02 Gestion Medioambiental

Gestión medioambiental Ediciones
Roble, S.L.
Índice
Gestión medioambiental 3
I. Introducción 3
II. Política ambiental 5
2.1. Documentar la política ambiental 6
2.2. Comunicar la política ambiental 6
2.3. Revisar la política ambiental 7
III. Planificación 7
3.1. Aspectos ambientales 7
3.1.1. Impacto ambiental 8
3.1.2. Identificación de aspectos ambientales 9
3.1.3. Evaluación de aspectos ambientales 10
3.1.4. Aspectos significativos: establecimiento de objetivos y metas 11
3.1.5. Actualización de la información relativa a aspectos e impactos 11
3.2. Requisitos legales y otros requisitos 11
3.3. Objetivos, metas y programas 12
3.3.1. Definición de objetivos y metas 12
3.3.2. Programa de gestión ambiental 12
IV. Implementación y operación 13
4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 13
4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 14
4.3. Comunicación 14
4.3.1. Comunicación interna descendente y ascendente 15
4.3.2. Comunicación externa 15
4.4. Documentación 16
4.5. Control de documentos 17
4.5.1. Directrices generales para la elaboración de un manual de gestión ambiental 18
4.5.2. Directrices generales para la elaboración del procedimiento 18
4.5.3. Directrices generales para la elaboración de instrucciones de trabajo (nivel III) 19
4.5.4. Registros ambientales 19
4.6. Control operacional 19
4.7. Preparación y respuesta ante emergencias 20
4.7.1. Evaluación de los aspectos potenciales 20
4.7.2. Medidas de prevención 21
4.7.3. Medidas de corrección: planes de emergencia 21
V. Verificación 21
5.1. Seguimiento y medición 21
5.2. Evaluación del cumplimiento legal 22
5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 22
5.4. Control de los registros 22
5.5. Auditoría interna 23
VI. Revisión de la dirección 23
6.1. ¿Quién realiza la revisión del SGA? 24
6.2. ¿Cuál es el objetivo de la revisión del SGA? 24
6.3. ¿Qué debe incluir la revisión del SGA? 24
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Gestión medioambiental
I. Introducción
Las organizaciones de todos los tamaños, en todos los sectores, deben buscar herramientas para reducir sus
tasas de contaminación sin frenar su desarrollo y evolución, con el objetivo de reducir al máximo el deterioro
ambiental y actuar de manera responsable y eficaz con el medio ambiente.
Cada vez son más las empresas que se plantean la integración del factor ambiental dentro de la gestión global
de la empresa, debido fundamentalmente a que, de un lado, las tendencias actuales de la política mundial
conllevan un aumento de las exigencias legales con respecto al medio ambiente y, de otro, a la mayor presión
por parte de los consumidores e instituciones oficiales, debido a la creciente concienciación social por proteger,
conservar y mejorar el medio ambiente.
Un instrumento para ello es la implantación de un sistema de gestión ambiental (en adelante SGA), según la
norma ISO 14001 o según el Reglamento Europeo 1221/2009 (EMAS), ya que permite a una organización
conseguir una mejora continua de sus actuaciones ambientales a través de una mejora de sus procesos
productivos, asegurando que se alcanzan los niveles de comportamiento ambiental fijados por la propia
organización.
La gestión ambiental hace referencia a todas las actuaciones que contribuyen a:
Cumplir los requisitos de la legislación ambiental vigente.

Mejorar la protección ambiental.
Reducir los impactos de la propia organización sobre el medio ambiente, al controlar
los procesos y actividades que los generan.
Todas estas actividades, de forma conjunta y planificada dentro de una organización,

conformarán el SGA, que proporciona una metodología estructurada dirigida hacia la mejora
continua.
Un SGA es, pues, un sistema de gestión que incluye la estructura organizativa, la

planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procesos, los
procedimientos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener
al día los compromisos en materia de protección ambiental que suscribe la organización, es
decir: su política ambiental.
La finalidad principal del SGA es determinar qué elementos deben considerar las
organizaciones en materia de protección ambiental para asegurar que en el desarrollo de
sus actividades se tiene en cuenta la prevención y la minimización de los efectos sobre el
entorno. Se basan en la idea de integrar actuaciones de protección ambiental
potencialmente dispersas en una estructura sólida y organizada que garantice que se tiene
en cuenta el control de las actividades y operaciones que podrían generar impactos
ambientales significativos.
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Existen diferentes grados de desarrollo de un SGA y diferentes alternativas para su implantación. Una
organización deberá valorar y decidir si lo que quiere es un SGA formal, auditable por terceros y certificable, que
tome como referencia la norma ISO 14001 o el Reglamento Europeo 1221/2009 (EMAS) para el desarrollo,
implantación y mantenimiento del mismo; o si, por el contrario, prefiere un SGA informal o no referenciado, no
auditable y no certificable.
La tendencia generalizada en España en la actualidad es la implantación y certificación de los SGA según la

