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Organigramas MMMM
Organigramas MMMM
Integrantes:
Fanny Ahumada Recabarren
Tania Díaz Vásquez
Ignacio Lizana Carreño
Joy Medina Bravo
Grupo: 5
Profesor:
Sr. Ibar Vargas Venegas
Programa:
Ingeniería en Sistemas Computacionales
11 de Junio de 2009
Universidad Técnica Federico Santa María
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RESUMEN
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ÍNDICE
RESUMEN 2
INTRODUCCIÓN 7
CONCLUSIONES 36
BIBLIOGRAFìA 37
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INTRODUCCIÓN
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1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA
1.1. CONCEPTO
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El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente
las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales
suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas,
las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.
1.3. FUNCIONES
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Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
características gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como
velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a
conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
1.4. VENTAJAS
Las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas son las siguientes:
1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción.
3. Muestra quién depende de quién.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
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6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se
propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al
formular el plan ideal.
1.5. DESVENTAJAS
Una limitación es que expresan únicamente las relaciones formales entre las
unidades que integran las dependencias o entidades obviando las relaciones informales y los
recursos humanos.
No se puede representar el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones
de comunicación que existen entre la diversas unidades que componen la dependencia.
Al representar solo la estructura formal los organigramas pueden presentar
información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que,
si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de
información en instrumentos complementarios.
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2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS
2.1.2.1. Generales
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2.1.2.2. Específicos
2.1.3.1. Integrales
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2.1.3.2. Funcionales
Incluyen las unidades y sus interrelaciones, indican las principales funciones que
tienen asignadas las unidades.
Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número
de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas
que ocupan las plazas.
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2.1.4. Por su presentación
2.1.4.1. Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desarticulando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Es el más
usado en la administración y se recomienda su uso en los manuales de organización.
2.1.4.2. Horizontales
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2.1.4.3. Mixtos
2.1.4.4. De bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más
reducidos.
2.1.4.5. Circular
D e p a r ta m e n t o
D e p a r ta m e n t o
de
de
P r o d u c to s
Jab on es
D iv is ió n
M a n u f a c tu r a
D e p a r ta m e n t o
D e p a r ta m e n t o
de
de
P rop a ga n d a
T e s o r e r ía
P R E S ID E N T E
D iv is ió n D iv is ió n
F in a n c ie r a C o m e r c ia l
D e p a r ta m e n t o
D e p a r ta m e n t o
de
de
V e n ta s
P r e s u p u e s to s
D e p a r ta m e n t o
D e p a r ta m e n t o
d e E s tu d io s
de
D e M e rc a d o
C o n ta b ilid a d
a. Contenido Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran
el organismo social.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las
funciones principales que éstos realizan.
De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos
establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos.
b. Ámbito de aplicación Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus
interrelaciones.
Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la
organización de una unidad o área de la empresa.
c. Presentación Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde
él más alto hasta el más bajo.
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de
arriba hacia abajo.
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones
verticales y horizontales.
De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de
unidades en espacios reducidos.
Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales
de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos alrededor del
ejecutivo jefe.
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3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
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departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha
de elaboración.
Debe precisarse con cuales otras unidades y qué tipo de relaciones tienen cada uno
de las unidades de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
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3.2.3.1. Planeación de la organización
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
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3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA
3.2.1. Precisión
3.2.2. Vigencia
Deben reflejar la situación actual, razón por la cual deben ser constantemente
actualizados. También se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización y el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
3.2.3 Uniformidad
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4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS
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Staff prestan servicio especializado en la organización, desarrollan funciones
de asesorías y/o de servicios auxiliares .El nivel de "staff" se subdivide en dos:
Subnivel Asesoría o Consultoría: Se ubican
inmediatamente bajo el nivel directivo.
Subnivel de Servicios Auxiliares: se ubican
inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.
c. En la base del organigrama aparecen las unidades del nivel operacional que
son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en
términos de misión o de su razón de ser en ley.
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4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS
4.1.1. Rectángulos
4.1.2. Círculo
4.1.3. Elipse
4.1.5. Líneas
Las líneas que unen las distintas unidades en el diagrama indican los diferentes tipos
de relaciones existentes entre éstos. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una
sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de
trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Líneas llenas verticales indican autoridad sobre.
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Líneas horizontales señalan especialización y correlación.
Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación
y relaciones funcionales.
Líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
Si la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Si la
línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes.
Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la
leyenda.
a) Línea continua: Ilustra la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad y
subordinación que existe entre las unidades de trabajo de un mismo organismo o entre
el organismo en cuestión y otro.
b) Línea discontinua: Representa varios tipos de relaciones especiales entre
componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no
suponen subordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama
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el significado que se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que las
líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible,
para los diagramas analíticos.
Entre estas líneas encontramos:
Línea formada por pequeños trazos (-----)
Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de
coordinación, y la de control técnico.
Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación
bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito
será presidido por el ejecutivo del otro organismo.
c) Otras líneas: Se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar
que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los cuales no
aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de
manifiesto con:
Líneas continuas y flechas
Líneas discontinuas y flechas
Líneas discontinuas
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Tabla 4-2. Tabla comparativa de la forma de
Correcto Incorrecto
a) Las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter
asesorativo y consultivo.
b) Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc.
c) Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados
como denominaciones de unidades de trabajo.
El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o
presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene
necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en esencia
lo que se define al denominar unidades de trabajo.
El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para
identificar cualquier componente de trabajo de una institución.
4.3. FORMA
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.
4.4. DIMENSIÓN
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4.5. ORDENAMIENTO
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.
4.7. RELACIONES
Recomendaciones:
Utilizar un trazo grueso para las líneas que se interconectan con los rectángulos.
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que
rompe con el principio de autoridad-responsabilidad además de crear la impresión de
una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por
una sola línea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
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Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La
importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.
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4.7.3. Relación de asesoría
Es la que suministra asesoría a las unidades de línea pero desempeñan sus funciones
en forma independiente de ésta. Su ubicación en el organigrama se hace a través de líneas de
trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual
dependen jerárquicamente.
Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la
organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien, entre el
órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de
colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.
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asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de
poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo.
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo, así
como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio.
También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde , a través de
la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa
relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
Los órganos que integran dichas áreas.
El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso.
Los puestos y el número de plazas que lo integran.
Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se
recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los
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mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería
desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de texto
con la opción de manejo gráfico.
Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar
posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
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CONCLUSIONES
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BIBLIOGRAFÌA
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