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Acta de entrega N 001

Barranquilla 11 junio 2014


Seor:
Orlando Rengifo
Ingeniero Sistemas
Desarrollador Proyecto CRM.

Reciba un cordial saludo,


De acuerdo a lo acordado en nuestra reunin del da lunes 09 de junio del presente ao a
continuacin procedo a realizar la entrega de los formularios correspondientes a los procesos
Comercial y Compras con las correcciones acordadas, para dar inclusin de los mismos dentro del
PROYECTO CRM IMPORTADORA SABYS GARCIA & CIA.
Por favor tener en cuenta las recomendaciones generales relacionadas a continuacin durante el
proceso de desarrollo en general; de igual forma estaremos atentos a recibir de su parte los
comentarios y propuestas que tenga a bien realizar sobre los formatos adjuntos con el fin de
adicionar mejoras o recomendaciones.
Junto con este documento son entregados los siguientes archivos en medio magnticos
En sus versiones formato usuarios, formatos de impresin y video de explicacin.
REQUERIMIENTOS GENERALES
PRIMERA ENTREGA.
Creacin de consecutivo ISG
Cada vez que se crea un consecutivo ISG este deber corresponder a una carpeta la cual deber
contener los siguientes separadores de proceso se sugiere el uso de pestaas como las usadas
en Excel para cada hoja dentro del libro (de igual manera estaremos atentos a sus propuestas)
Lo que se requiere con esto es poder tener acceso a toda la informacin de esa negociacin sin
tener que estar ingresando a varios sitios dentro del CRM
Comercial
Compras
Seguimiento y servicio al cliente
Importaciones

Logstica y despachos
Facturacin y pagos
Cierre y archivo.

Encabezados de los formatos


Todos los formatos debern tener como encabezado la informacin comercial de IMPORTADORA
SABYS GARCIA & CIA y su logo, adems
Informacin institucional
IMPORTADORA SABYS GARCIA & CIA
NIT: 800.145.302-4
Calle 33 N 17-51
PBX: 3404833
Bogot DC.

IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES
Tuberas vlvulas y Accesorios
Instrumentacin, equipos y repuestos

INDUMAS SERVICES
1345 N.W. 98 Court, Building A - Unit# 6
Doral, FL. 33172
Tel: (305) 499 9018
Fax: (305) 499 9048

OCC LOGISTICS
Mamonal Kilometro 9 Sector Cospique,
Lote 37- 38 58 -59.
Cartagena de Indias, Bolvar, Colombia.
300 8004373-3003072634-3002107019

Diseo de formularios:
Se solicita tener en cuenta los colores institucionales de IMPORTADORA SABYS GARCIA & CIA LTDA
para el diseo del CRM, adems la combinacin de colores deber ser agradable a la vista con el
fin de hacer ms agradable para el usuario su permanencia dentro del Software Se recomienda
que las ventanas y colores sean en el estilo Windos XP.
Todas las fechas generadas dentro del CRM debern contener Fecha y Hora
Eje: 09-06-2014 9:00 am
Ajustar de Texto en todas las celdas:
Este requerimiento indica que todo texto contenido en una celda se haga visible para su lectura
(segn se hace en EXCEL) tanto en los formatos de usuario como en los formatos de impresin.

Poltica de obligatoriedad de diligenciamiento de campos en los formularios:


Se refiere a que todos los campos de todos los formularios del CRM IMPOSABYS debern ser de
diligenciamiento obligatorio, si no se dispone de la informacin o no aplica se deber llenar con las
siglas N/A o pendiente si es el caso en donde no se cuenta con la informacin en el momento del
diligenciamiento.
Exportacin de datos:
Se requiere que la exportacin de datos, formularios y reportes se pueda realizar a Excel y PDF
Edicin de datos
La edicin de datos o cambio de informacin de los formularios deber ser posible en todos y cada
uno de ellos, pero esta posibilidad debe est sujeta a autorizaciones del usuario o del formulario,
segn se estime conveniente. Es importante que las ediciones o actualizaciones de informacin
queden registradas con fecha y hora de manera que permitan realizar una auditora de ser
necesario. (Esto aplica ya que han algunos casos no se contara con la informacin y ser necesario
actualizar el formulario, o pueden existir cambios en la informacin
Ej. Cuando se tramita una compra en base a una intencin de compra (correo), posterior mente se
deber indicar el nmero de orden de pedido formal el cual deber tambin estar en la distinta
formulacin dependiente
Re indexacin o reorganizacin de datos
Debido a que es necesaria la habilitacin de modificacin o actualizacin de datos, tambin se
hace necesario que este cambio sea actualizado en los documentos que contienen informacin
dependiente de este. Tener en cuenta que esto solo debe aplicar para los pedidos que se
encuentren abiertos o en proceso de suministro. Una vez el proceso sea archivado esta
informacin no se deber poder cambiar bajo ningn argumento.
Ej. Cuando se tramita una compra en base a una intencin de compra (correo), posterior mente se
deber indicar el nmero de orden de compra formal el cual deber tambin estar en los distintos
formularios dependientes.
Parametrizacion de Formularios:
En los casos en donde se requiera modificar el formulario en cuanto a la estructura del mismo
(listados de validacin de datos, casilla de verificacin, datos adjuntos, etc.) el CRM lo permitir
hacer de acuerdo a los permisos de usuario.
Ej. Cuando se van a crear listas para escoger en el caso de los cargos de los contactos en los
diferentes formularios, otro ejemplo es cuando se requiera especificar la impresin o no de
campos del formulario

