TRANSMETA S.A.S.

EMPRESARIALES S.A.S.
Código: R-GHU-002 FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
Fecha: Enero de 2015 RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Controlado Documento de Gestión Humana Página 1 de 7

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

TITULO DEL CARGO AUXILIAR DE ARCHIVO

DIRECCIÓN / GERENCIA A LA QUE DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
PERTENECE
PROCESO SOPORTE
NIVEL DEL CARGO V
CARGO AL QUE REPORTA DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

II. DIMENSION DEL CARGO

CARGOS QUE LE REPORTAN NOMBRE DE LOS CARGOS

DIRECTAMENTE  N/A
CARGOS QUE LE REPORTAN NOMBRE DE LOS CARGOS
INDIRECTAMENTE  N/A

III. PERFIL OCUPACIONAL

1. FORMACION ACADEMICA  Técnico, o estudiante en Administración documental,

: Título y Especialidad Psicología o carrera a fin.
 Conocimientos en la administración del recurso
humano.
2. CONOCIMIENTOS Y  Conocimientos en Seguridad Social.
HABILIDADES TECNICAS
 Conocimientos en la certificación de calidad ISO 9001-
2000.
3. COMPETENCIAS  Conocimientos en Office (Word, Excel, Power Point),
TECNICAS Internet.
ESPECIALIZADAS

IV. COMPETENCIAS

Listado de Competencias de acuerdo al Nivel Mínimo Requerido (Sobre 100% de

cargo acuerdo a los rangos establecidos)
Trabajo en equipo 50%-80%
Actitud hacia las normas 50%-80%
Orientación al Servicio 50%-80%
Comunicación 50%-80%
Compromiso laboral 50%-80%
Orientación al resultado 50%-80%

EXPERIENCIA: Tiempo total laboral y específico requerido para el desempeño del cargo
Experiencia Total Experiencia
2 AÑOS 1 AÑO
Laboral : Específica :

Código: R-GHU-002
Fecha: Enero de 2015
Controlado
TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Documento de Gestión Humana Página 2 de 7

V. DESCRIPCION DEL CARGO

MISION DEL CARGO:

Apoyar en el proceso documental y de gestión humana, a fin de contribuir con el desarrollo
de los procesos, en cuanto a documentación desde el ingreso de los colaboradores y
actualización de toda información de los mismos.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

ACCIONES DE APOYO A LAS

PRINCIPALES
RESPONSABILIDADES :
RESPONSABILIDADES : RESULTADOS ESPERADOS
Tareas, Cómo lo hace
Qué Hace (Para qué lo hace)
(Verbo gerundio: ando,
(Verbo infinitivo: ar, er, ir)
endo)
1. Apoyar en los procesos  Elaborando y verificando 1.1 Para la mejora continua
de contratación. los contratos y acuerdos del área frente a este
de confidencialidad para procedimiento.
colaboradores de
Transmeta. y 1.2 Para mantener
Empresariales. actualizados la información en
 Elaborando los otro SI y cuanto a contratación del
cartas de incremento colaborador.
salarial para los
colaboradores de
Transmeta y
Empresariales.
2. Recibir, archivar y  Recibiendo, verificando y 2.1 Para mantener
organizar la documentación auditando oportunamente actualizada, categorizada y en
de Recursos Humanos para la documentación. perfecto orden la
el personal de Cargo,  Archivando y organizando documentación de los
Empresariales y la carpeta de las hojas de colaboradores.
administrativos. vida con todos los
documentos del 2.2 Para asegurar la
empleado de acuerdo con documentación para sus
el formato que se maneja futuros tramites.
en el sistema de gestión
de calidad.
 Categorizando la
documentación
(evaluaciones de
desempeño,
capacitaciones, control de
asistencias, permisos,
incapacidades,
liquidaciones, retirados.)
 Asegurando la
documentación para sus
continuas consultas y

