ACTIVIDAD TEORICA No 4

Kendrys yiseth medina venera

Instructora; Isabel arteaga

1. Que es un documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto

realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de
una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística,
arqueológica, audiovisual, etc.

2.Clases de soportes documentales (presente imágenes):

Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos
personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto
tradicionales como de avanzadas tecnologías y esta varía según los materiales
tecnológicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales fílmicos informáticos;
Estos son:

 PROCEDIMIENTOS TEXTUALES:
 Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y
la información era ingresada a mano utilizando tinta.

 Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una máquina

de escribir o impresora láser.

 ELECTRÓNICOS INFORMÁTICOS:
 Es un archivo pero como determinados atributos ya que contiene datos textuales
y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el
 archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una
carpeta previamente asignada a la unidad de almacenamiento y se puede acceder
a él cuándo sea necesario.

 ICONOGRÁFICO
 Son los documentos que aunque pueden contener información, escrita están en
otro tipo de soporte diferente al papel y están hechos para oírse, verse y
manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones
simbólicas.

 AUDIOVISUALES:

 Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos
audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en
movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos del
mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para la
conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas, etc.

3.Presente un ejemplo de un documento simple, un documento compuestos, y un expediente

Documento simple documento compuesto expediente

4. Explique la diferencia entre un documento electrónico y un documento digital.

 Documento digital
 La información esta codificada en bits
 La información contenida no se puede manipular
 Este solo lo puede consultar el emisor y el receptor
 Documento electrónico
 se encuentra plasmado en un soporte como el servidor, cinta disco
 permite que se modifique o agregue contenidos
 este puede ser publicable para que lo puedan consultar

5. Responda que es un tipo documental, presente tres ejemplos.

Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una

competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos
Ejemplo:
1) Gobierno.
2) Administración.
3) Producción y comercialización.
6.¿Cuál es la Normas para elaborar los documentos organizacionales en Colombia?.

1. ASPECTOS GENERALES

ZONAS
ZONA 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda
usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y
entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,
sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas:
entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

ZONA 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es

complementaria de la zona 1.

2. MARGENES

Se recomiendan los siguientes márgenes. Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y

3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los
márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.
NOTA En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen
izquierdo en interno y el derecho en externo.

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3
cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este
espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se
va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el
borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador
de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en
cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4
cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de
página

3.ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos

como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

Bloque extremo Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se
escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semibloque Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada
párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de
palabra.

4.FUENTES
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista
del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión, digitalización y micro filmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores
de texto. Se sugiere no utilizar negrilla

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

1.Identificación de páginas subsiguientes El encabezado y el número de página
correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda
página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea
libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o
dos interlineas libres.

2. CÓDIGO Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a

una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
3. Lugar de origen y fecha de elaboración Se aconseja escribir estos datos a una o dos
interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen,
día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo
4. Datos del destinatario A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se
recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación.
Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
5. Denominación o título académico Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir
los nombres de las denominaciones o títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).

6.Nombre del destinatario Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se

escriben los dos apellidos.
7. Cargo Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos
se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

8.Asunto Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último
dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable
expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o
preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se
recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
9.Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortés.
10. Datos del remitente El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de
preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
11.Líneas especiales Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra
menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo,
sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una
interlínea libre del anterior y también alineado.
12.Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del
remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial,
seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se
relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).
 7.Explique con sus propias palabras si un formato es un documento y porqué:
El formato si es un documento (PDF) porque se utiliza para presentar e intercambiar
documentos de forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema
operativo. Inventado por Adobe, PDF es ahora un estándar abierto y oficial reconocido por
la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).

8. Cuáles son los valores primarios y en que consiste el valor secundario de un

documento.
 VALOR ADMINISTRATIVO: El que tiene un documento o una serie documental para la
entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.

 VALOR JURÍDICO: Deriva derechos u obligaciones.

 VALOR LEGAL: Aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley.

 VALOR FISCAL: Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero
y está dado por la utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.

 Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el
tema o en el asunto.

 VALOR CONTABLE: Está representado en los documentos que soportan el conjunto de

cuentas, como los registros de ingresos, egresos y movimientos económicos de la
institución.