norma ISO 14001, frente al sistema europeo EMAS, ya que la primera cuenta con reconocimiento y validez
mundiales, mientras que el segundo queda limitado al ámbito europeo.
La gran ventaja de desarrollar e implantar un SGA normalizado ISO, o EMAS, es que ambos modelos
proporcionan y exigen un proceso sistemático y cíclico de mejora continua, también denominado ciclo PDCA
(iniciales en inglés de plan-do-check-act) o ciclo de Deming, que se representa a continuación:
Figura 1. Ciclo de Deming o PDCA
Fuente: elaboración propia.
Este ciclo es la herramienta que permite a la organización, de acuerdo con su política ambiental, obtener
progresos en el comportamiento ambiental global.
En este tema nos centraremos en los requisitos que para el SGA establece la norma ISO 14001. La norma ISO
14001 especifica los requisitos para la certificación, registro o evaluación de un SGA en una organización,
estableciendo como meta final la protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación sin
perjudicar el desarrollo de la propia organización.
La versión que está en vigor actualmente de la norma ISO 14001 es la de 2004, y se espera que en 2015 se
publique una nueva versión.
A continuación, se describen los requisitos de la norma ISO 14001 y las obligaciones de las empresas que
quieran implantar o certificar un SGA bajo este modelo.
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II. Política ambiental

Los pasos que se deben dar en una organización o empresa para cumplir con este requisito de la norma ISO
14001 son los siguientes:
Figura 2. Definición de política ambiental
La política ambiental supone el compromiso de la alta Dirección en materia de medio ambiente. Por lo tanto:
Debe definirla la Dirección. Difícilmente vamos a poder emprender un proceso de mejora continua en
materia de medio ambiente sin el compromiso formal, la implicación y la asignación de los recursos
necesarios por parte de la Dirección.
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Debe recoger el compromiso que la organización está dispuesta a asumir en materia de medio
ambiente. Los tres compromisos que requiere la norma ISO 14001 son:
Mejora continua. La aplicación del proceso de mejora continua implica que la organización debe
establecer sus objetivos y metas en materia de medio ambiente, actuar para conseguir esos objetivos
y metas con los medios técnicos, humanos y económicos necesarios y, por último, evaluar la
consecución de esos objetivos y metas. De esta manera, en el ciclo siguiente podremos fijar nuevos
objetivos y metas mejorando continuamente el desempeño ambiental de la organización.
Prevención de la contaminación. Es mucho mejor minimizar el impacto ambiental que produce
una organización en origen que tener que darle un tratamiento posterior, que por lo general
suele ser más costoso y que a su vez puede provocar residuos y emisiones contaminantes.
Lo que nos pide la norma, en definitiva, es que reduzcamos los impactos ambientales adversos que
genera nuestra organización.
Podemos llevar a la práctica esta prevención mediante la reducción o eliminación en la fuente,
cambios en el proceso, producto o servicio, uso eficiente de recursos, sustitución de materiales o
energía, reutilización, recuperación, reciclaje, aprovechamiento y tratamiento.
Cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización
suscriba relacionados con sus aspectos ambientales. Este compromiso implica que la
organización debe identificar los requisitos legales relacionados con los aspectos ambientales que le
son de aplicación y asumirlos. En el caso de que la organización detecte una desviación de estos
requisitos, debe poner en práctica las medidas necesarias para su corrección.
Debe definirse teniendo en cuenta que:
Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos o

servicios.
Proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales.
La política ambiental debe proporcionar el marco para establecer los objetivos y las metas. Por tanto,
la definición de la política es posterior a la revisión ambiental inicial, que nos da la información sobre
los ejes prioritarios de las acciones ambientales.
Debe estar documentada, implementada y mantenida al día, y se comunica a todas las personas que
trabajan para la organización o en nombre de ella.
La política ambiental debe materializarse en un escrito que debe estar firmado por la Dirección.
Internamente, todos los niveles de la organización deben conocer, comprender y desarrollar esa
política, requisito extensible a todas las personas que trabajan en nombre de la organización
(subcontratistas). Además, debemos revisar la política para mantenerla actualizada. Esta revisión
suele coincidir con la revisión de la Dirección.
Debe estar a disposición del público.
No es obligatorio difundir la política ambiental de forma externa; sin embargo, no es un documento
confidencial y debe estar disponible para cualquier persona que lo solicite.
2.1. Documentar la política ambiental

La norma exige que la política ambiental esté documentada. Dentro del SGA, podemos definir la política
ambiental en un documento independiente o podemos incluirla dentro del manual de gestión ambiental.
2.2. Comunicar la política ambiental
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Debemos definir las vías de comunicación para asegurarnos de que los empleados y el personal que actúa en
nombre de la organización conoce, entiende y aplica la política ambiental. Podemos articularlo a través de
reuniones de personal por departamentos, entrega al personal de una copia de la política, difusión a través de
tablón de anuncios, formación al personal de nueva incorporación, comunicados, etc.
La política ambiental es un documento público, de manera que debemos permitir su acceso a las partes
interesadas que lo soliciten.
2.3. Revisar la política ambiental

La revisión de la Dirección es el momento para evaluar la adecuación y efectividad del SGA. Uno de los temas
que se trata en esta revisión es la necesidad de introducir cambios en el SGA, incluyendo la política ambiental,
los objetivos y las metas ambientales. Esto no implica que debamos cambiar la política ambiental en cada
revisión; podemos mantenerla si consideramos que sigue siendo apropiada.
III. Planificación
Una vez definida la política ambiental, entramos en la etapa de planificación de las acciones ambientales. Esta
etapa incluye:
La identificación de los aspectos ambientales.

La detección de los requisitos legales y otros requisitos.
El establecimiento de los objetivos, metas y programas ambientales.
3.1. Aspectos ambientales

Las exigencias de la norma en este punto son:
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Figura 3. Requisito 4.3.1.
De acuerdo con la Norma ISO 14001, el aspecto ambiental esun elemento de las actividades, productos o
servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Un aspecto ambiental es, por tanto, la interacción entre la organización y el medio ambiente. Ejemplos de
aspectos ambientales son: vertidos, emisiones, consumo o reutilización de un material o la generación de ruido.
Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los
aspectos ambientales de una organización.
3.1.1. Impacto ambiental
El resultado de un aspecto ambiental es un impacto ambiental. Son ejemplos de impactos: la contaminación del
aire o el agotamiento de los recursos naturales.
Hay que tener en cuenta que la norma habla de actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el
medio ambiente. En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de cada tipo de aspecto con su impacto
asociado:
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Tabla 1. Impactos
Fuente: elaboración propia
3.1.2. Identificación de aspectos ambientales
La organización debe identificar aquellos aspectos ambientales sobre los que pueda influir dentro del alcance
definido para el SGA, teniendo en cuenta sus actividades, productos y servicios pasados, presentes y
planificados.
Para la identificación de aspectos es fundamental no solo tener en cuenta las condiciones normales de trabajo,
sino todas aquellas condiciones anormales (situaciones previstas, estén o no planificadas: puesta en marcha,
paradas de planta, limpiezas, ampliaciones, inventarios) o posibles incidentes, accidentes o situaciones de
emergencia (situaciones no previstas ni planificadas que causan daño al medio ambiente: un incendio).
Además, hay que señalar que podemos encontrarnos con aspectos causados por las actividades de terceros o
intermediarios, sobre los que no tenemos un pleno control pero en cuya gestión podemos influir.
Teniendo en cuenta todas las situaciones posibles, podemos clasificar los aspectos ambientales de la siguiente
forma:
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Figura 4. Clasificación de los aspectos ambientales
Los aspectos ambientales dependerán de las actividades de la organización, de los procesos productivos o de
los servicios que ofrezca, de las instalaciones de que disponga, de las operaciones auxiliares, etc.
Es muy útil agrupar los impactos para su identificación. De esta manera, la organización no tiene que considerar
cada entrada de producto, componente o materia prima de manera individual.
Una posible clasificación sería la siguiente:
Emisiones a la atmósfera.
Vertidos al agua.
Descargas al suelo.
Uso de materias primas y recursos naturales.
Uso de energía.
Energía emitida, por ejemplo: calor, radiación, vibración.
Residuos y subproductos.
Propiedades físicas, por ejemplo: tamaño, forma, color, apariencia.
3.1.3. Evaluación de aspectos ambientales
Una vez hemos identificado los aspectos ambientales dentro de la organización, debemos desarrollar una
metodología para su evaluación con el fin de determinar cuáles de ellos provocan impactos significativos sobre
el medio ambiente.
Hay que señalar que, en este punto, la norma no establece cuándo un impacto es significativo; por lo tanto,
corresponde a la organización establecer los criterios para medir la significancia de cada uno de los aspectos.
Algunos de los criterios que podemos establecer para la determinación de impactos significativos son:
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Acercamiento a límites. Daremos mayor significación a los aspectos que más se acerquen a un límite
preestablecido, ya sea por un requisito legal o por un requisito establecido por la empresa.
Magnitud del aspecto. Daremos mayor o menor significación al aspecto en función de la magnitud, de
que este aumente o disminuya respecto a un valor inicial.
Naturaleza: peligrosidad, gravedad y toxicidad. Daremos mayor significación en función del daño que
se pueda causar sobre el medio ambiente.
Frecuencia y gravedad del aspecto. Este criterio se emplea fundamentalmente para los aspectos
potenciales y otorga una mayor significación a aquellos aspectos con una probabilidad mayor de
ocurrencia y cuyas consecuencias son más graves.
Estos criterios se presentan a modo de ejemplo y no constituyen una obligación. Se puede, por tanto, emplear
otros criterios teniendo en cuenta que deben ser:
Generales, deben cubrir todos los aspectos generados.

Aptos para ser sometidos a una comprobación independiente.
Reproducibles.
3.1.4. Aspectos significativos: establecimiento de objetivos y metas
La norma ISO 14001 no exige objetivos y metas para todos los aspectos significativos. La organización debe
establecer sus prioridades y elegir sobre qué aspectos va a actuar. Es posible que dentro de la organización
hayamos identificado 40 aspectos ambientales, de los cuales, y como resultado de aplicar la metodología de
evaluación, 10 han resultado significativos y los objetivos y metas de la organización solo afectan a tres de ellos.
3.1.5. Actualización de la información relativa a aspectos e impactos
La información sobre los aspectos e impactos debe mantenerse actualizada. No se trata de imponernos una
periodicidad de revisión que nos haga destinar recursos a esta tarea cuando no hemos variado absolutamente
nada del proceso. Por el contrario, parece más lógico realizar una nueva evaluación en el caso de que haya
cambios dentro de la organización, como pueden ser:
Inicio de una nueva actividad.

