TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA – AA3

RICARDO ANDRES VARGAS RINCON

Aprendiz virtual.

INSTRUCTOR: KATHERINE MEZA

PROGRAMA DE FORMACIÓN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

MEDELIN 2019
 TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
a- IDENTIFIQUE EL OBJETIVO Y CONVOQUE, MEDIANTE LA
REALIZACIÓN DE UN MEMORANDO, A LA ASISTENCIA DE LA
“REUNIÓN DE APERTURA”. DISEÑE UN FORMATO PARA LA
CORROBORACIÓN DEL PERSONAL ASISTENTE, EN ÉSTE MISMO
FORMATO SE DEBE PLANTEAR, ADEMÁS DE OTROS ASPECTOS
(OBJETIVO DE LA AUDITORÍA, CRITERIOS DE AUDITORÍA, FECHA,
PROCESO O ACTIVIDAD A AUDITAR, OBSERVACIONES, ETC.), UNA
COLUMNA PARA LA FIRMA DE LOS ASISTENTES A LA REUNIÓN DE
APERTURA Y CIERRE DE LA AUDITORÍA.

REUNION DE APERTURA
Fecha: 15 de octubre de 2019 Lugar: oficinas Producciones
Excelencia.
Calle 89ª n. 54-36 Medellín
Objetivo:
Contribuir a la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Producciones Excelencia LTDA.
 Cumplir con los estándares de la norma internacional ISO 9001:2015.
 revisión, control y cumplimiento procedimientos de compra y selección de
proveedores
Criterios de la Auditoria: Verificar si los sistemas de gestión de calidad que se
han desarrollado e implementado según la planeación estratégica de la entidad
en cada uno de los procesos administrativos y productivos de la entidad, cumple
con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2015 y si ha tenido un
impacto positivo en la empresa Producciones Excelencia.

Citación:
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoría Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
PRESTACION DE SERVICIOS DE ENTRETENIMIENTO CON CALIDAD

La visita será realizada por un equipo de cuatro (4) auditores de calidad y debe
ser atendida en primera instancia por el Equipo de Selección de Proveedores,
seguido por el equipo de Recepción y causación de facturas y finalmente se
hará revisión a la clase de servicios y equipos que se encuentran almacenados
en la bodega.
FECHAS:
17 A 19 de octubre – Equipo Comercial o selección de proveedores
20 A 23 de octubre – Equipo de Cuentas Por Pagar y Recepción de Facturas
23 A 31 De octubre – Equipo de Almacén, Bodega e Inventarios.

En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación,

por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de octubre de 2019.

Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de

las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de
apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada.

Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación,

condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de
disponer de los equipos de protección personal necesarios.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada

confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

NOMBRE PROCESO / AREA FIRMA

Simón Rangel Gerente general SIMON RANGEL
Heberto Rangel Jefe Recepción de HEBERT RANGEL
Facturas
Víctor Rangel Jefe Equipo VICTOR RANGEL
operaciones
Juan Carlos Velandia Supervisor de Bodega juan velando
Julián Torres Jefe de Inventario Julián torres
B- REVISIÓN DOCUMENTAL DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.
NO DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Documento Inscripción La Empresa no establece el plazo
proveedores / Requisitos de contrato con los proveedores
2 Facturas Proveedores Varias facturas no contienen la
tarifa DIAN de acuerdo a su
actividad.
3 Órdenes de compra Sin observación
4 Entrada al almacén En el formato indicar a que factura
se vincula la mercancía
5 Salida de almacén Se recomienda que el documento
sea firmado por la persona que
recibe en el punto de venta.
6 Chequeo mantenimiento Se recomienda utilizar un formato
inventario que sirva de bitácora para conocer
sobre el proceso de mantenimiento
del inventario en la bodega

C- COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA: DEFINA LAS TÉCNICAS O

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN QUE USARÁ DURANTE LA AUDITORÍA.
COMUNICACION

OBJETIVO:

 Contribuir a la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa

Disfruto Ltda.
 Cumplir con los estándares de la norma internacional ISO 9001:2015.
 revisión, control y cumplimiento procedimientos de compra y selección de
proveedores

TIPO DE COMUNICACIÓN: Oral: X

Escrita: X

Ejemplo comunicación oral y/o escrito: Se realizaran entrevistas para

observar el proceso que se lleva a cabo en cada uno de los procesos que
realiza la entidad y que estén siendo susceptibles de auditoria, sin embargo se
dejara evidenciado en un acta lo solicitado y lo recibido de parte de los
encargados de las áreas auditadas.
D- RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN: DEFINA QUÉ
TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN USARÁ DURANTE LA AUDITORÍA (EJEMPLO: LISTA DE
CHEQUEO). PASOS PARA TRABAJAR LA INFORMACIÓN Y DAR LAS
CONCLUSIONES.

 Se elaboraran las respectivas listas de chequeo de acuerdo a lo solicitado para

dar cumplimiento a la auditoria, se hará llegar por correo la información
solicitada y el plazo de envió de parte de los encargados de las áreas al equipo
de auditores.

 Se utilizaran métodos estadísticos para verificar la variación de acuerdo a los

informes solicitados y recibidos de parte de los encargados de las áreas en
proceso de auditoría.

 Se solicitaran encuestas para conocer la satisfacción de los clientes con los

servicios que se va a traducir en conocer si los proveedores tienen productos o
servicios que garanticen la satisfacción del cliente y que sea proporcional al
pago que reciben de parte de la entidad

 Se utilizaran métodos de tabulación de datos para poder esclarecer y dar una

opinión acorde a los documentos, información, evidencias y resultados
recibidos y analizados.
E- GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITOR.

Fecha: Auditor (es): Ricardo vargas

Proceso Auditado: Servicio de Auditado (s): Producciones Excelencia
logistica
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Proceso de Revisión, En los contratos X
selección de control y que se tienen con
proveedores cumplimiento los proveedores
de manera no se establece el
correcta de las tiempo durante el
diferentes cual ellos van a
actividades ser nuestros
que realiza la proveedores
entidad
2 Facturas Revisión, En varias facturas X
control y los proveedores
cumplimiento no discriminan la
de manera tarifa de la DIAN
correcta de las según actividad, lo
diferentes que puede
actividades provocar una mala
que realiza la retención que se
entidad traduce en
sanciones
3 Proceso de Contribuir a la Los procesos que X
entrada y mejora del posee la empresa
salida de Sistema de para el manejo de
inventario; Gestión de la la entrada, salida
mantenimiento Calidad de la y mantenimiento
inventario empresa de los equipos es
Producciones correcta.
Excelencia
4 Encuestas Contribuir a la Se realizaron X
Satisfacción mejora del encuestas de
Sistema de satisfacción que
Gestión de la arrojaron
Calidad de la resultados
empresa positivos en
Producciones cuanto a la
Excelencia calidad del
producto y
 servicio prestado
5 Infraestructura Contribuir a la Los sitios aunque x
mejora del están bien
Sistema de adecuados si nos
Gestión de la referimos a la
Calidad de la salud ocupacional,
empresa se ve un
Producciones crecimiento de
Excelencia operaciones que
correspondería a
un crecimiento de
infraestructura.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

 Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos

que en especial funcionan muy bien o procesos que quizá exijan mayor
investigación. Las observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

 Hallazgos menores: desviación o falla en el cumplimiento de las

especificaciones que pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Quizá
se trata sólo de un desliz aislado en un procedimiento. Los hallazgos menores
también se describen como aspectos de mejoramiento continuo.

 Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone

en riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento
indispensable. Ruptura total del proceso o procedimiento.

 No conformidad: incumplimiento de un requisito.

 No conformidad mayor o 1 (NCM): incumplimiento de un requisito, cuya

gravedad afecte en forma temporal o permanente la operación del sistema de
calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.

 No conformidad menor o 2 (NCm): incumplimiento de un requisito, cuya

gravedad no compromete en forma permanente la operación del sistema de la
calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.
F- PREPARE Y REALICE LAS CONCLUSIONES DE AUDITORÍA.

En este punto el auditor debe hacer un resumen de lo realizado, mencionando los

aspectos a resaltar y luego los aspectos por mejorar y una recomendaciones.

El Equipo de auditores integrado por RICARDO VARGAS (Auditor Líder),

Oscar Cáceres (Auditor Comercial), Marco Rodríguez (Auditor de Proceso) y
Juan Lagos (Auditor Contable) durante el proceso de auditoria realizado a las
áreas de Selección de proveedores, Cuentas por Pagar y Bodegas/Inventarios
encontraron los siguientes puntos a resaltar:

 En los contratos que se firma con los proveedores no está especificando el

tiempo de prestación de servicios de parte de la entidad, se recomienda
establecer un plazo, con el fin de evitar inconvenientes futuros a la entidad.

 Los productos Y servicios que se brindan de parte de los proveedores son de

muy buena calidad y son de satisfacción del cliente junto con los servicios
prestados en durante la venta y envió de los mismos.

 En Varias facturas que se reciben de parte de los proveedores no se está

discriminando la tarifa de Industria y Comercio que se debe aplicar a la entidad,
lo cual puede provocar una mala retención de parte de las personas que
realizan la causación, que a su vez puede traer consecuencias en la
presentación de las declaraciones presentando sanciones por malas
retenciones; se recomienda solicitar al proveedor que discrimine la tarifa o en
su defecto enviar a la entidad el certificado de inscripción de industria y
comercio.

