EL OFICIO

El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Público; y por
extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del
Estado.

 El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta
jerarquía.

 Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo

ÁREA DE DIFUSIÓN

El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel
interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con
aquéllas que ocupan cargos directivos; y

A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o
institución.

Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su
comunicación externa.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la
institución o por quien hace sus veces.

Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos
específicos de trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y
firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

Los oficios de circulación interna, son firmados por los que desempeñan cargos directivos en
la institución.

Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque
no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus
superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo
tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o
institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los
ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los
directores de las Instituciones Educativas, etc.; así los trabajadores administrativos ni los profesores
de aula o de asignatura que no desempeñan ningún cargo directivo.

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete

2. Lugar y fecha
3. Código

4. Destinatario

5. Asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato C)

6. Texto

7. Antefirma

8. Firma, posfirma y sello

9. “Con copia”

10. Pie de página.

Las siguientes complementarias:

- Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

- Referencia

- Anexo

REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:

• Fórmula de apertura: Que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de
apertura, pero las que recomiendan los manuales de redacción y las directivas internas de los
organismos estatales son dos: “Tengo el honor...”, cuando el oficio es dirigido a un superior, y
“Tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.

• Exposición: Que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible.
Se inserta a continuación de la fórmula de apertura.

No está demás recordar que al desarrollar el asunto del oficio, debemos dejar de lado
la grandilocuencia y la redundancia. La complejidad del trabajo administrativo de nuestra
época nos obliga a ser prácticos, directos y económicos en función de ahorrar tiempo y
esfuerzo.

Párrafo de cierre: Que, como su nombre lo indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar el
texto del oficio.
CLASES
Distinguimos dos clases de oficios: Simple y múltiple.
OFICIO SIMPLE
Usos: El oficio simple, conocido comúnmente sólo como “oficio”, se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones,
presentar personas, participar en la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir
documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

• Estructuración según formatos Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a

tres formatos: A, B, C, los que se diferencian por:
 a) Redactar o distribuir de manera especial los elementos del “destinatario”;

b) Llevar “asunto” obligatoriamente los dos primeros formatos. (En el formato C, el uso del
“asunto” es opcional); y

c) Ser los dos primeros formatos modernos, y el tercero, tradicional.

Nota: Los formatos que utilizamos para la estructuración de los documentos administrativos
están ordenados teniendo en cuenta su grado de difusión, de modo que los formatos
asignados con la letra “A” son los más usados.

• OFICIO MÚLTIPLE

Usos: El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información
simultáneamente a varios destinatarios.

Sobre este particular, revisando los manuales de redacción, las directivas internas y los
archivos de los organismos estatales, hallamos dos denominaciones: “oficios circular” y “oficio
múltiple” para referirse al oficio que va dirigido con el mismo contenido a varios destinatarios.

Pocas son las entidades que establecen diferencias entre una y otra denominación. Estas pocas
instituciones llaman “oficio circular” a aquellos que comunican disposiciones y “oficio
múltiple”, a los que proporcionan cualquier otra información diferente a disposiciones. Es
decir, que emplean uno u otro nombre teniendo en cuenta el tema o asunto que dichos oficios
comunican.

Pero la mayoría de las instituciones no establecen ninguna distinción y utilizan “oficio circular”
y “oficio múltiple” indistintamente, sea cual fuere el asunto a transmitir.

 Esta falta de diferenciación en la mayor parte de las entidades estatales crea confusiones e
indecisiones, porque obviamente al tratarse dos denominaciones se piensa también en dos
documentos distintos.

 Ante esta situación, hemos estudiado con detenimiento el problema sobre bases reales. Este
estudio nos ha llevado a la conclusión siguiente: que no se trata de dos documentos diferentes,
sino de uno sólo con dos denominaciones. Concluimos de esta manera porque en la práctica
comparten las mismas características.

 Esta conclusión, que muy bien nos podría haber llevado a adoptar cualquiera de las dos
denominaciones, nos inclinó, sin embargo, a adoptar el nombre de “oficio múltiple” para aquel
que tiene varios destinatarios, debido a dos motivaciones muy sencillas: primero, si al oficio que
tiene un solo destinatario se le llama “oficio simple”, al que tiene varios es lógico llamarlo “oficio
múltiple”, por mera oposición; y segundo, por reservar la palabra “circular” como nombre de otro
documento que se emplea en la administración privada.

• Estructuración según formatos

El oficio múltiple se estructura en base a los mismos formatos proporcionados para redactar el
oficio simple.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
“REPÚBLICA ARGENTINA”
NUEVO CHIMBOTE

“AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO

DE LA EDUCACIÓN”

Nuevo Chimbote, setiembre 12 de 2015

OFICIO Nº 020 - 15 - IE - RP

Señor: Lic. LUIS PEÑA ARÉVALO

Gerente General del Banco Continental

CHIMBOTE

Asunto: Invitamos a Inaugurar Biblioteca Escolar

Es grato dirigirme a su digna persona para saludarlo muy cordialmente y al mismo

tiempo invitarle a inaugurar nuestra Biblioteca Escolar, a realizarse el día lunes 28 del
presente a horas 3.00 pm. en nuestra Institución Educativa.

Es propicia la ocasión para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y

estima personal.

Atentamente,

Lic. ROSA CAMPOS ROMERO

Directora

c.c.: Dirección
Archivo.

RCR/ ams.
 UNIVERSIDAD NACIONAL
“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

“AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO

DE LA EDUCACIÓN”

Huaraz, setiembre 12 de 2015

OFICIO MÚLTIPLE Nº 044 -15 - UM -SAM

Señor: Dr. LUIS PÉREZ ACOSTA

Rector de la Universidad César Vallejo
TRUJILLO

Asunto: Invitamos a participar al X Campeonato de Fulbito

Es grato dirigirme a su digna persona y al mismo tiempo invitarle a participar al X

Campeonato de Fulbito a nivel interuniversidades, a realizarse el día lunes 28 del presente
a horas 3.00 pm a horas 9.00 am. en esta Casa Superior de Estudios.

Agradezco anticipadamente por su valiosa participación, reiterándole los

sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

Atentamente,

Dr. ALBERTO SARE PALOMINO

Rector

ANEXO: Bases del Campeonato.

DISTRIBUCIÓN:
Universidades Privadas (06)
Universidades Estales (06)
Archivo.

ASP/rla.
 SESIÓN Nº02

EL OFICIO

ACTIVIDAD

INDICACIÓN: Lee atentamente sobre: LA PRESENTACIÓN FORMAL DOCUMENTOS.

1.- Elabora un cuadro sinóptico, sobre: EL OFICIO (4 Ptos.)

2.- ¿Explique la diferencia entre el oficio simple y múltiple? (4 Ptos.)

3.- Redacta un oficio simple a una empresa pública o privada (6 Ptos.)

4.- Redacta un oficio múltiple a una empresa pública o privada (6 Ptos.)

Nota importante:

La entrega del trabajo será enviado hasta el día viernes 18 de

setiembre, a horas 8.00 de la noche.

Para mayor comunicación llamar al Nº celular 943437003, teléfono fijo

586231, correo carlos_cruz_09@ hotmail.com

Atentamente.

Prof. CARLOS CRUZ VALVERDE