeño, esto permitirá al sistema un mejor cálculo de costos. Aunque simpre es
recomendable colocar costos reales.
Presione nuevamente la tecla <Enter> hasta que vea aparecer la partida en la malla
de datos capturados.
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Para borrar una partida deberá seleccionar la partida con el mouse en la malla de
datos y presionar la tecla ‘Del’ o ‘Supr’.
Importante: La malla de datos acepta hasta un máximo de 800 partidas por entrada.
Finalizar la entrada
Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para
su revisión o para agregar más partidas.
Inventario físico
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El inventario físico es uno de los procesos más complejos y tediosos para el personal
administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofía para realizar este
proceso. Se detalla a continuación.
‘Ubicación’ indique la ubicación de los artículos dentro del almacén a los que se
pretende levantar inventario físico.
‘Iniciar inventario físico’ Recibirá una advertencia diciendo que los artículos que
pertenecen a la ubicación especificada serán bloqueados y que no podrá realizar
ninguna operación que pudiera afectar al inventario.
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El inventario físico está en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede
iniciar la captura de artículos.
¿Qué significa que el inventario físico está pendiente? El inventario físico está listo para
aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del
proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacén,
pero sin afectar aún las existencias de los productos.
Colóquese en el dato ‘Producto’ y teclee la clave del artículo que se desea capturar.
Presione la tecla <Enter>, lo cual lo posicionará en el dato ‘Marbete’, coloque ahí el
folio del marbete si es que realiza el inventario a través de los cartones especiales para
conteos físicos. Si no es así, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera
proceda con los datos ‘Primer conteo’ y ‘Segundo conteo’. Aunque es una práctica
recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el único dato
importante es el ‘Real’, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada.
Presionando la tecla <F5> el dato será registrado. Proceda así con todos los artículos
de su lista.
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Una vez terminada la captura dé un click sobre el botón ‘Aplicar inventario físico’, con
lo cual las diferencias encontradas serán aplicadas y las existencias reales pasarán a
ser la nueva cantidad teórica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia
teórica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario físico
marcó 55, entonces el sistema ingresará un movimiento de entrada por concepto de IF
(Inventario Físico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de
inventario físico marcó 45, entonces el sistema ingresará un movimiento de salida por
concepto de IF (Inventario Físico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad
teórica del producto se modificará dentro del catálogo de artículos.
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Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, éste nos va a permitir verificar
el estado de la captura de cada uno de los artículos. Asimismo nos va reflejando las
diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la
captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de
lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artículos que tanto en costo
como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botón
es: INVFIS (Impresión de inventario físico).
Impresión de marbetes
Imprime los marbetes de todos los artículos del catálogo en el formato especificado. El
formato asociado a este botón es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario).
Entradas al inventario
Salidas al inventario
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La venta
Uno de los procesos más complejos que existen en las empresas es el de la venta.
Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma
distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde
solamente se pasan productos por un lector de código de barras y se imprime un ticket
para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos también se vende en plazos y
habrá otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales
sobre un artículo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software
MyBusiness POS ha pensado en casi todos los casos que usualmente se
presentan. A continuación se presenta la descripción de cada uno de ellos.
La opción de ‘Incrementos rápidos…’ está activada. El proceso para usar ésta opción es
el siguiente: presione la <flecha arriba> del teclado y verá que el cursor se posiciona
en la última partida capturada y así podrá usted cambiar la cantidad, como en los
casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos
artículos varias veces por el lector de código de barras. Si desea quitar el producto de
la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla <Supr>.
Una vez capturados todos los artículos presione la tecla <F5> y aparecerá una opción
preguntándole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar
pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar
montos en cheques o tarjetas de crédito o cualquier otro concepto que desee.
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Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente
la tecla <F5> para terminar con la venta, con esta operación se imprimirá el ticket y
se abrirá el cajón de dinero. A continuación la pantalla es limpiada y queda lista para
atender al siguiente cliente. El único dato que queda activo de la venta anterior es la
información del cambio, ésto nos permite guardar la referencia para una posible
reclamación del cliente con respecto a su cambio.
Dentro del ´Punto de venta’ existen operaciones que permiten un mayor control de la
venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo
intente se le pedirá el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el
cambio de precio. Si son válidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier
forma el usuario aún cuando tenga derechos de cambio de precio no podrá vender
abajo del último costo siempre y cuando así esté estipulado en el dato del artículo
‘Vender abajo del costo’’ dentro de la pantalla de artículos.
Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es
el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artículos se debe escribir
la secuencia ‘//fac’ seguido del número de ticket asociado y el número de estación de
trabajo o caja que generó el ticket, oprimir <Enter>, por ejemplo “//fac 354 caja01”.
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A continuación se le piden los datos del cliente o podrá seleccionar uno previamente
capturado y al presionar el botón ‘Aceptar’ se comenzará a imprimir la factura, para lo
cual la única condición es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible
realizar esta operación de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar
la opción “Convierte un ticket en factura” en donde solo basta con colocar el numero
de ticket.
El punto de venta fue hecho para ser fácil y rápido de operar; sin embargo al principio
puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado,
para esto puede presionar la tecla F1 y mostrara una ventana donde se puede acceder
a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla <ENTER>
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F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar
el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo
que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta
con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posición sin importar en que
parte de la pantalla se encuentre.
F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una
clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si
se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que
se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente.
F4 Quita bloqueo por error en código: Si por alguna razón se tecleo un artículo que no
existe en el catálogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para
cobrar la venta, esto tiene como propósito el no regalar algún producto por error,
cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido,
con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el
lector de código de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la
operación.
F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejándola
en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de
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cobrarla o muestra la ventana de cobro con lo cual se pueden indicar las formas de
pago y el cambio si es que lo hubiese.
F7 Deja como pendiente la venta actual: Si por alguna razón la operación de venta no
se va a concluir en este momento se puede dejar pendiente para recuperarla después,
por ejemplo si la persona que se esta atendiendo no tiene dinero o se tarda en
autorizar una ytarjeta se puede dejar pendiente y cobrar a la siguiente persona en la
fila.
F8 Muestra lista de ventas pendientes: Muestra una lista de todas las ventas que no
fueron cerradas, con esto es posible recuperar las ventas que se dejaron como
pendientes con la opción anterior.
