El proceso de auditoría

Esquema

Ideas clave

¿Cómo estudiar este tema?

Objetivos y conocimientos que adquirir
Introducción

+ Información

Webgrafía
Bibliografía

Caso práctico

Test
5
TEMA
 El proceso de auditoría

REUNIÓN DE
Esquema

ETAPAS APERTURA COMUNICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE

TEMA 5 – Esquema
Proceso: Establecer el Asignación de las Recopilar y Preparar el reporte de
alcance y los responsabilidades verificar auditoría.
objetivos de la y roles de los información.
Gestión del tiempo auditoría. participantes en la
auditoría. Distribución del
Generar hallazgos. reporte de auditoría.

1
Preguntas

Registro de no Finalización.
Fuentes de conformidades.
información
Seguimiento de la
Tratamiento de auditoría.
Muestreo hallazgos.

Entrevistas Preparación de
conclusiones de la
auditoría.
Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Ideas clave

5.1. ¿Cómo estudiar este tema?

Para estudiar este tema lee el capítulo 5: El proceso de auditoría del manual de
la asignatura.

5.2. Objetivos y conocimientos que adquirir

Objetivos

» Adquirir las competencias relacionadas con la identificación de las etapas que

componen la ejecución de la auditoría, así como el conocimiento de los modos y
pautas de actuación, de cara a su realización.

Conocimientos

» Etapas del proceso de auditoría.

» Reunión de apertura.
» Comunicación durante la auditoría.
» Ejecución de la auditoría.
» Reunión de cierre.

5.3. Introducción

Las auditorías son un elemento esencial del sistema de gestión, ya que realizar un
estudio detallado de sus procesos, pudiendo detectar errores o posibilidades de mejora
de los mismos.

El proceso de auditoría consiste en una búsqueda de evidencias objetivas de que el

funcionamiento del sistema de gestión se ajusta tanto a la norma de referencia como a
los procedimientos definidos para proceder a actuar.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

En este tema se verá la importancia de las reuniones de apertura como elemento que
introduce a la organización en el proceso que se va a desarrollar. Es especialmente
importante, durante esta reunión, recordar los objetivos y el alcance del proceso de
auditoría, de manera que se eviten posteriores confusiones. También hay que explicar
durante el desarrollo de la misma, los diferentes tiempos a invertir, y el compromiso
por parte de la dirección de proporcionar toda la información documentada solicitada.

Se hablará también de cómo se desarrolla la comunicación en la auditoría, la ejecución

de la misma conforme a la interpretación de los hallazgos vistos. El cierre de la
auditoría conlleva el informe final con los hallazgos, las no conformidades y
observaciones detectadas y la conclusión del auditor, que normalmente y dependiendo
de la importancia de las no conformidades llevará una planificación para su
subsanación.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

+ Información

Webgrafía

UNE, Asociación Española de Normalización

La Asociación Española de Normalización es una entidad privada, multisectorial y sin

fines lucrativos, designada por el Ministerio de Economía, Industria y Competitividad
de España como organismo nacional de normalización.

Accede a la página web a través del aula virtual o desde la siguiente dirección:
http://www.une.org

Bibliografía

Asociación Española de Normalización (2018). Directrices para la auditoría de

sistemas de gestión. UNE-EN ISO 19011 (ISO 19011:2018). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de la calidad.

Fundamentos y Vocabulario. UNE-EN ISO 9000 (ISO 9000:2015). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de la calidad.

Requisitos. UNE-EN ISO 9001 (ISO 9001:2015). Madrid: UNE.

Asociación Española de Normalización. (2015). Sistemas de Gestión de Ambiental.

Requisitos con orientación para su uso. UNE-EN ISO 14001 (ISO 14001:2015).
Madrid: UNE.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Asociación Española de Normalización. (2018). Sistemas de Gestión de la seguridad y

salud en el trabajo. Requisitos y Orientación para su uso. ISO 45001 (ISO
45001:2018). Madrid: UNE.

Gatell, C. y Pardo, J. M. (2011). Factores que contribuyen al éxito de una auditoría

integrada. Madrid: AENOR.

International Organization for Standardization (2018). ISO 19011:2018. Guidelines for

auditing management systems. Geneva: ISO.

International Organization for Standardization (2018). ISO 45001:2018. Occupational

health and safety management systems. Requirements with guidance for use. Geneva:
ISO.

International Organization for Standardization (2015). Quality management systems.

Fundamentals and vocabulary. ISO 9000:2015. Geneva: ISO.

International Organization for Standardization (2015). ISO 14001:2015.

Environmental management systems -Requirements with guidance for use. Geneva:
ISO.

Sevilla, J. (2012). Auditorías integradas de sistemas de gestión. Madrid: Fundación

Confemetal.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Caso práctico

Trabajo: Embutidos «El Serranillo»

Embutidos «El Serranillo» fue creada en 1998. La empresa está certificada por la
norma ISO 9001 para la elaboración y comercialización de embutido y salazón.

