AA2 Evidencia 2 Documento “Clases y clasificación de Documentos”.

Estimado aprendiz en este formato usted debe desarrollar correctamente los

ejercicios dispuestos en la guía de aprendizaje, como evidencia de que ha
alcanzado el resultado de aprendizaje propuesto para esta actividad de aprendizaje
número 2.

Recuerde que todas las actividades deben ser enviadas en éste mismo archivo
por el enlace destinado para envió de la evidencia número 2 y debe leer el
material de estudio para poder desarrollar con éxito cada uno de los ítems de la
actividad.

Actividad 2 Evidencia 2 Clases y clasificación de Documentos.

Una vez leído el material de estudio responda las siguientes preguntas:

 Establezca y defina cuáles son las clases de documentos, según el material

de estudio de la unidad.

 Archivo
estos se caracterizan por registrar información de relevancia que haya sido
producida o recibida por la empresa, como lo son las actividades o funciones de
valor administrativo, financiero, fiscal, científico, histórico, directivo, entre otras. Es
decir, los documentos de archivo son aquellos que, por su importancia para los
procesos de la empresa, merecen su total conservación.

 Apoyo
contienen información de carácter general que pueden ser creados en la empresa o
en una entidad diferente. La relevancia no suele ser tanta, pero su contenido
puede incidir en la realización de actividades y procesos. Dentro de esta
categoría entran las leyes, decretos, resoluciones, instructivos o manuales, los
cuales se caracterizan por ser documentos que perderán vigencia en algún punto.
Su destinación no es el archivo central, pero sus cuidados y manejos son similares,
con el fin de mantenerlos a salvo hasta el momento de su depuración.

Determine cómo se clasifican los archivos según la función que cumplen, y el

impacto que
 buscan generar en el destino o destinatarios según el material de estudio de la
unidad.

Ordenamiento:
Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la información y a
sus condiciones de ubicación, lo que permite recopilar de manera adecuada las
unidades documentales que, como se mencionó en el punto anterior, facilitan la
ubicación, visualización y protección de la información.

Hay que tener en cuenta que el ordenamiento puede realizarse de manera

alfabética, numérica, cronológica o geográfica

Foliación:
Para los documentos físicos se folian las series y subseries documentales en el
extremo superior de las carpetas, con el fin de identificar la antigüedad de la
información. Este proceso se ejecuta siguiendo la guía del Archivo General de la
Nación (AGN).

Depuración:
En este punto se lleva a cabo el retiro de las diferentes unidades documentales,
los archivos cuya relevancia y validez ya no son de requerimiento para las tareas y
procesos de la empresa. Es decir, aquellos cuya función no incide directa o
indirectamente en los procesos y ejes de la organización, como lo son las
constancias o duplicados.

Inventario
Las matrices de gestión documental y los administradores documentales ayudan a
identificar y definir los organigramas y las clasificaciones finales de la información,
lo que le permite a la empresa concretar de manera óptima su ubicación, y así
tener un control total de los procesos que se ejecutan.

Recuerde que el resultado de esta actividad, se verá reflejado en el enlace “Mis

Calificaciones” del menú principal.