F10 Pantalla de descuentos: Permite capturar un descuento ya sea por importe o por
porcentaje a toda la operación, esta pantalla requiere de la autorización de un usuario
con permiso de cambiar descuentos en derechos de ventas.
F12 Corte Z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una
vez hecho esto el total en caja regresa a cero.
//ING Permite capturar un ingreso de dinero en caja: Permite abrir una ventana
donde es posible capturar un ingreso a caja que no tenga que ver con la venta, por
ejemplo: un saldo inicial en caja o un cobro a un cliente al que se le vendió a crédito.
//EG Permite capturar una salida de dinero a caja: Llama una ventana donde es
posible sacar dinero de la caja por ejemplo para un pago de gasolina o de un retiro de
efectivo cuando se llega a cierto monto.
//DEV Realiza una devolución de mercancía: Permite habilitar la ventana del punto de
venta para realizar una devolución.
El control de existencia
Si desea información mas detallada del punto de venta consulte el manual del punto de
venta.
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La venta tradicional
En algunas empresas no es necesario vender con tanta velocidad como es el caso del
punto de venta, si no que, por el contrario, es necesario capturar descuentos y plazos
de pago. Para estas situaciones el sistema cuenta con otra ventana, que se llama
‘Asistente de ventas’. Esta se puede activar en la ‘barra de tareas’ en la pestaña de
‘Ventas’ ya sea en el icono de ‘Facturas’ o el de ‘Remisiones’.
Aquí podrá capturar los artículos indicando su clave, la cantidad, la lista de precios a
utilizar, su precio, el almacén, el descuento y el impuesto de cada partida. Recuerde
que cualquiera de los datos anteriores puede ser cambiado directamente en la malla de
datos y si desea eliminarlo basta con seleccionar la partida y presionar la tecla <Sup>.
Cotizaciones y pedidos
Para acceder al módulo de pedidos basta con darle un click en la pestaña de ‘Ventas’
de la ‘barra de tareas’ al icono ‘Cotizaciones’ donde se mostrará la ventana del
‘Asistente de Cotizaciones / Pedidos’. Seleccione la opción y presione <F5>. En la
siguiente pantalla se le pedirán los datos del cliente, la clave del vendedor, el número
de la lista de precios que se utilizara en la cotización, y los descuentos en cascada que
serán aplicados. Presione nuevamente <F5> y observará la pantalla que le pide el
almacén de donde se tomará la mercancía cuando se surta y la moneda y el tipo de
cambio con el que se va a realizar la cotización / pedido. Nuevamente pulse <F5> y
podrá capturar los artículos indicando su código, la cantidad, precio de venta
propuesto, el almacén de donde se tomará la mercancía por cada partida y el número
de la lista de precios a manejar. Por supuesto está que la cotización y el pedido no
afectan al inventario. Al oprimir <F5> podrá ahora capturar la fecha de la cotización /
pedido, la fecha de entrega, además de la dirección de embarque. Verifique la casilla
de imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo que se registrará el
movimiento y obtendrá una impresión del mismo.
A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para
los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en
el ‘Business Manager’ en las carpetas de ‘Pedidos’ y ‘Cotizaciones’.
Cerrar un pedido
La cobranza
Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas
por las ventas, diríjase a la ‘barra de tareas’. Una vez ahí busque el icono
‘Cobranza’ en la pestaña ‘Ventas’. Al darle un click se abrirá una ventana que le
pedirá la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho
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esto presione la tecla <Enter>. Si dejo sin activar la casilla ‘Sólo mostrar
movimientos con saldo’ entonces aparecerá todo el histórico del cliente aunque
ya no tenga saldo. Localice el movimiento que desea liquidar, presione el botón
derecho del mouse y seleccione la opción ‘Nuevo abono’. A continuación
observará una ventana que le pedirá el tipo de documento con el que se está
liquidando el adeudo y su número (p.e. si le pagan con un cheque local coloque
en el dato ‘Documento’ CHL y en ‘Número’ coloque el numero de cheque con el
que le están pagando), indique el importe del pago, los conceptos de cobrador y
el concepto del ingreso, los cuales están dados de alta conforme a los datos del
cliente por lo que si no los tiene que cambiar presione la tecla <F5> y el
movimiento será confirmado. Si dejó la casilla de verificación marcada se
imprimirá un formato que servirá de comprobante.
Devoluciones
Para el software las devoluciones y las notas de crédito son equivalentes. Las
devoluciones se pueden hacer por mercancía o por conceptos como el descuento por
pronto pago. También es posible devolver mercancía o hacer descuentos con referencia
o no a una venta.
Si se trata de una remisión tendrá que indicar el nombre de la estación que generó la
remisión y en el dato siguiente el numero de la remisión (no olvide que el consecutivo
de remisiones es por estación de trabajo o caja).
Si desea devolver de una factura sólo tiene que indicar el numero de la misma.
Presione la tecla <F5> y podrá seleccionar al cliente (note que estos datos ya están
llenos si es que eligió devolver de una remisión o de una factura).
Presione nuevamente <F5> y ahora notara que también el almacén y la moneda del
documento ya están llenos. Nuevamente oprima <F5> y de un click sobre la leyenda
‘Recuperar partidas de venta’ con lo que traerá los productos junto con sus precios o
descuentos que se hubieran aplicado en la venta origen.
Borre las partidas que no se van a devolver o cambie las cantidades en la malla de
datos, de acuerdo a la devolución, presione <F5>, indique la fecha del movimiento de
devolución, nuevamente <F5> y con esto la devolución afectará al inventario y
generará un movimiento de abono a la cuenta por cobrar de la factura o remisión
seleccionada.
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Compras
Tipos de proveedores
Proveedores
Para capturar sus proveedores busque en la ‘barra de tareas’, pestaña ‘Compras’, click
sobre icono de ‘Proveedores’. Al aparecer la ventana de proveedores notará que el
sistema de forma automática genera un clave numérica consecutiva. Aunque la que
puede utilizar, recomendamos preferentemente que escriba una clave que le recuerde
el nombre del proveedor. Por ejemplo, si su proveedor es Laboratorios La Central, S.