Su principal actividad es la elaboración de productos curados y ahumados de cerdo

blanco. Todos los productos son de la elaboración propia. La empresa cuenta con 11
personas repartidas entre los departamentos siguientes: producción, calidad,
administración y comercial.

Posteriormente, añadieron a sus instalaciones una depuradora de aguas residuales y la

certificaron en la ISO 14001.

En una de las auditorías internas realizadas el auditor le pide al responsable de calidad

que le muestre el manual de calidad y observa que no se han incluido en el mismo la
interacción entre los procesos del sistema de gestión de calidad.

El auditor toma nota y se dirige a la depuradora de aguas residuales. Durante la visita le

pide al responsable de dicha depuradora el registro de la calibración y verificación de
los equipos de seguimiento y medición de la calidad del agua observando que uno de los
equipos, etiquetado como DQO-1, no aparece en dicho registro. Al preguntarle al
responsable acerca de esta anomalía, responde: cuando vino el técnico para la revisión
estábamos utilizando el equipo y quedamos en avisarle otro día y se nos pasó por alto.

Pregunta del profesor

Una vez leído el caso práctico, y siguiendo las pautas de redacción de notas de hallazgo
de auditorías, identifica si existe alguna desviación, el incumplimiento observado
(evidencia objetiva), así como el punto de la norma incumplido.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

AUDITORIA Empresa:
Interna
Departamento Auditado:
Certificación

Seguimiento
Fecha: Nota Nº:
Renovación

Norma de Aplicación:

Deficiencias observadas:

Categorización: No conformidad  Desviación  Observación 

Firma del auditor: Firma del auditado:

Objetivos

Aprender a completar los diferentes apartados de una nota de hallazgo en función de la

situación planteada.

Criterios de evaluación

» Criterios de contenido (80 %):

o Cumplimentar todos los apartados de cada nota de hallazgo (10 %)
o Redactar correctamente las evidencias (30 %).
o Indicar los puntos de la norma que se incumplen (20 %).
o Categorizar correctamente como No Conformidad-Desviación y Observación
(20%).

» Criterios formales y de estilo (20 %):

o Bibliografía de consulta de acuerdo a criterios APA sexta edición. (10 %)
o Ajuste de la extensión máxima y respeto al tamaño de la letra, la fuente y los
márgenes del documento. (5 %)

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

o Estilo de redacción y ortografía correcta. (5 %)

» Nota importante: Se considerará directamente suspensa la actividad en caso de

que se incluya en su desarrollo de bibliografía legislación derogada o normas de
referencia anuladas.

Extensión máxima: 2 páginas, fuente Georgia 11 e interlineado 1,5 (incluida la

bibliografía). Márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho a 2,5 cm.

Trabajo: Montajes Martín

La empresa Montajes Martín, dedicada a fabricación de tuberías, está certificada en la

ISO 9001. Durante una auditoría de renovación el auditor visita el almacén y observa
que los empleados están realizando tareas de gestión de residuos.

El auditor le pide al jefe del almacén que le enseñe el procedimiento de dicha gestión-
PO-14- Edición 1, y observa que lo escrito en dicho procedimiento no coincide con la
forma de realizar dicha tarea.

Al preguntarle al jefe de almacén acerca de ello, este contesta: “hemos cambiado la

forma de operar hace seis meses pero como los cambios han sido pequeños no hemos
modificado el procedimiento porque no lo consideramos necesario”.

El auditor revisa todos los demás procedimientos y comprueba que no hay anomalías
en los mismos.

Pregunta del profesor

Una vez leído el caso práctico, y siguiendo las pautas de redacción de notas de hallazgo
de auditorías, identifica si existe alguna desviación, el incumplimiento observado
(evidencia objetiva), así como el punto de la norma incumplido.

AUDITORIA Empresa:
Interna
Departamento Auditado:
Certificación

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Seguimiento
Fecha: Nota Nº:
Renovación

Norma de Aplicación:

Deficiencias observadas:

Categorización: No conformidad  Desviación  Observación 

Firma del auditor: Firma del auditado:

Objetivos

Aprender a completar los diferentes apartados de una nota de hallazgo en función de la

situación planteada.

Criterios de evaluación

» Criterios de contenido (80 %):

o Cumplimentar todos los apartados de cada nota de hallazgo (10 %)
o Redactar correctamente la evidencia (25 %).
o Indicar el punto de la norma que se incumple (25 %).
o Categorizar correctamente como No Conformidad-Desviación y Observación
(20%).

» Criterios formales y de estilo (20 %):

o Bibliografía de consulta de acuerdo a criterios APA sexta edición. (10 %)
o Ajuste de la extensión máxima y respeto al tamaño de la letra, la fuente y los
márgenes del documento. (5 %)

TEMA 5 – + Información © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

o Estilo de redacción y ortografía correcta. (5 %)

» Nota importante: Se considerará directamente suspensa la actividad en caso de

que se incluya en su desarrollo de bibliografía legislación derogada o normas de
referencia anuladas.

Extensión máxima: 2 páginas, fuente Georgia 11 e interlineado 1,5 (incluida la

bibliografía). Márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho a 2,5 cm.

TEMA 5 – + Información © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

Test

1. En el ciclo de Deming la auditoría la colocaríamos en la fase de:

A. Planificación.
B. Hacer y desarrollar.
C. Verificación.

2. Para realizar el proceso de auditoría tenemos que seguir los pasos especificados en la
Norma:
A. ISO 19001:2003.
B. ISO 19011: 2018.
C. ISO 9001:2015.

3. En el proceso de auditoría:
A. Solo puede participar la alta dirección.
B. No es necesaria la comunicación entre los miembros del equipo auditor y los
de la organización.
C. Pueden intervenir responsables del sistema de gestión de la organización
auditada.

4. Para que la auditoría que se realice de manera remota sea viable podrá depender
preferentemente:
A. De la distancia geográfica entre el auditor y la organización auditada.
B. Del grado de confianza entre el auditor y la organización sometida a la misma.
C. Del alcance del sistema.

5. En el proceso de auditoría, el que marca las pautas de la misma es:

A. El auditado.
B. El auditor.
C. Las partes externas.

6. En una auditoría horizontal se verifica:

A. La capacidad del personal.
B. Los registros generados.
C. Las inspecciones y los ensayos.

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

7. En la planificación de la auditoría solo son válidos:

A. Solo los formatos en papel.
B. Solo los formatos electrónicos.
C. Cualquier tipo de formato.

8. Cuando una auditoría se realiza in situ:

A. La organización tiene que paralizar su operación rutinaria.
B. Se pueden tomar fotos y vídeos sin ningún permiso especial.
C. Se ha de programar y comunicar su realización para no interrumpir en las
labores cotidianas.

9. Las entrevistas del auditor al personal del auditado:

A. Deben realizarse de forma imprevista.
B. Solo deben ser entrevistados el personal con dedicación exclusiva al sistema de
gestión auditado.
C. Deberían realizarse en el horario laboral intentando no interrumpir la
producción.

10. El objetivo del muestreo en una auditoría es:

A. Intentar valorar al auditado sin previo aviso.
B. Determinar la mejor técnica del mismo.
C. Proveer de información para que el auditor tenga confianza en que los
objetivos de la auditoría son alcanzables.

11. El proceso de realización de una auditoría in situ comienza con:

A. La revisión de la documentación relevante.
B. La preparación del plan de auditoría.
C. La reunión de apertura.

12. En un proceso de auditoría horizontal:

A. Se realiza una verificación de todos los elementos del Sistema relacionados con
un proceso en concreto.
B. Se verifica un elemento del Sistema de Sistema de Gestión a través de todas las
actividades de la organización.
C. Ambas respuestas son correctas.

TEMA 5 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

13. Durante el proceso de auditoría, ante el hallazgo de una no conformidad crítica:

A. Debe informarse inmediatamente al auditado.
B. Se informará al auditado durante la reunión diaria programada.
C. Se informará al auditado durante la reunión de cierre de la auditoría.

14. Durante la ejecución propiamente dicha de la auditoría, los auditores:

A. Se encargarán de recopilar información acerca de los objetivos, el alcance y los
criterios de la auditoría.
B. Se encargarán de evaluar las evidencias objetivas siguiendo los criterios de la
auditoría.
C. Ambas respuestas son correctas.

15. Durante la reunión de cierre:

A. Se discutirá sobre los hallazgos encontrados.
B. El auditado puede aclarar posibles equívocos.
C. Siempre se entrega el informe de la auditoría.

16. En las auditorías combinadas se debe:

A. Duplicar el material de trabajo.
B. Separar requisitos similares de diferentes criterios.
C. Coordinar el contenido de las listas de verificación y cuestionarios
relacionados.

17. El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre con el fin de:
A. Realizar el programa de auditoría.
B. Revisar las competencias de los guías y observadores que han asistido a la
auditoría.
C. Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada
recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma.

18. Las fuentes de información seleccionadas en una auditoría:

A. Pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoría.
B. Serán siempre las mismas en cualquier auditoría para asegurar la efectividad.
C. Son seleccionadas por el auditado o el cliente de la auditoría en todo momento
durante la auditoría.

TEMA 5 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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 Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión

19. Una de las responsabilidades del guía que puede acompañar al equipo auditor
sería:
A. Organizar el programa y el plan de auditoría en función del alcance y
complejidad de la misma.
B. Ayudar a los auditores a identificar a los individuos que van a participar en las
entrevistas y confirmar los tiempos.
C. Reportar los resultados de la auditoría de acuerdo con los procedimientos
definidos en el programa de auditoría.

20. Una vez que la auditoría haya finalizado, ¿es necesario hacer un seguimiento de la
misma?
A. Nunca, ya que la auditoría ya ha finalizado.
B. Sí, en el caso de que el informe de auditoría se emita con demoras, para poder
gestionar bien el programa de auditoría.
C. Dependiendo de los objetivos de la auditoría, las conclusiones pueden indicar la
necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, que pueden ser
verificadas en una auditoría posterior.

TEMA 5 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

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