Presentacion AuraPortalECM

1|BPMS 2|Intranet 3|Documents Management 4|Content Management 5|Online Commerce 6|Business Rules
Informe Interno
Gestión Documental por Procesos
AuraPortal proporciona un ECM (Enterprise Aprobaciones, Versionado, Firma Digital,

Content Management) que ofrece uno de los Suscripciones para avisos de cambios,
más completos sistemas para gestionar los Búsquedas por contenido, Discusiones,
Documentos (electrónicos y físicos) y los Vigilancia, Traza para Auditoría, Publicación
Contenidos digitales. de Contenidos, etc.
A través de sus capacidades para gestionar El resultado es una efectividad desconocida

Procesos, Reglas de Negocio y Familias de hasta ahora.
Gestión, automatiza y optimiza todo el ciclo
NOTA. Aquí cualquier soporte informativo se
de vida de los Documentos y contenidos
considera documentación: cartas, normativas,
Web: Captura y Creación, Almacenamiento,
facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas
Flujo, Acceso y Eliminación, permitiendo
de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes,
gestionar con seguridad y eficacia toda la
fotografías, animaciones, audio, video,
documentación corporativa, por compleja
direcciones URL o cualquier otro como
que sea la estructura de la entidad.
páginas web o bases de datos.
No se trata pues de que la Gestión
Documental lleve un workflow. Es al
contrario. Se trata de utilizar la enorme
potencia que proporciona una Suite de
Gestión por Procesos (BPMS) de última
generación capaz de gestionar y controlar
Procesos Operativos del negocio para
gestionar y controlar los Documentos y
Contenidos Digitales: Archivística,
Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos
están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras
partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas.
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Área de Consultoría de Procesos
ÍNDICE
1. LA PLATAFORMA DE GESTIÓN POR PROCESOS DE AURAPORTAL ........................................................ 3
1.1. FUNCIONALIDADES GENERALES ............................................................................................................................................... 4
1.2. ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................................ 5
2. LAS BIBLIOTECAS ........................................................................................................................................... 6
2.1. REPOSITORIOS .................................................................................................................................................................................. 6
2.1.1. SHAREPOINT ................................................................................................................................................................................... 7
2.1.2. SQL ..................................................................................................................................................................................................... 7
2.1.3. FILE SYSTEM (Long Life Repositories) ..................................................................................................................................... 7
2.2. PERSONALIZACIÓN DE BIBLIOTECAS ...................................................................................................................................... 7
2.3. TIPOS DE BIBLIOTECAS ................................................................................................................................................................... 8
2.3.1. Bibliotecas de SharePoint ............................................................................................................................................................ 8
2.3.2. Bibliotecas en Diccionario ........................................................................................................................................................... 9
3. LOS PROCESOS .............................................................................................................................................12
3.1. CÓMO SE TRABAJA CON BPMS ................................................................................................................................................12
3.1.1. Modelización ................................................................................................................................................................................. 12
3.1.2. Ejecución ......................................................................................................................................................................................... 13
3.1.3. Monitorización e Inteligencia de Negocio........................................................................................................................... 14
3.2. LA GESTIÓN DOCUMENTAL POR PROCESOS .....................................................................................................................15
3.2.1. Ejemplo de Creación Automática de Documentos ........................................................................................................... 16
4. REGLAS DE NEGOCIO...................................................................................................................................21
4.1. TRABAJAR CON REGLAS DE NEGOCIO ..................................................................................................................................21
4.1.1. Ejemplo de Reglas de Negocio de Comportamiento Mecánico .................................................................................. 22
5. FAMILIAS DE GESTIÓN ................................................................................................................................24
6. AUTOMATIZACIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .........................................................25
6.1. CAPTURA DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................................25
6.2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS ..................................................................................................................................................26
6.3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................................................27
6.4. FLUJO DE DOCUMENTOS ...........................................................................................................................................................29
6.5. ACCESO A LOS DOCUMENTOS.................................................................................................................................................30
6.6. ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................................................................33
7. SISTEMAS DE SEGURIDAD ..........................................................................................................................34
7.1. PROTECCIÓN FRONTERIZA O PERIMETRAL ........................................................................................................................34

7.2. PROTECCIÓN INTERNA ................................................................................................................................................................35
8. LA GESTIÓN DE CONTENIDOS DIGITALES ................................................................................................37
Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 2

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1. LA PLATAFORMA DE GESTIÓN POR PROCESOS AURAPORTAL

AURA www.auraportal.com es proveedor mundial de software BPMS con presencia en 50 países y cuenta con más
de 400 clientes incluyendo: Coca-Cola, PepsiCo, Frito-Lay, Toyota, Yamaha, Petróleos Mexicanos (PEMEX),
ArcelorMittal, Eletrobrás, Royal KPN, Bristol-Myers Squibb, Sodexo, etc., así como muchos Departamentos y
Agencias Gubernamentales en varios países. Las Oficinas Centrales de AURA están en Norte América (Florida) y
Europa (Holanda) y su centro de desarrollo está situado en España e India.
Las más prestigiosas firmas de analistas de gestión empresarial y de las nuevas tecnologías han considerado a
AuraPortal desde su aparición como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carácter
visionario e innovador.
La Plataforma de Gestión por Procesos AuraPortal cuenta, entre otras funcionalidades, con uno de los más
completos y efectivos sistemas para gestionar los Documentos (electrónicos y físicos) y los Contenidos digitales.
Al estar integrada la Gestión Documental en la Suite BPM, paralelamente a la gestión mediante las Bibliotecas, los
flujos documentales (mediante tareas) se encargarán de controlar las actividades que se realizan con los
documentos y, por tanto, manejarán la documentación y se encargarán de su óptima gestión.
Así pues, el control de todo tipo de archivos, contenidos y documentos podrá realizarse a la vez:
 De manera tradicional, directamente desde las Bibliotecas.
 Desde Procesos específicos que manejen el flujo de la documentación.
 O desde los Procesos Operativos de la entidad en los que intervienen documentos (proyectos,
expedientes, etc.).
La conjunción de estos tres sistemas proporciona una automatización de los trabajos desconocida hasta ahora,
que se traduce en la disminución drástica del trabajo/coste y de las posibilidades de error.

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Como el testimonio de clientes es el argumento de más peso que puede darse sobre la eficacia de una aplicación,
aquí se ofrecen unos Links a Case Studys de Clientes de AuraPortal en los que la Documentación representa un
aspecto importante: Pemex http://ow.ly/cOM43, Arce http://ow.ly/cOMuE, ArcelorMittal http://ow.ly/cOT7G.
Concretamente este proyecto ha recibido el Premio Mundial a la Excelencia en BPM & Workflow:
http://ow.ly/cOTmS.
1.1. Funcionalidades Generales

AuraPortal permite la captura, creación, modificación, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura,
impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de eliminación y otras gestiones más
complejas con todo tipo de documentos.
1. Creación automática de bibliotecas. La creación y ubicación automática de bibliotecas es una herramienta

exclusiva de AuraPortal.
2. Capacidad Ilimitada. Soporta un número ilimitado de documentos.
3. Multitud de formatos. Los documentos no han de ser necesariamente textos e imágenes. Se manejan
igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
4. Revisión y Aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, tanto simples como muy
complejos y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal para esta circulación son
innovadores y ofrecen singulares ventajas.
5. Visados con firmas digitales en los documentos. Con la Firma Digital de AuraPortal se puede firmar todo tipo
de documento y fichero sin importar su formato, tanto sean de texto, imágenes, código de programación, o
cualquier otro contenido.
= Firma en PDF (sin Sello ni Certificado).

= Firma en PDF con Sello (sin Certificado).
= Firma Certificada en PDF (con o sin Sello).
= Firma Garantizada en documento MS Word.
= Firma Certificada en documento MS Word.
6. Archivística. El Archivo Virtual de los documentos en las bibliotecas permite infinitas clasificaciones, tanto
preconfiguradas como definibles por el usuario. Ello permite definir y utilizar diversas vistas para localizar al instante
documentos en función de sus características diferenciadoras.
7. Búsquedas. Todo tipo de búsquedas: Por nombre o parte de él, por campos o características (autor, fecha de
creación o modificación, tamaño, etc.) por contenido (basta indicar la porción de texto buscada), y además
mediante filtrados personalizados definidos, sin limitación, por el usuario.
8. Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea.
9. Discusiones. También es posible mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se
elabora.
10. Enlaces. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos
informativos, por ejemplo, otros documentos, proyectos, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc.

