Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ACTIVIDAD TEORICA No4
ACTIVIDAD TEORICA No4
Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos
personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto
tradicionales como de avanzadas tecnologías y esta varía según los materiales
tecnológicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales fílmicos informáticos;
Estos son:
PROCEDIMIENTOS TEXTUALES:
Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y
la información era ingresada a mano utilizando tinta.
ELECTRÓNICOS INFORMÁTICOS:
Es un archivo pero como determinados atributos ya que contiene datos textuales
y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el
archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una
carpeta previamente asignada a la unidad de almacenamiento y se puede acceder
a él cuándo sea necesario.
ICONOGRÁFICO
Son los documentos que aunque pueden contener información, escrita están en
otro tipo de soporte diferente al papel y están hechos para oírse, verse y
manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones
simbólicas.
AUDIOVISUALES:
Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos
audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en
movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos del
mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para la
conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas, etc.
Documento digital
La información esta codificada en bits
La información contenida no se puede manipular
Este solo lo puede consultar el emisor y el receptor
Documento electrónico
se encuentra plasmado en un soporte como el servidor, cinta disco
permite que se modifique o agregue contenidos
este puede ser publicable para que lo puedan consultar
1. ASPECTOS GENERALES
ZONAS
ZONA 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda
usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y
entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,
sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas:
entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
2. MARGENES
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3
cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este
espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se
va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el
borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador
de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en
cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4
cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de
página
3.ESTILOS
NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de
palabra.
4.FUENTES
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista
del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión, digitalización y micro filmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores
de texto. Se sugiere no utilizar negrilla
8.Asunto Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último
dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable
expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o
preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se
recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
9.Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortés.
10. Datos del remitente El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de
preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
11.Líneas especiales Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra
menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo,
sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una
interlínea libre del anterior y también alineado.
12.Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del
remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial,
seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se
relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).
7.Explique con sus propias palabras si un formato es un documento y porqué:
El formato si es un documento (PDF) porque se utiliza para presentar e intercambiar
documentos de forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema
operativo. Inventado por Adobe, PDF es ahora un estándar abierto y oficial reconocido por
la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).
VALOR LEGAL: Aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley.
VALOR FISCAL: Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero
y está dado por la utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.
Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el
tema o en el asunto.
son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos
documentos lo tiene desde el momento en que se producen. Son de cualidad atribuida a
aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben
conservarse en un archivo.
11Qué tipo de carpeta son las recomendadas por el AGN para archivar los documentos,
presente una imagen.
El Archivo General de la Nación no ha expedido ninguna Norma Técnica que permita la
Perforación de los documentos.
Es necesario tener en cuenta que al perforar un folio se está alterando la integridad física
del soporte al sustraer materia, la cual puede contener información y por otro lado implica
el uso de unidades de conservación con ganchos legajadores lo cual con el tiempo genera
Desgarramientos y deterioros de tipo físico.
Para el almacenamiento de documentos, se recomienda el uso de carpetas de cuatro
aletas y establecer estrictas condiciones de seguridad y manejo en el almacenamiento y el
préstamo documental con el fin de no perforar los documentos y no usar carpetas que
impliquen la utilización de ganchos legajadores. Los documentos deben foliarse teniendo
en cuenta el sentido de la información contenida en los documentos así, por ejemplo:
12.Que es un rotulo y como se deben rotular las carpetas y las cajas para archivo,
presente un ejemplo.
En el ámbito del manejo de archivos, se conoce como Rotular, a la acción de elaborar y
pegar rótulos en las distintas carpetas, contentivas de los documentos de una dirección o
departamento, en los cuales deben ir anotados los datos que permitan identificar
rápidamente el contenido y la ubicación de cada carpeta.
Por lo general, la técnica de rotulación se lleva a cabo a la hora de llevar una carpeta al
archivo, bien si se trata del Archivo de cada oficina, y cuánto más si dicha carpeta se
encuentra destinada al Archivo Central de la Institución, por lo que entre más precisa y
visible sea la información reseñada en el rótulo, mucho más fácil será el manejo y archivo
de estas.
Ejemplo:
13. Cuáles son los tipos de cajas para archivo y que características deben tener.
Cajas de cartón: Son cajas que se distinguen por ser multifuncionales pues se adaptan a
una amplia gama de artículos.