DOCUMENTO

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en

funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es
el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.
TIPOS DE DOCUMENTO:
 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son
todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen
información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este
tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de
almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas,
actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos
documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se

almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por
lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el
lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de
algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos
pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden
almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos
pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su

nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se
almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra
algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso podemos
mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las
televisoras, vídeos caseros, etc.

 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se

refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo
de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual
que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con
algún evento o hecho concreto.

 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se

pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera.
Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de
texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras
digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy
 popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por
lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

 Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento

expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que
da fe de su contenido por sí mismo.

 Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre

particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

ELABORACION DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS

La GTC 185 Documentación organizacional, establece una guía según las normas
y especificaciones de Icontec, para la elaboración de documentos que se generen
en una empresa.
Sistema de gestión documental: Es el conjunto de normas técnicas y practicas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
de tal forma que permite la recuperación de información sin mucha dificultad,
además es el encargado de determinar el tiempo vital de los documentos.

TIPOS Y NORMAS PARA LA ELABORACION

NORMAS TÉCNICA PARA SU ELABORACIÓN

Los instructivos y formatos son elaborados de acuerdo con las normas establecidas
por la organización.
Se identifican los aspectos más relevantes del proceso como son el objetivo, los
proceso clientes y proveedor, las entradas salidas, controles e indicadores,
registros, recursos y los requisitos a cumplir de la norma NTC –ISO 9001.2008

SOFTWARE APLICATIVO
Software aplicativo: Es un programa informático cuyo objetivo es ayudar a los
usuarios del mismo a realizar tareas específicas, por lo general relacionados con el
procesamiento de datos, este software aplicativo existen en aplicaciones de
negocios, aplicaciones de utilería, aplicaciones personales, aplicaciones de
entrenamiento.
GRAFICADORES

Son un conjunto de aplicaciones con el que pueden realizarse gráficos, dibujos y

retocar fotografías. Permite crear, almacenar y modificar imágenes, utilizando
puntos, líneas y figuras geométricas. También brinda la posibilidad de incorporar
textos cortos y dibujos sencillos.

PROCESADORES DE TEXTO PARA ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y

FORMATOS
Es un software informático destinado a la creación y edición de los documentos de
texto el más conocido es el “Microsoft Word”
METODOLOGIA PARA ACTUALIZAR INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
Los formatos de los registros y los registros deben tener la siguiente metodología
para la correcta presentación:
*Código y título: Este debe ser claro y legible de manera que facilite la identificación
del formato
* Secuencia o codificación interna: Al momento en que el formato es diligenciado
se convierte en un registro el cual debe ser fichado (radicado) para identificarlo de
otros que utilizan el mismo formato, para esto se debe establecer una secuencia o
codificación interna que permita la diferenciación de cada uno de estos.
*Información: la información plasmada en los formatos debe ser legible” y sin
correcciones “preferiblemente utilizar tamaño de fuente 12, los registros son únicos
e inmodificables.