IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JOHN HEIMAR VELASQUEZ

6.282.652

SENA
2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se
puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para
nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían
como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto
trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la
búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos
internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa
o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según las normas, la administración, la investigación, la comunidad, el

desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno
o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para
proceder contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:
- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que
entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar
una carta donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para
poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en
un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de
respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es
otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas
físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio
de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información
contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanos