APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA

BUSINESS INTELLIGENCE
MEGAVET S.A

ANDRES NOVOA
SEBASTIAN VENEGAS
ESTIVEN RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
VII SEMESTRE
2010

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 APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA
BUSINESS INTELLIGENCE
MEGAVET S.A

PRESENTADO POR:

ANDRES NOVOA 146101947

SEBASTIAN VENEGAS 146101979
ESTIVEN RODRIGUEZ 146101970

LICENCIADO
DIEGO VILLA

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
VII SEMESTRE
2010

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 CONTENIDO

1. INTRODUCCION……………………………………………………………. Pág. 3
2. OBJETIVOS………………………………………………………………….. pág. 4
3. NUESTRA COMPAÑÍA…………………………………………………….. pág. 5
4. IDENTIFICAR EL PROBLEMA…………………………………………….. pág. 7
5. ESPECTATIVAS DE USO………………………………………………….. pág. 8
6. COMPRENCION EN LA ENTREGA DE DATOS………………………… pág. 11
7. IMPLEMENTACIÓN INICIATIVAS DE CAPACITACION………………. Pág. 11
8. SELECCIONAR UNA SOLUCION VERTICAL U HORIZONTAL……… Pág. 12

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 INTRODUCCION

Este trabajo contiene investigación acerca de la empresa MEGAVET S.A en la

cual se detecto un problema en el área de ventas, se realizo un estudio para
determinar que herramienta era la más idónea para la aplicación y solución de la
misma problemática, además se muestran las ventajas que esta puede generar en
la empresa en el momento de su aplicación.

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 OBJETIVOS

 Aplicar el conocimiento adquirido durante el semestre en un caso real, en el

cual se determino cual es la herramienta más idónea para la solución de
una problemática en particular.

 Mediante la aplicación de la herramienta, plantear soluciones posibles

dentro de un ambiente real con el fin de agilizar y dinamizar los procesos de
ventas los cuales se notaban morosos al momento de requerir la
información.

 Establecer estrategias que permitan a la empresa solucionar problemas de

cualquier índole mediante los diversos SIG

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 MEGAVET S.A

Empresa especializada en la producción de productos avícolas y ganaderos

situado en la ciudad de Bogotá, cuenta con 8 años de experiencia en el sector
comercial de productos veterinarios y se proyectas a un alcance total en los
mercados colombianos.

NUESTRA COMPAÑIA

Retomando un poco de la información de bussines intelligence se procede a

implementar el sistema en la cadena de información que maneja la empresa se
tiene entendido que la diversidad de clientes que maneja y la cantidad de
vendedores, es indispensable diseñar un medio por el cual los niveles de
información entre los empleados y socios sea el apropiado para tomar decisiones
en los tiempos adecuados para tener ventajas competitivas

 Business Intelligence es una estrategia de negocio que busca que los

colaboradores que participan en la toma de decisiones a cualquier nivel,
tengan información (hechos), tengan entendimiento (análisis) y esto suceda
en un periodo corto de tiempo, para así tener decisiones informadas que
permitan generar ventajas competitivas.

 implica un proceso continuo:

 Obtención de los datos/ resultado

 Colocarlos en un contexto
 Análisis
 Entendimiento
 Tomar decisión
 Observar el resultado y medirlo

Hay tres factores que deben cosiderarse en una estrategia integral de

Business Intelligence:

o Tecnología. Este es un factor de cambio dentro de la organización,

que permite agilizar, colocar en contexto y facilitar el entendimiento.

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 o Gente. La gente es un elemento esencial, porque son ellos los que
construyen el entendimiento, y por lo tanto debe de observarse
diferentes actividades que minimicen la resistencia al cambio.

o Cultura. Si observamos el proceso de BI, son los ejecutivos que

asumen la actitud de medición. Medir en base a sus acciones-
indicadores, y analizar los resultados de la empresa.

APLICACIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE AL AREA DE VENTAS

OBJETIVOS:

El bussines inteligence aplica dos herramientas importantes a su desarrollo.

1. DataWarehouse: Almacén central de los datos de la empresa

2. DataMining: Analiza información para descubrir tendencias, escenarios, etc
 Detección de patrones de comportamiento
 Permite diseñar acciones comerciales diferenciadas

DISEÑO E IMPLANTACION DEL BUSSINES INTELLIGENCE EN EL

DEPARTAMENTO DE VENTAS DE LA EMPRESA MEGAVET S.A

Una empresa del sector comercializador encargada de la distribución de

drogas y multiproteinicos de uso animal a nivel nacional cuya marca de
distribución es de uso exclusivo, con distribución en todo el país, necesita
una forma efectiva de trabajar con los datos generados por su área
comercial

1- IDENTIFICAR EL PROBLEMA

El problema radica en la falta de información de los clientes hacia la empresa se

parte del punto de que la empresa tiene su sede central en la ciudad de Bogotá y
maneja el resto del país por medio de talento humano, es decir por medio de
asesores de ventas.

