NOTA TÉCNICA Nº5.

INVENTARIO Y RECUENTO FÍSICO

Objetivos de la nota técnica.

Tras la lectura y comprensión de la nota técnica, el alumno debería se capaz de:

• Conocer la principal razón para la realización de inventarios, como punto de
conexión entre la “gestión de stocks” y la “gestión de almacenes”
• Conocer en que se basan los inventarios periódicos y cíclicos y cuales son sus
ventajas e inconvenientes
• Conocer algunas prácticas en la ejecución de inventarios
• Establecer un índice de exactitud de inventario

Introducción
En los módulos anteriores, se han ido presentando distintos métodos de cálculo para
responder a las dos preguntas principales que se plantean en la gestión de stocks, que
son ¿Cuánto comprar? y ¿Cuándo comprar? Si bien es cierto que todos los cálculos
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parten de un supuesto y es que los niveles de stocks utilizados coincidan con las
cantidades de los artículos que tenemos en los almacenes. De nada sirve, por ejemplo,
calcular el punto de pedido, si realmente la cantidad que hay en los almacenes no
coincide con la cantidad que maneja el gestor de stocks que ha calculado el punto de
pedido.
Si bien la gestión de almacenes queda fuera del alcance de este curso (en el master hay
un curso completo dedicado a la gestión de almacenes), vemos que para cada artículo
tienen que coincidir las cantidades reales con las cantidades que se manejan en la
gestión de stocks. El correcto manejo de los datos y sus transacciones asociadas entra
dentro de la responsabilidad del gestor de almacenes. Una correcta gestión de estos
almacenes es la que vela porque los artículos almacenados y las datos de sus
transacciones sean los correctos. Sin embargo, la realidad nos muestra que siempre
existen desfases entre el inventario “real” y los datos que se manejan de estos. Para este
fin se utilizan los inventarios, donde se revisa que las existencias físicas corresponden
con los registros en el sistema informático o administrativo.
 La principal función de los inventarios es la de corregir las diferencias que puedan
existir entre las existencias físicas y los datos que se manejan, de manera que no se
produzcan errores en los cálculos que se realizan en la gestión de stocks. Pero también
es importante la investigación que debe haber detrás de cada descuadre, ya que puede
ocultar malas prácticas en la gestión de almacenes, donde se retiran productos sin
actualizar los registros.

Tipos de inventarios

Dentro de los tipos de inventarios destacamos principalmente dos:

Inventarios periódicos.
Suponen un recuento completo de todos los artículos. Se realizan normalmente un o dos
veces al año, normalmente coincidiendo con las fechas del balance o también se
aprovecha cuando hay poca actividad o cuando los stocks están más bajos.
Los problemas que tienen este sistema son principalmente:
• Necesidad de detener la actividad del almacén. Es por eso por lo que se suelen
realizar los fines de semana o periodos vacacionales. Normalmente se lleva a
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cabo por el personal de almacén, por lo que supone un trabajo extra, con el sobre
coste que lleva asociado.
• Normalmente tras el inventario se produce una regularización de los desfases,
pero al ser un inventario general, no se suele entrar en las razones que han
generado los desfases.

Este tipo de inventario es el que se realiza por ejemplo en hipermercados y centros

comerciales.

Inventarios cíclicos.
Esta modalidad de inventario no se realiza a la totalidad de artículos de almacén al
mismo tiempo, sino que se hace sobre un grupo de productos determinado. Se asignan
días distintos a los inventarios de grupos de productos, que se van sucediendo de
manera cíclica, de ahí su nombre de inventario cíclico. De la misma manera, la
frecuencia es mayor que la de los inventarios periódicos. También hay que tener en
cuenta que la frecuencia con la que se realice suele ser distinta en función de si los
 artículos son tipo A, tipo B o tipo C. También se puede tener mayor frecuencia cuando
se trata de artículos cuya criticidad pudiera parar el proceso de producción.
Las principales ventajas de este tipo de inventarios son:
• Se pueden realizar sin necesidad de parar la actividad
• Se suele utilizar personal especializado para realizar los recuentos.
• Se incide en la búsqueda del origen del error, mediante la investigación de los
registros y transacciones de los artículos con descuadre. Una vez que se
identifican los errores en los descuadres, se establecen las acciones correctivas
para que no se repitan.

