ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

YENNY GOMEZ MENESES

1094270259

CARLOS ARTURO CESPEDES MEISEL

SENA
PAMPLONA NORTE DE SANTANDER
2019-2
 IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
En todo ámbito de la
vida trabajamos
recolectando,
leyendo y analizando
distintos Datos, que
mediante un debido
proceso y
metodología
permiten alcanzar la
generación de una
Información Útil, que
forma parte de lo que
es posteriormente
conocido como
Banco de Datos,
siendo un objeto de
consulta en todo
ámbito
socioeconómico.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado
sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en
su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor
importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez
hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que
necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de
conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que
confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general.
Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación
y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y
para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su
vez una identidad nacional ya definida.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida

por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en

documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, micro formas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas.
Los archivos constituyen parte esencial de
los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en
forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su
importancia se podrá comprender a partir del
valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, el
fomento de la cultura y la consolidación de
la identidad nacional. Por razones de orden
práctico se explicará cada componente, no
sin antes advertir que no es posible
determinar los límites entre uno y otro, toda
vez que en conjunto son interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIÓN
Estos archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo
de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia,
entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
PARA LA INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y

mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en
documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el
trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar

derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste
con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se
acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus
actividades, Su creación, existencia, desempeño y desaparición es siempre demostrables
a través de documentos.