V Área Auditoría
Contenido
Informe especial Auditoría de Cuentas por Pagar
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Auditoría de Cuentas por Pagar
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 209 - Segunda
Quincena de Junio 2010
1. Introducción
El paso inicial en la Auditoría de Cuentas
por Pagar, es la preparación de una lista
de obligaciones pendientes al final del
año fiscal. En este momento, los totales
de los distintos papeles de trabajo deben
compararse con sus respectivos saldos de
mayor y cuadrar cualquier diferencia, si
existen muchas cuentas individuales, se
pueden seleccionar distintos grupos y
comparar el total de los mismos con los
totales mantenidos para tal propósito.
En este caso, los grupos seleccionados
individualmente corresponderán con los
seleccionados para la confirmación.
2. Definición
Las cuentas por pagar representan todas
las cuentas correspondientes a las deudas
contraídas por las compras de mercade-
rías y comprendidas dentro del ciclo de
compras, están vinculadas a las deudas
con los proveedores de bienes y servicios,
y son necesarios para el desarrollo de las
actividades de las empresas.
3. Confirmación de Cuentas por
Pagar
La selección de las cuentas por pagar
para circulares con requerimientos de
confirmación concernientes a los saldos
a pagar al final del ejercicio fiscal; es una
de las áreas que requiere la utilización
del criterio del auditor. A menos que la
selección de las cuentas por pagar se
haga estadísticamente, esta parte del
programa de auditoría requeriría que el
auditor esté atento a los peligros de una
selección inapropiada de las cuentas.
Debido a que su principal énfasis se
refiere a la valorización del pasivo, es re-
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Auditoría de Cuentas por Pagar
comendable seleccionar los proveedores
más significativos, aunque en los registros
no reflejen los saldos importantes al final
del año. La selección de estas cuentas
para ser confirmadas de cumplir con los
siguientes requisitos:
• Confirmar la existencia de las cuentas
por pagar con saldos individuales sig-
nificativos, además de una selección
representativa de todos aquellos con
saldos menores.
• La detección de cualquier pasivo
no registrado, por mercancías y/o
servicios recibidos antes del final del
período, especialmente de aquellas
mercancías pudo contarse con exis-
tencias, sin registrar el pasivo.
• La existencia de desacuerdos con los
proveedores de la empresa en cuanto
a precios, cantidades, etc.
• La detección de cualquier irregularidad
que pueda surgir a través de la colisión
de dos o más empleados dentro de la
organización, que estén en posición
de influir en el gasto de fondos por
mercancías y servicios no existentes.
En este caso, el auditor debe enviar
requerimiento de confirmación, o una
selección representativa, de todas las
cuentas con las que la empresa hizo
negocios durante el año que se revisa
o se verifica.
4. Valuación
• Los tributos debidamente sustentados
con documentos por pagar emitidos
por terceros en moneda nacional se
deben registrar al valor nominal.
• Al cierre del ejercicio económico los
saldos de las subcuentas de tributos por
pagar se presentan a su valor nominal
de valoración. Los saldos deben figurar
en el balance general, asu valor nomi-
nal señalado en los documentos por
pagar más los intereses incorporados
al valor nominal de medición.
• Al cierre del ejercicio, los saldos de las
cuentas por pagar se presentan a su
valor nominal, los saldos en moneda
extranjera por obligaciones con terce-
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Informe Especial
ros se presentan en moneda nacional
al tipo de cambio promedio, vigente
a la fecha del cierre del ejercicio.
• Con el propósito de una presentación
adecuada en el balance general, el
saldo que deba ser liquidado a largo
plazo será objeto de reclasificación para
ser mostrado como pasivo no corriente
bajo el concepto de largo plazo.
5. Objetivos
El Auditor debe tener una opinión razona-
ble de las cuentas por pagar, como:
• Proporcionar el detalle para comparar
con el saldo de la cuenta mayor.
• Los saldos de los proveedores deben
ser razonables y el importe de las
compras deben guardar relación con
el giro de negocio de la entidad.
• Verificar la existencia y la autorización
correspondiente para cada pedido de-
biendo estar debidamente sustentado.
• Comprobar que los saldos de pasivos
están valorados, adecuadamente des-
critos. Y clasificados en los estados
financieros.
• Asegurarse que los pagos realizados
estén adecuadamente autorizados.
• Cerciorarse que la contabilización se
ha realizado de acuerdo a las normas
contables vigentes, en referencia a los
intereses devengados y gastos.
• Verificar que los saldos de las cuentas
por pagar representen deudas de la
entidad.
• Realizar un análisis selectivo de anti-
güedad de los saldos.
• Confirmar que los sistemas de control
interno utilizados en esta área son
eficientes y eficaces.
6. Valorización de las cuentas
por pagar y su presentación
Los pasivos por la adquisición de bienes de-
ben estar en su valor nominal. Los intereses
con vencimiento superior a un año deberán
registrarse en el balance como gastos a
distribuir en varios ejercicios, imputándose
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anualmente a resultados de acuerdo con un
criterio financiero.
El reconocimiento de las deudas se debe
ene l momento del nacimiento de la obliga-
ción de pago; es decir, cuando se produce el
traspaso de propiedad, que suele coincidir
con la recepción de la mercadería.
Los saldos deudores de proveedores,
aparecerán, en el activo del balance como
adelantos:
a) Deudas en moneda extranjera
Las deudas en moneda extranjera a fa-
vor de terceros deben valorarse al tipo
de cambio vigente en el mercado en
momento de perfeccionarse el contra-
to. De alterarse la paridad monetaria
de la deuda se calculará al final del
ejercicio en que la modificación se
haya producido, aplicando el nuevo
cambio resultante de la misma.
Las diferencias positivas o negativas
que pudieran surgir por razón única-
mente de variaciones de cotización de
mercado de divisa extranjera, deberá
registrarse al final del ejercicio cargán-
dose a resultado.
b) Deudas recogidas en efecto por
pagar
Las deudas formalizadas en efectos
comerciales deben contabilizarse
en cuentas diferentes y por el Plan
Contable, establece que el saldo de
la cuenta proveedores, será el de la
deudas con proveedores formaliza-
das en efectos de giro aceptados. Los
efectos aceptados deben figurar en el
balance hasta su vencimiento.
7. Evaluación del Control y de
Riesgos
Se deben considerar los siguientes aspec-
tos:
• Control de las cuentas por pagar y
las compras mediante la creación de
registros contables.
• Correcta segregación de funciones entre
la recepción de los bienes y servicios, el
registro contable, autorización y ejecu-
ción de pagos.
• Obtener confirmaciones periódicas de
saldos con proveedores y entidades pú-
blicas por obligaciones de la entidad.
• Mejoras de control interno con estable-
cimiento de documentación interna y
registrar notas de cargo, abono, orden
de pedido, etc.
• Los pasivos no se registran y los produc-
tos obtenidos se usan para propósitos
distintos a la entidad.
• Los cálculos de los pasivos acumulados
es inadecuado debido a errores, los
pasivos no se registran por los bienes
y/servicios recibidos.
• Las rutinas de validación identifican
errores, pero no se corrigen.
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• Los pasivos se registran más de una • Los pagos de planilla se calculan inco-
vez, por más del monto autorizado o rrectamente, las cuentas no se codifican
de precios debidamente excesivos. adecuadamente.
• El riesgo de error puede variar de una • Las deducciones se hacen pero no se
entidad a otra, el que se ve afectado por registran y las cantidades son inadecua-
la gran complejidad de las operaciones, das.
en la cual las normas tributarias son • El riesgo de control es mayor para
claras y ambiguas. este objetivo de auditoría, los proce-
• Los impuestos retenidos por la entidad dimientos de control de una entidad
son pagados en forma extemporánea a pueden estar orientadas a proporcionar
las fechas establecidas por la adminis- seguridad de los bienes y servicios
tración tributaria. registrados que sean válidos, aunque
• Los auditores aplican procedimientos el control interno sea efectivo, obtiene
para alcanzar tales objetivos. toda la evidencia necesaria mediante
• El riesgo del error es bajo en relación procedimientos sustantivos de auditoría
con las operaciones normales de remu- que da confiabilidad al control.
neraciones, no obstante los auditores • Un control efectivo en los gastos es
aplican procedimientos sustantivos para esencial para el éxito de la mayoría
las planillas de remuneraciones en lugar de las entidades, por lo tanto la gran
de otorgar confianza a los controles mayoría de ellas presta atención a los
debido a que es más eficiente. procedimientos que aseguren que las
• No se registran pasivo al cierre del pe- obligaciones sean válidas y estar regis-
ríodo por los gastos relacionados con tradas adecuadamente.
remuneraciones. • Los pasivos de una entidad se carac-
• Existen errores de cálculo en el registro terizan por ser montos significativos
de los beneficios obtenidos por los y un número reducido de transaccio-
empleados, pendientes de pago. nes.
8. Programas
Hecho por:
Auditor Fecha Ref.P/T
01-01-10 al
L.E.B.P. FI –A.
15-01-10
• Aplicar el cuestionario de control interno de
las cuentas por pagar, con el fin de verificar,
Evaluar el grado de solidez del mismo y la
Eficiencia administrativa en la entidad.
• Evaluar y seleccionar las partidas más repre-
sentativas y revisar las facturas y documentos
originales del proveedor y acreedor.
• Verificar que las o/c, las facturas del proveedor
estén registradas en el libro de registro de
compras y esté de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
• Revisar la documentación sustentado de los
Comprobantes de pago (facturas, orden de
pedido, orden de compra, guía de remisión,
etc.), verificando que estén debidamente
autorizados.
• Realizar confirmación de los saldos más
importantes de los proveedores, así como la
circularización al final del período, si hubiera
respuestas con observaciones, Se investiga y
recomienda las aclaraciones respectivas.
• Comprobar la adecuada clasificación de
cuentas a corto y largo plazo.
• Examinar la correcta distinción entre los Pro-
veedores y efectos comerciales por pagar.
• Realizar la prueba de corte de operaciones
para comprobar que no se han contabilizado
operaciones en fechas diferentes a las que se
produjeron.
• Realizar el análisis de las cuentas partidas más
antiguas o en litigio.
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