Código: R-GHU-002
Fecha: Enero de 2015
Controlado
TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Documento de Gestión Humana Página 3 de 7

auditorías internas o
externas de la empresa.
 Custodiando las carpetas
de Cargo, Empresariales
y Administrativos en el
archivador
correspondiente según
orden alfabético.
 Disponer de la
documentación según su
proceso documental.
3. Apoyar en las Gestión  Apoyando en el control de 3.1 Para cumplir con los
RRHH. documentos para las requisitos legales y la óptima
diferentes auditorias. gestión del área de Recursos
 Apoyando en actividades Humanos.
de bienestar como: día
de la madre, del padre,
de la mujer, amor y
amistad, virgen del
Carmen, fiesta de fin de
año, cumpleaños y demás
eventos programados.
4. Disponer de la  Recopilando y archivando 4.1 Para que mantener las
documentación contractual las liquidaciones de carpetas actualizadas.
según su proceso. vacaciones con su
respectiva firma,
incapacidades, solicitudes
de vacaciones, permisos
no remunerados, cartas
de solicitud de retiro de
cesantías, constancia de
salario del fondo
nacional.
5. Alimentar las base de  Ingresando la 5.1 Para llevar control de
datos de ingresos y retiros. información a la base de indicadores en el
datos de los ingresos departamento de recursos
reportados por la analista humanos.
de selección y los retiros
informados.
6. Facilitar la información  Realizando otro SI a los 6.1 Para cumplir con los
necesaria de los colaboradores de la requisitos exigidos por el
colaboradores que trabajan operación. Cliente (Ecopetrol).
en la operación especial.  Suministrando a los
solicitantes la información
relacionada con los
colaboradores de la
operación.
 Escaneando las carpetas

Código: R-GHU-002
Fecha: Enero de 2015
Controlado
TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Documento de Gestión Humana Página 4 de 7

de los conductores de
cargo que inician a la
operación de Ecopetrol y
recopilando los
documentos faltantes.
 Realizando un
seguimiento a descansos
de los conductores
Ecopetrol mensualmente.
 Reportando indicadores
semanales sobre
documentación que se
genera por el contrato
Ecopetrol.
 Entregando
oportunamente el cien
por ciento de la
documentación solicitada
para Ecopetrol.
7. Distribuir de manera  Siguiendo el debido 7.1 Para su debido tramite y
adecuada la documentación proceso documental para consulta a largo plazo.
según su proceso final. su destino final.
8. Conocer, cumplir y  Participando activamente 8.1 Contribuir con el objetivo
difundir las normas, y en las capacitaciones, y de reducir la tasa de
directrices de seguridad vial otras actividades incidentalidad vial en las
definidas legalmente, por programadas. Operaciones de la Empresa.
los clientes, y por la  Compartiendo los
empresa. conocimientos adquiridos.
 Respetando las normas
de tránsito y otras
directrices definidas por
la empresa, o por los
clientes.
 Operando el vehículo de
acuerdo a las
recomendaciones del
fabricante, las normas y
disposiciones locales.
 Informando todo
incidente vehicular al jefe
inmediato.
 Cumpliendo con el
Manual del Conductor, la
Política de
Comportamiento en la
vía, y los principios de
seguridad definidos por la
Empresa en pro de la
 TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
Código: R-GHU-002 FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
Fecha: Enero de 2015 RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Controlado Documento de Gestión Humana Página 5 de 7

seguridad vial:

9. Promover hábitos,  Actuando de manera 9.1 Formar criterios que

comportamientos y segura, conduciendo de permitan evaluar las distintas
conductas seguras en la manera preventiva. consecuencias que para su
vía.  Comunicando las seguridad integral tienen las
actividades que la situaciones riesgosas.
compañía realiza en pro
de la Seguridad Vial. 9.2 Fomentar la práctica de
 Divulgando los actos y comportamientos
comportamientos seguros.
positivos, habilidades y
destrezas en términos de
Seguridad Vial.
 Reportando las acciones,
y condiciones inseguras
identificadas durante la
Operación, y sugiriendo
aspectos por mejorar.
 Aplicando las
recomendaciones de las
lecciones aprendidas.
 Cumpliendo con el plan
de viaje preestablecido, e
informan inmediatamente
cualquier novedad
presentada.
10. Cumplir las políticas, normas y procedimientos determinados por la Empresa
 TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
Código: R-GHU-002 FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
Fecha: Enero de 2015 RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Controlado Documento de Gestión Humana Página 6 de 7

11. Mantener un adecuado clima laboral

12. Cumplir las funciones que le asignen y las que le correspondan por naturaleza de su
cargo.

INTERRELACIONES
INTERNAS
CONTACTO INTERNO FRECUENCIA
(de la empresa pero no (diaria, semanal,
PROPOSITO
perteneciente a la misma mensual u
dependencia) ocasional)
 Todo el personal  Ejecutar lo relativo al área.  Diario
EXTERNAS
CONTACTO EXTERNO FRECUENCIA
(diaria, semanal,
(organización y/o personas PROPOSITO
mensual u
externas a la empresa)
ocasional)
 N/A  N/A  N/A

TOMA DE DECISIONES:

DECISIONES QUE TOMA POR SI MISMO (No requieren aprobación de un superior):

 Ninguna

DECISIONES QUE REQUIEREN APROBACION DE UN SUPERIOR:

 Todas.

CONDICIONES DE TRABAJO:

- CONDICIONES AMBIENTALES: Áreas controladas de oficina, áreas de operación.

- ESFUERZO FISICO: Trabajo de oficina; visual
- ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL: Elementos ergonómicos y elementos de
protección personal de acuerdo al área de operación.

VI. RESPONSABILIDADES EN HSEQ

Toda Descripción de Cargo debe contener al menos una responsabilidad en HSEQ

 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 el representante de la alta dirección nombrado para la administración del Sistema de
Gestión de SSTA, entre otros. Cumplir con las políticas, estándares y normas
establecidas por la empresa en el Sistema de Gestión de SSTA, y atender las
indicaciones verbales y escritas al respecto.
 Usar correctamente los equipos y elementos de protección personal que se les
suministra.
 Mantener en operación los dispositivos de seguridad.
 Informar oportunamente sobre las fallas o deterioro de los sistemas de seguridad,
equipos de protección o cualquier condición o acto inseguro o peligroso presente en el
 TRANSMETA S.A.S.
EMPRESARIALES S.A.S.
Código: R-GHU-002 FICHA DE PERFILES, COMPETENCIAS Y
Versión: 1
Fecha: Enero de 2015 RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Controlado Documento de Gestión Humana Página 7 de 7

trabajo o que puedan manifestarse en un potencial de daño al ambiente.

 Abstenerse de operar máquinas, equipos o vehículos sin la debida autorización.
 Solicitar o prestar inmediatamente los primeros auxilios en caso de lesión accidental
por simple que parezca e informar de forma inmediata.
 Elegir libremente sus representantes en el COPASST.
 Participar activamente en el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y actividades
de capacitación, y otros establecidos en el desarrollo del Sistema de Gestión de SSTA.
 Disponer adecuadamente los residuos generados en cada una de los procesos o
puestos de trabajo.
 Hacer uso racional de los recursos naturales manifestados en el buen uso de los
servicios públicos, principalmente agua y energía.
 Mantener el orden y aseo en cada una de las áreas de trabajo incluyendo los
vehículos de la empresa, equipos y materiales.

VII. RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

En todos los niveles de la organización el personal debe:

 Ser responsable del control y seguridad de los procesos que tiene a su cargo
 Ser consciente de la responsabilidad por el control y seguridad que deben observar las
personas que realizan actividades bajo su control, por ejemplo, los contratistas y él
público en general.
 Ser conscientes de la influencia qué su acción o inacción pueda tener sobre la
efectividad del sistema de gestión en control y seguridad.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

ANALISTA DE RELACIONES DIRECTOR DE DIRECTOR DE ENERO DE 2015
LABORALES RECURSOS RECURSOS
HUMANOS HUMANOS