Microsoft Excel 2013

Excel 2013
La familia de microsoft office 2013 brinda una plataforma de trabajo muy similar para
sus aplicaciones como son el procesador de texto, la hoja de cálculo electrónica,
presentación de diapositivas y el manejador de base de datos, con ello, logramos
aprender una sola vez el ambiente de trabajo y se emplea para los demás paquetes, sin
embargo, esta versión de office tiene un concepto diferente a sus predecesores,
enfocándose principalmente al uso del botón de control, la barra de herramientas de
acceso rápido y la cinta de opciones que nos muestra las funciones más comunes en
forma de iconos, seleccionando en el menú principal una opción, aparece la cinta de
opciones correspondiente a ella, éstas cuentan con secciones que agrupan iconos cuya
función es similar y en ocasiones tenemos la oportunidad de dar clic al icono ubicado a
la derecha de la sección para entrar a un cuadro de diálogo y elegir la gama de
características del tema en cuestión. El propósito del ambiente de trabajo de la familia
de microsoft office es hacer al usuario una persona dependiente del uso del ratón, sin
embargo, combinando el manejo por teclado y empleando el ratón para algunas
funciones, se obtiene una gran destreza en el empleo de las aplicaciones de la
plataforma.

Al momento de iniciar por primera vez la hoja de cálculo electrónica llamada excel 2013,
el ambiente de windows nos brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones tienen una
apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de cálculo no es para teclear un
documento o bien hacer un pequeño oficio, la finalidad de excel 2013 va más que
simplemente teclear información, nos permite realizar cálculos con diferentes tipos de
datos y poder ordenarlos, filtrarlos y más aún, producir gráficas que nos representen de
una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por ello, es necesario
conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo, cada uno de sus
elementos tiene una función muy particular y saber su funcionamiento nos permite
manejar de una forma más eficiente la aplicación.

La pantalla principal de excel 2013 es un ambiente de trabajo diferente a la versión

anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los menús desplegables, el
panel de tareas y se transforma la forma de trabajo, concentrándose al uso del ratón y
el manejo de iconos, en lo particular nos concentraremos en la hoja de cálculo excel
versión 2013 de la familia de microsoft office edición profesional, enseguida se muestra
una imagen con los elementos principales de la ventana de excel 2013.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

Microsoft Excel 2013

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.

1.- Botón de control.

2.- Barra de herramientas de acceso rápido.

3.- Barra de título.

4.- Botón de ayuda.

5.- Botón de opciones de presentación de la cinta de opciones

6.- Botón de minimizar.

7.- Botón de restaurar.

8.- Botón de cerrar.

9.- Botón opción archivo.

10.- Barra de menús principal.

11.- Iniciar sesión

12.- Cinta de opciones.

13.- Cuadro de nombres.

14.- Barra de fórmulas.

15.- Botón de insertar función.

16.- Cuadro de contenido.

17.- Columnas.

18.- Filas.

19.- Celda activa.

20.- Barra de navegación de hojas.

21- Hoja activa.

22.- Indicador de hojas.

23.- Barra de desplazamiento horizontal.

24.- Barra de desplazamiento vertical.

25.- Barra de estado.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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26.- Modos de presentación de la hoja de cálculo

27.- Zoom.

Descripción de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de cálculo

electrónica excel 2013.

Botón de control:

Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación nos permite

realizar una serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana,
maximizar, minimizar, restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es muy
útil cuando por alguna circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy bien y
tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al
botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales
activan el menú emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo realizar las
funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos
trabajando.

Barra de herramientas de acceso rápido:

Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de

herramientas de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con
las funciones más comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel,
por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir,
abrir, corregir ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra
de herramientas de acceso rápido abajo de la cinta de opciones.

Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un

clic en opciones de presentación de la cinta de opciones.

La barra de título:

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2IVEHumbertoDB.xlsx,
que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar
el movimiento de la ventana a través de la pantalla para ocupar una parte de ella,
además de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicación o bien sin
darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para
terminar con las funciones de la barra de título tenemos que indicar que si damos dos
clic sobre de ella puede maximizarse la ventana, previamente restaurada.

