Ciudad de México a 13 de mayo de 2019

ADMINISTRACIÓN DEL
MANTENIMIENTO

Actividad de Aprendizaje 1. Naturaleza y Principios de la

Administración

Maestro José Asunción Hernández

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Durante el transcurso de este reporte se abordarán de manera sencilla y resumida
las funciones de la administración, argumentando y ejemplificando la manera en
que se aplican dichas funciones en una empresa. Posteriormente se argumentará
la importancia de la implementación de éstas. Y como conclusión se dará una
propuesta de mejora.

Para poder realizar este trabajo, primero se debemos tener claro el concepto de
administración. Tomando como base a Hernández y Rodríguez (2005), la
administración es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organización
cuenta con metas, insumos, procesos, visión, misión y planes que actúan todos de
forma conjunta, continua y cíclica para poder generar servicios para satisfacer las
necesidades de sus clientes. Para esto es necesario una compensación
económica y así poder mejor y expandir la organización.

El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a

través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que
estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro,
cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que
el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división
cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente: planeación,
organización, dirección y control.

Terry y Franklin (1998), en su libro Principios de administración, nos definen

principio como: “una declaración o verdad fundamental que proporciona una guía
para el pensamiento o la acción”. Los principios aplicados a la administración son
producto de la sociedad, han sido formulados a partir de años de experiencia y
pruebas en todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas.
Los principios son básicos pero no absolutos, tienden a reformularse de acuerdo
con las condiciones de tiempo y espacio en que se vive. Conforme se lleven a
cabo más investigaciones, surgirán nuevos principios administrativos, se
modificarán otros y varios serán descartados por no ser más representativos de la

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práctica administrativa actual.

Planeación

Es la primera fase del proceso administrativo y consiste básicamente en

actividades que se realizarán en el futuro, a partir de decisiones tomadas en el
presente y cuyos resultados se verán u obtendrán también en el futuro.

Según Koontz y Weihrich (2004): “La planeación es el proceso gerencial que

incluye seleccionar la misión de la organización, los objetivos y las acciones para
alcanzarlos, provee de un enfoque racional para lograr los cursos de acción
futuros. Genera un espíritu de innovación administrativa”.

Durante uno de los trabajos donde he laborado, dentro de una institución

educativo en la administración de un curso especializado, esta primera fase se
encuentra muy clara. Aquí desde meses antes de que comenzara el curso se
definían varias cosas como: fecha de publicación de la convocatoria, fechas de
recepción y especificaciones de los documentos para poder inscribirse, horarios y
clases del curso, cantidad de alumnos por grupo que se aceptarán en el curso,
entre muchas otras cosas.

Organización

La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso

administrativo, al igual que planeación sigue siendo una fase poco dinámica, de
escritorio, pre-ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura idónea,
conjugando lógica y eficiencia para que la institución trabaje como una sola,
logrando así el propósito común. A través de esta etapa el administrador define
funciones, responsabilidades, y coordina todos los elementos que intervienen para
crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.

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Nuevamente citando a Koontz y Weihrich (2004), esta etapa es: “una estructura
intencional y formalizada de papeles o puestos”; en otras palabras es la
distribución de las personas, en diferentes líneas, entre las posiciones sociales
que influencian el papel de ellas en sus relaciones

Usando el ejemplo personal que expuse en la función pasada, en esta etapa

definíamos quien hacía cada cosa. Por ejemplo, la doctora responsable del curso
era la encargada de definir las fechas, así como la cantidad de alumnos y los
documentos necesarios para la inscripción. Por otro lado, mi función, siendo el
siguiente en jerarquía, era definir los horarios de clases con cada uno de los
doctores que las impartían, recepción y revisión de los documentos, asignación de
grupos y publicación de la convocatoria. También había alguien encargado de
vigilar que fuesen los alumnos correctos en cada aula y resolver problemas
técnicos.

Liderazgo

También llamada dirección, es la tercera fase del proceso administrativo, pero se

considera la primera fase dinámica de la práctica administrativa, es decir, es la
ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional que se ha
diseñado. Es la primera y única fase que tiene que ver directa y solamente con el
elemento humano. Es aquí donde el administrador tiene que manifestar sus
habilidades de relaciones personales con sus subordinados. A un buen
administrador se le considera un líder y, por lo tanto, un buen jefe.