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11. Suscripción. Si un documento en una biblioteca sufre una modificación, el sistema envía un aviso de manera
automática a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo
documento.
12. Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los
procedimientos.
13. Histórico de tareas que permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento aunque esa información
no figure en el texto ni características del documento.
14. Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los usuarios que exhiban los
correspondientes permisos. Se establecen 5 niveles de acceso (pueden ampliarse o reducirse): Lector, Agregador,
Editor, Aprobador y Responsable.
1.2. Elementos de la Gestión Documental

AuraPortal utiliza básicamente cuatro elementos para gestionar los documentos: Bibliotecas, Procesos, Reglas de Negocio y
Familias de Gestión.
Bibliotecas
Tradicionalmente los documentos se almacenan en Bibliotecas, que pueden ser personalizadas, y que se estructuran
mediante una anidación a los niveles que se desee y se presentan de forma arborescente para una mayor facilidad de
acceso. Además, también podrá accederse a ellos mediante un potente sistema de filtrado por múltiples campos y
criterios (Archivo Virtual). Las características, ventajas y forma de trabajar con las bibliotecas de AuraPortal se explican
en el Capítulo 2 de este informe.
Procesos
En AuraPortal no se trata de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. Se trata de utilizar la enorme
potencia que proporciona una Suite de Gestión por Procesos (BPMS) de última generación para gestionar y controlar
Procesos Operativos de negocio para gestionar y controlar los documentos y contenidos digitales.
Las grandes ventajas de gestionar los documentos embebidos en BPMS es que pueden automatizan todas las acciones
que se realizan con los documentos (Creación y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad, Flujo, Acceso, Publicación,
Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad y Destrucción de los contenidos ) así como
aprovechar sus potentes herramientas de Inteligencia de Negocio: Controles de Sistema, Cuadro de Mandos, etc.,
permitiendo la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los Documentos. Estas ventajas,
se explican en el Capítulo 3.
Reglas de Negocio
Las Reglas de Negocio permiten albergar todas las normas y procedimientos de la empresa, incluyendo por tanto a los
que atañen a los documentos. En su conjunto componen el marco estructural, la política, la estrategia y la operativa
de una empresa u organización y, por tanto, determinarán cómo se debe actuar con todos los tipos de documentos que
maneje la empresa.
Aunque se definen de manera independiente de los Procesos, pueden integrarse en estos, determinando cómo deben
comportarse. Trabajar mediante Reglas aporta innumerables ventajas, tal como se explica en el Capítulo 4.
Familias de Gestión

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AuraPortal contiene una estructura imbricada que enlaza y conecta los elementos que conforman la columna vertebral
de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Proyectos, etc. Además, permite la creación ágil de otras
familias para soportar Gestiones Adicionales y que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades,
ofreciendo por tanto unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas.
La importancia de las Familias es que pueden estar enlazadas con Bibliotecas, Procesos y otras Familias. Así, por
ejemplo, al ejecutarse un Proceso, los Documentos que se van generando (junto con toda la información sobre ellos)
quedan en las Familias, organizados automáticamente según la estructuración que se haya determinado. De esta forma,
cada elemento guarda la información que le concierne. Por ejemplo, la ficha de un proveedor contendrá (además de toda
la información histórica de actividades realizadas con o para él) contratos, pedidos, albaranes, facturas, recibos,
formularios, experiencias, estadísticas, etc. Estas ventajas, se explican en el Capítulo 5.
Además, su Intranet Corporativa ofrece el entorno ideal para la Información (Comunicados, Tablones de Anuncios, etc.), la
Comunicación (Encuestas, Foros, Debates, Agendas compartidas, etc.) y la Colaboración (trabajo compartido desde los Procesos
y las Tareas Libres) entre el personal propio y los Usuarios Externos (agentes, clientes, proveedores, etc.).
2. LAS BIBLIOTECAS
2.1. Repositorios
La Gestión Documental de AuraPortal distribuye sus datos en tres diferentes tipos de Repositorio:
 SharePoint
 SQL
 File System

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2.1.1. SHAREPOINT
AuraPortal está íntimamente integrado con SharePoint y puede utilizar completamente la gestión documental
de todas sus versiones (Services v2 y v3, Search 2008 Express y Server, Portal Server 2003, MOSS 2007 y
SharePoint 2010).
2.1.2. SQL
Los campos de tipo Biblioteca en Diccionario pueden configurarse para almacenar los datos directamente en
la base de datos de SQL, facilitando su almacenamiento y copia de seguridad.
2.1.3. FILE SYSTEM (Long Life Repositories)

Los campos de tipo Biblioteca en Diccionario pueden configurarse también para almacenar los datos en
cualquier File System de cualquier servidor, local o de red.
Este sistema de almacenamiento tiene importantes ventajas:
 Capacidad ilimitada, tanto en número de documentos como en tamaño.
 Evita el crecimiento desmesurado de las Bases de Datos de SQL.
 Facilita la gestión de las copias de seguridad (Backups).
Todo esto permite su uso como Long Life Repositories, es decir, un almacenamiento de documentos
independiente de la aplicación, aunque totalmente integrado, que permite su consulta posterior aunque la
propia aplicación ya no esté disponible por cualquier motivo.
2.2. Personalización de Bibliotecas

La Bibliotecas pueden ser diseñadas y configuradas para que se adapten a los requerimientos para los que ha sido
creada. Entre otras muchas posibilidades se podrá:
1. Determinar la aprobación del contenido de los documentos: para que antes de que aparezca el
documento en la biblioteca deba ser aprobado por un usuario con derechos de administración de listas.
2. Determinar una plantilla: para que se utilice como documento base para todos los archivos nuevos que se
creen en esta biblioteca de documentos.
3. Determinar el control de versiones: para que el sistema cree de forma automática una copia de seguridad
o una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos.
4. Crear el sistema de permisos a varios niveles: leer, agregar, editar, aprobar, eliminar... (la Seguridad, en
general, que se trata en un capítulo aparte).
5. Configurar las Columnas de la lista de bibliotecas: para gestionar posteriormente la biblioteca. Se puede
especificar la información que debe guardar cada documento de la biblioteca, así como la información que
el creador del documento debe proporcionar al agregar un archivo a la biblioteca. Estos metadatos que
acompañan a los documentos permiten, no solo la búsqueda de la información por diferentes criterios,
sino su gestión.
6. Crear diferentes Vistas de la biblioteca: para consultar la biblioteca de varias maneras y de una forma
rápida y sencilla. Por cada vista se podrán determinar las columnas que deben aparecer, el orden en el que
deben aparecer, los documentos que debe mostrar, agrupaciones, totales, estilo, etc.

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2.3. Tipos de Bibliotecas

AuraPortal dispone de dos tipos de biblioteca, Bibliotecas de SharePoint y Bibliotecas en Diccionario. AuraPortal puede, además,
gestionar bibliotecas de cualquier otra gestión documental siempre que sean accesibles a través de URL.
 Los datos de las Bibliotecas de SharePoint se guardan en bases de datos de SharePoint en SQL.
 Los datos de las Bibliotecas en Diccionario, sin embargo, pueden almacenarse directamente en SQL o en File System
(ya sean unidades locales o de red).
El uso de uno u otro tipo de biblioteca depende en cada caso de la problemática que se desee resolver. Habrá casos en los que
esté indicada una biblioteca de SharePoint y en otros casos lo adecuado será una biblioteca en Diccionario, aunque, siempre que
haya un gran volumen de documentos, tanto por cantidad como por tamaño, el almacenamiento en File System resulta ser el
indicado.
2.3.1. BIBLIOTECAS DE SHAREPOINT

El control de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles que existen en el
mundo y además, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza tanto la optimización dentro del
sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al más alto nivel.
Pero además, AuraPortal incluye interesantes mejoras que proporcionan funcionalidades adicionales (que se
aplican también a las Bibliotecas en Formulario) como son:

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 Estructura en árbol, mediante una anidación a los niveles que se desee y se presentan de forma
arborescente para una mayor facilidad de acceso. Además, también podrá accederse a los
documentos mediante un potente sistema de filtrado por múltiples campos y criterios.
NOTA.
El sistema de árboles de AuraPortal, al admitir niveles de sus ramas sin limitación, es

mucho más potente que los sistemas de clasificación y jerarquización por categorías y
subcategorías que se ven en otros sistemas.
 Enlace restringido desde los Procesos y las Familias de Elementos de gestión de AuraPortal
(Empleados, Cuentas, Proyectos…).
 Ingreso automático de documentos a través de Tareas de Sistema de los Procesos.
2.3.2. BIBLIOTECAS EN DICCIONARIO

Estas Bibliotecas son mucho más completas ya que se pueden agregar al Árbol de Bibliotecas y a los
Formularios de las Tareas de los Procesos, de los Roles de Cuentas y de las Familias de elementos de
gestión de AuraPortal.
Los campos tipo Biblioteca permiten el manejo de todo tipo de acciones (Integración, Asociación, Firma
Digital, Consulta, Control y Registro de Accesos, etc.) en los formularios.
NOTA
En AuraPortal, los Documentos pueden enlazarse a Bibliotecas, Tareas de Proceso y

Familias de dos formas diferentes: Integrándolos y Asociándolos.
 Si un documento se integra en una Biblioteca quedará como información

adicional, como cualquier otro dato, formando parte consustancial del mismo.
Según quién modifique el documento y cómo se configure el campo, el sistema
creará una nueva Versión, de forma que podrán quedar integradas todas las
versiones realizadas para su consulta y auditoría.
 Por el contrario, si un documento se asocia, el documento no va con la Biblioteca,

sino que se mantiene residente y vivo en otra biblioteca (integrado). El personal
accederá al documento mediante un enlace para poder consultar el documento al
instante.
El conjunto de ambos sistemas de relación: Integración y Asociación proporciona la

más completa variedad de posibilidades de manera que se adapten siempre a la
idoneidad de cada caso en concreto.
Este manejo de los documentos puede ser Manual (realizado por personas), Automático (realizado por el sistema
de forma automática respondiendo a una configuración previa) o bien Combinado (realizado por personas sobre
documentos introducidos automáticamente).
 Acciones Realizadas por Personas: Cualquier tipo de usuario de AuraPortal (Empleados, Externos e
Invitados) puede intervenir en los Procesos y, por tanto, según sus permisos, pueden crear, integrar,
consultar, modificar, firmar electrónicamente, etc. documentos al acceder a los Formularios de las Tareas
de los Procesos.

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 Acciones Realizadas Automáticamente: Las Tareas de Sistema (tareas que realiza el sistema de forma
automática sin la intervención humana) de AuraPortal permiten manejar Documentos automáticamente
desde Procesos. Cuando la corriente del procesos pasa por la tarea, ésta ejecuta las acciones como si lo
hiciera una persona, aunque sin tiempo ni coste ni posibilidad de error, lo que supone el máximo
exponente de efectividad.
Aquí se muestran algunos ejemplos de Tareas de Sistema que realizan acciones con documentos:
 Acciones Combinadas: Puede ser de mucha utilidad que una Clase de Proceso ya incluya documentos y/o
bibliotecas integrados y/o asociados que se necesiten o puedan ser necesitados al ser ejecutados los
procesos. Por ejemplo, para que, al recibir una tarea, un usuario disponga de toda la documentación que
pueda necesitar para realizar la misma.
En este caso se utilizará la funcionalidad de Datos Predeterminados, que ofrece la posibilidad de

introducir documentos y bibliotecas en las Clases de Procesos, de manera que estén presentes en los
Procesos automáticamente sin intervención del usuario.
La Configuración de la estructura y comportamiento de las Bibliotecas es exhaustiva, lo que permite una gran
automatización de las acciones a realizar con los documentos, como luego se verá en el Capítulo 6:
Automatización del Ciclo de Vida de los Documentos.

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3. LOS PROCESOS
Suite de Gestión por Procesos (BPMS) de última generación como AuraPortal gestiona con gran eficacia toda la
documentación corporativa por compleja que ésta sea: creación, modificación, almacenamiento, conversión,
búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de
eliminación y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentos.
3.1. Cómo se trabaja con BPMS

Todo proceso BPM tiene un ciclo de vida de 3 etapas: Modelización, Ejecución y Monitorización. A la vista de los
resultados registrados en la Monitorización, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para
optimizar su funcionamiento y eficacia, cerrando el ciclo de Mejora Continua de la entidad.
3.1.1. MODELIZACIÓN
Modelizar un proceso es determinar, hasta el mínimo detalle, cómo debe actuar al ser ejecutado. Esto, grosso
modo, supone, además de realizar el análisis del proceso alineado con el Plan Estratégico y los Objetivos de la
empresa:
1. Dibujar el Diagramar del proceso mediante unos Objetos: Tareas, Compuertas, Eventos, KPIs, etc.
mediante el estándar BPMN.
1. Determinar cómo deben funcionar cada uno de estos Objetos del diagrama: Tareas Personales
(ejecutores; instrucciones; creación de los formularios con sus divisiones, campos, botones, bibliotecas y
documentos; cronometrías; reglas de proceso; condiciones; opciones inteligentes; creación automática de
documentos, etc.), Tareas de Sistema que realizan los trabajos de forma automática (sin intervención
humana), Compuertas (cómo deben comportarse), etc.
2. Realizar simulaciones (tanto con datos ficticios como reales).
Una vez creado el modelo, el proceso ya está listo para ser ejecutado.
Aprobación de Inversión en Obra – (Página 1)
Obra Administración Dirección
INICIO
El Jefe de Obra rellena un Formulario de
‘Solicitud de Aprobación de Inversión en Obra’ Revisión para
1ª Aprobación
Jefe de Grupo
TP
Requiere
1ª Aprobación? 2ª Aprobación?
No Aprobada DX
Aprobada DX.23
No
Si Solo Lunes y
Revisión para Jueves de
2ª Aprobación 10:00 a 12:00
Jefe de División ET
TP.30
Informa de 2ª Aprobación?
No Aprobación No Aprobada DX.34
TS
Aprobada
Informa de
Aprobación
K CL
TS.51
Subproceso
Cuenta de
K.68 Inversión
FN Administrativo
SP

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3.1.2. EJECUCIÓN
La Ejecución es la etapa en la que se utilizan los procesos que se ha sido Modelizados en la etapa anterior. La
ejecución de los procesos representa el trabajo diario de la entidad.
Una vez iniciado un Proceso, el sistema lleva la corriente a las Tareas que deben ser realizadas siguiendo su
Diagrama.
Las actividades que se realizan en los procesos se denominan Tareas y se clasifican en dos tipos: Tareas
Personales (representadas en la imagen anterior en tono gris) y Tareas de Sistema (representadas en tono
verde).
Tareas Personales
Son las que deben ser realizadas mediante el trabajo de las personas. Trabajar con AuraPortal resulta muy
efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional e intuitivo que
puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no
desearán trabajar de otra manera.
Básicamente, la forma en que los usuarios trabajan con AuraPortal en el día a día es la siguiente:
 Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo la
corriente a cada persona que debe ejecutar alguna acción (tarea), en función del Diagrama de
Proceso.
 Cada una de estas personas, al recibir en su agenda personal la tarea, realiza su trabajo siguiendo las
Instrucciones de la tarea, expone sus opiniones y termina la tarea.
 La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que
contienen todos los datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la
tarea, aunque éstos estén en otras aplicaciones de la entidad, con las que habrán sido integradas.
 El ejecutor no tiene que buscar la información: la información viene a él.
De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se
realizará casi sin darse cuenta. Ejemplo de Tarea Personal:

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Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario y los datos
y documentos creados, modificados y eliminados, actualiza las fichas de cada Familia (elementos de Gestión
de la entidad: empleados, clientes, proveedores, proyectos…) que ha intervenido y genera la Monitorización e
Inteligencia de Negocio de la empresa.
Tareas de Sistema
Sustituyen a las Tareas Personales en cuanto que realizan el trabajo que deberían realizar las personas, solo
que sin tiempo/coste y sin los siempre posibles errores humanos, por lo que su efectividad es máxima.
Las Tareas de Sistema pueden ser creadas de forma muy simple y rápida y sin escribir ni una sola línea de
código, y pueden realizar trabajos como Ingresar información (valores, campos, documentos, etc.) donde se
desee, Aplicar Reglas de Negocio y Reglas de Proceso, Crear Documentos automáticamente, Notificar
información de forma automática a empleados y externos, ejecutar Scripts, Invocar Servicios Web, Desviar el
flujo de corriente a otros procesos, etc.
3.1.3. MONITORIZACIÓN E INTELIGENCIA DE NEGOCIO

Se encargan de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos y a la gerencia de la empresa las
situaciones reales de todos los Procesos, tanto mientras éstos se ejecutan, sin esperar a auditorías posteriores
(tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones, costes, etc.) como a posteriori, controlando y
analizando los resultados en su conjunto.
Por ejemplo, las consultas del tipo Ejecuciones permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso.
La ventana principal de esta Consulta es la siguiente:

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En la parte derecha se muestra el Diagrama de la Clase de Proceso, y en la izquierda toda la información

registrada en el Panel hasta ese momento. Pulsando en los diferentes botones: Rastreo (de todas las acciones
realizadas, Panel, Histórico, Documentos y Cronometría se visualiza cada tipo de información en su formato
adecuado.
Otra importante ventaja de gestionar los documentos embebidos en AuraPortal es que se aprovechan sus
potentes herramientas de Inteligencia de Negocio: Controles de Sistema, Cuadro de Mandos, etc., permitiendo
la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los documentos.
3.2. La Gestión Documental por Procesos

Con AuraPortal hay dos niveles de utilizar los Procesos para gestionar la documentación:
 Mediante Procesos específicos que manejen el flujo de la documentación.
 O mediante Procesos Operativos de la entidad en los que intervienen documentos (proyectos,

expedientes, etc.).
3.2.1. PROCESOS ESPECÍFICOS
Se trata de sustituir los tradicionales procedimientos documentados en “papel” por procesos operativos
para gestionar los flujos de los documentos, tal como aconsejan la mayoría de las normativas. De esta forma,
el propio sistema induce a que las acciones se realicen tal como se ha determinado y controla su
cumplimiento en la forma y en el tiempo.
Por ejemplo, al diseñar una Tarea Personal (tarea a realizar por una persona) de un determinado proceso, en
la que el jefe de un departamento debe aprobar una solicitud, el diseñador integrará en la tarea todos los
documentos (incluso Bibliotecas enteras) que pueda necesitar el jefe del departamento para realizar la tarea, o
sea, para aprobar o denegar la solicitud. De esta manera, se optimizan los trabajos y los tiempos. La mayoría
de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su
consulta sin salir de la tarea.

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Más interesante aun es la capacidad de AuraPortal de automatizar los trabajos mediante Tareas de Sistema
(tareas que realiza el sistema de forma automática sin intervención humana).
Mediante la acción de estas tareas, la mayoría de los documentos se crearán, se integrarán en las Bibliotecas,
se traspasarán, se archivarán y se generarán otras muchas acciones de forma automática, con el
consiguiente ahorro de tiempo/coste, eliminación de posibilidad de error y normalización de la
documentación corporativa.
Más abajo (apartado 3.2.3) se desarrolla un ejemplo de Creación Automática de Documentos.
3.2.2. PROCESOS OPERATIVOS
Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de

AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con sus Procesos Operativos (compras,
ventas, reclamaciones, recursos humanos, etc.). En el día a día, los Procesos Operativos se encargan de
gestionar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, son los portadores naturales de la
información necesaria para su óptima realización.
De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la
actividad cotidiana y por tanto no debe estar desligado de ella.
En el ejemplo de Creación Automática de Documentos que se desarrolla a continuación se explica como la

creación de la oferta, el archivo, la aprobación por parte de la empresa y del cliente con sus respectivas firmas
digitales, la transformación en pedido, etc. se realiza en su contexto natural, esto es, el Proceso de Gestión de
la Oportunidades de Venta. De igual forma, el ejemplo del apartado 4.1.1 muestra un Proceso Operativo de
gestión del ciclo completo de Ventas de una Cadena de Tiendas en la que también se gestionan la creación
automática de la Hoja de Pedido y de la Solicitud de Envío (con Firma Digital) al Transportista seleccionado.
De esta forma, no se realizan las mismas gestiones por separado ni duplica el trabajo. En poco tiempo, la
Gestión Documental de todas las organizaciones se llevará de esta forma.
3.2.3. EJEMPLO DE CREACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS

Con AuraPortal, al ejecutar una tarea en la que deban crearse Documentos (una oferta a clientes, un albarán
de salida, una notificación de aprobación o denegación, etc.), estos documentos podrán crearse de forma
automática, ya que al diseñar esta tarea se habrá previsto que el sistema deba crear el documento
cumplimentando plantillas con los datos de los Procesos.

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Esta tecnología, permite que la mayor parte de los documentos que se generan en una entidad sean
creados de forma automática por el sistema, con el consiguiente ahorro de tiempo/coste, eliminación de
posibilidad de error y normalización de la documentación corporativa.
No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario o carta, sino de cualquier tipo de documento,
por complejo que éste sea. Así, en el día a día, una vez la plantilla ha sido diseñada, se puede ejecutar de dos
maneras:
 Desde un Botón en un Formulario de una Tarea Personal. Los Documentos Automáticos se crearán
cuando el usuario pulse sobre el botón. Si tiene permisos, podrá hacer modificaciones antes de
crearlos.
 Desde una Tarea de Sistema. Los documentos se crearán automáticamente cuando la corriente del
Diagrama pase por ella, sin intervención del usuario.
En ambos casos el documento creado queda introducido de forma automática en los destinos que se hayan
determinado en su configuración.
Este ejemplo trata de la creación de una Oferta de bienes y servicios en el contexto de un Proceso de
Ventas.
NOTA.
Se trata de un ejemplo real que es utilizado por AuraPortal para automatizar su

proceso de Gestión de Oportunidades de Venta (OV), que comienza cuando llega,
mediante diversos orígenes, una oportunidad y acaba cuando se convierte en venta
real o bien es desestimada.
El documento de Oferta es un documento complejo, ya que, además de que pueden

darse una gran cantidad de combinaciones de productos y servicios, deben realizarse
múltiples cálculos.
Durante la ejecución del proceso, en un momento dado, un comercial deberá crear un documento de oferta
con los datos suministrados por el cliente. Esta actividad consiste en introducir en la tarea los datos relativos a
módulos, licencias, servicios de consultoría y formación u otros, el servicio de mantenimiento en sus diversas
modalidades así como los descuentos, etc. Todos estos datos son leídos por el sistema que a partir de ellos
realiza los correspondientes cálculos de los importes a ofertar. Ver imagen de la Tarea.

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Al pulsar el botón de Confección de la Oferta aparece una ventana en la que lo primero que el ejecutor
indicará el lugar de la Firma Digital del documento Oferta, así como el nombre de la persona que con su
firma representa al Sujeto:
A continuación, al pulsar sobre el botón Crear Documento Oferta, un Documento Base, que es una plantilla
para confeccionar las ofertas, recoge toda la información y construye el documento final con los datos e
importes calculados, todo ello de manera automática. A continuación abre la siguiente ventana:

Informe Interno
Al pulsar Ver Documento aparece la Oferta ya confeccionada, para ser revisada y corregida en su caso. Aquí
se muestra una porción del documento creado (que en este caso puede tener hasta 30 páginas).

Informe Interno
….. Etc.
Una vez creado, el documento llega a través de otra tarea a la persona que ha de aprobar la Oferta, la cual,
una vez vista, puede aprobarla y firmar digitalmente o bien expresar sus observaciones, proponer cambios o
directamente modificar el documento.
A partir de aquí, el proceso continúa hasta su conclusión.
Además, todo queda registrado en el Cuadro de Mandos y en el resto de elementos de información. Así pues,
tanto en la ejecución del Proceso como en cualquier momento posterior, si alguien con permisos lo desea,
puede consultar el documento o incluso ver cierta información que porta el documento. Por ejemplo, solo los
valores calculados.

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4. REGLAS DE NEGOCIO
Las Reglas de Negocio permiten albergar todas las normas y procedimientos de la empresa, incluyendo por tanto
a los que atañen a los documentos. En su conjunto componen el marco estructural, la política, la estrategia y la
operativa de la organización y por tanto determinarán cómo se debe actuar con todos los tipos de documentos
que se manejen.
En AuraPortal, estas Reglas se crean de forma muy sencilla y sin tener que programar.
El sistema de Reglas de Negocio de AuraPortal es innovador y revolucionario, ya que permite utilizarlas como
repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos y, a la vez,
pueden integrarse con los procesos de manera directa sin perder por ello su independencia.
Se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:
Textual (Interpretable)
Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir por las personas para realizar una
cierta acción. Aunque se denominen „Textuales‟ pueden contener información en cualquier tipo de formato:
texto, imágenes, audio, vídeo, documentos, links, etc.
Como es natural, cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas Textuales aparecen como Instrucciones en la
ventana de ejecución de las Tareas Personales (tareas que realizan las personas), indicando como se debe
proceder.
Mecánica (Automática)
Estas Reglas son aplicables sin intervención humana y por tanto su aplicación se realiza en los Procesos a
través de Tareas de Sistema (tareas que realiza automáticamente el sistema sin intervención humana) o para
la toma automática de decisiones en las Compuertas Divergentes.
4.1. Trabajar con Reglas de Negocio