A. de C. V. una clave cómoda de aprender sería “CENTRAL”. Al presionar <Enter> o la
tecla de tabulador sobre este dato se posicionará a continuación en el dato ‘Nombre o
razón social’ en donde se debe de indicar la razón social completa del cliente sin
abreviaciones hasta donde sea posible, ya que sólo dispone de 100 caracteres. Capture
los datos generales del proveedor y de un click sobre la pestaña ‘Crédito descuento e
Internet’. Aquí podrá capturar el nombre del contacto, los días de crédito y el límite de
crédito del proveedor, cinco descuentos en cascada y la dirección de correo electrónico
de este proveedor. Al final presione el botón ‘Guardar’, lo que salvará los datos y
colocará el cursor en el dato de ‘Clave del proveedor’ con lo que podrá modificar o dar
de alta otro proveedor. Para dar de baja un registro tiene que hacerlo desde el
‘Business Manager’ en la carpeta ‘Proveedores’.
Compras directas
MyBusiness POS Guía del Usuario
Ordenes de compra
Al igual que con los pedidos, cuando por alguna razón de una orden de compra ya no
se desea recibir mercancía y ya no quiere que aparezca en sus reportes de artículos
por recibir, puede cerrarla, aunque la orden de compra no esté completamente
recibida, para lo cual debe de ir al ‘Business Manager’, buscar la carpeta de ‘Ordenes
de Compra’ o de ‘Ordenes de compra parcialmente recibidas’, seleccionar la orden a
cerrar y con el botón derecho del mouse ejecutar la opción ‘Cerrar orden de compra’.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Devoluciones de compra
El módulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos
con los proveedores. Para acceder a este módulo busque la ‘barra de tareas’, después
la pestaña ‘Compras’ y de un click sobre el icono ‘Cuentas por pagar’. Indique la clave
del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione <Enter>. Aquí
puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los
movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por
usted mismo, además de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por
pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones
seleccione un renglón en la malla de datos, presione el botón derecho del mouse y
seleccione la opción correspondiente.
Para capturar el saldo inicial siga los pasos indicados en el párrafo cuentas por pagar y
seleccione la opción ‘Nuevo’ del menú del botón derecho. Indique la clave del
proveedor y en ‘Tipo de documento’ teclee el concepto, por ejemplo COM que es la
clave de compras y su número. Indique la moneda y el tipo de cambio de este
movimiento, el importe, la fecha del documento y la fecha de vencimiento. Presione
‘Aceptar’ con lo que el movimiento será guardado y de forma automática será creado
un cargo para este movimiento por el importe indicado.
Aunque contablemente se debe de pronunciar de manera inversa o sea que los cargos
reducen el saldo con el proveedor y los abonos lo aumentan, en el sistema nos
referiremos a éstos de modo igual que en el módulo de cobranza, en donde los cargos
aumentan al saldo y los abonos los disminuyen, ya que la experiencia nos dice que de
la primera forma se puede confundir al usuario provocando errores operativos. Para
aplicar un abono a una cuenta por pagar siga los pasos del párrafo cuentas por cobrar.
En la pantalla de abonos indique el proveedor aunque el sistema ya coloca la clave del
proveedor de la cuenta por pagar, indique el documento con el que se está pagando el
saldo, por ejemplo “CHL” que indica un cheque local. Capture su número y el importe
de pago en donde normalmente el sistema coloca el saldo del documento. Si el pago es
menor al saldo indíquelo. Finalmente, presione ‘Aceptar’ y el pago estará aplicado.
Hasta este momento se han visto las operaciones básicas del software MyBusiness
POS pero además de éstas existen una gran cantidad de opciones adicionales que
pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes
parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una añoranza a
aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, así
como de fondos especiales como el de la caja chica.
Los cortes X y Z
El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z.
Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a
proveedores, ventas, crédito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La
diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z
y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede
haber 10 cortes X para un corte Z pero sólo un corte Z por día. Estos cortes se pueden
imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el ‘Punto de venta’ o en el ‘Asistente
de Ventas’.
El control de gastos
El control de presupuestos
MyBusiness POS Guía del Usuario
Habrá notado que al entrar al sistema se le solicita el periodo de trabajo o sea el mes y
el año sobre el que se desea trabajar. El sistema sugiere el mes y el año actuales
según la fecha de la máquina. Esto es importante ya que todas las operaciones del
sistema utilizan el periodo de trabajo como referencia y no la fecha de la máquina
como pudiera suponerse. La razón de esto es evitar que algunos usuarios pudieran
capturar movimientos fuera del periodo establecido, con la finalidad de que los datos
ya reportados de meses anteriores no varíen por capturar de movimientos fuera de
fecha. Si desea evitar esto puede decidir qué usuarios tienen permiso de trabar fuera
de un periodo de trabajo determinado.
Existen dos conceptos que para un usuario que comienza a usar el programa resulta
confuso uno es el del periodo de trabajo y otro es el periodo activo, el periodo de
trabajo indica un mes y un año sobre el que estamos trabajando en el software en este
momento y el periodo activo que indica a cual periodo de trabajo tienen que entrar
forzosamente todos los usuarios. Cada vez que un usuario con derechos entra al
sistema y crea un periodo nuevo por ejemplo al principio de cada mes lo establece
como periodo activo para el resto de los usuarios, pero si no desea que así puede
Abrir el ‘Business Manager’ e ir a la carpeta periodos de trabajo seleccione el periodo
deseado y si lo que desea es simplemente cambiar el periodo de trabajo presione el
botón derecho del mouse y seleccione el menú establecer como periodo de trabajo, o
si desea establecer el periodo activo o sea el que deben de utilizar el resto de los
usuarios realice los mismos pasos y seleccione el menú establecer como periodo
activo. Aquí también es posible dar de alta nuevos periodos o borrar alguno creado con
anterioridad.
MyBusiness POS Guía del Usuario
La operación administrativa
Hasta este momento hemos visto la parte operativa del sistema, esto es, las partes
necesarias para llevar un buen control del sistema, pero hemos dejado para este
momento la parte administrativa del propio software como es el control de usuarios, la
configuración de las estaciones de trabajo y la modificación de formatos impresos.