Por favor preguntar si no es clara la explicacin*


Datos adjuntos
Los datos adjuntos archivos de cualquier tipo (Word, Excel, E-mails, fotos, PDF, ect.) debern ser
guardados dentro de La estructura del CRM de manera que si se suprime el archivo dentro del
computador del usuario el formulario contine disponible en el CRM.
El nmero de campos para adjuntar documentacin dentro de cada formulario deben poderse
escoger en la parametrizacion del formulario de manera que IMPORTADORA SABYS pueda
escoger cuantos archivos adjuntos se podrn incluir en cada formulario o proceso.
Igualmente se requiere que quede registro de la fecha y hora en la que se adjunta el archivo, si es
posible que muestre en el borde de la ventana nombre del archivo y fecha en la que fue
adjuntado.
Herramientas para redaccin de textos
Se requiere que dentro de todos los formularios en donde se requiera incluir texto como en las
Observaciones se puedan Resaltar, subrayar o hacer cursiva con el fin de lograr exaltar de alguna
manera informacin relevante en el la operacin.
Revisin de Ortografa en redaccin de textos
Se requiere que el CRM realice revisin ortogrfica a los textos escritos en las casillas.
Creacin de tareas entre usuarios
Se requiere que entre los usuarios se puedan asignar tareas de manera que tambin puedan
crease recordatorios de tareas pendientes por entregar y se muestren las alertas, por ejemplo.
Citas
Reuniones
Solicitud de entrega de informes
Otros *

Asistente CRM (recordatorios tareas pendientes, cuadro de alertas)


La gestin de tareas pendientes deber mostrarse al usuario CRM una vez este inicie sesin, y
deber ser una ventana emergente la cual se pueda dejar abierta para ir gestionando en el
transcurso del da, desde ese cuadro se puedan utilizar Hipervnculos que lleven al usuario
directamente al campo sin diligenciar o tarea pendiente por realizar.
Este cuadro de alertas o tareas pendientes deber tener forma de calendario de manera que el
usuario pueda explorar su agenda de pendientes por gestionar por da, por semana o por mes
esto con el fin de que las alertas no generen sensaciones negativas en el usuario me refiero a

negativas como situaciones estresantes, es decir si la tarea tiene un vencimiento dentro de 30 das
no es necesario que yo le de la misma prioridad que las tareas con un vencimiento ms cercano
Tambin es necesario que estas tareas pendientes se muestren como urgentes o prioritarias con
una antelacin de 3 das Hbiles a la fecha de vencimiento. Cuando la tarea ya se encuentra
vencida debe aparecer los das de vencimiento hasta que se realice la tarea; cuando las tareas
estn vencidas es necesario que se guarde la fecha de cumplimiento y los das de vencimiento que
tuvo dicha tarea hasta su cumplimiento; de manera que para posteriores auditorias se pueda
determinar el nmero de vencimiento de tareas que presento el usuario en un periodo
determinado, usando esto como una herramienta de identificacin de picos de trabajo o fallas en
el proceso del usuario.
Fecha de creacin:
En las casillas con este nombre se requiere que la fecha sea por defecto la fecha en la que se
genera el documento.
Se requiere historial con fecha de modificaciones de los documentos
Plantillas
Las platillas sern documentos completamente digitales o con restricciones en campos, estas
plantillas o documentos tienen un uso dentro de cada proceso mas no son formatos propios del
CRM, las plantillas ser documentos que se cargaran en cada mdulo como un archivo adjunto
para que el usuario lo trabaje de acuerdo a su requerimiento, estas plantillas debern ser
exportables y con posibilidad de envi por correo electrnico para que el cliente diligencie la
informacin necesaria y sea reenviada de vuelta.
La parametrizacion de plantillas dentro de cada formulario deber ser posible en la
parametrizacion de los mdulos o formularios segn se estime conveniente.
Tamao de las ventanas CRM
Debido a la cantidad de datos a ingresar en el CRM se requiere que los diferentes formularios
plantillas puedan ser ampliables a la totalidad de la pantalla - esto es muy importante, si no es
clara la explicacin por favor preguntar*.
Pantalla PC
Formulario