- primero encontramos que el tiempo en el reporte de los pedidos es

considerable tomando en cuenta que los vendedores envían esta información
vía e-mail los cuales muchos de ellos no tienen un acceso o por otro lado
muchos lugares no tienen cobertura para esta clase de tecnologías, se

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 considera un problema ya que la no agilización de este proceso trae como
consecuencia que los pedidos no estén a tiempo en los lugares
correspondientes.

- desperdicio de papelería en portafolios, folletos y revistas donde se

encuentran cada uno de los productos para su mostrarlo , es molesto ya que
los asesores necesitan comodidad a la hora de transportarse y de algún modo
el orden y la seriedad prima para que los dueños de veterinarias y mega
veterinarias deseen conocer el producto.

- otro problema es que los directivos deben esperar demasiado tiempo para la
obtención de datos finales lo cual demora las tomas de decisiones ya que este
es un mercado que su comportamiento es muy variable debido a factores
externos que no se pueden controlar.

2 – ESPECTATIVAS DE USO

 crear un software instalado en un dispositivo tipo palm conectados con

diversos entidades de telefonía móvil que permitan el acceso a internet sin
problemas y un software que permita enviar información de cada pedido en
tiempo real, especificando datos como nombre del vendedor, producto
vendido, cantidad, precio por unidad , precio total , nombre del usuario ,
donde el usuario en este caso dueño de veterinaria pueda plasmar su firma
digitalmente para confirmar el pedido realizado.

 Dentro del software crear un portafolio virtual donde se especifique cada

producto a ofrecer, con sus diferentes presentaciones , beneficios y su
disponibilidad en bodega

 Crear una herramienta de visualización de datos en tiempo real que sirva

para desarrollar un plan basado en el análisis de las tendencias

 Facilitar la automatización de ciertas acciones: comerciales y

promocionales

 Facilitar la predicción de la demanda y el incremento de las ventas

 Facilitar la fidelización y retención de clientes

 Facilitar la disposición de la información a los empleados encargados de los

procesos más externo de la empresa

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  Facilitar información sobre:
o Rotación de existencias
o Cuotas de mercado
o Ventas por representante
o Canales/clientes/central/grupo de compra/ tipo de empresa

 Facilitar a los minoristas el entendimiento de la conducta de compra del

cliente para la impulsar las ventas y rentabilidad

 Facilitar colocar información consistente en la mano de los vendedores

donde quiera que se encuentren.

 La facilidad de recolectar y acceder a la información es por medio de la

Implementación del DATAWAREHOUSE :

1- identificar las fuentes de los datos (sistema operacional, fuentes

externas,..) y las transformaciones necesarias para, a partir de
dichas fuentes, obtener el modelo de datos del Data
Warehouse. Este modelo estará formado por entidades y
relaciones que permitirán resolver las necesidades de negocio
de la organización. El modelo lógico se traducirá posteriormente
en el modelo físico de datos que se almacenará en el Data
Warehouse y que definirá la arquitectura de almacenamiento
del Data Warehouse, La mayor parte estas definiciones de los
datos del Data Warehouse estarán almacenadas en los
metadatos y formarán parte del mismo.

2- La implantación de un Data Warehouse lleva implícitos los

siguientes pasos:

• Extracción de los datos del sistema operacional y transformación de los mismos.

• Carga de los datos validados en el Data Warehouse. Esta carga deberá ser
planificada con una periodicidad que se adaptará a las necesidades de refresco
detectadas durante las fases de diseño del nuevo sistema.
• Explotación del Data Warehouse mediante diversas técnicas dependiendo del
tipo de aplicación que se de a los datos:

 Query & Reporting

 On-line analytical processing (OLAP)
 Executive Information System (EIS) ó Información de gestión
 Decision Support Systems (DSS)

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  Visualización de la información
 Data Mining ó Minería de Datos

La información necesaria para mantener el control sobre los datos se almacena en

los metadatos técnicos (cuando describen las características físicas de los datos)
y de negocio (cuando describen cómo se usan esos datos). Dichos metadatos
deberán ser accesibles por los usuarios finales que permitirán en todo momento
tanto al usuario, como al administrador que deberá además tener la facultad de
modificarlos según varíen las necesidades de información.

Con la finalización de esta fase se obtendrá un Data Warehouse disponible para

su uso por parte de los usuarios finales y el departamento de informática.