En la versión de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 podemos observar que la

barra de título contiene también a la barra de herramientas de acceso rápido, así como,
la ayuda, opciones de presentación de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y
maximizar.

Botón de ayuda y opciones de presentación de la cinta de opciones

Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico, tenemos
varios métodos para obtener ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica
denominada excel 2013. Un método consiste en utilizar la barra de título, haciendo clic
en el signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si
tienes una conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.

En la versión de la hoja de cálculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de

presentación de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la
apariencia de las pestañas y comandos de la cinta de opciones.

Botón de minimizar, restaurar y cerrar.

Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento práctico de la

aplicación, si no estamos acostumbrados al botón de control y a las teclas de atajo,
podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el icono
correspondiente:

Botón de minimizar.- nos permite reducir la aplicación a un estado activo sin que
tome muchos recursos de la computadora, teniéndolo listo para cuando se desee
ocuparlo de nuevo, se manda a la barra de tareas indicando que la aplicación está
trabajando minimizada.

Botón de restaurar.- al dar clic en él, la ventana regresa a su estado previo, antes de
ser maximizada, con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamaño, arrastrando
los límites de la ventana por medio del ratón

Botón cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicación o herramienta de cómputo

es necesario dar por terminado el trabajo con ella, razón por la cual, podemos dar un
clic en este icono.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Opción archivo

La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy especiales e
importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica, por ejemplo,
tenemos la opción de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la
aplicación, por ello, es importante observar que esta herramienta solamente se localiza
en el botón de archivo, sin embargo, también podemos mandar a imprimir mediante las
teclas de atajo control - p. Otra opción muy valiosa dentro del botón de office es la de
guardar como, la cual nos permite almacenar la información en los diferentes formatos
que tiene excel 2013, cabe observar que tiene la compatibilidad para guardar el archivo
de la hoja de cálculo electrónica en las versiones de excel 97 - 2003, para ocuparlo en
las aplicaciones predecesoras. Además mediante está opción se puede convertir el libro
de trabajo de excel 2013 a una página web que pueda ser observada en la intenet,
solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el cual contendrá
todas las hojas de cálculo que contenga el libro de excel 2013

Es muy importante mencionar que si elegimos opciones del menú archivo podemos
configurar la hoja de cálculo.

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La barra de menús principal.

Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de cálculo electrónica llamada excel
2013, la podemos encontrar dentro del menú principal, entre sus diferentes opciones,
las tres primeras que son inicio, insertar y diseño de página, son muy similares en las
diferentes herramientas de la suite microsoft office edición profesional 2013, por ello es
recomendable utilizar una sola familia de aplicaciones, porque el usuario se va
acostumbrando al manejo del menú principal.

El menú principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de

opciones. Al hacer clic en la cinta de opciones de Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en excel
2013, como son las gráficas e imágenes.

Cinta de opciones

El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso

de cinta de opciones que son agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y
son representadas por medio de iconos o representaciones gráficas. La cinta de
opciones llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles,
fuente, alineación, número, estilos, celdas, y modificar. Cada sección tiene varios iconos
referentes al tema correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con
un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior derecha, y al dar un clic
sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar características
que no vienen en la cinta de opción representadas por un icono, con ello, abarcamos la
totalidad de acciones que podemos realizar en excel 2013.

La cinta de opción llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las
funciones más importantes tenemos las siguientes:

 Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.

 Copiar el texto u objeto marcado.
 Cortar el texto u objeto marcado.
 Tipo de letra.
 Tamaño de la letra.
 Negrita.
 Cursiva.
 Subrayado.
 Tamaño de letra
 Color de letra
 Relleno de fondo
 Bordes
 Alineación en la parte superior
 Alineación en medio
 Alineación en la parte inferior

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 Alineación a la izquierda de la celda.