Correos electrnicos

Pantalla PC

Formulario

Se requiere que el CRM permita que cada correo electrnico ingresado abra por defecto el correo
electrnico predeterminado en el equipo Outlook, aunque se entiende que los correos no se
generaran dentro del CRM lo que se busca es que el usuario no tenga que salir del formulario para
poder redactar un correo.
Uso de barras de desplazamiento
Se requiere que los formularios se puedan visualizar en su totalidad, para esto se sugiere el uso
de barras de desplazamiento, segn los ejemplos en los formatos entregados (plan de trabajo,
seguimientos, solicitud de cotizaciones, etc.)
Tablas de datos
Cada formulario creado dentro del CRM deber guardar la informacin suministrada en cada
campo en tablas,( ejemplo Tabla base de datos clientes, informacin proveniente del formato hoja de vida clientes-; que permitan crear bases de datos de informacin para posterior anlisis
todas estas tablas debern ser exportables a Excel.
El uso o acceso a estas tablas debe requerir accesos o permisos a cierto tipo de informacin
dependiendo del usuario.
Ejm. Tabla base de datos cliente, esta tabla deber contener la informacin registrada en todas
las hojas de vida de clientes
Directorios
Los directorios que se creen dentro de cada cliente en los distintos formularios por requerir un
directorio por proyecto o reas particular tendern la facilidad de escogerla creacin de un
contacto ya creado llamndolo de la lista de contactos creados por el usuario.
Esto es muy importante.
Formatos de exportacin especifico
Cartas, correos, remites. Estructuracin del Mailing de Imposabys, de la mano de las bases de
datos desarrolladas en el CRM por el usuario, formatos de informes.
Remites formato de remites con eleccin de la lista de contactos creados por el usuario en el CRM.
Esto ser muy til en servicio al cliente informes de estatus
Si no soy claro por favor preguntar*
Estructura de control
Se requiere por parte del desarrollador una propuesta para la estructura de control de
requerimientos dentro de cada carpeta ISG o proyecto iniciado

Quedaremos atento a sus comentarios, sin embargo se enva pestaa con propuesta para
evaluacin las recomendaciones son bien venidas.
Junto con este documento son entregados los siguientes archivos en medio magnticos
En sus versiones formato usuarios, formatos de impresin y video de explicacin.

Primera entrega - proyecto CRM


Comercial y compras

Tablas de
informacion

Formulario 1
Formulario 2

Hoja de vida clientes


Directorio

Formulario 3
Formulario 4
Formulario 5
Formulario 6
Formulario 7

Proyectos generales
Seguimiento proyectos generales
Proyectos clientes
Plan de trabajo clientes
Gestion y seguimiento objetivos
especificos plan de trabajo clientes
Identificacion requisitos oferta al cliente
Estructura Oferta al cliente
Solicitud de cotizacion proveedor

Formulario 8
Formulario 9
Formulario 10

Formulario 11
Formulario 12
Formulario 13

Plantillas

Directorio interno clientes


Directorio sitios de entrega
clientes
Directorio proyectos generales
Directorio proyectos clientes
Directorio interno proveedores

Respuesta oferta cliente


Solicitud de cotizacion proveedor
nacional
Solicitud de cotizacion proveedor
internacional

Seguimiento a ofertas
Orden de suministro
Hoja de vida proveedores
Capacitaciones
Registro capacitaciones
Formato de autorizacion general
Preliquidacion Importaciones
Condiciones generales preliquidacion
Resumen de cotizacion
( cuandro de
analisis,parametros,ranking,grafico)
Formato de vinculacion proveedores
Lista de chequeo docuemntal inscripcion
de proveedor.
Re-evaluacion proveedores.

Finalmente y de acuerdo con lo estipulado en el cronograma de trabajo acordado previamente


IMPORTADORA SABYS GARCIA & CIA estar pendiente de las propuesta, recomendaciones y la
realizacin de la primera entrega del desarrollo CRM IMPOSABYS el da 24 de junio de 2014.
Cordialmente

_________________________________
Entrega: Nelson Alarcn
Tel: 3132773039

_________________________________
Recibe: Orlando Rengifo
Tel: 301 4019504