Cuando se promulgue un nuevo requerimiento o un requerimiento existente sufra modificaciones o
cambios.
Cuando se diseñe un nuevo producto, proceso o servicio.
Cuando se modifique un producto o proceso existente.
En cualquier caso, es conveniente combinar ambas acciones, es decir, podemos establecer una actualización
de la información relativa a aspectos e impactos cuando se produzcan cambios o, en ausencia de los mismos,
establecer un periodo específico (por ejemplo, 12 meses) para asegurarnos de que nada ha quedado fuera de
control.
3.2. Requisitos legales y otros requisitos

Las organizaciones que implanten un SGA basado en la norma ISO La organización debe establecer,
implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización
suscriba relacionados con sus aspectos ambientales.
Determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.
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14001 deben dar cumplimiento al requisito 4.3.2, que exige un requisito legal es cualquier requisito o
autorización relacionada con los aspectos ambientales de una organización emitida por una autoridad
gubernamental. Dentro de los requisitos legales, tenemos que contemplar, por lo tanto, la legislación europea, la
española, la autonómica y la municipal.
Es necesario desarrollar un procedimiento que contenga el sistema para acceder a los requisitos legales e
identificar cuáles de ellos son aplicables a los aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios de
la organización, así como la forma de mantener esa información actualizada.
La periodicidad de la actualización se debe fijar teniendo en cuenta criterios lógicos, contemplando los cambios
constantes de la legislación ambiental. Debemos definir el responsable de esa actualización. Debemos
establecer el sistema para comunicar a la organización los requisitos y debemos establecer el sistema para
realizar el seguimiento y medición para verificar el cumplimiento de los requisitos.
El objetivo de este requisito de la norma es que la organización sea consciente de los requisitos que afectan a
sus aspectos no solo en el momento actual, sino que realice una previsión para el cumplimiento de nuevos
requisitos o modificación de los ya existentes.
3.3. Objetivos, metas y programas

Como una parte más del proceso de planificación, el requisito 4.3.3 sobre objetivos, metas y programas indica
que debemos establecer los objetivos y las metas para cumplir con los compromisos de la política ambiental y
otros objetivos que se marque la organización. Los programas ambientales no son más que el desarrollo
concreto de esos objetivos y metas en cuanto a responsabilidades, medios y recursos, acciones y fechas.
3.3.1. Definición de objetivos y metas

Objetivo ambiental. Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental que una
organización se establece.
Meta ambiental. Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que
tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos
objetivos.
Al establecer los objetivos y metas debemos tener en cuenta:
La política ambiental establecida por la organización.

Los aspectos/impactos significativos.
Los requisitos legales y otros requisitos aplicables.
Los puntos de vista y requerimientos de las partes interesadas.
Las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales y de negocio.
El efecto de los cambios previstos sobre sus actividades y procesos.
Los objetivos deben establecerse en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización, teniendo en
cuenta que se establecen para que la organización mejore su comportamiento ambiental en algunas áreas.
Siempre que sea posible, los objetivos y metas deben ser medibles. Los objetivos y metas deben quedar
reflejados en un documento.
3.3.2. Programa de gestión ambiental
Debemos establecer los programas de gestión ambiental necesarios para alcanzar los objetivos y metas. Los
programas de gestión deben incluir:
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Acciones planificadas.
Recursos asignados.
Responsabilidades.
Cronograma de puesta en marcha.
El programa debe revisarse periódicamente para verificar que se están cumpliendo los objetivos y metas. Para
ello, podemos establecer indicadores de desempeño ambiental (IDA) que nos permitan realizar el seguimiento
de los objetivos y metas.
IV. Implementación y operación
4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

Para que el SGA sea efectivo y se pueda llevar a la práctica, la Dirección debe proporcionar a la organización
los recursos humanos, materiales y financieros necesarios. Estos recursos serán necesarios para cumplir con la
política ambiental y los objetivos que se ha marcado la organización. Por lo tanto, debemos:
Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad del personal respecto al
SGA.
Proveer los recursos necesarios para el funcionamiento del sistema.
Nombrar un representante de la Dirección en materia de medio ambiente.
Veamos un ejemplo de definición de funciones, responsabilidades y autoridad:
Figura 5. Definición de funciones, responsabilidades y autoridad.
Habrá además que definir cuáles son las funciones de los demás departamentos en cuanto a la gestión
ambiental y, por lo general, aunque no lo especifique la norma, se suele incluir un organigrama de la
organización en la documentación del SGA.
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Figura 6. Organigrama de la organización en la documentación del SGA
Por otro lado, a la hora de identificar y proporcionar los recursos, se debería tener en cuenta que, según el
requisito 4.4.1 de norma, el Representante de la Dirección debe asegurarse de que el SGA está establecido,
implantado y se mantiene conforme a la norma ISO 1400:2004.
4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

