Presupuestos-Costos-

Avances para Obras de

Construcción
utilizando Tablas Dinámicas de MS Excel

Fernando Roque
Quantic Estadística
www.qestad.info
Certificado en Planeación y Método de Valor Ganado.Indicador financiero que dice si una actividad
está generando valor que justifique lo que se está invirtiendo. College of Performance Management,
Estados Unidos (www.mycpm.org)
fernando.roque@qestad.info
Descripción general de Control Financiero de Obra
(2) Nomenclatura
Financiera por Obra
de Recursos-Costos
para Presupuesto y
Ejecución

(3) Nomenclatura
Contable con
Partidas Generales y
registro documental
de gastos. Se pierde
detalle de
Actividades y Obra.

(1) Gannt y Diagrama

de Actividades
Introducción
La Construcción es una actividad económica de alto riesgo. Depende
de varios factores que no se pueden predecir cómo disponibilidad y
logística. Por eso es necesario tener una estrategia que ayude a
controlar los costos de las actividades por obra y asegurar su
rentabilidad.
Introducción
Esta estrategia debe de incluir tres factores principales:
a) Presupuesto:
b) Modelado de escenarios:

c) Control de Gastos de la ejecución:

Para lograr esta estrategia, se debe de realizar metodológicamente:

a) Diagrama de Actividades

b) Asignación de Recursos y su costo.

c) Actividades Imprevistas y de Riesgo y cuánto costaría ejecutarlas.

Índice
a. Factores que hacen a la Construcción una actividad económica de
alto riesgo.
b. Necesidad de controlar todas las actividades y los recursos que
demanda, para:
i. Determinar los costos de por actividad de la obra.
ii. Saber cuánto es la rentabilidad neta.
iii. Anticiparse mejor a los riesgos y su necesidad económica para
afrontarlos.
c. Registro de los costos por cada actividad para tener una referencia
que sirva de base a las futuras obras (lecciones aprendidas)
Índice
d. Para la construcción de escenarios efectivos de Costos y
Rentabilidad, se necesita realizar lo siguiente:
i. Planeamiento: Elaboración del Presupuesto. Esta línea base es
clave para tener el punto inicial de comparación si las metas de
rentabilidad se están cumpliendo.
ii. Construcción de Modelos:
-Escenarios de Costos según la variabilidad de los precios de
los recursos humanos, materiales y energía.
-Escenarios de actividades imprevistas o de riesgo. Además
de asignarles los recursos y sus costos en caso que se tenga que
utilizar. Reservas financieras para afrontar estos imprevistos.
Índice
d. Para la construcción de escenarios efectivos de Costos y
Rentabilidad, se necesita realizar lo siguiente:
iii. Costos de ejecución: Registro de los gastos de cada recursos
por actividad para poder tener trazabilidad a todo quetzal gastado.
Este registro es más específico que la Contabilidad tradicional por que
se hace a nivel de Actividad. La Contabilidad hace registros de gastos
por Partidas Generales en dónde puede perderse detalle del gasto.
El registro de los costos de ejecución por recurso-actividad es
clave para tener información de REFERENCIA para la siguiente obra.
Son lecciones aprendidas que deben de guardarse como activo de
Know How de la empresa.
Índice
e. Ejemplo con datos de Presupuestos, Construcción de Modelos y
gastos para ser analizados con Tablas Dinámicas de MS Excel.
Alternativa: Puede utilizarse Google Sheets
a. Factores que hacen a la Construcción una actividad
económica de alto riesgo.
1) Disponibilidad: Los recursos humanos y materiales deben de estar
en el tiempo y lugar exacto.
2) Acceso: Logística eficiente.
3) Utilización: Uso necesario y suficiente de recursos cuando se
necesitan.
4) Sustentabilidad: Cuando se manejan varias obras al mismo tiempo.
No utilizar recursos financieros de una para cubrir otras.
b. Control de Actividades y su demanda de recursos

1) Diagrama de procesos y actividades involucradas en el proceso de

producción.
2) Asignar los recursos humanos, materiales y energía a cada una de
las actividades.
a) Colocar cantidad y precio unitario a cada recurso para tener el
costo de la actividad.
3) Colocar las actividades que podrían suceder como Imprevistas. Su
demanda de recursos y costo.
4) En base a las actividades, recursos y costo elaborar el
Presupuesto.
5) Al Presupuesto hacerle provisiones de imprevistos en base al
análisis del riesgo.
6) Guardar cada gasto a nivel de Actividad y Recurso definido.
b. Control de Actividades y su demanda de recursos

Procedimiento de buenas prácticas para poder cumplir con los

escenarios de Rentabilidad descritos:

i. Planeamiento

ii. Construcción de Modelos

iii. Costos de ejecución:

b. Control de Actividades y su demanda de recursos

1.Diagrama de procesos y actividades involucradas en el proceso de la

Obra.
Proceso01

Recursos de Mano de
Obra, materiales, materia
prima, energía.