Los usuarios
Para dar de alta los usuarios del software tenemos que ir a la carpeta ‘Usuarios’ en
‘Configuración‘ dentro del ‘Business Manager’. Ahí podrá ver por lo menos uno que es
SUP o súper usuario, el cual se crea cada vez que se instala el sistema. Ingrese un
usuario nuevo. En la ventana que se le muestra le serán solicitados los siguientes
datos: la clave del usuario, su nombre, una clave de acceso o password, su puesto y la
posibilidad de ingresar la ruta de un archivo con la foto del usuario. Capture los datos
que considere necesarios.
Derechos generales
Dentro de la misma ventana del usuario existe una pestaña con la leyenda “Derechos
generales”, en donde se pueden asignar los siguientes derechos: “Manejo de periodos
contables”, que permite al usuario crear periodos de trabajo; “Autorizar pedidos” que,
como se vio en la sección pedidos, es un proceso necesario para antes de surtir un
pedido; “Captura con fecha fuera del periodo de trabajo”, permite al usuario capturar
movimientos del sistema con fechas fuera del periodo de trabajo.
Es posible definir cuáles son las carpetas del ‘Business Manager’ a las que el usuario
puede acceder además de las opciones que podrá activar en cada carpeta. Por
ejemplo, podemos decir que un usuario puede únicamente acceder a la carpeta
‘Artículos’, pero que únicamente puede dar de alta artículos y modificarlos pero no
borrarlos. Para conseguir esto necesita seleccionar al usuario, presionar el botón
derecho del mouse y seleccionar el menú ‘Derechos del Business Manager’.
En unos instantes aparecerá una ventana donde aparecen todas las carpetas del
‘Business Manager’ con un icono en forma de llave que indica cuáles carpetas están
activadas o no. Seleccione cualquier carpeta y presione el botón derecho del mouse y
escoja la opción ‘Desactivar’ o ‘Activar’, según sea el caso. Con esto inhabilitara o
habilitará para este usuario la carpeta completa, lo que la hará invisible para este
usuario. También notará que los diferentes menús disponibles en esa carpeta aparecen
del lado derecho, también pueden ser activados o desactivado usando los mismo pasos
para activar o desactivar la carpeta. Los cambios en los derechos se harán notorios
hasta que el usuario inicie una nueva sesión del sistema.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Derechos de ventas
Usted puede definir algunos derechos especiales que tienen que ver con el procesos de
la venta, los cuales son: ‘Cambiar precio de venta’: si desactiva esta opción no le será
posible al usuario cambiar los precios en el ‘Asistente de Ventas’, ni el ‘Punto de
Venta’. Si algún usuario sin derecho de cambiar el precio intenta hacerlo en el punto
de venta, le será solicitada una autorización de un usuario con este derecho. ‘Cambiar
almacén’: permite que en el ‘Punto de Venta’ se pueda indicar el almacén del cual será
descontada la existencia, ‘Alta baja del vendedor’: permite que en el ‘Punto de Venta’
se pueda dar de alta, baja o modificar un vendedor o agente de ventas. ‘Cambiar
descuento’: esta opción habilita el dato descuento(s) del ‘Asistente de Ventas’ para su
captura. ‘Vender sin existencia’: aplica al ‘Asistente de Ventas’ y permite al usuario
vender aun si la cantidad capturada supera a la existencia, si esta opción está activada
recibirá un mensaje de advertencia, pero se le permitirá continuar. ‘Alta baja de
clientes’: permite desde el ‘Punto de Venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’ dar de alta,
modificar o borrar clientes del catálogo. ‘Alta de vendedor’: permite en el ‘Asistente de
Ventas’ dar de alta, modificar, o borrar a los vendedores o agentes. ‘Alta de almacén’:
permite dar de alta o modificar un almacén en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Alta de
moneda’: permite dar de alta o modificar una moneda del sistema en el ‘Asistente de
Ventas’. ‘Alta baja de artículo’: permite dar de alta, modificar o borrar un artículo en el
‘Punto de Venta’ o el ‘Asistente de Ventas’. ‘Cancelar venta’: permite eliminar una
venta desde el ‘Asistente de Ventas’ o cancelarla si ésta ya fue confirmada. ‘Devolver
mercancía’: esta opción permite recuperar una venta de otra cancelada en el ‘Asistente
de Ventas’. ‘Corte X y Corte Z’: permite obtener los cortes de flujo de caja desde el
MyBusiness POS Guía del Usuario
La estación de trabajo
Para configurar la ‘Estación de trabajo’ o para dar de alta mas estaciones es necesario
buscar la carpeta ‘Estaciones’ que se encuentra a su vez en la carpeta ‘Configuración’
en el ‘Business Manager’. De un doble click sobre cualquier estación en el catálogo. Al
instalarse existe la llamada “ESTACION01”. Los datos que puede observar son: el
‘Almacén por defecto’, la ‘Moneda por defecto’ y el ‘Tipo de venta por omisión’. En caso
de no indicar el tipo de venta se utilizará la indicada aquí. El ‘Puerto de marcado’ es
una opción solo útil en instalaciones donde sea necesario indicar manualmente en qué
puerto escucha el módem (en la mayor parte de los casos esta opción ya no es útil).
En el dato ‘Dígito del conmutador’ debe de indicar el número con el que da línea
externa el conmutador. ‘Partidas por factura’ es utilizado por el ‘Punto de Venta’ para
cuando un ticket es convertido en factura, ya que si el ticket es demasiado extenso
entonces se crean varias facturas con el máximo de partidas indicados aquí.
Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son:
‘Activar el lector de código de barras en ventas’: habilita la captura rápida de
MyBusiness POS Guía del Usuario
Las opciones ‘Pago en remisiones y facturas’ permiten visualizar una ventana de pago
sólo en el ‘Asistente de Ventas’.
‘Venta rápida’ hace que el ‘Asistente de Ventas’ sólo pida los artículos y no pase por el
resto de las pantallas lo cual es útil, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde
se requiere un poco mas de versatilidad que el ‘Punto de Venta’.
‘Afectar al inventario en línea’ Esta opción hace que los procesos de venta afecten al
inventario de forma automática, esta es la opción por defecto, pero esto consume algo
de tiempo que aunque insignificante puede ser molesto en situaciones donse se
requiera gran velocidad en la operación, como seria el caso de un centro comercial,
para esto se puede desactivar esta casilla y activar la siguiente, ‘Activar monitor del
sistema’ esta opción afecta al inventario una vez cada 30 segundos, lo que provoca
mayor rapidez en el punto de venta, esta opción no se debe de usar si maneja
artículos con serie.
‘Busqueda de artículos con gráficos’ permite ver la imagen de los productos cuando se
activa la ventana de búsqueda de productos.
Dentro de la pestaña telefonía del punto de venta, indicamos el digito que usa el
conmutador para dar línea externa, esto es importante si se usa la opción de marcado
automático del módulo de telemercadeo.
Permite que cuando se presione la tecla “+” aumente en uno la cantidad del ultimo
producto capturado o al presionar “-“ disminuya en uno.
‘Precios de venta por cantidad vendida’ activa una opción para el ‘Punto de Venta’ en
donde la lista de precios que se utilizará depende del dato ‘Cantidad’ del catálogo de
productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un artículo con un precio de 10
como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace de
forma automática el ‘Punto de Venta).
‘El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta’
Esta opción es útil cuando se quiere dar a algún cliente el precio pactado sin importar
el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero
por volumen su precio debería de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el
precio de $100.
Esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentación
este tendrá preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta
del producto.
El lector de código de barras solo se configura si se trata de un lector serial, para los
lectores a teclado no es necesario, en donde dice modelo de lector le recomendamos el
modelo genérico ya que este trabaja bien con el 90% de los modelos de lectores
seriales existentes. Para que la configuración del lector funcione es necesario reiniciar
el software, el programa convierte la señal serial en señales de teclado, esto quiere
decir que la señal será recibida en cualquier programa aun si no se tata de MyBusiness
POS.
MyBusiness POS Guía del Usuario
El software MyBusiness POS puede manejar básculas para la captura del peso en el
punto de venta, existen dos tipos de básculas de acuerdo a la forma que envían la
señal del peso a la computadora, en el primer tipo la señal del peso solo llega cuando
el peso es estable en la bascula esto quiere decir que el peso no cambio por lo menos
en dos segundos, este tipo de básculas son las mas caras, pero las mas confiables. El
segundo tipo manda la señal de forma constante y pueden ocurrir pequeñas
variaciones del peso debido a que no existe señal de estabilización.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Como ya se mencionó anteriormente el software trabaja con una moneda base que es
la del país y que tiene como tipo de cambio 1 ya que servirá como base para las otras
que a partir de ahí tendrán tipos de cambio diferentes de 1. Usted puede trabajar con
tantas monedas necesite.
Impuestos
Permite definir mas de un impuesto al consumo, el sistema viene con dos impuestos el
SYS que es por defecto del 0% y el IVA del 15% . Si en un momento dado este
impuesto cambiara, sólo bastaría con cambiar el porcentaje del impuesto en su
catálogo. Es posible dar de alta todos los que requiera.
Almacenes
Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando
un cobro a un cliente, sobre todo para definir cómo es que está pagando el cliente.
Ejemplos: cheque, efectivo, nota de crédito, etc. A cada concepto es posible definir si
se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresión para que, por
ejemplo, se pueda imprimir un recibo al mismo tiempo que se liquida una cuenta por
cobrar.
Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando
un pago a un proveedor sobre todo para definir como es que se le esta pagando al
proveedor. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y
asociarle un formato de impresión.
Conceptos de ingresos
Aquí es posible definir el concepto por el cual está entrando dinero. Ya existe un
concepto llamado CLIEN que indica pago de clientes.
Conceptos de egresos
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Catálogos de Telemercadeo
Personalización
Esta carpeta del ‘Business Manager’ permite definir los aspectos mas complejos del
sistema y no es el objetivo de esta documentación definirlo en su totalidad ya que esto
se hará en la documentación técnica del sistema.
Las carpetas de personalización con excepción de una tienen que ver con scripts de
Visual Basic que permiten definir formatos de impresión, reportes y gráficos. La
‘Definición de menús’ permite definir las etiquetas de los menús y las carpetas en que
serán activados.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Una de las cosas mas importantes fue que tenia que dársele una forma de identificar a
una computadora de otra, entonces se pensó en un método similar a los que usan las
centrales telefónicas y al igual que con los teléfonos, se creó un conjunto de números
llamado dirección IP. En su computadora se puede observar este número desde el
símbolo del sistema (MS-DOS) con el comando ipconfig.
Su máquina arrojará algo como esto: 127.0.0.1. Existen dos tipos de direcciones IP:
unas llamadas no ruteables y las ruteables.
Las direcciones IP que utiliza una red local son normalmente no ruteables, esto quiere
decir que no sirven para salir a Internet. Para poder conseguir esto debe de obtener
una dirección IP de un proveedor de servicios de Internet, pero también debe de tomar
en cuenta que no siempre se le da esta dirección, por ejemplo si el proveedor de
Internet utiliza algún servicio llamado de proxy (o sea que varios usuarios comparten
una misma dirección IP) como el Internet por Cable. Pero casi la mayoría de los
servicios tradicionales vía dial-up (telefónico) proporcionan una dirección IP ruteable,
así como los servicios DSL y ADSL que son líneas telefónicas digitales de alta
velocidad. También es posible establecer enlaces dedicados.
Para el caso de los servicios dial-up existe otro inconveniente, que es que el proveedor
de servicios de Internet no tenga suficientes direcciones IP como para proporcionarle
una diferente a cada usuario que contrate el servicio, pero si tienen las suficientes para
los usuarios conectados, lo cual se explica porque algunas veces en horario de tráfico
pesado parece que se conecta pero no puede ver ninguna página en el navegador.
Otro efecto es que no se dispone de una dirección IP fija, sino que cambia cada vez
que se conecta con su módem, por lo que seria imposible localizarla desde una parte
remota, lo que lo inhabilita para servicios de conexión directa. Sin embargo, es posible
brincarse esta limitante con algunos servicios de algunas compañías, que por medio de
un software cargado en su máquina le asocian un nombre a la dirección IP que este
usando en el momento. Con este método en lugar de que su máquina se localice con
un número como el 200.44.186.11, tenga un alias llamado nombre de dominio por
ejemplo MiEmpresa.com. A este servicio se le llama asignación de IP dinámica y
existen algunos gratuitos o a un costo bajo. Nosotros recomendamos el siguiente
www.dns2go.com
MyBusiness POS Guía del Usuario
Con esto obtendrá un archivo de texto listo para reconstruir toda la información de la
base de datos del sistema en una emergencia. Nosotros recomendamos realizar el
respaldo en un disco duro diferente del actual, incluso si es posible en otra máquina y
en otro medio magnético o digital como una unidad de respaldo o un CD R/W. Puede
también usar las tareas programadas de Windows para realizar un respaldo diario.
Existe la opción de tener un servidor esclavo del principal, el cual constantemente se
actualiza y permite tener un servidor de reserva. Consulte a su personal de sistemas.
El respaldo es una de las actividades más importantes de la operación administrativa
de su empresa ya que la información es uno de sus activos más importantes. No
queremos enlistarles la cantidad de malas experiencias que hemos conocido por
usuarios que no tenían un sistema de respaldos adecuado. Por favor respalde su base
de datos por lo menos una vez por día.
ANEXO 1
MyBusiness POS imprime los códigos de barras por medio del lenguaje propio de la impresora el
sistema tiene ejemplos de los tres tipos de lenguajes mas importantes que son EPL II (Eltron
Programming Language II) ZPLII (Zebra Programming Language II) y DPL (Datamax Programming
Language) Esto requiere de un cierto nivel de experiencia por parte del usuario y lo cual se explica
un poco mas adelante en la sección de programación.
En la ventana que se le muestra busque el producto del cual desea imprimir las etiquetas y
escríbalo directo en la pantalla, si la etiqueta lo permite indique lo mismo en la parte inferior donde
se muestran las presentaciones del producto, seleccione el formato que desea utilizar y presione el
botón imprimir, antes de usar esta opción nuevamente presione el botón limpiar etiquetas.
Recuerde que el campo filtro se puede utilizar para buscar un producto de acuerdo a su
descripción.
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ANEXO 2
Salidas a sucursales
Esta función esta activa únicamente si se usa la herramienta concentradora, ya que esta es la
encargada de enviar la salida a la sucursal.
Si por alguna razón la salida no pudo ser enviada, existe la opción de reenviar el movimiento por
medio del botón “Re enviar a sucursal” Si por alguna motivo la entrada ya estaba en el sistema
remoto, el nuevo movimiento borra al anterior creando uno nuevo, si el movimiento fue completado
con éxito, el campo “Entrada remota” de este movimiento contiene el folio de entrada en el sistema
remoto.
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ANEXO 3
Compras y distribución
Para poder entrar al módulo de compras y distribución se puede hacer de dos modos,
por medio de la barra de tareas o por el Business Manager, por medio de la barra de
tareas solo se pueden capturar hojas de distribución nuevas, dentro del Business
Manager es posible modificar o borrar capturas anteriores.
Fig. 1
Otra forma e acceder a este modulo es por medio del Business Manager, en la carpeta
Hojas de distribución nuevas.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Fig. 2
La carpeta de hojas de distribución nuevas contiene las hojas capturadas pero que no
han afectado al inventario, caso contrario de la carpeta Hojas de distribución en
inventario.
Fig 3
Fig. 4
Si desea saber mas acerca del catalogo de proveedores consulte el manual general en
la sección proveedores.
Después de la clave del proveedor es necesario indicar la fecha en que se esta llevando
a cabo la compra, la fecha debe de ser la del documento, ya sea una remisión o de una
factura.
Fig. 5
MyBusiness POS Guía del Usuario
fig 6.
Dentro del campo artículo puede teclear una parte del código o de la descripción y al
presionar la flecha abajo se mostrara el resultado de la búsqueda, si el código que
busca es de una variante del modelo en color o forma seleccione el artículo buscado y
presione la tecla CONTROL, seleccione la variante buscada y presione ENTER (para
mas información de la búsqueda consulte el manual general).
Fig 7.
Dentro del campo costo se debe de indicar el costo o precio de compra en nota o
factura del proveedor, en el campo precio de venta se indica el precio "CON IVA" del
producto o el precio de venta en tienda, el campo etiqueta indica el tipo de etiqueta
que se va a usar en el producto estas pueden ser la de dos al paso o una al paso,
siendo uno o dos el numero que se debe de colocar en este campo.
El salto entre campos se puede hacer por medio de la tecla TAB o por medio de la tecla
ENTER, para confirmar la partida se puede presionar el botón Insertar o presionar la
tecla F5; con esto el cursor regresara al campo artículo para una nueva captura.
Fig. 8
Una ves que fue capturado el total de partidas de la compra se debe de presionar el
botón "Cuenta x Pagar" con esto sera generado la orden de pago para el proveedor,
este paso es necesario para considerar que la compra esta autorizada para afectar al
inventario.
Fig. 9
MyBusiness POS Guía del Usuario
Fig. 10
Una cualidad del sistema es de mostrar la imagen del producto sobre el cual se
encuentra posicionado el cursor sobre la malla.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Fig. 11
Formatos impresos
El módulo cuenta con dos formas impresas la primera que se llama hoja de distribución
solo muestra los datos generales y de detalle de los productos, pero no muestra los
datos en las columnas de distribución.
El otro formato muestra los artículos y sus descripciones junto con las columnas que
indican la distribución por sucursales.
Las sucursales
Las sucursales dentro del sistema MyBusiness POS se dan de alta en el catalogo de
puntos remotos dentro de la parte de configuración del Business Manager, el módulo
de compras y distribución genera las columnas de su malla y de la forma de
distribución de manera dinámica, de acuerdo al número de puntos remotos
capturados.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Cuando fueron capturadas las partidas de la compra, no fue necesario indicar el código
del artículo por ser este nuevo o porque no se conocía en el momento, pero es
necesario para poder afectar la existencia de la compra que todos los productos tengan
código.
Para poder asignar un código a una partida capturada es necesario dar un doble clic
del muse encima de la partida requerida.
Fig. 12
Si uno de los artículos tiene una separación por comas se considera que tiene variantes
estas son generadas de forma automática.
Los códigos de barras para los códigos maestros son generados con ocho dígitos y
siguiendo el mismo consecutivo que las variantes.
Una ves generado el código o indicado uno existente, presione el botón aceptar y el
código sera asignado a la partida de la compra.