La organización debe asegurar que el personal que pueda causar impactos ambientales significativos es
competente, tomando como base la educación, formación o experiencia adecuados.
¿Cómo garantizar la competencia del personal? Para garantizar que el personal que está relacionado con los
aspectos ambientales es competente, deben cumplirse varios requisitos:
Debemos identificar y definir, previamente, la competencia requerida del personal que llevará a cabo
funciones específicas que puedan causar impactos ambientales significativos sobre el medio ambiente.
Debemos asegurarnos de que en los procesos de selección se designa a personas con competencia
profesional adecuada.
Por último, debemos proporcionar la formación adecuada a las personas que no alcancen el nivel
requerido para el desempeño de las tareas propias de su puesto de trabajo.
4.3. Comunicación
Parece lógico que, para asegurar una correcta implantación y funcionamiento del SGA, tengamos que
establecer procedimientos para la comunicación, tanto interna, entre los distintos niveles de la organización,
como con las partes interesadas externas. Esto es lo que indica la norma en su requisito 4.4.3.
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Figura 7. Procedimientos para la comunicación
4.3.1. Comunicación interna descendente y ascendente
La comunicación interna debe ser bidireccional, es decir, debe realizarse tanto en sentido descendente (desde
la Dirección al resto del personal de la organización) como ascendente (desde los empleados a la Dirección).
Tenemos que asegurarnos de que se da un tratamiento a esas comunicaciones, puesto que pueden ser de gran
importancia para el SGA. Estas comunicaciones nos van a permitir, entre otras cosas, determinar necesidades
de formación, abrir en caso necesario las correspondientes no conformidades, etc. En definitiva, mejorar nuestro
comportamiento ambiental. El tratamiento que demos a las comunicaciones debe quedar registrado.
4.3.2. Comunicación externa
La organización debe decidir y documentar si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos
ambientales significativos.
En el caso de comunicaciones externas, podemos distinguir las comunicaciones externas voluntarias y las
peticiones de información de las partes interesadas.
Podemos realizar comunicaciones externas que no lleven consigo una petición para informar sobre el
comportamiento ambiental de nuestra empresa. Ejemplos de este tipo de comunicación podrían ser la
publicación en la página web de la organización de datos sobre su comportamiento ambiental, el envío de esta
información a los clientes más relevantes o su difusión a través de comunicados de prensa.
Por otro lado, debemos diseñar un sistema para recoger las peticiones de información, estudiarlas y darles
respuesta. Estas peticiones pueden provenir de cualquier persona física o jurídica, incluyendo Administraciones
Públicas, entidades de inspección, etc.
Una vez recibida la petición por parte del responsable designado (normalmente, el responsable de Medio
Ambiente), debe decidir si es relevante o no. La relevancia se puede determinar en función de:
La existencia de una obligación legal.

La existencia de requisitos internos.
Conveniencia de responder por razones de imagen.
Si afecta a aspectos ambientales significativos.
Si hace referencia o solicita la política ambiental.
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Todas las comunicaciones deben quedar registradas, así como las contestaciones a dichas comunicaciones.
4.4. Documentación
El SGA se apoya en una serie de documentos que reflejan el compromiso y las actuaciones de la organización
en materia de medio ambiente y sirven para transmitir esa información a los empleados y las partes interesadas.
La extensión de la documentación es diferente en cada organización, en función de las actividades que lleve a
cabo, su tamaño o su problemática ambiental, pero la norma exige, como mínimo:
Política, objetivos y metas ambientales.

La descripción del alcance del SGA.
La descripción de los elementos principales del SGA, su interacción y referencia a los documentos
relacionados.
Los documentos y registros requeridos por la norma.
Los documentos que la organización considere necesarios para una eficaz planificación, operación y
control de los procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos.
La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerárquicos, de la siguiente manera:
Figura 8. Niveles del SGA
Nivel I manual de gestión ambiental
El manual ambiental describe la política ambiental en la empresa. Se definen los objetivos fundamentales,
las responsabilidades y las directrices de actuación para las distintas unidades empresariales.
Nivel II procedimientos
Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecución. Determinan los aspectos de relevancia
ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Indican los métodos que se deben aplicar y los criterios
que hay que cumplir.
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Nivel III instrucciones de trabajo
La protección operativa del medio ambiente es documentada en prácticas concretas para el personal en
forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operación de instalaciones, el
cumplimiento necesario de los valores límite definidos por ley y medidas correctivas en el caso de
divergencias.
Nivel IV registros ambientales
Forman parte de la documentación del SGA, siendo elementos indispensables en la comprobación de su

funcionamiento real, es decir, son la evidencia objetiva de que se está realizando una actividad.
Los registros son un tipo especial de documento en el que dejamos constancia de la aplicación de instrucciones
y de procedimientos. Recopilan históricamente la información del SGA.
4.5. Control de documentos

Todos los documentos del SGA deben estar sujetos a control. Este control implica:
Figura 9. Control de documentos
La secuencia lógica para el desarrollo de la documentación del SGA es:
Elaboración de documentos
Es conveniente que los documentos de carácter técnico (procedimientos, instrucciones, especificaciones,