 Los procesos que se están realizando a los equipos en las bodegas para su
conservación son correctos.

 Se evidencio en las infraestructuras que están de acuerdo a las normatividades

referentes a la salud ocupacional de los empleados, sin embargo se evidencia
un aumento de las operaciones de la empresa, un crecimiento económico lo
cual en un futuro se verá reflejado en la cantidad de documentos, información y
empleados necesarios para cumplir con sus actividades generadoras de renta,
por lo cual se recomienda iniciar una planeación referente al crecimiento de
infraestructuras.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecución real de la auditoría.

Según sea apropiado, se debe explicar lo siguiente al auditado durante la reunión

de cierre:

 Prevenir respecto a que la evidencia de auditoría recolectada está basada

en una muestra de la información disponible.
 El método de reporte.
 El proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles
consecuencias.
 Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría de manera tal
que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.
 Cualquier actividad post-auditoría relacionada (ej. implementación de
acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación).
(ISO, 2015)

Pasos a seguir:

1. Una vez terminada la recolección de evidencias, se procede a la reunión de

cierre en la cual se hará la presentación de los resultados de la auditoría
(no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia
de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser
entregada al responsable del área auditada.

2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente

información:

 Fecha y hora de la reunión de cierre.

 Comentarios a los resultados de la auditoría.
 Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones
correctivas a las no conformidades encontradas, en un plazo máximo
de diez (10) días hábiles.
 Participantes de la reunión.
 3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la
auditoría

05 de noviembre de 2019 – 03:30 PM

 El Equipo de auditores integrado por Ricardo Vargas (Auditor Líder), Oscar

Cáceres (Auditor Comercial), Marco Rodríguez (Auditor de Proceso) y Juan
Lagos (Auditor Contable) durante el proceso de auditoría realizado a las áreas
de Selección de proveedores, Cuentas por Pagar y Bodegas/Inventarios
encontraron los siguientes puntos a resaltar:

 En los contratos que se firma con los proveedores no está especificando el

tiempo de prestación de servicios de parte de la entidad, se recomienda
establecer un plazo, con el fin de evitar inconvenientes futuros a la entidad.

 Los productos que se brindan de parte de los proveedores son de muy

buena calidad y son de satisfacción del cliente junto con los servicios
prestados en durante la venta y envió de los mismos.

 En Varias facturas que se reciben de parte de los proveedores no se está

discriminando la tarifa de Industria y Comercio que se debe aplicar a la
entidad, lo cual puede provocar una mala retención de parte de las
personas que realizan la causación, que a su vez puede traer
consecuencias en la presentación de las declaraciones presentando
sanciones por malas retenciones; se recomienda solicitar al proveedor que
discrimine la tarifa o en su defecto enviar a la entidad el certificado de
inscripción de industria y comercio.

 Los procesos que se están realizando a los equipos en las bodegas para
su conservación son correctos.
 Se evidencio en las infraestructuras que están de acuerdo a las
normatividades referentes a la salud ocupacional de los empleados, sin
embargo se evidencia un aumento de las operaciones de la empresa, un
crecimiento económico lo cual en un futuro se verá reflejado en la cantidad
de documentos, información y empleados necesarios para cumplir con sus
actividades generadoras de renta, por lo cual se recomienda iniciar una
planeación referente al crecimiento de infraestructuras.
La Empresa PRODUCCIONES EXCELENCIA LTDA. Representada legalmente
por el Señor SIMON RANGEL FOREZ se compromete junto con su equipo de
trabajo integrado por Heberto Rangel (Jefe Recepción de Facturas), Víctor
Rangel (Jefe Equipo operaciones), Juan Carlos Velandia (Supervisor de
Bodega), Julián torres (Jefe de Inventario), a realizar una planeación estratégica
y sus respectivos planes de acción en un plazo de diez (10) días, con el fin de
mejorar e implementar nuevos mecanismos y/o estrategias que corrijan, mejoren
y/o prevengan las situaciones evidenciadas de parte del equipo auditor y que a su
vez vayan ligadas al Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por la entidad.

NOMBRE PROCESO / AREA FIRMA

Simón Rangel Gerente general SIMON RANGEL
Heberto Rangel Jefe Recepción de HEBERT RANGEL
Facturas
Víctor Rangel Jefe Equipo VICTOR RANGEL
operaciones
Juan Carlos Velandia Supervisor de Bodega juan velando
Julián torres Jefe de Inventario Julián torres

H- PARA TERMINAR, ESCRIBA LAS CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE

QUE OBTUVO TRAS EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD.
Se evidencia un acercamiento al proceso de auditoría llevado a cabo en las
entidades, los paso a paso y los documentos, estrategias y métodos utilizados
para poder observar, analizar y dar los respectivos resultados de los procesos en
los cuales se está actuando como auditor.