Obra OP00100 Proceso02

Cantidad gastada.

Proceso03

Costo por actividad de la

obra.

Impreviso01,
02,03,04,05
I. Planeamiento Diseño de Presupuesto o línea base
para comparación de gastos

-El diseño del PRESUPUESTO es clave para todo análisis posterior.

-El la línea base para comparar si los gastos fueron controlados y que
el margen de ganancia esté en los límites de rentabilidad.
1) b. Presupuesto: Control de Actividades y su demanda de recursos

1.Asignar los recursos humanos, materiales y energía a cada una de

las actividades.
b. Presupuesto: Control de Actividades y su demanda de recursos
1.Asignar los recursos humanos, materiales y energía a cada una de las actividades.

Colocar cantidad y precio unitario a cada recurso para tener el costo de

la actividad.

FIGURA UNO
1) b. Presupuesto: Control de Actividades y su demanda de recursos
1.Asignar los recursos humanos, materiales y energía a cada una de las actividades.

Colocar las actividades que podrían suceder como Imprevistas. Su

demanda de recursos y costo.

FIGURA DOS
b. Presupuesto: Control de Actividades y su demanda de recursos
1.Asignar los recursos humanos, materiales y energía a cada una de las actividades.

Al Presupuesto hacerle provisiones de imprevistos en base al análisis

del riesgo.

El presupuesto SIN IMPREVISTOS, tiene un valor de: 30,960.00 Según FIGURA UNO.
El valor de las actividades de RIESGO o Imprevistas es de: 10,515.00. Según Figura Dos.

El PRESUPUESTO para cubrir el PEOR DE LOS CASOS debe de ser de:

30,960.00 + 10,515.00= 41,475.00

II. Construcción de Modelos. Escenarios de Costos según la
variabilidad de los precios de los recursos

-Los costos de los Recursos nunca serán fijos.

-Éstos pueden variar y por ese debe de construirse modelos que
muestren gráficamente qué sucede cuándo uno o varios recursos
suben o bajan de precio.
II. Construcción de Modelos. Escenarios de Costos según la
variabilidad de los precios de los recursos

En este ejemplo se variarán los costos de los recursos de energía,

operador y consumible uno.
II. Construcción de Modelos. Escenarios de Costos según la
variabilidad de los precios de los recursos

Este variación puede verse en la gráfica. Dónde la barra 0 representa

el presupuesto original y la barra 1, representa la variación.

Figura Tres
III. Grabación de Gastos por Actividad. Lo que realmente se
gastó en costo y cantidad.
Figura Cuatro
El registro de
gastos por
Actividad es clave
para poder tener
información para el
siguiente proceso
de producción o
cosecha. En este
cuadro puede
verse lo que
realmente se pagó
al momento de la
ejecución.
III. Grabación de Gastos por Actividad. Lo que realmente se
gastó en costo y cantidad.
Figura Cinco
También hubo
variación en la
cantidad de
insumos que se
consumieron.
Estas variaciones
pueden verse en la
gráfica de
Presupuesto vrs.
Gastado en
Ejecución.
III. Grabación de Gastos por Actividad. Lo que realmente se
gastó en costo y cantidad.
-En este ejemplo se supuso que las Actividades de RIESGO fueron ejecutadas
por que se presentaron los imprevistos.
-Pero puede construirse el escenario de que no ocurrieran utilizando el
ejercicio de la hoja de MS Excel.
Conclusiones
-La primera tarea para construir los modelos es tener claro el diagrama de
actividades.
-Saber la cantidad y costo de los recursos para elaborar un presupuesto.
-Prever qué actividades pueden ocurrir de IMPREVISTOS,afectar la
producción y planificar su PRESUPUESTO.
-Hacer variaciones con los precios de recursos para tener varios escenarios.
-Grabar los gastos y cantidades utilizadas para tener REFERENCIA para el
próximo ciclo de producción.
TAREA:
-Construir un modelo real pequeño para practicar y poder hacer predicciones
de Presupuesto.
Temas a tratar en el futuro
a. Estadística aplicada a Control de Calidad de Obras