etc.) sean elaborados por las partes implicadas.
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Revisión de los documentos
Para comprobar que los datos que contienen los documentos son correctos y que son operativos, una
persona designada para ello realiza una revisión antes de emitirlos.
Aprobación de documentos
La norma exige que todos los documentos estén aprobados antes de ser emitidos. Dicha aprobación llevará
asociada una fecha (a partir de la cual el procedimiento es de obligada aplicación) y un estado de revisión, el
cual nos indicará la versión vigente.
Actualización de documentos
Una vez aprobados los documentos, pueden sufrir modificaciones por diversas razones: cambios en la
legislación vigente, cambios en los procesos, modificaciones en los sistemas de trabajo, etc. En estos casos,
una vez que se actualice la información que contiene el documento, tiene que ser revisado y aprobado de
nuevo antes de su emisión.
Distribución de documentos
La organización debe asegurar que todos los documentos del SGA están disponibles en los puntos de uso,
en la versión vigente en cada momento, que permanecen legibles y fácilmente identificables. Por lo tanto,
este sistema debe prevenir el uso de documentos obsoletos.
Esto implica que, de alguna manera (mediante copias impresas, en soporte electrónico, etc.), debemos hacer
llegar la documentación, o debemos hacer que la tengan disponible, al personal que lo necesite. Si la
distribución es mediante soporte electrónico, debemos asegurar (mediante solo lectura, archivos en pdf, etc.)
que el documento no puede ser modificado por error. Además, cuando proporcionemos un documento
modificado, debemos retirar el obsoleto para evitar confusiones.
4.5.1. Directrices generales para la elaboración de un manual de gestión

ambiental
Aunque la norma no indica la necesidad de elaborar un manual de gestión ambiental, en la práctica la mayoría
de las organizaciones certificadas cuenta entre su documentación con un manual o similar. En cambio, se exige
que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentación como para describir los elementos básicos
del SGA y su interrelación, así como orientar sobre la documentación de referencia. Se concluye, entonces, que
la mejor manera de hacer esto es a través de un manual de gestión ambiental. El manual de gestión ambiental
debe ser un documento que describa el sistema de forma sencilla y breve.
El manual será el documento en el que se describan las líneas básicas del SGA, convirtiéndose así en una
herramienta de difusión del sistema tanto dentro como fuera de la empresa. El manual puede ser empleado
como documento de estudio y consulta de cualquier miembro de la empresa, de la misma manera que puede
constituir un texto de difusión de actividades a proveedores y clientes, partes interesadas, etc.
La presentación y el orden seguido para la elaboración de un manual de gestión ambiental pueden cambiar de
una organización a otra. En todo caso, este no debería ser excesivamente extenso. La siguiente lista es un
ejemplo de los puntos y el orden que podría llevar un manual. No obstante, no es necesario que aparezcan
todos los puntos y se pueden introducir otros que la organización considere oportunos.
4.5.2. Directrices generales para la elaboración del procedimiento
El procedimiento es una secuencia que define y describe, de forma sencilla, comprensible y sin ambigüedades,
la manera en la que un proceso o actividad debe realizarse para asegurar el buen funcionamiento o desarrollo
de la misma.
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Los procedimientos son documentos principales de referencia en el sistema que facilitan la información
necesaria y suficiente para cubrir todas las áreas de gestión del SGA. Son documentos que describen procesos
o flujos de actividades, relaciones establecidas entre divisiones y departamentos, responsabilidades, funciones,
etc.
En cuanto a su estructura, los capítulos que componen un procedimiento pueden ser:
Objeto: definimos para qué hemos desarrollado ese procedimiento.

Alcance: definimos el área de aplicación del procedimiento.
Definiciones: definimos los términos descritos en el procedimiento cuando sea necesario. Se pretende
con ello facilitar la comprensión a todos los posibles lectores.
Responsabilidad: definimos quién es el responsable de realizar cada una de las tareas que se detallan
en el procedimiento.
Desarrollo: describimos la forma en la que se tienen que realizar las actividades y los criterios para su
evaluación. Se pueden utilizar diagramas de flujo en los que se relacionan actividades, puntos de
decisión, responsables de las actividades y comentarios de si es apropiado para cada actividad.
Referencias: citamos los documentos, anexos, procedimientos, formatos, etc., asociados al
procedimiento.
4.5.3. Directrices generales para la elaboración de instrucciones de trabajo

(nivel III)
Las instrucciones de trabajo del SGA son documentos que contienen requisitos específicos para realizar y
verificar las actividades descritas tanto en el manual como en los procedimientos. Dan información detallada y
secuencial sobre cómo realizar una actividad muy concreta.
Las directrices para elaborar una instrucción de trabajo podrían ser las mismas que para elaborar un
procedimiento, la diferencia radica en el nivel de detalle.
Las instrucciones de trabajo son comúnmente utilizadas para detallar las actividades pertenecientes al “control
operacional” exigido por la norma ISO 14001; es decir, las operaciones y actividades asociadas con los aspectos
ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política, objetivos y metas.
4.5.4. Registros ambientales
Los registros ambientales constituyen el soporte documental de referencia para demostrar el cumplimiento de
las directrices del manual y la conformidad con los requisitos de la norma ISO 14001. Los diferentes
procedimientos de operación e instrucciones de trabajo definen los registros que se deben emitir y conservar
para cada una de las actividades a las que hagan referencia.
4.6. Control operacional

