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Trabajo de Archivo
Trabajo de Archivo
DEBILIDADES
-No existe una política de capacitación permanente para los funcionarios
encargados del archivo central, desde el año 2016 a estos funcionarios no se les
ofrece capacitación en temas de archivo. -Para el desarrollo de sus actividades
de organización, clasificación y búsqueda los funcionarios encargados del
archivo no cuentan con tapabocas y guantes. -El archivo Central de La Alcaldía
de galeras Sucre, funciona en unas instalaciones que han quedado pequeñas para
la cantidad de cajas y documentos que debe custodiar.
RECOMENDACIONES
1. Reactivar el Comité Interno de Archivo para tomar decisiones con respecto a
la formulación y adopción del plan de gestión documental de la Alcaldía
Municipal de Coveñas.
2. Diseñar, socializar y utilizar las Tablas de Retención Documental, además se
deben tener en cuenta todas y cada una de las dependencias de la entidad.
3. Implementar las políticas dirigidas a hacer efectivo el Programa de Gestión
Documental.
4. Implementar un registro de las comunicaciones, peticiones y quejas recibidas
tanto para comunicados físicos como electrónicos y telefónicos, y establecer las
fechas para su respuesta y tiempos de alerta.
5. Se recomienda implementar un registro de préstamo de documentos para
trámites internos donde se establezca: Dependencia productora, firma de la
persona que solicita el préstamo y tiempo para su devolución. Además, se debe
comprometer al funcionario que efectúa el préstamo como responsable de su
recuperación.
6. Mejorar las condiciones físicas del establecimiento donde funciona el
Archivo Central de la entidad para de esta manera conservar y proteger los
documentos en custodia, así, mismo garantizar condiciones de salubridad a los
funcionarios que laboran en esa dependencia.
7. Dotar al archivo Central de un equipo de cómputo que permita realizar los
procedimientos de registro, consulta de una manera efectiva y oportuna y
mobiliario que permita realizar las actividades de oficina.
8. Implementar la figura del archivo inactivo de la entidad a fin de hacer más
espacio disponible en el archivo central.