Los inventarios cíclicos tienen un coste mayor, al realizarse con mayor frecuencia. No
obstante hay una serie de razones que justifican su realización:
• Al buscar los orígenes de los descuadres, se puede atacar a las causas,
mejorando la fiabilidad de los datos. Esta fiabilidad hace que disminuyan los
aumentos de stocks que muchas veces se llevan a cabo para protegerse de los
propios descuadres.
• Eliminación de roturas de stock por causas de descuadres en almacén
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• Eliminación de las horas extras necesarias para la realización de los inventarios

periódicos
• Eliminación de las inexactitudes en las publicaciones financieras de las
empresas.

Así pues, podríamos concluir que es más aconsejado la utilización de inventarios

cíclicos, ya que atacan a los problemas que generan los descuadres, más que a los
inventarios periódicos, que principalmente corrigen los descuadres, sin entrar
directamente a las causas que los originan.

Procesos de realización de recuentos físicos.

Si bien no hay un modelo único de cómo llevar ejecutar los inventarios, si que
queremos dividir en dos maneras de ejecutarlos
Inventarios ciegos
 En este tipo de inventarios, los operarios que los llevan a cabo no tienen información
sobre lo que debería haber en la zona donde tienen que ejecutar dicho inventario. De
esta manera, si por ejemplo se tiene que realizar el inventario de una estantería, se tiene
que ir anotando todo lo que se encuentra en dicha estantería. Una vez recogidos los
datos, se pasará a comparar con los datos que tenemos registrados de los productos,
buscando diferencias. Este tipo de inventario es más costoso, ya que el operario no tiene
una “guía” de lo que va a encontrar y por tanto necesita apuntar todo lo que encuentre.
Inventarios con datos.
En este tipo de inventarios, se tienen los datos de lo que “a priori” tenemos que
encontrar en el almacén. De esta manera el operario que va a realizar el inventario, tiene
la información a priori de lo que tiene que buscar y lo que hace es “puntear” el registro
si está correcto o poner las diferencias que hayan, si es que existen. La realización de
inventarios siguiendo este procedimiento, es más dinámica y consume menos tiempo,
pero se corre el riesgo de que los operadores puedan “simplificar” la operación
punteando artículos que realmente no han sido contabilizados
Hay que destacar, que la informática ha tomado un valor importante en la realización de
inventarios. Si bien tradicionalmente los registros de los inventarios se hacían
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manualmente, hoy en día es posible realizar los inventarios con lectores de códigos de
barras, que van alimentando a un sistema informático, de manera que los datos
recopilados del inventario se van comparando con los datos que se tenían anteriormente,
señalando las diferencias existentes.

Exactitud de los inventarios

A la hora de realizar inventarios, necesitamos medir de alguna manera las desviaciones
que existen entre los registros y las existencias reales. Necesitamos usar índices que nos
permitan saber si las acciones que se están tomando para disminuir los errores están
siendo o no efectivas.
Uno de los índices mas comunes que se utilizan es el siguiente:
Anotacionescorrectas
Indiceexactitudinventario = ×100
Anotacionestotales
Cada anotación suele corresponder con un artículo o con un lote, aunque dependiendo
del almacén, pueden existir distintas los mismos artículos con los mismos lotes en
distintas zonas de almacén, por lo que se trataría de anotaciones distintas.
 En cuanto a lo que consideramos anotaciones correctas, dependiendo del producto, se
puede tener una tolerancia para considerar como exactos.
Por ejemplo, imaginemos que se está haciendo un inventario de televisores. Al tratarse
de un artículo con un coste importante, una anotación sería correcta solo en el caso de
que el número registrado coincida con la cantidad de artículos.
En cambio, cuando se trata de otros productos como por ejemplo tornillos, se puede
considerar como una anotación correcta incluso cuando hay una desviación de algunas
unidades, por ejemplo del 5% de la cantidad prevista.
Pongamos un ejemplo, imaginemos que en el inventario de una ferretería una de las
tuercas tiene un inventario registrado de 3450 unidades. Se considera que una anotación
es correcta cuando la desviación es menor del 3%. Al realizar el inventario con ayuda de
una balanza cuenta piezas, se determina que el número de unidades es de 3350
unidades. En este caso la desviación frente a la cantidad prevista es del 2.98%, por lo
que se consideraría como una anotación correcta, si bien se corregiría la cantidad.
El índice de exactitud se compararía de un inventario a otro para comprobar si las
acciones que se están tomando para disminuir los descuadres están siendo efectivas.
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Enlaces relacionados con la realización de inventarios

Ejemplo de realización de inventario:

http://www.youtube.com/watch?v=gmmMZsAi6YM

Vídeo de ejecución de inventario en superficie comercial

http://www.youtube.com/watch?v=yF3Jwzljm6E

Lector de códigos para la gestión de inventarios

http://www.youtube.com/watch?v=rPKAPv1sulE