El control operacional supone la identificación y planificación de todas las actividades que afectan al medio
ambiente, para asegurarnos de que se llevan a cabo en condiciones controladas y que no se producen
desviaciones respecto a:
Aspectos ambientales.
Requisitos legales y otros requisitos.
Objetivos y metas ambientales.
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Además, la norma indica que debemos contemplar las operaciones de mantenimiento y la posible incidencia que
tengan los proveedores o subcontratistas.
Para cumplir con este requisito debemos establecer procedimientos que incluyan:
Cómo llevar a cabo cada una de las actividades que influyen, real o potencialmente, en los impactos
ambientales, tanto si son realizadas por personal propio como por personal que actúe por cuenta de la
empresa, definiendo quién o quiénes las realizan, cuándo se hacen y cómo y el sistema por el que se
controlan.
Definiciones de métodos de control, responsable de su realización, frecuencia con que se realizarán y
criterios de aceptación/rechazo.
Tipo de registro que debe quedar de los controles y sus resultados.
Sea cual sea la actividad de la empresa, debemos considerar la descripción del proceso y subprocesos que lo
compongan, especificaciones y características de entradas y salidas del proceso, las condiciones de
funcionamiento durante el proceso, la gestión de residuos, la manipulación, almacenamiento, conservación y
entrega de productos.
4.7. Preparación y respuesta ante emergencias

En su requisito 4.4.7, la norma exige:
Identificar las situaciones de emergencia potenciales y accidentes potenciales con repercusiones para el
medioambiente, con el fin de:
Establecer las medidas preventivas para evitar que se produzcan.
Establecer planes de emergencia para minimizar en lo posible el impacto medioambiental en el caso de
que se produzcan.
Los aspectos potenciales que se evalúan son internos, asociados a la instalación, y externos, asociados a
desastres naturales o accidentes en lugares o instalaciones externas.
Algunos ejemplos de riesgos que podemos identificar son:
Explosiones.
Incendios.
Derrames de sustancias peligrosas.
Inundaciones.
Rotura de conducciones, depósitos y tendidos.
4.7.1. Evaluación de los aspectos potenciales
Como ocurre con otros requisitos, la norma no dice cómo tenemos que evaluar los aspectos potenciales. A
continuación, exponemos una propuesta para la evaluación, aunque cada organización debe determinar la suya.
Si establecemos valores para cuantificar la probabilidad y la severidad, de manera que asignemos una
puntuación de 1, 2 y 3 puntos a las valoraciones baja, media y alta respectivamente:
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Tabla 2. Probabilidad y severidad
Consideraremos que un aspecto potencial es significativo si la gravedad es media o alta.
4.7.2. Medidas de prevención
Cada aspecto potencial significativo lleva asociadas unas medidas preventivas. Debemos asegurarnos
periódicamente de que esas medidas preventivas se toman y son efectivas, para evitar que se produzcan los
riesgos y las situaciones de emergencia.
4.7.3. Medidas de corrección: planes de emergencia
Los planes de emergencia deben incluir:
La organización en caso de emergencia y las responsabilidades.

Una lista del personal clave.
Los datos de los servicios de emergencia (bomberos, personal de limpieza).
Un plan de comunicación interna y externa.
Medidas que hay que adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.
Las informaciones relativas a materiales peligrosos, incluyendo el posible impacto de cada material sobre
el medio ambiente y las medidas que hay que adoptar en caso de vertido accidental.
Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la eficacia de las medidas (simulacros,
exámenes al personal, etc.).
En este punto, podemos aprovechar el plan de emergencia necesario para la licencia de actividad, siempre que
hagamos referencia a este documento dentro del sistema de gestión ambiental y que contenga los puntos
anteriormente citados.
V. Verificación
5.1. Seguimiento y medición

En su requisito 4.5.1 la norma requiere hacer el seguimiento y medir las características fundamentales de las
operaciones y actividades que pueden tener un impacto significativo sobre el medio ambiente.
Y especifica en qué puntos debemos realizar el seguimiento y la medición:
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Figura 10. Seguimiento y medición
5.2. Evaluación del cumplimiento legal

La norma exige a las empresas:
Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el

cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
Evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba.
Mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Una de las herramientas más importante con la que cuenta el SGA para la mejora continua es la detección y
corrección de no conformidades, con el establecimiento correspondiente de las acciones correctivas y
preventivas.
No conformidad: incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria).
Una no conformidad es un incumplimiento de un requisito. Los requisitos están recogidos dentro de nuestro
SGA.
Es fundamental que distingamos entre no conformidades reales y potenciales, ya que esto condicionará el
establecimiento de una acción correctiva o preventiva respectivamente.
5.4. Control de los registros

La norma exige a las empresas:
Establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los
requisitos de su SGA y de la norma, y para demostrar los resultados logrados.
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Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el

almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
5.5. Auditoría interna

La norma exige a las empresas la realización de auditorías internas del SGA a intervalos planificados. Los
objetivos de las auditorías internas del SGA son los siguientes:
Determinar si el sistema de gestión ambiental:

Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos
de esta norma internacional.
Se ha implementado adecuadamente y se mantiene.
Proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.
La auditoría del SGA debe cumplir los siguientes principios:
El equipo auditor debe ser diferente e independiente de las personas o actividades sometidas a la
auditoría, y debe contar con personal cualificado, con experiencia probada en la realización de este tipo
de trabajos.
Debe existir un procedimiento para la realización de las auditorías internas.
Durante el proceso se debe recopilar, analizar, interpretar y documentar la información suficiente para
lograr los objetivos de la auditoría.
Las fases del proceso de auditoría interna se pueden resumir en las siguientes:
Fase 1
Planificación de la auditoría:
Definición del alcance y programa de la auditoría.