 Alineación al centro de la celda.
 Alineación a la derecha de la celda.
 Sangría.
 Orientación del texto.
 Ajustar texto.
 combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
 Estilo de moneda.
 Estilo porcentual.
 Estilo de millares.
 Aumenta el número de decimales.
 Disminuye el número de decimales.
 Estilos para las celdas u hojas de cálculo
 Formato para las celdas
 Formato para las hojas de cálculo electrónicas
 Autosuma de celdas adyacentes.
 Rellenar series
 Ordena de forma ascendente.
 Búsqueda de información

La cinta de opción insertar

Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de cálculo electrónica de excel
2013, es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos mencionar que los
gráficos, imágenes, tabla dinámica, cuadro de texto y símbolos son algunas de las
funciones de esta cinta de opciones.

La cinta de opción datos

Entre las funciones más relevantes en esta cinta de opciones tenemos la ordenación
ascendente y descendente, además de aplicar filtros o consultas personalizadas a la
información de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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La barra de fórmulas.

Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario, porque en

ella se refleja lo que se teclea en la celda activa, con el propósito de verificar su
contenido o bien editarlo en cualquier momento, esta compuesta por los
siguientes elementos:

Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de

celdas.

Botón de cancelar.- Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa,
podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de
cancelar.

Botón de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en

ella, podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono
de aceptar.

Botón de insertar función.- Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una
función preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de
celdas.

Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va

tecleando, pueden ser texto, números o bien fórmulas, cabe mencionar que el resultado
de la fórmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la
fórmula.

Columnas de la hoja de cálculo.

Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras mayúsculas y
empiezan con la letra A hasta la Z, continúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un
total de 16384 columnas en cada una de las hojas de cálculo que constituyen a un libro
de trabajo.

Filas de la hoja de cálculo.

Son las que se encuentran en sentido horizontal y existen 1048576 filas en una
sola hoja de cálculo, se identifican por un número y empiezan con el valor de 1.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Celda activa.

A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o

referencia se forma con la unión de la letra de la columna seguida por el número de la
fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que la celda activa es la
intersección de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la dirección
de la celda activa que tiene el título de la hoja de cálculo y está identificada con la
dirección A2.

Barra de navegación de hojas de cálculo.

Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de cálculo que conforman el
libro de trabajo creado en excel, tiene tres secciones que son las siguientes:

Iconos de navegación

Nos permiten dirigirnos fácilmente por las diferentes hojas de cálculo del libro de trabajo,
es de gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de hojas de cálculo que no es
posible verlas todas en la barra de navegación, podemos desplazarnos de una por una
o bien ir hasta la última o la primera.

Hoja activa.- Es la hoja de cálculo en la cual nos encontramos trabajando, nos damos
cuenta porque su nombre esta resaltado con respecto a las otras hojas de cálculo,
solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.

Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de cálculo
para identificarlas, inicialmente solamente aparece una, sin embargo, podemos ir
agregando las hojas de cálculo que necesitemos, dando un clic en el icono del símbolo
más, podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un clic en ella o
bien utilizando las teclas de atajo Ctrl + Avanzar página, o Ctrl + Retroceder página.

Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar el control de la barra arrastrándolo con el ratón en la
dirección deseada, o hacer clic en la flecha correspondiente.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila

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Barra de estado.

Es de gran utilidad, porque nos indica si la hoja de cálculo activa se encuentra lista para
ingresar datos, o bien se encuentra en algún paso de un proceso, como lo es copiar o
cortar, además nos indica el elemento requerido para continuar el procedimiento
pendiente.

Modos de presentación de la hoja de cálculo

Existen tres formas de visualizar a una hoja de cálculo: vista normal, diseño de página
y vista previa de salto de página, lo cual nos permite elaborar y diseñar nuestros datos
para una excelente impresión.

Acercamiento (Zoom)

Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento (zoom),

ubicado en la esquina inferior derecha, al momento de dar un clic sobre él, aparece el
cuadro de diálogo que nos permite seleccionar el acercamiento idóneo para observar
los datos de la hoja de cálculo electrónica que se está trabajando, además podemos
personalizar el valor escribiendo el número en cuadro de datos en la opción
correspondiente, como se muestra en la figura.

Ing. Jorge Luis Fernandez Davila