3- La construcción del Data Warehouse no finaliza con la

implantación del mismo, sino que es una tarea iterativa en la
que se trata de incrementar su alcance aprendiendo de las
experiencias anteriores. Después de implantarse, debería
realizarse una revisión del Data Warehouse planteando
preguntas que permitan, después de los seis o nueve meses
posteriores a su puesta en marcha, definir cuáles serían los
aspectos a mejorar o potenciar en función de la utilización que
se haga del nuevo sistema.

4- Con la información obtenida de reuniones con los distintos

usuarios se diseñarán una serie de cursos a medida, que
tendrán como objetivo el proporcionar la formación estadística
necesaria para el mejor aprovechamiento de la funcionalidad
incluida en la aplicación. Se realizarán prácticas sobre el
desarrollo realizado, las cuales permitirán fijar los conceptos
adquiridos y servirán como formación a los usuarios.

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3. COMPRENCION EN LA ENTREGA DE DATOS

 Se reunirá la información correcta para generar reportes y llevar a

cabo el análisis que es vital para dar valor a las organizacion.

 La identificación de los datos requeridos es un proceso que toma

tiempo, pero es la columna vertebral de BI.

 Se definirá con anticipación cómo se identificará que datos se

entregarán, cuáles son las actividades adecuadas de purga de datos
y si los datos se entregarán en lote o en tiempo real.

 Se deberá limpiar los datos cuando sea necesario de lo contrario al

final del proceso del BI no darán a la organización el valor
adecuado.

 Las soluciones de BI imparten valor a través del análisis de los

datos, de manera que es vital que dichos datos lleguen cuando se
requiere, en el formato adecuado y en el momento correcto. Además
de las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL), la
calidad y la purga de los datos deben ser aspectos inherentes a la
entrega de BI dentro de la empresa.

 CREACION DE MODELOS MULTIDIMENSIONALES OLAP

Facilita en presentar los datos en forma mas cercana al usuario la

información se presenta en cuadros de triple entrada o en cubos de n
dimensiones.

4. IMPLEMENTACION DE LAS INICIATIVAS DE CAPACITACIÓN

Se llevara a cabo la iniciativa de capacitación durante o antes de la fase de

implementación. Se aprovechara al máximo la aceptación inicial por parte
de los subalternos , se programara las capacitaciones a cada vendedor
donde se les dará a saber detalladamente el uso del software, para evitar
negación se exaltaran las ventajas que le dará la implementación de este BI

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 APOYO EN CAMBIOS DE CULTURA ORGANIZACIONAL

Ya creado el almacén de datos y una forma más sencilla de entenderlos

se procede a la utilización del BI

Donde cada vendedor será dotado de un dispositivo portátil con acceso

directo vía internet al datawarehouse de la empresa con cobertura total
donde se encuentren de forma que al momento de actualizar cualquier
dato acerca de los clientes ellos podrán hacerlo, por otro lado se anulan
totalmente los informes ya que la información que ellos digitalicen por
medio del dispositivo portátil es la necesaria, suprimiendo los
extenuantes papeles de pedido ya que estos se almacenaran en el
dispositivo móvil y este de la misma manera enviara una listado de los
productos adquiridos por los clientes.

5. SELECCIONAR UNA SOLUCIÓN VERTICAL U HORIZONTAL

Se seleccionara una solución vertical ya que se buscara agilizar los

procesos resaltando los siguientes beneficios ; está desarrollado con las
soluciones ya pre configuradas del segmento de la industria y atiende a las
situaciones específicas de los procesos de la empresa. Además,
habitualmente, las implementaciones están a cargo de profesionales con
larga trayectoria en la atención a empresas del sector, lo que permite
tiempos de relevamiento mucho más cortos y efectivos. Además requiere la
máxima atención en la automatización de sus procesos, y se requieren
tiempos de implementación cortos.

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 CONCLUSIONES

 Según la investigación acerca de la problemática existente en la compañía

se determino que la herramienta mas adecuada para su implementación
con el fin de minimizar el impacto de la problemática es el business
intelligence.

 Se logro observar que el sistema implementado a la empresa ofrece una

mayor eficiencia en la agilización de los procesos y el acceso a la
información.

 Se demostró que cualquier problema identificado en la organización lo

puede solucionar un SIG bien implementado.

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 CIBERGRAFIA

 TEC – Technology Evaluation Center. “Cinco pasos para lograr un proyecto

de Business Intelligence exitoso” Autor: Lyndsay Wise Fecha: Junio 18/
2007
 Plataformas verticales vs. plataformas horizontales 2010 CXO Community
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 http://www.authorstream.com/Presentation/sarita531-391773-data-
warehouse-entertainment-ppt-powerpoint/
 http://www.sitcorp.com/?p=25
 http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/dibussines.htm

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