Designación del equipo auditor.
Revisión de la documentación del SGA por parte del equipo auditor.
Preparación de una lista de chequeo o “check list”.
Fase 2
Realización de la auditoría:
Reunión inicial para confirmar la disponibilidad de personas, lugares, condiciones de trabajo, etc.
Desarrollo de la auditoría.
Fase 3
Evaluación de los hallazgos de la auditoría y redacción del informe.
VI. Revisión de la dirección

El requisito 4.6. Revisión de la Dirección exige que, a intervalos definidos, se revise el funcionamiento del SGA.
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Uno de los papeles de la alta Dirección es llevar a cabo de forma regular evaluaciones sistemáticas de la
conveniencia, adecuación y eficacia. Esta revisión puede incluir la necesidad de adaptar la política, los objetivos
y las metas ambientales.
De esta definición se puede extraer el significado de revisión del sistema para ISO 14001, es decir, es el
examen detallado del funcionamiento del sistema con el fin de detectar desviaciones en la estrategia global del
SGA y asegurar su continua eficacia. Es, por tanto, una parte integral del ciclo PDCA.
6.1. ¿Quién realiza la revisión del SGA?

La norma habla de la revisión por la alta Dirección, y es esta figura la que debe responsabilizarse de su
realización ya que puede ser considerada parte de la planificación estratégica de la organización. La revisión
puede llevarse a cabo con las figuras organizativas presentes o no presentes pero, en este último caso, toda la
organización debe quedar representada.
En último caso, la RD es responsabilidad de la más alta Dirección, ya sea del Gerente, del Director General, etc.
6.2. ¿Cuál es el objetivo de la revisión del SGA?

El objetivo que plantea la norma con dicha revisión es comprobarsu adecuación y eficacia continuadas, esto es,
verificar la bondad del sistema, realizar un examen al sistema y conocer su estado de implantación y las
necesidades que requiere para mantener la eficacia.
6.3. ¿Qué debe incluir la revisión del SGA?

La norma ISO 14001 incluye un contenido mínimo de los aspectos que deben tratarse y quedar documentados:
Análisis de los resultados de auditorías internas y evaluación de cumplimiento de los requisitos legales y
otros requisitos.
Análisis de las comunicaciones con las partes interesadas externas, incluidas las quejas.
Resultados de la gestión ambiental.
Cumplimiento de objetivos y metas.
Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento de acciones tomadas en revisiones previas.
Cambios que podrían afectar al sistema.
Recomendaciones para la mejora.
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Gestión medioambiental Ediciones

La gestión ambiental hace referencia a todas las actuaciones que contribuyen a:

Cumplir los requisitos de la legislación ambiental vigente.

Todas estas actividades, de forma conjunta y planificada dentro de una organización,

Un SGA es, pues, un sistema de gestión que incluye la estructura organizativa, la

La tendencia generalizada en España en la actualidad es la implantación y certificación de los SGA según la

Figura 1. Ciclo de Deming o PDCA

Fuente: elaboración propia.

II. Política ambiental

Figura 2. Definición de política ambiental

Fuente: elaboración propia.

Debe definirse teniendo en cuenta que:

Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos o

2.1. Documentar la política ambiental

2.2. Comunicar la política ambiental

2.3. Revisar la política ambiental

La identificación de los aspectos ambientales.

3.1. Aspectos ambientales

Figura 3. Requisito 4.3.1.

Fuente: elaboración propia.

3.1.1. Impacto ambiental

Fuente: elaboración propia

3.1.2. Identificación de aspectos ambientales

Figura 4. Clasificación de los aspectos ambientales

Fuente: elaboración propia

Una posible clasificación sería la siguiente:

3.1.3. Evaluación de aspectos ambientales

Generales, deben cubrir todos los aspectos generados.

3.1.4. Aspectos significativos: establecimiento de objetivos y metas

3.1.5. Actualización de la información relativa a aspectos e impactos

Inicio de una nueva actividad.

3.2. Requisitos legales y otros requisitos

3.3. Objetivos, metas y programas

3.3.1. Definición de objetivos y metas

Al establecer los objetivos y metas debemos tener en cuenta:

La política ambiental establecida por la organización.

3.3.2. Programa de gestión ambiental

IV. Implementación y operación

4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

Veamos un ejemplo de definición de funciones, responsabilidades y autoridad:

Figura 5. Definición de funciones, responsabilidades y autoridad.

Fuente: elaboración propia.

Figura 6. Organigrama de la organización en la documentación del SGA

Fuente: elaboración propia

4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

Figura 7. Procedimientos para la comunicación

Fuente: elaboración propia.

4.3.1. Comunicación interna descendente y ascendente

4.3.2. Comunicación externa

La existencia de una obligación legal.

Política, objetivos y metas ambientales.

Figura 8. Niveles del SGA

Fuente: elaboración propia.

Nivel I manual de gestión ambiental

Nivel III instrucciones de trabajo

Nivel IV registros ambientales

Forman parte de la documentación del SGA, siendo elementos indispensables en la comprobación de su

4.5. Control de documentos

Figura 9. Control de documentos

Fuente: elaboración propia

La secuencia lógica para el desarrollo de la documentación del SGA es:

Es conveniente que los documentos de carácter técnico (procedimientos, instrucciones, especificaciones,

Revisión de los documentos