Trabajar mediante Reglas aporta innumerables ventajas, ya que permite la Automatización de los trabajos, que
afecta tanto a la Modelización como a la Ejecución de los procesos:
Los trabajos de Modelización de los procesos
Se verán beneficiados por permitir un extraordinario ahorro de tiempo/coste.
 En la implantación inicial de los procesos, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general,
puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad,
evitando la repetición de trabajos y otorgando coherencia, uniformidad y control.
 En las modificaciones periódicas para su Optimización y Mejora Continua, al cambiar la Regla

también se aplicará de forma automática a todos los objetos a los que afecte. De esta forma, los
procesos pueden mantenerse con pocos cambios (solo los derivados de las mejoras introducidas en
su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial
(mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto queda definido en las Reglas.
Los trabajos de Ejecución de los procesos

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Se verán beneficiados por la aplicación de las Reglas, sobre todo las de tipo mecánico, ya que generan una
realización automática de los trabajos al mismo tiempo que un cumplimiento escrupuloso de las
normativas de la entidad, tanto las de tipo interno como las de obligado cumplimiento.
4.1.1. EJEMPLO DE REGLAS DE NEGOCIO DE COMPORTAMIENTO MECÁNICO

Se considera una Clase de Proceso Operativo de gestión del ciclo completo de Ventas de una Cadena de
Tiendas: el Pedido de las Tiendas, su Aprobación, la Logística de Almacén (con creación automática de la Hoja
de Pedido), la Logística de Transportes (con creación automática de la Solicitud de Envío (con Firma Digital) al
Transportista seleccionado), la Gestión de Incidencias y el Control de la Calidad, etc. Además, está integrado al
Proceso de Aprovisionamiento Regular.
En este caso se estudia únicamente el automatismo dado a la Aprobación de los Pedidos procedentes de las
tiendas.
La compañía trabaja con tres tipos de Tiendas: Propias, Franquiciadas y Abanderadas, y la aceptación de los
pedidos responde a criterios financieros.
 Si la tienda es Propia, son siempre servidos.
 Si la tienda No es propia y tiene Impagados, no deben ser servidos.
 Si la tienda es Franquiciada o Abanderada y NO tiene Impagados, podrán ser servidos o pasar a

Aprobación manual en función de una Clave de Clasificación Interna y del Riesgo Actual que tenga la
tienda con la empresa.
La llegada a la central de cientos de pedidos diarios y la necesidad de dar curso inmediato a los pedidos
exigía una importante cantidad de recursos.
La solución fue crear una Regla tal como indica la imagen, en la que se han considerado 4 Criterios: Tipo de
Tienda, Clave de Clasificación Interna, Riesgo Actual e Impagados, que son campos que se encuentran en la
Ficha de la tienda (Tipo y Clasificación) y en la aplicación financiera de la entidad (Riesgo Actual e Impagados.
Luego, simplemente, se ha asignado a cada Criterio unos Valores y, por último, en la Tabla de Calificaciones,
se han creado las combinaciones de los valores que dan lugar a los valores del Resultado.

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A continuación, esta Regla se aplica a una Tarea de Sistema (TS.54 en la imagen posterior) que se coloca en el
Diagrama del Proceso inmediatamente después de la Solicitud de Pedido que realiza cada tienda desde su
propia oficina.
Tanto la Regla de Negocio como la Tarea de Sistema pueden ser creadas de forma muy simple y rápida y sin
escribir ni una sola línea de código.

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De esta forma, cuando una tienda realiza un pedido, la corriente llega a la Tarea de Sistema, que realizará
de forma automática el análisis para determinar si los Pedidos deben ser Aceptados, Rechazados o bien A
Revisar, en función de la Regla.
Como se aprecia en el Diagrama, la Tarea de Sistema TS.54 aplica la Regla de Negocio que de forma
automática, estudia los parámetros de aceptación (1. Tipo de Tienda, 2. Clasificación Interna, 3. Impagados
y 4. Riesgo Actual) y determina si debe aceptarse el pedido.
 Si decide que Sí (como es el caso de las Tiendas Propias) la corriente pasa a almacén, por lo que
la Evaluación del Pedido es inmediata.
 Si decide que No, El Sistema envía automáticamente una Tarea (TP.94 en la figura) a la Tienda
notificándole la denegación y sus causas. La Tienda puede hacer alegaciones si no está conforme.
 Si decide A Revisar, la corriente envía la Tarea TP.153 al Director de Operaciones para su análisis
personal.
Si en algún momento cambian las circunstancias (por ejemplo se crea otro tipo de Tienda) o simplemente
se desea modificar los criterios de aceptación de los pedidos, basta con modificar la Regla y, en el
momento que se decida aplicar, los pedidos que lleguen a la empresa serán tratados con los nuevos
criterios.
Mediante este automatismo la cadena de tiendas soluciona la tardanza en el servicio al cliente. Además,
eliminar este cuello de botella permite rebajar un 83% el coste de esta actividad a la vez que se asegura el
estricto cumplimiento de su normativa interna.
5. FAMILIAS DE GESTIÓN
AuraPortal cuenta con una estructura imbricada que enlaza y conecta las Familias utilizadas para la gestión de
Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, horas y, en general, cualquier
elemento que se desee controlar), Proyectos y Áreas de la entidad.
Además, permite la creación ágil de otras familias para soportar Gestiones Adicionales y que son diseñadas por la
propia entidad según sus necesidades, ofreciendo por tanto unas posibilidades de management hasta ahora
desconocidas.
Esta funcionalidad de AuraPortal, aunque parece no tener relación directa con los documentos, es enormemente
efectiva en la práctica, ya que los documentos de cualquier organización son creados y gestionados por
empleados y externos, tienen su origen y/o destino en áreas y proyectos y, en general, la gestión de los
documentos siempre está relacionada intrínsecamente con elementos de la gestión de la empresa.
Las Familias pueden estar enlazadas con Bibliotecas, Procesos y otras Familias. Así, por ejemplo, al ejecutarse un
Proceso los Documentos que se van generando (junto con toda la información sobre ellos) quedan en las Familias,
organizados automáticamente según la estructuración que se haya determinado.
De esta forma, cada elemento guarda la información que le concierne. Por ejemplo, la ficha de un cliente contendrá
(además de toda la información histórica de actividades realizadas con o para él) contratos, pedidos, albaranes,
facturas, recibos, formularios, experiencias, estadísticas, servicio posventa, reclamaciones, etc.

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Así pues, trabajando con AuraPortal, el flujo diario de los Procesos nutre automáticamente a los Elementos de
Gestión de la empresa de toda la información (datos, documentos, tiempos, etc.) que generan sus actividades, y que
quedan relacionados (por ejemplo, Cliente - Facturas - Albaranes - Artículos vendidos) para su consulta, control y
análisis.
NOTA.
AuraPortal permite que, a través de sus sistemas de integración, estas familias,

puedan estar enlazadas (o ser sustituidas) por sus equivalentes en las aplicaciones de
gestión (ERP, Legacy, etc.) existentes en la empresa.
6. AUTOMATIZACIÓN CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

AuraPortal automatiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Archivo, Flujo, Acceso y
Eliminación.
6.1. Captura de Documentos

La captura de documentos puede realizarse mediante:
Introducción automática por parte de usuarios Externos
Los documentos que provienen de Externos (clientes, proveedores, etc.) que mantienen una relación digital
con la entidad y por tanto participan en el flujo de los Procesos BPM, habrán sido introducidos por los
mismos Externos, desde un Mensaje de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema. Por tanto, la
entidad no se deberá realizar ningún trabajo.
Esta opción es pues la más efectiva, ya que no requiere actividad alguna por parte de la empresa, por lo que
es la que debe ser empleada en la medida de que se vaya universalizando el uso de Internet.

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NOTA.
La WIP (Wide Interaction Platform) y los Portales Externos que integra AuraPortal
permiten los más altos grados de Comunicación y Colaboración entre personas
físicas y jurídicas externas a la entidad, que podrán participar en los Procesos, tanto
iniciándolos (Solicitudes, Envíos de ofertas, albaranes, facturas o cualquier otro tipo
de documento) como en cualquiera de sus diferentes Fases, pudiendo introducir
documentos de manera simple.
Tanto la WIP como los Portales Externos pueden ser creados de forma muy sencilla y
sin necesidad de programación.
Mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres)
En los casos en los que los externos aun no utilicen medios electrónicos (opción cada vez menos común), los
documentos soportados en papel pueden ser digitalizados e introducidos directamente también.
En ambos casos, su incorporación a las correspondientes bibliotecas es inmediata y su archivo automático. Al

escanear un documento éste queda archivado según los criterios que se hayan predeterminado para el tipo de
documento electrónico. El escaneo, archivo y acceso se realizarán con independencia del lugar geográfico.
6.2. Creación de Documentos

La creación de documentos y contenidos puede realizarse mediante:
Creación directa por parte de una persona
Es la forma en la que se han creado los documentos en las entidades… hasta ahora. Se trata de la creación por
cumplimentación de formularios, tablas y fichas o desde AuraPortal mediante cualquier aplicación MS Office. La
incorporación de todo tipo de archivos desde los discos o la red, se realiza accediendo directamente al
Explorador. Pueden incorporarse de uno en uno o mediante selección múltiple.
Creación automatizada mediante Documentos Base
Los documentos que se generan internamente en una organización se crean en el contexto de una
determinada actividad que realiza y, por tanto, sus datos estarán incluidos en los procesos que soportan dicha
actividad (ofertas a clientes, albaranes, notificaciones de aprobación, contratos, proyectos, etc.). Además, la
mayoría de ellos tienen un carácter relativamente o parcialmente repetitivo. Estas circunstancias permiten que
los documentos puedan ser creados de forma automática por el propio sistema mediante la funcionalidad de
Documentos Automáticos que combinan sofisticadas plantillas con los datos de los Procesos.
No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por
complejo que éste sea.

