La empresa Confecciones S.A.

, dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

a. Gestión Gerencial

b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

a. Diseño y patronaje

b. Extendido, marcado y corte

c. Confección, revisado y etiquetado

d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

a. Clientes

b. Compras

c. Mantenimiento

d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también
estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada,
pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Lo haría al mismo tiempo, según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información

documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la aplicación de los
procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a
dichos procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, donde

explica de manera detallada y documentada como realizar los diferentes procesos y
procedimientos de la organización. Por ejemplo: Manuales, procedimientos, instrucciones de
trabajo, registros y entre otros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a
la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

INFORMACION GENERAL
OBJETIVO:
Determinar los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su
presentación y utilización.
ALCANCE:
Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
1.Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.

2.Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del

proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3.Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

4.Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de

Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.

5.Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación

pierde su vigencia.

6.Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de

un proceso o actividad.

7.Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su srcen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación

8.Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de

expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación
de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para
orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

9.Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer
lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos, se limitan a indicar o clarificar la
forma de operar, utilizar o realizar algo.

10.Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente

acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.

11.Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa

Confecciones S.A.

12.Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

13.Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.

14.Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece

requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en
el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se
describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos
de S&SO.

15.Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el

documento. Por ejemplo: 1.0,2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
16.Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1.Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2.ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de calidad– fundamentos y vocabularios
3.ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad– Requisitos
4.Normograma de proceso Mejoramiento de la Gestión
CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los

siguientes lineamientos:
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante
memorando por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de
las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los

documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y
Jefes de Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos
estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia

Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos
o descargarlos en la intranet, página web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se
requiere una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el
permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o
memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACIÓN: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo

con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura documental del Sistema
Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles.