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CAPITULO II

MARCO TEORICO CONCEPTUAL DE MODELO, CONTROL INTERNO, GESTION

ADMINISTRATIVA.

A. MODELO

1. GENERALIDADES
La constitución de los modelos, no es una idea nueva, se utiliza todos los días con
frecuencia en forma inconsciente, en situaciones de problemas básicos, en el uso de
la información y el manejo de incertidumbres. Es un elemento clave para la dirección
efectiva en una organización, de igual forma, los ejecutivos que se enfrentan a la
situación, es difícil en las que deben tomar decisiones para resolver problemas
presentes pero con repercusiones en el futuro; deben elegir entre diversas
estrategias y cursos de acción, esto supone la elaboración y uso de un modelo.

Los modelos representan una colección de herramientas para describir datos

relacionados entre las variables, se caracterizan porque proporcionan capacidad de
estructuración flexible y permiten especificar restricciones en los datos
explícitamente.

Un modelo muestra la relación causa y efecto entre objetivos y restricciones de tal

manera que permita resolver problemas que no se pueden efectuar en el sitio debido
a su magnitud, complejidad, estructura, tamaño, peso, volumen, situación geográfica
o características importantes del ambiente y condiciones.

La construcción de modelos es la forma diseñada de como se distribuyen las

personas y las tareas de una organización, es decir la forma de funcionamiento que
se quiere que adopte la misma, que le permite a los administradores analizar y
estudiar los problemas, así como también examinar las diferentes alternativas. Un
 40

modelo puede ser tan sencillo como una simple explicación con palabras de lo
fundamental de una realidad.

2. DEFINICIÓN
Modelo: es la abstracción de los sucesos que rodean un proceso, una actividad o un
problema. Aíslan una entidad de su entorno de tal manera que pueda examinarse sin
el ruido o perturbaciones de otras influencias del medio circulante1.

Es una representación ideal y concreta de un objeto, de un fenómeno con fines de

estudio y experimentación. Es un concepto de valores, creencias y normas de
conducta que condicionan la actuación y el modo de pensar de todos2.

Es una teoría que comprenden varios elementos que están relacionados entre sí,
para dar forma o estructurar un plan, técnica o norma que se da para el logro de un
objetivo.

3. IMPORTANCIA
Los modelos son importantes porque sirven para pensar, comunicar, predecir y
controlar es decir como herramienta de dirección; debido a que son un todo que
comprenden varios elementos estructurales que dan una idea o seguimiento en un
campo de acción.

La importancia de los modelos esta fundamentada en dos ventajas que guardan

estrecha relación entre sí:

- El ahorro en la presentación y en la búsqueda. Así es mas barato representar

visualmente el plano de una fábrica o de un sistema de información administrativa
que construir uno y también hacer modificaciones de ese sistema mediante
rediseño.
1
Harold Koontz y Weihrich. Administración una perspectiva global pág.348
2
Stephen Robbins, Administración de empresas. Pág. 208
 41

- Los modelos permiten analizar y experimentar situaciones tan complejas en una

forma que resultaría imposible si reprodujera el sistema y su ambiente real.

4. CARACTERÍSTICAS
Las características de un modelo son:
• Estudian un problema del mundo real.
• Aplicación de conocimientos matemáticos y científicos que se poseen para
llegar a conclusiones finales.
• Compara los datos obtenidos como predicciones con datos reales.
• Son completamente exactos con problemas de la vida real de hecho se trata
de una idealización.
• El modelo debe ser bastante aproximado al sistema real e incorporar la
mayoría de sus aspectos importantes.
• El modelo no debe ser tan complejo es decir que sea imposible entenderlo y
manipularlo.

5. TIPOS
Los tres tipos de modelos que se conocen son:
a) Modelos Físicos: Son los que permiten mostrar la estructura de un cuerpo o una
cosa, tanto de carácter externo como interno.

b) Modelos Simbólicos: Generalmente son más específicos que los verbales ya que
representan un puente útil en el proceso de simbolizar un modelo verbal.

c) Modelos de Comunicación: son los que transmiten información ya sea de forma

lineal o circular que va dirigida a un receptor.
 42

B. CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES
El control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos y
procedimientos que asegure que los activos están debidamente protegidos, que
proporciona a la administración la seguridad de que los informes contables en los
que se basa sus decisiones son dignos de confianza.

Las decisiones que toma la administración se convierte en políticas de la empresa,

para ser efectiva esta política debe ser transmitida a toda la organización y ser
respetada en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar los
cumplimientos de las políticas de la entidad.

La administración desarrolla además la responsabilidad directa de mantener registros

contables y producir información financiera adecuada y digna de crédito (útil y
confiable) el control interno proporciona la seguridad de que tal responsabilidad se
esta cumpliendo.

El control interno no es un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes

solo afecta al siguiente, si no es un proceso multidireccional en el cual cada
componente influye sobre los demás y todos conforman un sistema integral que
reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes del entorno de la empresa.

En ese sentido, toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo
menos implementar los siguientes aspectos que tienen que ser orientados a la
aplicación de control interno:
a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así
como la formulación de planes operativos que sean necesarios.

b) Definición de políticas como guía de acción y procedimiento para la ejecución

de los procesos.
 43

c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

d) Delimitación precisa de la auditoria y los niveles de responsabilidad.

e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de meritos y

sanciones.

g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control

interno.

h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control cuidadoso a la gestión

de las entidades.

i) Establecimiento de sistemas modelos de información que faciliten la gestión y

el control.

j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

k) Establecimiento de programa de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la entidad.

3. DEFINICIONES
- Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad
se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos3.

3
Gustavo Cepeda, Auditoria y Control Interno, McGraw Hill, 1997
 44

- El control interno comprende el plan de la organización, el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar
la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados4.

- Es el plan de organización, coordinación de normas y procedimientos orientados a

permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión, con el propósito de alcanzar
sus objetivos organizaciones, tales como efectividad y eficiencias de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables.

- Es la coordinación entre el sistema de contabilidad, los deberes de los empleados y

su propósito es conseguir la razonabilidad de la información administrativa, contable
y financiera.

- Son todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una

entidad para ayudar a lograr el objeto de la administración de asegurar tanto como
sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión
a las políticas de administración, salvaguardar los activos, prevención y detección de
fraude, precisión e integralidad de los registros contables y la oportuna preparación
de información financiera confiable.

- Es un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y

procedimientos establecidos de tal manera que la administración de un negocio
pueda depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las
operaciones y la adhesión a la política prescrita5.

4
Rodrigo Estupiña Gaitan-Orlando Estupiña Gaitan, Análisis Financiero y de Gestión, Pág. 9

5
Javier Cajero Ortega, Contabilidad. Control y Reglas Particulares, pág. 12
 45

3. OBJETIVOS6
Los objetivos de control interno son diseñados para ayudar a organizar, controlar y
mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, se clasifican en:

a) Objetivos de Autorización: las operaciones se realizan de acuerdo con

autorizaciones generales o específicas de la administración.

b) Objetivos de Procedimientos y Clasificación de Transacciones: las operaciones

se registran para permitir la preparación de estados financieros de conformidad
con principios de contabilidad o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados
y para mantener datos relativos a la custodia de los activos.

c) Objetivos de Salvaguarda Física: el acceso a los activos solo se permite de

acuerdo con autorización de la administración.

d) Objetivos de Verificación y Evaluación: los datos registrados relativos a la

custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante
intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a
cualquier diferencia. Así mismo deben existir controles relativos a la verificación
periódica de los saldos que se informan en los estados financieros.

4. CARACTERISTICAS7
a) Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los
procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice
un control corporativo a la gestión de las entidades que les permita el
cumplimiento de sus objetivos.

6
Martínez, Fabian, La Auditoria Administrativa y el contador público, pág.45
7
Favián Martinez, La Auditoria Administrativa y el Contador Publico, pág.45
 46

b) Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función

administrativa de la entidad.

c) Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden

impedir el logro de los propósitos de la sociedad

d) Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

e) Establece la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la

divulgación de información a los diferentes grupos de interés.

f) Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden

administrativa, realizada por las oficinas de control Interno o efectuado por los
órganos de control fiscal.

g) Confiere gran impacto a los planes de mejoramiento, como herramienta que

garantiza la proyección de la entidad hacia la excelencia administrativa.

5. ELEMENTOS8
Son elementos constituidos de control interno, los siguientes:
- Organización adecuada.
- Delimitación de autoridad y niveles de responsabilidad.
- Definición de políticas.
- Definición de procedimientos para la ejecución de procesos.
- Formulación de planes.
-.Establecimientos de objetivos y metas.
- Normas adecuadas que guíen la protección y utilización racional de recursos.
- Dirección y administración de personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones.
- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de
control interno.

8
http://www.aerocivil.gov.co/Scontrol/SCI-ementos/elementos%20para%20un%20s%20de%20c%20i.ppt consulta 26 octubre
año 2007
 47

- Implementación de sistemas modernos de información que faciliten la gestión

y el control.
- Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
- Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

6. PRINCIPIOS9

a) Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las
actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés
general sin otorgar privilegios a grupos especiales.

b) Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las

normas aplicables a la organización si no los principios éticos y morales que
rigen a la sociedad.

c) Eficiencia: Vela porque exista igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y /o servicios se haga al mínimo costo
con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

d) Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en

función de los objetivos y las metas de la organización.

e) Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control

debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la organización a
las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
f) Imparcialidad y publicidad: Consiste en obtener la mayor transparencia en las
actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse
afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en
oportunidades como en acceso a la información.

9
Cepeda Alonso, Gustavo, Auditoria y Control Interno, editorial McGraw Hill, año 1997, pág.13
 48

g) Valoración de costos ambientales: Consiste en la reducción al mínimo del

impacto ambiental negativo, debe ser un factor importante en la toma de
decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas
organizaciones en las cuales su operación pueda tenerla.

7. FUNDAMENTOS10
Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad
del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones, competencias
asignadas y a las características que le son propias, siendo los fundamentos
esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno los siguientes:

a) La Autorregulación: Es la capacidad institucional de la entidad para reglamentar,

los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y
procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus
acciones. Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios, normas y
procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno.
Favorece el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos
para el cumplimiento de los objetivos, hace efectivo y transparente el ejercicio de su
función constitucional y los diferentes grupos de interés.

b) El Autocontrol: Es la capacidad de cada individuo independientemente de su nivel

jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones,
efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal
manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su
responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y
eficaz.

10
http://controlinterno.udea.edu.co/ciup/nuevo_sci.htm#FUNDAMENTOS_DEL_CONTROL_INTERNO_
 49

El Control Interno se fundamenta en el autocontrol al considerarlo como inherente e

intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el
individuo, procurando el logro de los propósitos de la entidad.

c) La Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad para interpretar,

coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que
le ha sido delegada por la Constitución y la Ley.

El Control Interno se fundamenta en la autogestión al promover en la entidad la

autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades de control,
definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume con
responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de control y
les da cumplimiento con la oportunidad requerida.

8. CLASIFICACION11
El control interno se puede clasificar en:

a) Control Interno Financiero o Contable:

El control interno financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y
registros concernientes a la custodia de recursos financieros, la verificación de la
exactitud, confiabilidad y oportunidad de los registros e informes financieros y con
sujeción a las demás disposiciones legales. En tal sentido, se entiende que el control
interno financiero, debe ser proyectado para dar una seguridad razonable a fin de
que:
• Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización
general o específica.
• Dichas transacciones se registren convenientemente para permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad y normas internacionales de información financiera, que se
11
http://www.gerencie.com/clasificacion-del-control-interno.html consulta 01 Noviembre 2007
 50

relacionen con los subsistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería y

crédito publico, según sean las circunstancias.
• Los recursos económicos estén debidamente salvaguardados, de tal manera
que su acceso o disposición sea para fines de la entidad.
• El acceso a los bienes y/o disposiciones, solo es permitido previa autorización
de la administración.
• La gestión financiera cuenta con la documentación de soporte necesaria.
• Los registros, la información gerencial y los estados financieros presentados,
sean productos de periódicas conciliaciones.
• El área financiera cuente con equipo tecnológico y ubicación adecuada.

b) Control Interno Administrativo

Este constituido por el plan de organización, los procedimientos y registros que
conciernen al proceso de decisión, que conducen a la autorización de las
transacciones por parte de los niveles jerárquicos superiores, de tal manera que
fomenten la eficiencia en las operaciones, la observancia de políticas y normas
prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.

El control interno administrativo es fundamental para el examen y evaluación de los

procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economía. Un
control interno adecuado existe cuando la administración puede confiar en una auto-
verificación de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o
controles externos a las operaciones normales.

El control interno administrativo puede abarcar el análisis estadístico, estudios de

tiempo y movimientos, informes de rendimiento, programa de capacitación y
controles de calidad.
 51

C. GESTION ADMINISTRATIVA

1. DEFINICION
Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo los
individuos cumplen eficientemente objetivos específicos12.

2. ANTECEDENTES
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay
una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido
como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano
social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la
responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial
de la era moderna.

Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y
logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la
administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge
con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.

Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas

esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.

La administración posee características como universalidad, especificidad unidad

temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán
ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia,
eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la
hacen diferente a otras disciplinas.

12
http://www.monografias.com/trabajos25/gestion-administrativa/gestion-administrativa.shtml consulta 20 octubre 2007
 52

La practica de la gestión de la administración ha existido desde los tiempos mas

remotos, los relatos Judíos–Cristianos de Noe, Abraham y sus descendientes,
indican el manejo de gran numero de personas y recursos para alcanzar una
variedad de objetivos, desde la construcción de arcas hasta gobernar ciudades y
ganar guerras, muchos textos administrativos citan a Getro el suegro de Moisés
como el primer consultor administrativo, él enseñó a Moisés los conceptos de
delegación, la administración por excepción y el alcance del control.

Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia, Roma mostraron los resultados

maravillosos de una buena práctica administrativa en la producción de asuntos
políticos, el advenimiento de Frederick Taylor y la escuela de administración
científica, iniciaron el estudio general de administración como disciplina que es
relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua ya
que ésta nace con el hombre pues en todos los tiempos ha habido la necesidad de
coordinar actividades.

2.1 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD ANTIGUA

En la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos
administrativos de la antigüedad y que pueden observarse en el nuevo testamento,
así como en la forma de conducir los asuntos en la Antigua Grecia, Egipto, Roma y
China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo. En Egipto
existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y un gobierno
central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión, aquí se creó el primer
sistema de servicio civil.

2.2 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MEDIA:

En la edad media hay signos evidentes de administración y dirección; los dominios
reales a las provincias eclesiásticas y la jurisprudencia feudales tuvieron que ser
manejadas de alguna manera.
 53

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real pasó al terrateniente, alrededor del
cual se agrupaban muchas personas abriendo las puertas al surgimiento de la Edad
Media, hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las
formas administrativas que habían existido anteriormente. Hubo una notable
evolución de las ideas administrativas y se consideraron instituciones como la Iglesia
Católica. En ésta época la Administración recibe un gran impulso cuando surgen en
Italia los fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales.

2.3 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MODERNA

Al inicio de esta época surge en Rusia y Austria un movimiento administrativo
conocido como Comeralistas, que alcanzó su mayor esplendor en 1560 ya que
trataron de mejorar los sistemas administrativos usados en esta época, para algunos
tratadistas los Comeralistas fueron los pioneros en el estudio científico de la
administración pública.

2.4 ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD CONTEMPORÁNEA

En éste período surge las bases para el desarrollo de las ciencias administrativas, ya
que con las necesidades de la época surgen teorías, principios, procedimientos y
funciones que aunque ya han sido superadas o modificadas de manera sustancial
cumplieron a su tiempo, cada una un papel preponderante en cuanto al desarrollo del
pensamiento administrativo.

La administración absorbe los aportes que en esa área del saber humano se
producen durante el siglo XX hasta aproximadamente la década de 1920 después de
la Primera Guerra Mundial. Cuando la ciencia del hombre como la psicología y la
sociología, entre otros, comenzaron a tener aceptación y a proveer instrumentos de
aplicación.
 54

3. PRECURSORES
Para que la administración sea lo que es hoy día, hubo personajes destacados que
con sus aportes colaboraron para su desarrollo, entre ellos se encuentran:

- Confucio:
Filósofo, proporcionó una serie de reglas para la Administración pública
recomendando: que las personas que ocupan posiciones públicas deben conocer
bien el país para así estar en condiciones de resolver sus problemas; excluir de la
selección del personal el favoritismo y el partidarismo; que los funcionarios
seleccionados deberían ser personas honradas desinteresadas y capaces.

- Adam Smith:
Enunció el principio de la división del trabajo considerándolo necesario para la
especialización y para el aumento de la producción.

- Henry Metacalfe:
Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativo e ideó una
nueva manera de control considerada como muy eficiente.

- Woodrow Wilson:
Hizo una separación entre política y Administración y le dio el calificativo de ciencia a
la administración propugnando su enseñanza a nivel universitario.

- Frederick W. Taylor:
Se le considera Padre de la Administración Científica; trabajó entre los años 1880 y
1915 en una serie de empresas, realizando varios experimentos y aplicando sus
propias ideas en busca del mejoramiento de la administración descubriendo que
existen fallos o deficiencias que eran imputables del factor humano, además
promovió que las fuentes de empleo aumentarán la paga a los trabajadores más
productivos.
 55

4. IMPORTANCIA
La supervisión de las empresas está en función de una administración efectiva; en
gran medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos,
sociales y políticos descansan en la competencia del administrador y de la gestión de
sus directores. En la esfera del esfuerzo colectivo donde la administración adquiere
su consideración más precisa y fundamental ya sea social, religiosa, política o
económica, toda organización depende de la administración para llevar a cabo sus
fines.

5. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LOS DIFERENTES NIVELES

ORGANIZACIONALES
Todos los administradores hacen una función de gestión administrativa, no obstante
el tiempo que le dedican a cada función puede diferir. En la Figura 1.1 se muestra
una aproximación de tiempo relativo.

Fuente: Administración, una perspectiva global, Harold Koontz-Heinz Weihrich, pág.8.

Los administradores de alto nivel dedican más tiempo a la planeacion y la

organización que los administradores de nivel inferior. La dirección a su vez,
consume gran parte del tiempo de los supervisores de primea línea. La diferencia en
 56

cuanto al tiempo destinado al control varía solo ligeramente entre los administradores
de los diversos niveles.

6. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUIA ORGANIZACIONAL

Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades para los administradores y se
puede agregar una más que es la capacidad para diseñar soluciones. La importancia
relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de la jerarquía
organizacional de que se trate. Figura 1.2

Fuente: Administración, una perspectiva global, Harold Koontz-Heinz Weihrich, pág.9

Las cuatro habilidades elementales para una buena gestión administrativa son:
1. Las habilidades técnicas: son las de mayor importancia para el nivel de
supervisión. Estas decrecen en el nivel administrativo intermedio
2. Las habilidades humanas: también son útiles en las frecuentes interacciones
con los subordinados, en el nivel intermedio son esenciales.
3. Las habilidades de conceptuación no suelen ser decisivas para los
supervisores de nivel inferior, en el nivel administrativo superior son
especialmente valiosas.
4. Las habilidades de diseño: son valiosas en el nivel administrativo superior.
 57

En las grandes organizaciones, se supone que los directores generales pueden

utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados; mientras que en las empresas
pequeñas, es posible que la experiencia técnica sea de gran importancia para éste
nivel.

7. PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a
cabo una actividad13.

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y

cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad,
es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean alcanzar, muchos
autores consideran que el administrador debe tener una función individual de
coordinar; sin embargo, parece mas exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.

7.1 FASES14
El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo ya que sus funciones se
encuentran interrelacionadas entre sí. Las fases del proceso administrativo son dos:

a) Estructural o Mecánica: en la que a partir de uno o más fines se determina

la mejor forma de obtenerlos hasta llegar a integrarla en su plenitud.

13
http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso, consulta 17 octubre 2007
14
http://www.monografias.com/trabajos14/fases-proceso/fases-proceso.shtml, consulta: 17 Octubre 2007
 58

b) Operativa o Dinámica: en la que se ejecutan de manera eficiente todas las

actividades necesarias para lograr lo establecido.

7.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS15

Dentro de la línea propuesta por Henry Fayol, los autores clásicos y neoclásicos
adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría, con sus cuatro
funciones: planificar, organizar, dirigir y controlar.

a) LA PLANIFICACIÓN
Es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas;
es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento,
estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para
adaptarse al cambio.

La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización,

determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además
la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

• IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
La planificación es importante porque:
- Permite que la empresa este orientada al futuro
- Facilita la coordinación de las decisiones.
- Resalta los objetivos organizacionales.
- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para
que la empresa opere eficientemente.
- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a
la organización, dirección y control, y es su fundamento.

15
http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?query=riesgo&?intersearch
 59

- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o el empirismo.
- Facilita el control permitiendo medir la eficiencia de la empresa.

• PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los propósitos de la planificación de forma general son:
- Disminuir el riesgo del fracaso.
- Evitar los errores y asegurar el éxito en el futuro.
- Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

• VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN16
Al existir una planificación clara para los gerentes y/o las personas encargadas
de administrar una empresa, las ventajas que se obtienen y que se reflejan en los
resultados son:
- Reducir el impacto del cambio
- Minimiza el desperdicio y la redundancia
- Fija los estándares para facilitar el control
- Establece un esfuerzo coordinado
- Dar dirección tanto a los administradores como a los que no lo son
- Reducir la incertidumbre
- Aclara las consecuencias de las acciones que podrían tomar los
administradores en respuesta al cambio

• DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Algunas desventajas de la planificación:
- Un programa de planificación demasiado largo, demandara más tiempo
de los administradores
- Los administradores deben de tener un equilibrio entre el tiempo de
implementación y el tiempo que pasan en sus demás funciones.

16
http://html.rincondelvago.com/proceso-administrativo_4.html consulta 17 octubre 2007
 60

• PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
- Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible porque van a regir acciones concretas.

- Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en
este y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

- Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda
decirse que existe uno sólo para cada función y todos los que se aplican en la
empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general.

- Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los

planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación
entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con
eficiencia los objetivos.

- Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los

beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo
previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la
forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.

- Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las

personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento.

• PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los administradores siguen los siguientes pasos en cualquier tipo de
planificación:
 61

1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo

tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las
oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es
el verdadero punto de partida de la planeación.
2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en
establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de
trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse a corto y largo plazo. Los
objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de
lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con
los elementos de la planificación que son políticas, procedimientos, reglas,
presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer,
difundir, obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales
como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la
compañía.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existen alternativas
razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la
mejor.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos
alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es
evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un
plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y
evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más de ellos son
aconsejables y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar
del mejor.
7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión,
la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
 62

8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe

presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan
bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos
planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance
de la planeación.

• ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN:
- Los propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un
grupo social.

- La investigación: consiste en la determinación de todos los factores que

influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos
para conseguirlos.

- Los objetivos: representan los resultados que la empresa desea obtener,

son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse transcurrido un tiempo específico.

- Las estrategias: son cursos de acciones generales o alternativas que

muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr
los objetivos en las condiciones más ventajosas.

- Políticas: son guías para orientar la acción; son criterios; lineamientos

generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.

- Programas: Son esquemas en donde se establece la secuencia de

actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
 63

- Presupuestos: son los planes de todas o algunas de las fases de actividad

del grupo social expresado en términos económicos, junto con la
comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

- Procedimientos: establecen el orden cronológico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

• MÉTODOS DE LA PLANIFICACIÓN
Algunos métodos que ayudan a la planificación son:

- El Gráfico de Gantt: Es llamado también cronograma de actividades o

Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra
representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad
de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto
número de actividades basándose en la duración de cada una de las mismas. 17

- Diagrama de análisis de proceso: Es la representación gráfica de la trayectoria en la

elaboración de un producto o actividades y en el cual se señalan todas las acciones
que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes. Se hace
uso de simbología para mostrar acciones como transporte, operación, inspección,
demora y almacenamiento o archivo.

- Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama

de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter
administrativo y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad,
documento, decisión o alternativa, archivo y conector de página.

17
http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-15.htm, consulta 18 Octubre 2007
 64

- Los pronósticos: Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se
presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y
tomando como base datos pasados.

b) LA ORGANIZACIÓN
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social18.

La Organización puede ser:

- Organización formal: Es la estructura de una empresa organizada formalmente.
La organización formal debe ser flexible, deberá darse cabida a la discreción para
aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de las capacidades
individuales en la organización.

- Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal

sin un propósito consciente de conjunto, aún cuando contribuya a resultados
comunes.

• IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
- Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.

- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los

objetivos del grupo social.

18
http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#opr consulta 17 octubre 2007
 65

- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

• PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
- Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.
- Eliminar la duplicidad de trabajo.
- Establecer canales de comunicación.
- Representar la estructura oficial de la empresa.

• PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no es
tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura, son
esenciales para la organización eficaz:
- Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe,
cuando no se respeta este principio se generan evasiones de responsabilidad, se
da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

- Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de
las mismas.
 66

- Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la

responsabilidad se comparte, por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.

- Equilibrio de Dirección – Control: Consiste en diseñar una estructura de tal

forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los
resultados de la misma.

- Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos

en relación con los objetivos de los mismos.

- División del trabajo: Se refiere a descomponer una tarea compleja de tal

manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades
en lugar de tareas en general. La división del trabajo crea tareas simplificadas
que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por lo que conlleva a la
especialización.

- Departamentalización: Se refiere agrupar en departamentos aquellas

actividades de trabajo que son similares o tienen una relación lógica, para ello se
elabora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes
departamentos que integran la organización.

- Jerarquía: Los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y

departamentos que podrían manejar con eficacia; es decir, debe existir un plan
que especifique quien depende de quien.

- Coordinación: Consiste en integrar las actividades de departamentos a efecto de

perseguir las metas de organización con eficiencia.
 67

• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es importante una estructura organizativa bien definida porque asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma sistemática de la organización formal.

La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas

las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría.
Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas
principales de la organización por lo tanto se encuentran en la cadena de mando. Los
gerentes o unidades de asesoría contribuyen indirectamente pero de manera
importante a los objetivos de la empresa. La línea de asesoria o staff contribuye
primordialmente a proporcionar asesoramiento y pericia especializada.

• EL ORGANIGRAMA19
Una de las herramientas más importantes al definir una estructura organizativa es el
organigrama, en su forma simple es la representación gráfica de sus áreas o
unidades administrativas y muestra las relaciones que guardan entre sí cada una. La
utilidad de los organigramas son:
- Brindan una imagen formal de la organización.
- Son una fuente de consulta oficial.
- Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de
jerarquía.
- Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.

- Establecen la comprensión de los problemas de comunicación.

- Orientan a los nuevos trabajadores respecto a los niveles de mando.
- Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

19
http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-18.htm consulta 17 octubre 2007
 68

c) LA DIRECCIÓN20
La Dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las
metas de la organización y del grupo. Esta función implica mandar, influir y motivar a
los empleados para que realicen tareas esenciales.

• IMPORTANCIA
La dirección es trascendental porque:

- Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización.

- A través de ella se logran formas de conducta más deseables en los miembros de

la estructura organizacional.

- La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y

consecuentemente, en la productividad.

- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de

organización y en la eficacia de los sistemas de control.

- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización

funcione.

• PRINCIPIOS

- Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se
logre coordinar los intereses de la empresa con los individuales.

- Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como
producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo
de la voluntad del que manda.

20
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default3.asp consulta 17 octubre 2007
 69

- Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se

resuelvan lo más pronto posible y con el menor disgusto a las partes.

- Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para

forzar el encuentro de soluciones.

- Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente
establecidos y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.

• ETAPAS DE LA DIRECCION
Toma de decisiones: Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias
alternativas y es la responsabilidad más importante del administrador por lo que es
necesario:
- Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

- Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus

componentes a fin de poder determinar las posibles alternativas de solución.

- Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de

alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad
de implementación y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

- Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas se debe elegir la más
idónea para las necesidades del sistema y la que rinda máximos beneficios; además,
seleccionar dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.

- Aplicar la decisión. Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe

contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos,
los procedimientos y los programas necesarios para la implementación de la
decisión.
 70

- Integración: Comprende recursos materiales así como humanos siendo estos

últimos los más importantes para su ejecución. Debe estar el hombre adecuado en el
puesto adecuado, toda persona debe tener los recursos adecuados para realizar sus
funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado.

- Motivación: Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más

compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo dirigido a la obtención de
los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados. La complejidad de la
motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta los
factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional.

- Comunicación: La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y

recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende
múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas
informales hasta los sistemas de información mas complicados. En una organización
eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente,
descendente y cruzada, la combinación de todas y cada una de estas formas de
comunicación es lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un
funcionamiento eficaz.

- Supervisión o Liderazgo: La supervisión consiste en vigilar y guiar a los

subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel
aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en
mayor o menor grado, lleva a cabo esta función. El liderazgo o supervisión es de
gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica
necesaria a los recursos humanos para que logren los objetivos.
 71

d) EL CONTROL

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual

y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de
las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra
donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control
facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control los
planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los
recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades
para determinar si se ajustan a los planes.

• IMPORTANCIA21
La importancia del control es vital porque:

- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.

- Se aplica a todo, las cosas, las personas y a los actos.

- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

• PROPÓSITO Y FUNCIÓN DEL CONTROL

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los
planes tengan éxito, detectando desviaciones para ofrecer una base de acciones a
fin de corregirlas.

21
http://usuarios.lycos.es/astaroot/control.htm consulta 17 octubre 2007
 72

La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para revisar que

los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de
cuatro pasos básicos:
- Señalar niveles medios de cumplimiento.
- Establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como
cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
- Revisar el desempeño a intervalos regulares.
- Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales
como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna
variación, continuar con la actividad.

• PRINCIPIOS DEL CONTROL

- Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. La misma autoridad delega y la responsabilidad se
comparte.

- De los objetivos: El control sirve para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Además ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través
de él, no se evalúa el logro de los mismos.

- De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas, con anticipación.

- De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en

relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias
para evitarlas en el futuro.
 73

- Costeabilidad: El establecimiento de un control debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se
esperan de él.

- De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estrategias requieren de control.

- De la función controlada: La función controlador por ningún motivo debe

comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control
no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

• TIPOS DE CONTROL
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de
control como sigue:

- Control preliminar. Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se

preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las
actividades.

- Control coincidente. Vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan
las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

- Control por retroalimentación. Acción a posteriori, concentrando la atención sobre

los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
 74

• ETAPAS DEL CONTROL

- Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante
la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidos de acuerdo con los
estándares. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será
necesario comprobar los resultados para así determinar las desviaciones, mismas
que se deben reportar inmediatamente:

- Corrección: El tomar la acción correctiva es una función de carácter netamente

ejecutiva. Antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa.

- Retroalimentación: En esta etapa la información obtenida se ajusta al sistema

administrativo al paso del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el
grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

VENTAJAS22

Algunas de las ventajas que se tienen al llevar control son:

- Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

- Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el

entendimiento de lo que es la administración.

- Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que

puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

- Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da

al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de
situaciones.

22
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/diagfun.htm
 75

- Se reconoce la flexibilidad, el arte de la administración y se fomenta la mejor

manera de utilizarlo en una forma práctica.

- Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El

patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

- Los principios de la administración están derivados, refinados, aplicados y sirven

como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

- Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada

una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del
gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.