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Esto supone un ahorro extraordinario del tiempo/coste dedicado a la creación de los documentos. Además,
este sistema permite la normalización integral de la documentación corporativa y una disminución
drástica de las posibilidades de error.
6.3. Archivo de Documentos

Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarán ubicados en los propios Procesos (expediente electrónico)
y/o en las Bibliotecas que le corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una
anidación a los niveles que se desee mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de
metadatos y búsquedas avanzadas.
Además, tanto los documentos a título individual como las bibliotecas pueden ser ubicados también en las fichas de
las Familias de Elementos que gestiona AuraPortal: Empleados, Cuentas (clientes, distribuidores, proveedores,
subcontratistas, etc.), Proyectos, Áreas de la entidad o en todo tipo de elementos que se desee controlar y que
pueden ser creados de forma fácil y sin programación.
Esta ubicación, que podría ser muy compleja debido a la gran cantidad de elementos de control y búsqueda que
provee AuraPortal, es automática, al responder a las Reglas estipuladas para esa clase de proceso. Es lo que se
llama Archivo Virtual Inteligente.
Concretamente, los documentos podrán ser archivados en:
1. Bibliotecas
Los contenidos pueden guardarse en Bibliotecas, que pueden ser personalizadas, y que se estructuran
mediante una anidación a los niveles que se desee mediante el Árbol de Bibliotecas (opción exclusiva de
AuraPortal).
Además, el sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas,
un sistema de matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar
o gestionar cada documento.

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2. Elementos de Gestión
AuraPortal cuenta con una estructura imbricada que enlaza y conecta las Familias para la gestión de
Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.),
Proyectos y Áreas de la entidad. Además, permite la creación ágil de otras familias para soportar Gestiones
Adicionales y que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades, ofreciendo por tanto unas
posibilidades de management hasta ahora desconocidas.
Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas pueden ser Integrados o Asociados a los
elementos que gestiona AuraPortal.
NOTA.
En AuraPortal, los Documentos pueden enlazarse de dos formas diferentes:

Integrándolos y Asociándolos.
 Si un documento se integra en un Proceso quedará como información adicional,

como cualquier otro dato, formando parte consustancial del mismo. Según quién
modifique el documento y cómo se configure el campo, el sistema creará una
nueva Versión, de forma que podrán quedar integradas todas las versiones
realizadas para su consulta y auditoría.
 Por el contrario, si un documento se asocia en una Tarea de Proceso, el

documento no va con el Proceso, sino que se mantiene residente y vivo en
alguna de las bibliotecas. El proceso accederá al documento mediante un enlace
para poder consultar el elemento al instante.
De esta forma, cada elemento guarda la información que le concierne. Por ejemplo, la ficha de un
proveedor contendrá (además de toda la información histórica de actividades realizadas con o para él)
contratos, pedidos, albaranes, facturas, recibos, formularios, experiencias, estadísticas, servicio posventa,
reclamaciones, etc.
3. Procesos

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Los documentos también podrán ser Integrados o Asociados en las tareas de los Procesos de workflow en los
que han participado. De esta forma, el historial de las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto,
de los expedientes y flujos documentales guarda la información que ha generado.
Trabajando con AuraPortal, el flujo diario de los Procesos nutre automáticamente a los Elementos de
Gestión de la empresa de toda la información (datos, documentos, tiempos, etc.) que generan sus actividades.
6.4. Flujo de Documentos

Los flujos documentales se realizan a través de los procesos, que pueden ser de tres tipos:
1. Procesos Operativos de la entidad
Es el sistema más efectivo, y por tanto el recomendado. El flujo de los documentos se suele realizar en el
contexto de una actividad que se está ejecutando (un expediente, un proyecto, una venta, etc.) y por esta
razón los documentos relacionados con este proceso seguirán las fases determinadas en el Diagrama del
proceso. Para ello, basta con que, al diseñar los procesos operativos de la entidad, se incluyan las acciones
a realizar con los documentos.
2. Workflow Libre
Aunque, como se ha dicho, cualquier actividad desarrollada en una organización es realmente un proceso,
siempre hay actividades en una organización que por ser muy sencillas y/o por no ser repetitivas no pueden
tratarse con los Procesos.
En estos casos se utilizará el Workflow Libre de AuraPortal, en el que los Procesos no están afectos a
Diagramas predeterminados, sino que se van generando libremente, en la medida que se va necesitando, por
las personas que van interviniendo. Con este sistema, tanto el creador de la tarea como el resto de
participantes van determinando libremente el asignado (por Persona o por Cargo) y todos los demás datos y
documentos que necesita la tarea.
Aun siendo un workflow libre, AuraPortal mantiene los controles sobre sus acciones, mantiene un histórico de
sus fases, agendas de los ejecutores, fechas y prioridades, enlaces con resto de elementos, coste de su
ejecución, etc.
3. Procesos Específicos
Cuando no se disponga de procesos operativos para manejar los documentos, por ejemplo, de la fase de
implantación de AuraPortal a nivel corporativo, en la que no se hayan creado todavía algunos Procesos
Operativos que manejan documentos, se crearán de forma muy simple sencillos Procesos Específicos como el
de la figura de abajo en el que, además de su Creación y Aprobación, una Tarea de Sistema ingresa el
documento automáticamente con todos sus metadatos de búsqueda. También puede apreciarse la
trazabilidad de las Firmas Digitales.

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6.5. Acceso a los Documentos

En AuraPortal, al estar los documentos ubicados en Archivos Virtuales, sus posibilidades de acceso van mucho más
allá de la simple búsqueda, y permite considerar nuevos criterios de acceso mucho más eficientes.
Búsquedas
Las mecánicas de búsqueda de los contenidos de las Bibliotecas de AuraPortal son muy potentes:
 Árboles. Este sistema, al admitir niveles de sus ramas sin limitación, es mucho más potente que los
sistemas de clasificación y jerarquización por categorías y subcategorías que se ven en otros sistemas.
 Búsquedas por Elementos: tareas, mis documentos, contenidos en portales corporativos, expedientes,
enlazados a empleados, cuentas, proyectos, ámbitos e ítems, etc.
 Filtros Dinámicos. Por múltiples campos y criterios: por nombre o parte de él, por campos o
características (autor, fecha de creación o modificación, destinatario, tamaño, etc.) por contenido
(basta indicar la porción de texto buscada), y además mediante filtrados personalizados definidos
por el usuario.
 Búsquedas inteligentes por Contenidos. Metadatos y Etiquetas. Tanto Automáticos (fecha,

creador…) como Manuales, introducidos por el usuario y diseñados específicamente para cada
biblioteca, elemento o proceso entre los que pueden crearse incluso campos calculados sobre otros
campos.
 Consultas. Permite definir y utilizar diversas vistas personalizadas en las que se podrán determinar los
filtros, las columnas que deben aparecer, el orden en el que deben aparecer, los documentos que
debe mostrar, agrupaciones, totales, estilo, etc. Con el tipo de consulta es posible visualizar los
documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista.

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Además, de cada documento se puede obtener más información, por ejemplo:
Obsérvese que desde esta ventana de detalles del documento hay la posibilidad de visualiza el LOG completo
de la vida de este documento y también su Huella Digital.

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NOTA.
AuraPortal, contiene un sistema de LOG para los Documentos en Diccionario en

donde se registra la Fecha y Hora de las todas las acciones (Creación, Modificación,
Lectura, Firma Digital y Eliminación) que los usuarios realizan en ellos, y desde qué
Objeto. Este LOG se encuentra grabado directamente en base de datos y se presenta
con el siguiente aspecto.
Las mismas posibilidades de búsqueda de documentos enunciadas aquí para las bibliotecas pueden ser
aplicadas a los elementos informativos (empleados, cuentas, proyectos, áreas, ítems, etc.) y a los Procesos y
las Tareas del Workflow Libre con los que se relacionen los documentos. Este sistema de búsqueda es muy
efectivo, ya que cada elemento guarda la información que le concierne y, además, mediante enlaces,
permite el acceso inmediato a la información que de alguna manera tiene relación con ellos.
De esta manera, la información se transforma en comunicación, y fluye en todas sus vertientes: entre la
entidad y sus empleados, entre directivos y subordinados, entre el personal de un departamento o grupo de
trabajo, relaciones interdepartamentales y entre la organización y sus partners.
Accesos sin Búsqueda
Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de

AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con los Procesos y con el Workflow Libre.
En el día a día, los flujos de tareas se encargan de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por
tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Así pues, al
diseñarse las tareas de un Proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en
realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se
habrán incluido estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. Así, en la ejecución de los procesos,
las tareas que le llegan a un usuario (empleado o externo) ya mostrará los documentos que pueda necesitar
para realización. Ver imagen.

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De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del
ejecutor de una tarea para su consulta, modificación, aprobación o eliminación sin salir de la tarea.
6.6. Eliminación de los Documentos

Como el resto de acciones, la eliminación de los documentos (electrónicos y físicos) y contenidos digitales se realiza
con total seguridad mediante la metodología de trabajo que aquí propone AuraPortal. En este caso se aplica así:
 Por una parte, como se ha dicho antes, al crear o capturar documentos, estos son guardados junto con
todos sus metadatos y etiquetas según los criterios que se hayan predeterminado para el tipo de
documento.
Así pues, mediante metadatos/etiquetas como Fecha Caducidad, Necesidad de Revisión, Fecha Revisión
Caducidad, etc. se determinan las Reglas que deben cumplirse para la eliminación de cada documento.
 Y, por otra, se cran las Clases de Proceso que determinarán cómo debe actuarse para su eliminación, y
que automatizarán las eliminaciones.
EJEMPLOS.
1. Se puede crear una clase de proceso que se despierte periódicamente (cada

semana o cada día, hora, etc.) de forma automática y envíe a un revisor una tarea
con todos los documentos que se ha determinado que necesitan revisión para ser
eliminados y que cumplen unas ciertas condiciones (tantas como se desee), para
que marque aquellos que hay que eliminar e indique una nueva fecha revisión
para el resto.
A continuación el proceso enviaría tareas a los distintos encargados de la

eliminación de los documentos según las Reglas estipuladas. Estas tareas llevarían
los datos de Ubicación Física si así se necesita, y las Instrucciones oportunas para
su correcta eliminación. Por ejemplo, el que debe eliminar unos documentos con
datos confidenciales se le exigirá que utilice una determinada destructora de

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documentos, que indique que lo ha realizado de la forma correcta y que lo firme

digitalmente.
2. En los casos en los que se trate de documentos digitales con Fecha de Caducidad
fija, el proceso se despertaría en esta fecha y mediante una Terea de Sistema
eliminaría el documento sin intervención alguna de personal.
3. Los contenidos digitales con caducidad desaparecerán de la página web en la que

están publicados también de forma automática.
De esta forma, el sistema se encarga de que las acciones de eliminación se ajuste a las Normativas internas y
externas de obligado cumplimiento (por ejemplo, la Ley de Protección de Datos Personales), que pueden incluir las
excepciones y las posibilidades de adaptación a situaciones imprevistas que contempla AuraPortal, asegurando su
control y su cumplimiento.
7. SISTEMAS DE SEGURIDAD
Los permisos son los vehículos por los que se concede y protege el acceso a la información de AuraPortal. El
sistema de permisos tiene cierta complejidad para poder ofrecer una variedad suficiente de formas que cubran los
múltiples casos en los que convergen las informaciones que provienen de diferentes fuentes, las características
(roles) del usuario implicado y las circunstancias del momento. Se abordan dos niveles de protección: Protección
Fronteriza o Perimetral y Protección Interna.
7.1. Protección Fronteriza o Perimetral

Es la que impide que personas ajenas a la organización puedan entrar en el sistema y acceder a la información.
Esta protección previene contra los actos comúnmente llamados Pirateo, Hacking, Cracking, Spoofing, Hijacking,
Sniffing, etc. por los que gente malintencionada puede obtener información privada o incluso adulterar, corromper,
destruir o causar daños a la empresa.
Los medios que aporta esta protección son los que Microsoft incorpora en sus sistemas operativos. La protección
de sus sistemas operativos es un asunto al que Microsoft concede la máxima prioridad en sus estrategias de
producto, y sabido es que en estos momentos es la empresa de software que sobresale por los recursos dedicados
a garantizar al máximo la calidad de sus sistemas de protección.
Estos sistemas en su mayoría residen sin cargo adicional en el propio sistema operativo Windows 2003 o superior
(en donde se asienta AuraPortal) y se activan al configurar adecuadamente el sistema operativo del servidor.
Los sistemas disponibles son los siguientes:
 Kerberos. Protocolo de autenticación seguro. El login (nombre) y password (contraseña) que utiliza el
usuario quedan encriptados impidiendo que en su viaje por la red puedan ser identificados y usurpados.
 https (ssl). Los datos viajan encriptados y además permite certificación digital para identificar la
autenticidad, tanto del emisor como del receptor. Requiere configuración del servidor.
 VPN (Virtual Private Network). Prepara un túnel dentro de Internet por donde viajan los datos,
encriptados o no, que en consecuencia no pueden ser capturados desde otra conexión de Internet.
Requiere configuración del servidor.
 IPSec, Certificados Digitales. Asegura que la autenticación y el tráfico entre los ordenadores quedan
encriptados y seguros. Requiere una configuración especial del servidor y de los ordenadores clientes.

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 Firewall. Windows 2003 incorpora un Cortafuegos (Firewall) que impide los acechos indeseados mediante
filtrados. Se activa muy fácilmente. Si se necesitan opciones más avanzadas se recomienda instalar otro
cortafuegos de más potencia llamado MS ISA Server 2004.
La protección mencionada protege el sistema operativo y AuraPortal pero aún queda el peligro de la infección por
Virus y Gusanos vía el correo electrónico de Internet. Por ello se recomienda enérgicamente la instalación de un
sistema antivirus (McAfee, Norton, etc.) para evitar desagradables sorpresas de infecciones virales o parasitarias en
su sistema.
7.2. Protección Interna

La protección interna es de tipo selectivo. Comienza por la comprobación del login y contraseña que permiten
iniciar sesión al usuario y a partir de ahí el sistema detecta los permisos de que goza para acceder a la información.
Estos permisos se derivan de sistemas combinados de autorizaciones para entrar en diversas áreas de AuraPortal:
Logins y contraseñas, Personalidades (Administradores, Roles de Usuario…), Acceso a Procesos y Tareas Libres,
Acceso a Documentos, Acceso a Elementos de las Familias, Acceso a Comunicados, etc. y con distintos niveles de
acceso.
Los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicación en función de sus características y de los permisos
ostentados por los visitantes operan siguiendo el sistema de Control de Accesos por Recintos Seguros. A grandes
rasgos, el sistema se basa en las siguientes definiciones.
 Elementos Protegidos. Son las partes de la aplicación que realizan operaciones cuyo acceso por los
usuarios se desea controlar mediante un sistema de seguridad. Los Elementos Protegidos obtienen su
protección al alojarse virtualmente en Recintos Seguros.
 Recinto Seguro. Sitio que alberga virtualmente un número indeterminado de Elementos Protegidos.
 Seguridad. Conjunto de requisitos de un Recinto Seguro que concede la entrada al mismo para efectuar
operaciones en los modos de Lectura, Edición, Adición y Cancelación en los Elementos Protegidos alojados
en dicho sitio.
 Visitante. Usuario que pretende realizar operaciones de Lectura, Edición, Adición o Cancelación en un
Elemento Protegido, lo que significa que pretende entrar en el Recinto Seguro que lo alberga. Los posibles
visitantes son Empleados, Usuarios Externos y Usuarios Invitados.
 Permiso. Conjunto de títulos que ostenta un Visitante para vencer la Seguridad del Recinto Seguro.
 Guardián. Función del sistema que se encarga de comparar la Seguridad de un Recinto Seguro con el
Permiso del Visitante y en consecuencia permitir o no la entrada y la consiguiente operación de Lectura,
Edición, Adición o Cancelación de sus Elementos Protegidos.
Cuando un Visitante pretende realizar una operación en un Elemento Protegido que se encuentra en un Recinto
Seguro, el Guardián busca dicho Recinto Seguro y después de asegurarse de que el Período de Validez se cumple,
examina el Permiso del Visitante y lo compara con la Seguridad del Recinto Seguro para determinar si concede
o no el acceso.
Permiso del Visitante
El Permiso de un Visitante para acceder al Recinto Seguro tiene varios componentes en cualquiera de los
modos posibles (Lectura, Edición, Adición o Cancelación) y siempre es el resultado del conjunto de los