Este proceso está íntimamente ligado con la delegación. Delegar, según la Real
Academia Española significa conferir, entregar, depositar, confiar, encomendar,
encargar. Se considera como un acto elemental en la administración y muy
necesaria para que exista una organización. La autoridad se delega cuando un
superior le da libertad a un subordinado para tomar decisiones. La mayoría de los
fracasos en la delegación de autoridad se presenta no por la falta de

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conocimientos respecto a su naturaleza, sino porque los gerentes son incapaces
de aplicarlos o no desean hacerlo; por tanto, se consideran como problemas de
actitudes personales y no intelectuales. Estas actitudes personales van desde la
desconfianza de los subordinados, ya sea porque el gerente o supervisor nunca
los escogió como equipo de trabajo o por la falta de comunicación con ellos, hasta
la manifestación de centrar el poder y la toma de decisiones.

Volviendo al ejemplo, en mi trabajo anterior, la doctora encargada era una buena

líder, delegaba muchas laboras que ella no sabía hacer o había alguien que las
hacía mejor que ella. Además de saber que funciones delegar a cada quien.

Control

El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabón

que se une a la planeación. El control y la planeación son considerados como los
“hermanos siameses”, porque van tan unidos y dependen uno del otro que en
ocasiones no se sabe cuándo termina uno y dónde empieza el otro. Controlar es
determinar que lo que se planeó, o se pretendió realizar, se esté llevando a cabo
en tiempo y condiciones prescritos. El control, en cierta forma, puede considerarse
como la detección y corrección de las variaciones de importancia en los resultados
obtenidos por las actividades planeadas.

No siempre existen las condiciones para que una actividad o un proceso de

trabajo estén exentos de errores, o se presenta falta de interés por parte de los
subordinados y esto causa mermas o pérdidas que afectan los resultados finales.
Por ello, es necesaria la presencia del control.

Para finalizar con el ejemplo, en el caso laboral, la Dra. encargada, si bien no

hacía tantas funciones, si vigilaba que todos llevaran a acabo sus funciones y que
se cumplieran los objetivos. Había veces que se quedaba más tiempo de lo normal
para asegurarse que todo marchara de acuerdo al plan.

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En conclusión, la administración constituye en la actualidad una disciplina que se
robustece cada vez más por ser indispensable en las organizaciones por su
contribución al mejoramiento de las mismas a través de la implementación de las
etapas del proceso administrativo y para lograr ventajas competitivas en un
entorno que cada vez resulta más complejo por el acelerado proceso de cambios y
transformaciones económicas, sociales y políticas que se están presentado a nivel
global.

El diseño de estrategias para lograr ventajas competitivas en las organizaciones

constituye una de las tareas de mayor responsabilidad que deben atender los
administradores en los tiempos actuales, debido a que de las acciones que se
lleven a cabo depende el futuro de la empresa en cuanto al cumplimiento de
objetivos, desarrollo de políticas y alcance de metas establecidas, en un entorno
caracterizado por mayor competencia. Sin embargo, la dinámica de desarrollo del
proceso administrativo tendrá que irse adecuando cada vez a los retos y
oportunidades que caracterizan la economía global, así como los ámbitos
nacionales y locales.

Finalmente como una propuesta de mejora para el ejemplo laboral mencionado

anteriormente mencionaría la importancia de aumentar el número de empleados
en la ccordinación del este curso. Esto debido a que, si bien las tareas delegadas
por la encargada directa del curso no son excesivas, si son muy variadas; por tal
motivo, no hay especialización alguna por parte de los subordinados. Esto provoca
en algunas veces un poco de confusión entre a quién le toca cada función.

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Bibliografía

 Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). “Naturaleza de la organización, el espíritu

empresarial y la reingeniería”. En Administración, una perspectiva global.
(pp. 238-287). México: McGraw-Hill
 Llano, C. (2004). “La humildad en la persona del director”. En Humildad y
Liderazgo. (pp. 3- 21). México: Ediciones Ruiz.
 Terry, G., Franklin, S., & Irwin, R. (1998). Principios de administración.
México: CECSA.
 Hernández y Rodríguez, S. (2005). “Introducción al Proceso Administrativo”.
En Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. (190-
200). México: McGraw-Hill.
 Dubrin, J. A. (2000). “El trabajo del administrador”. En Fundamentos de
Administración. (pp. 1-47). México: Editorial International Thomson.
 Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, consultado en
http://www.rae.es, el 09 de mayo de 2019.