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Una vez asignados todos los códigos es posible presionar el botón afectar inventario,
con esto se afectara la existencia y los costos de los productos, si por alguna razón el
precio del producto o alguno de los datos fue alterado en este momento se
actualizaran de nuevo los productos involucrados.
El paso de afectar al inventario también crea las tareas necesarias para que el
producto sea descargado en las tiendas.
Fig. 13
Asignación de imágenes
Al igual que cuando se asigna un código una imagen se puede asignar por medio de un
doble clic en la hoja de distribución, encima de la partida requerida, esto se puede
MyBusiness POS Guía del Usuario
hacer incluso cuando la hoja de distribución ya fue confirmada o sea que ya afecto al
inventario.
Cuando no todas las imágenes han sido asignadas en sus hojas de distribución entran
en una carpeta especial del Business Manager que se llama "Pendientes de asignar
imágenes", se puede observar presionando doble clic sobre la hoja seleccionada y
asignar las imágenes por medio del doble clic del mouse.
Fig. 14
Fig. 15
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ANEXO 4
MyBusiness POS fue hecho para poder usar cualquier tipo de base de datos que
soporte el estándar ANSI de SQL, por lo que no haremos referencia a una base de
datos especifica.
Dentro de este anexo no mostraremos todas las tablas y campos que maneja
MyBusiness POS, pero si las mas importantes.
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Estas tablas son los catálogos satélite necesarios para poder dar de alta un
producto, cabe recordar que para todas estas tablas se crea un registro con
clave “SYS” lo cual permite guardar la integridad si es que el usuario decide
no usarlas.
TABLA DESCRIPCION
prods Tabla principal de productos
ubicación Catálogo de ubicaciones
impuestos Catálogo de impuestos al consumo
marcas Catálogo de marcas
Lineas Catálogo de líneas o familias de productos
TABLA DESCRIPCION
Proas Tabla principal de productos
Sucursal Catálogo de conexiones remotas (puntos
remotos)
Clavesadd Lista de claves adicionales o presentaciones
Componen Encabezado de los componentes de los
productos compuestos o Kits
Asociados Otros productos del catálogo que tienen una
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Aunque esta tabla hace referencia a sucursales dentro del programa se llaman “Puntos
remotos” ya que en un futuro cercano se va a extender su funcionalidad.
Las claves adicionales son una de las grandes ventajas competitivas del
software MyBusiness POS ya que estas permiten tener mas de una clave de
producto y manejar equivalencias de la unidad base.
TABLA DESCRIPCION
Clients Tabla principal del catalogo de clientes
Cobrad Catálogo de cobradores
Zonas Catálogo de zonas de clientes
Vends Catálogo de vendedores
Tipos Catálogo de tipos de clientes
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Estas tablas muestran las tablas que afectan la operación del software con
respecto al catálogo de clientes
TABLA DESCRIPCION
Clients Tabla principal del catalogo de clientes
Articlien Precios especiales por cliente
Contacto Tabla de contactos
Dinemb Direcciones de embarque
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TABLA DESCRIPCION
Proveed Catalogo de proveedores
TiposProv Tipos de proveedores
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TABLA DESCRIPCION
Ventas Encabezado de ventas
Partvta Detalle de la venta
Cobranza Registro de las cuentas por cobrar
Clients Catálogo de clientes
Concxc Conceptos de cuentas por cobrar
Estaciones Estaciones de trabajo
Vends Catalogo de vendedores
Flujo Flujo de caja
Movsinv Movimientos al inventario
Prods Catalogo de productos
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TABLA DESCRIPCION
Compras Encabezado de compras
Proveed Catalogo de proveedores
Partcomp Detalle de compras
Cuenxpag Cuentas por pagar
Movsinv Movimientos al inventario
Prods Catalogo de productos
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TABLA DESCRIPCION
Salidas Encabezado salidas de inventario
Salpart Detalle de salidas de inventario
Prods Catalogo de productos
Movsinv Movimientos de inventario
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TABLA DESCRIPCION
Entradas Encabezado entradas al inventario
Entpart Detalle de entradas al inventario
Prods Catalogo de productos
Movsinv Movimientos de inventario
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TABLA DESCRIPCION
Invfis Encabezado del inventario físico
Partinv Detalle del inventario físico
Prods Catalogo de productos
Movsinv Movimientos de inventario
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TABLA DESCRIPCION
Movsinv Registro de movimientos al inventario
Prods Catálogo de artículos
Clavesadd Claves adicionales, presentaciones
Lotes Registro de lotes
Series Registro de series
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TABLA DESCRIPCION
Cobranza Registro de movimientos de cobranza
Clients Catálogo de clientes
Cobdet Detalle de cobranza
Caja Registro de abonos a cobranza
Flujo Flujo de caja
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TABLA DESCRIPCION
Cuenxpag Registro de movimientos de cuentas por pagar
Cuenxpdet Detalle de movimientos de cuentas por pagar
Pagos Detalle de abonos a la cuenta por pagar
Flujo Flujo de caja
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ANEXO 5
La programación de Scripts
Una de las características mas importantes del Software MyBusiness POS es que es
Semiabierto, esto quiere decir que se puede modificar por medio de programación en
todos sus módulos e incluso crear módulos nuevos.
Catálogo: Indica si este procedimiento esta relacionado con una carpeta del Business
Manager
Clasificación: Indica si este procedimiento se va a colocar en una sección de reportes,
en el menú de reportes de la barra de tareas.
Tipo: El tipo de procedimiento que se esta editando (Formato, reporte, programa)
Sub Main()
End Sub
¿Qué es un Script?
‘ Su código va aqui
End Sub
MyBusiness POS Guía del Usuario
Función: CreaRecordSet
Definición: Public Function CreaRecordSet( strSQL As String, Connection
As ADODB.Connection, Optional porPantalla As Bolean = True ) As
ADODB.RecordSet
Propósito: Devolver un conjunto de registros de la base de datos
Observaciones:
Ejemplo:
Función: CreaRecordSetEnCliente
Definición: Public Function CreaRecordSetEnCliente( strSQL As String,
Connection As ADODB.Connection ) As ADODB.RecordSet
Propósito: Devolver un conjunto de registros de la base de datos con el
cursor del lado del cliente
Observaciones:
Ejemplo:
MsgBox rstVentasDeHoy.RecordCount
Función: clAT
Definición: Public Function clAT( ByVal strSearch, ByVal strText As
String ) As Long
Proposito: Devolver la posición que tiene un conjunto de caracteres
dentro de otra cadena de caracteres.