 VALOR TÉCNICO: Utilidad de la información específica de una función.

son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos
documentos lo tiene desde el momento en que se producen. Son de cualidad atribuida a
aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben
conservarse en un archivo.

9. Que es una serie documental, presente un ejemplo:

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas

Ejemplo: una serie sería una actividad

10. Que es una subserie documental, presente un ejemplo:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquiza e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que
varía de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Ejemplo: una subserie sería una subactividad

11Qué tipo de carpeta son las recomendadas por el AGN para archivar los documentos,
presente una imagen.
El Archivo General de la Nación no ha expedido ninguna Norma Técnica que permita la
Perforación de los documentos.
Es necesario tener en cuenta que al perforar un folio se está alterando la integridad física
del soporte al sustraer materia, la cual puede contener información y por otro lado implica
el uso de unidades de conservación con ganchos legajadores lo cual con el tiempo genera
Desgarramientos y deterioros de tipo físico.
Para el almacenamiento de documentos, se recomienda el uso de carpetas de cuatro
aletas y establecer estrictas condiciones de seguridad y manejo en el almacenamiento y el
préstamo documental con el fin de no perforar los documentos y no usar carpetas que
impliquen la utilización de ganchos legajadores. Los documentos deben foliarse teniendo
en cuenta el sentido de la información contenida en los documentos así, por ejemplo:

Carpeta recomendada ejemplos de contenido de los documentos

12.Que es un rotulo y como se deben rotular las carpetas y las cajas para archivo,
presente un ejemplo.
En el ámbito del manejo de archivos, se conoce como Rotular, a la acción de elaborar y
pegar rótulos en las distintas carpetas, contentivas de los documentos de una dirección o
departamento, en los cuales deben ir anotados los datos que permitan identificar
rápidamente el contenido y la ubicación de cada carpeta.
Por lo general, la técnica de rotulación se lleva a cabo a la hora de llevar una carpeta al
archivo, bien si se trata del Archivo de cada oficina, y cuánto más si dicha carpeta se
 encuentra destinada al Archivo Central de la Institución, por lo que entre más precisa y
visible sea la información reseñada en el rótulo, mucho más fácil será el manejo y archivo
de estas.
Ejemplo:

13. Cuáles son los tipos de cajas para archivo y que características deben tener.

Cajas de cartón: Son cajas que se distinguen por ser multifuncionales pues se adaptan a
una amplia gama de artículos.

Sus funciones son:

 Proteger el producto.
 Fácil Manejo para Almacenamiento.
 Identificación y transporte de las mercancías.

Caja de Archivo Ref. X-100

 Uso: Archivo Activo

 Tipo Apertura: Horizontal - Frontal

 Dimensiones Estándar: 40 cm, 12 cm, 27 cm

 Apertura: Abajo – Arriba, Derecha – Izquierda o de acuerdo con sus necesidades.

 Capacidad aproximada 15 carpetas tamaño oficio.

 Caja de Archivo Ref. X-200

 Uso: Archivo Activo - Inactivo

 Tipo Apertura: Horizontal - Frontal

 Dimensiones Estándar: 40 cm, 21 cm, 27 cm.

 Apertura: Abajo – Arriba, Derecha – Izquierda o de acuerdo con sus necesidades.

Caja de Archivo Ref. X-300

 Uso: Archivo Activo - Inactivo
 Dimensiones Estándar: 40 cm, 30 cm, 27 cm.
 Reforzada en sus cuatro paredes para mayor resistencia y consta de dos perforaciones
(Hand Hold), para facilitar su transporte. Capacidad para 30 carpetas tamaño oficio con
tapa independiente.
 Las características que debe tener la caja son las siguientes:
Caja de cartón Corrugado.
Material Parafinado.
Apertura tipo nevera.
Cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón

14.Interprete el proceso de organizar documentos en Archivos de gestión, presente

imagen del flujograma.

15. Interprete el Proceso Consulta de documentos, presente imagen del flujograma.

16. Interprete el proceso de organizar documentos en Archivo central, presente
imagen del flujograma

17. Interprete el proceso de organizar documentos en Archivo histórico, presente

imagen del flujograma.

18. Interprete el Proceso de conservación documental, presente imagen del

flujograma.

19. Interprete el Proceso disposición final de documentos, presente imagen del

flujograma.