Informe Interno
distintos componentes: Creador, Nivel de seguridad y Naturaleza del Visitante (Roles para los
Empleados y Perfiles de Cuentas y Perfiles de Roles Para Usuarios Externos o Invitados).
Seguridad de un Recinto Seguro
Está compuesta por distintos parámetros:
 Periodo de validez. Que puede ser: Permanente o Según Calendario (se aplica la Seguridad
especificada solo dentro de los días, horas y minutos hábiles del Calendario seleccionado).
 Creador. Filtra el permiso según el creador del elemento.
 Nivel de Seguridad (0-99). Cumplen este parámetro los Visitantes con un Nivel de Seguridad igual o
superior al indicado aquí.
 Roles o Perfiles Permitidos. Roles Singulares en el caso de los Empleados y Perfiles de Cuentas-
Perfiles de Roles en el caso de los usuarios Externos o Invitados.
 Operador (OR, AND). Este operador liga los distintos parámetros para obtener un resultado. Si el
valor del operador es OR, basta con que el Visitante cumpla uno de los parámetros. Si es AND, deben
cumplirse todos.
Permisos en las Tareas de los Procesos
Además de los Recintos Seguros, el manejo de los documentos en las tareas de los procesos puede ser
configurado para adaptarse exactamente a las acciones que debe realizar el ejecutor de la tarea, sea
empleado o externo.

Informe Interno
8. LA GESTIÓN DE CONTENIDOS DIGITALES

Aquí se aplica todo lo explicado para el resto de documentos y, además, se soluciona la problemática particular de
los Contenidos.
Hoy día las entidades están obligadas a:
 Mantener un alto grado de dinamismo en la publicación de los contenidos digitales.
 Llevar un férreo sistema de control sobre el ciclo de vida de los contenidos: creación y/o captura,
almacenamiento, seguridad, flujo, acceso, publicación, control de las versiones, recuperación, distribución,
conservación y destrucción de los contenidos…
 Y mantener una interacción con los visitantes que convierta sus consultas, compras, solicitudes de todo
tipo, reclamos, etc. en procesos automatizados de atención y solución inmediata.
Hasta ahora no existía ninguna herramienta en el mercado capaz dar solución a esta problemática tan vital para
cualquier tipo de organización.
AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestión de Contenidos perfectamente integrado
para que cualquier empresa pueda crear su información digital a la medida y sin tener que contratar un
especialista.
AuraPortal permite la automatización de Procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales,

publicación automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento
corporativo, proporcionando una completa Gestión de Contenidos digitales para la publicación de Comunicados,
Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos y cualquier tipo de contenido digital en la Web pública de la empresa, en la
Intranet Corporativa y en los Portales Externos.
El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creación y/o Captura, Almacenamiento,
Seguridad, Flujo, Acceso, Publicación, Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad
y Destrucción de los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programación.
Pero además, y sobre todo, estas acciones no se tratarán de forma independiente, sino que se realizarán en el
contexto del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras,
reclamos, solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a través de la Web pública pondrán en marcha automática
e inmediatamente sus Procesos de resolución, asegurándose la optimización de la gestión.

Informe Interno
Con AuraPortal las empresas pueden disponer de un completo y potente sistema Gestión de Contenidos a través
de Internet, en el que resaltan las siguientes características:
 Totalmente personalizable según las necesidades de cada empresa.
 Diseño fácil y amigable para usuarios de negocio sin necesidad de perfil técnico.
 Todas las opciones disponibles sin necesidad de programación adicional.
 Integrado con todas las funcionalidades de AuraPortal (Procesos BPM, Familias Propias, etc.).
 Creación automática del SiteMap para posicionamiento en buscadores (Google, Yahoo, …). y utilización
de Redes Sociales.
Y los empleados pueden diseñar un sistema a la medida de una forma fácil y rápida, con toda la actividad
transaccional monitorizada por el BPMS, tal como ocurre con el resto de funcionalidades de AuraPortal.

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1|BPMS 2|Intranet 3|Documents Management 4|Content Management 5|Online Commerce 6|Business Rules

Gestión Documental por Procesos

AuraPortal proporciona un ECM (Enterprise Aprobaciones, Versionado, Firma Digital,

A través de sus capacidades para gestionar El resultado es una efectividad desconocida

www.auraportal.com | info@auraportal.com | Skype: AuraPortal | Tel: +34 962 954 497 |

1.1. FUNCIONALIDADES GENERALES ............................................................................................................................................... 4

1.2. ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................................ 5

2. LAS BIBLIOTECAS ........................................................................................................................................... 6

2.1. REPOSITORIOS .................................................................................................................................................................................. 6

2.1.1. SHAREPOINT ................................................................................................................................................................................... 7

2.1.2. SQL ..................................................................................................................................................................................................... 7

2.1.3. FILE SYSTEM (Long Life Repositories) ..................................................................................................................................... 7

2.2. PERSONALIZACIÓN DE BIBLIOTECAS ...................................................................................................................................... 7

2.3. TIPOS DE BIBLIOTECAS ................................................................................................................................................................... 8

2.3.1. Bibliotecas de SharePoint ............................................................................................................................................................ 8

2.3.2. Bibliotecas en Diccionario ........................................................................................................................................................... 9

3. LOS PROCESOS .............................................................................................................................................12

3.1. CÓMO SE TRABAJA CON BPMS ................................................................................................................................................12

3.1.1. Modelización ................................................................................................................................................................................. 12

3.1.2. Ejecución ......................................................................................................................................................................................... 13

3.1.3. Monitorización e Inteligencia de Negocio........................................................................................................................... 14

3.2. LA GESTIÓN DOCUMENTAL POR PROCESOS .....................................................................................................................15

3.2.1. Ejemplo de Creación Automática de Documentos ........................................................................................................... 16

3.2.2. Ejemplo de Creación Automática de Documentos ........................................................................................................... 16

3.2.3. Ejemplo de Creación Automática de Documentos ........................................................................................................... 16

4.1. TRABAJAR CON REGLAS DE NEGOCIO ..................................................................................................................................21

4.1.1. Ejemplo de Reglas de Negocio de Comportamiento Mecánico .................................................................................. 22

5. FAMILIAS DE GESTIÓN ................................................................................................................................24

6. AUTOMATIZACIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .........................................................25

6.1. CAPTURA DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................................25

6.2. CREACIÓN DE DOCUMENTOS ..................................................................................................................................................26

6.3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................................................27

6.4. FLUJO DE DOCUMENTOS ...........................................................................................................................................................29

6.5. ACCESO A LOS DOCUMENTOS.................................................................................................................................................30

6.6. ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................................................................33

7. SISTEMAS DE SEGURIDAD ..........................................................................................................................34

7.1. PROTECCIÓN FRONTERIZA O PERIMETRAL ........................................................................................................................34

8. LA GESTIÓN DE CONTENIDOS DIGITALES ................................................................................................37

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 2

1. LA PLATAFORMA DE GESTIÓN POR PROCESOS AURAPORTAL

 De manera tradicional, directamente desde las Bibliotecas.

 Desde Procesos específicos que manejen el flujo de la documentación.

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 3

1.1. Funcionalidades Generales

1. Creación automática de bibliotecas. La creación y ubicación automática de bibliotecas es una herramienta

2. Capacidad Ilimitada. Soporta un número ilimitado de documentos.

= Firma en PDF (sin Sello ni Certificado).

8. Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea.

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 4

1.2. Elementos de la Gestión Documental

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 5

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 6

2.1.3. FILE SYSTEM (Long Life Repositories)

Este sistema de almacenamiento tiene importantes ventajas:

 Capacidad ilimitada, tanto en número de documentos como en tamaño.

 Evita el crecimiento desmesurado de las Bases de Datos de SQL.

 Facilita la gestión de las copias de seguridad (Backups).

2.2. Personalización de Bibliotecas

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 7

2.3. Tipos de Bibliotecas

2.3.1. BIBLIOTECAS DE SHAREPOINT

Informe Interno: La Gestión Documental por Procesos www.auraportal.com P. 8

El sistema de árboles de AuraPortal, al admitir niveles de sus ramas sin limitación, es