Observaciones
Esta función se utiliza para buscar uno o mas caracteres dentro de una
cadena mas larga
Ejemplo:
MsgBox “Hola”
End If
Función: TraeSiguiente
Definición: Public Function TraeSiguiente( campo As String, Connection As
ADODB.Connection, Optional ByRef nErrores As Long ) As Long
Propósito: Crear un consecutivo único para una tabla dada
Observaciones
Ejemplo:
Función: Val2
Definición: Public Function Val2( uDato ) As Double
Propósito: Convertir dado en un valor numérico donde esto sea posible,
por cualquier otro motivo devolverá cero
Observaciones
Ejemplo:
Función: PadL
Definición: Public Function PadL( str, nVeces ) As String
Propósito: Rellena con espacios a la izquierda una cadena
Observaciones
Ejemplo:
Función: clEmpty
Definición: Public Function clEmpty( cDato As String ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero en caso de que una cadena pasada este vacía
o solo contenga espacios en blanco
Ejemplo:
MyBusiness POS Guía del Usuario
strMensaje = “”
MsgBox clEmpty( strMensaje )
strMensaje = “Hola”
MsgBox clEmpty( strMensaje )
Función: strCero
Definición: Public Function strCero( nNumero As Long, nCeros As Integer )
Propósito: Devolver una cadena con un numero relleno con ceros a la
izquierda
Ejemplo:
Función: PonLetra
Definición: Public Function PonLetra( Numero As Double, Leyenda As
String, bolDecimales As Bolean, Optional strMoneda As String = ””) As
String
Propósito: Escribe la leyenda en letra de un número dado
Ejemplo:
Función: ExisteArchivo
Definición: Public Function ExisteArchivo( strArchivo ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero si el parámetro dado es un archivo de disco
Ejemplo:
Procedimiento: EliminaArchivo
Definición: Public Sub EliminaArchivo( strArchivo )
Propósito: Elimina un archivo de disco
Ejemplo:
Función: FechaSQL
Definición: Public Function FechaSQL( dFecha, Optional Connection As
ADODB.Connection ) As String
Propósito: Devuelve una cadena que representa una fecha para usarse con
MySQL
Observaciones
MyBusiness POS Guía del Usuario
Ejemplo:
Función: Prepara
Definición: Public Function Prepara( cString As String ) As String
Propósito: Cambia las comillas simples por unas dobles en un string
Ejemplo:
Función: Question
Definición: Public Function Question( strMensaje As String ) As Boolean
Propósito: Envia una caja de texto esperando una respuesta positiva o
negativa a la pregunta pasada como parámetro, devolviendo verdadero o
falso según corresponda
Ejemplo:
Procedimiento: Out
Definición: Public Sub Out( cPuerto As Variant, cCode As Variant )
Propósito: Envia el String indicado en cCode al Puerto paralelo indicado
en el primer parametro
Ejemplo:
Función: Formato
Definición: Public Function Formato( var, strFormat ) As String
Propósito: Trabaja exactamente como la función Format de Visual Basic,
dando formato a fechas y números
Ejemplo:
Procedimiento: Eventos
Definición: Public Sub Eventos()
Propósito: Realiza la misma función del metodo DoEvents de Visual Basic,
que es la de ejecutar los eventos pendientes del sistema. Utilizando este
metodo se puede aparentar multitarea o procesos concurrentes
Ejemplo:
Procedimiento: OpenFile
Definición: Public Function OpenFile( strFile, n As Integer ) As Integer
Propósito: Abre un archivo de texto para acceso secuencial
Procedimiento: ReadLine
Definición: Public Function ReadLine( n As Integer ) As String
Propósito: Lee un archivo de texto por linea hasta que se encuentre fin
de archivo
Procedimiento: CloseFile
Definición: Public Function CloseFile( n As Integer )
Propósito: Cierra un archivo previamente abierto con OpenFile
Procedimiento: FileEOF
Definición: Public Function FileEOF( n As Integer ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero si se ha encontrado fin de archivo
Ejemplo:
OpenFile “c:\leame.txt”, 1
CloseFile 1
MyBusiness POS Guía del Usuario
Procedimiento: IniciaDocumento
Propósito: Inicia el administrador de impresión de Windows
Procedimiento: FinDocumento
Propósito: Termina el documento que se va a imprimir
Procedimiento:PaginaNueva
Propósito:Crea una página nueva de impresión y aumenta el contador de
páginas en uno
Función:Row( nRenglon )
Propósito:Calcula la posición en puldadas de acuerdo a un numero de
renglones preestablecido para la forma impresa. Normalmente su valor es
de 60 lo que para una hoja carta de once puldagas de alto el valor de Row
es igual a once pulgadas dividido entre 60 renglones y multiplicado por
el valor de nRenglon.
Función:Col( nCol )
Propósito: Calcula la posición en puldadas de acuerdo a un numero de
columnas preestablecido para la forma impresa. Normalmente su valor es de
80 lo que para una hoja carta de 8.5 puldagas de ancho el valor de Col es
igual a 8.5 pulgadas dividido entre 80 columnas y multiplicado por el
valor de nCol.
Función:FontBold( Bold )
Propósito:Activa la función de negritas para la fuente selccionada,
dependiendo si el parámetro Bold esta en verdadero o falso.
Función:FontItalic( Italic )
Propósito: Activa la función de italica para la fuente selccionada,
dependiendo si el parámetro Italic esta en verdadero o falso.
Función:ColorDeFuente( nColor )
Propósito:Estable el color con el que se va a imprimir, el color puede
establecerse con la función RGB.
Función:Portrait()
Propósito:Indica que la forma se va a imprimir en formato vertical
Función:LandScape()
Propósito:Indica que la forma se va a imprimir en formato horizontal
MyBusiness POS varios objetos publicos los cuales son accesibles en cualquier módulo
del sistema. El objeto principal se llama Ambiente, pero tambiente existe el objeto
Impresora y otros que se explican mas adelante.
El objeto Ambiente
Por Ejemplo:
Observe como se usa el código tomando una de sus propiedades llamada Connection,
la cual es la conexión con la base de datos