7.4 CONFIGURACIÓN DE LA PMO EN ITCA-FEPADE.

Obtención de La configuración de la PMO, incluye los siguientes elementos.

1.Obtención del personal para el inicio de la PMO, personal dedicado y con
conocimientos de la DGPPP, para obtener este personal se realizarán las siguientes
actividades:

A. ENTREVISTAS AL PERSONAL SUSCEPTIBLE DE PERTENECER A LA

PMO.
Entrevista de trabajo a Gerentes y administradores :

Sobre el papel los candidatos son todos muy buenos, pero hace falta terminar de
reconocer la calidad mediante la entrevista de trabajo a un project manager en
Áreas de DGPPP:
las preguntas nos Informan acerca de cada perfil. Entre las cuestiones más
reveladoras a lanzar en la entrevista de trabajo a un project manager se encuentran:

1. Tipo de proyectos que menos gustan:

Permite comprobar la flexibilidad del candidato a la hora de ocuparse de un proyecto
que no está entre sus preferencias. Respuestas negativas serían las que mostrasen
rigidez y cerrazón, mientras que las que impliquen poner el negocio primero han de
ser valoradas positivamente.

2. Valoración del 1 al 10 de la propia carrera en administración de DGPPP o como

Director de Proyecto:
Esta pregunta deja la puerta abierta a explicaciones sobre la puntuación que
permitirán entrever muchos detalles nuevos para completar la visión sobre el
candidato. Cuanta más pasión y compromiso se muestre, mejor; las dudas y la falta
de confianza en uno mismo deberían ser eliminatorias.

3. Prioridades en la función de las Áreas que usted maneja o de un Director de

Proyecto:
Esta cuestión permite valorar la comprensión del trabajo por parte del candidato.
Un ejemplo de respuesta negativa sería si se centran en su autoridad más que en
buscar la eficacia o la productividad.

4. Tareas del project manager que ocupan un mayor porcentaje de su tiempo:

Demuestra el conocimiento real de las funciones de un gestor a este nivel... si se
sabe responder. Cualquier respuesta evasiva o difusa debe contar como negativa.

5. Momentos en que han surgido dificultades a la hora de administrar PPP y delegar:

Esta es una de las preguntas más importantes en la entrevista de trabajo a un
project manager porque permite comprobar si se trata de una persona que aprende
de sus errores. Al mismo tiempo, facilita la tarea de identificar a individuos incapaces
de delegar.

6. Mejoras en los procesos logradas en su último trabajo como Director de Proyecto:

Sin importar el tamaño de la empresa o el tipo de proyectos de que se ocupaba,
la respuesta a esta cuestión permitirá hacerse una idea del entusiasmo y la pasión
del candidatos y propuestas de cambio, aunque al final no se implementasen deben
registrarse como respuestas positivas; por el contrario, la ausencia de ellas dará a
entender falta de motivación, de implicación o de confianza y contará como una
respuesta negativa

B. INVENTARIO DE LOS PERFILES DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL DE

LA PMO.

1. Conocer y leer la formulación del proyecto que le fue asignado y demás

información que permita tener un panorama y expectativas de los resultados
del proyecto.
2. Realizar en compañía del patrocinador, la definición del alcance.
3. Realizar análisis de involucrados Realizar estructura de desglose de trabajo
4. Desarrollar el cronograma
5. Definir el equipo del proyecto
6. Determinar el presupuesto
7. Identificar necesidades de adquisición
8. Realizar análisis de riesgos
9. Planear las comunicaciones
10. Consolidar, presentar y comunicar el plan al patrocinador y al equipo del
proyecto.
11. Realizar reuniones de inicio y seguimiento del proyecto
12. Realizar informes cualitativos y cuantitativos de seguimiento de los
entregables, presupuesto, cronograma, alcance del proyecto.
13. Identificar necesidades de capacitación del equipo del proyecto y en los casos
en que se pueda, capacitar personalmente.
14. Gestionar incidencias y conflictos que se presenten entre los integrantes del
equipo del proyecto.
15. Consolidar y presentar informes a la PMO y al patrocinador
16. Identificar y presentar cambios
17. Realizar cierre administrativo y financiero
18. Realizar encuesta de cierre
19. Evaluar el desempeño del equipo del proyecto
20. Socializar resultado
C. SELECCIÓN DEL PERSONAL.
La Selección del personal se dejará a cargo del Área PMO y la Rectora de ITCA-FEPADE
base a las evaluaciones y requisitos mostrados previamente.

2. OBTENCIÓN LA INFRAESTRUCTURAS DE LA PMO, OBTENER EL ESPACIO FÍSICO DONDE

OPERARÁ, UNA SALA DE REUNIONES Y UN MURAL.
Organigrama ITCA-FEPADE con propuesta de Oficina PMO

- Organigrama de la PMO:

La Infraestructura de la ubicación de la PMO , estará ubicado en el edificio admirativo

de ITCA- FEPADE , las cuales están en las misma Área de Rectora, vicerrectoría Técnica
Administrativas , Vicerrectoría académica.
HERRAMIENTAS PARA LAS OFICINAS PMO.
Se considera para estas:

A. ESTABLECER LAS NECESIDADES DE HERRAMIENTAS EN GDPPP.

Se recomienda iniciar con el uso de herramientas básicas de control y gestión e ir

incrementando el uso de software especializado a medida que la empresa vaya
madurando en la gerencia de proyectos.

Se deben buscar las herramientas de software apropiadas para las necesidades de

la PMO, se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos para elegir el software
de apoyo a la operación de la PMO:

Establecer las necesidades de herramientas en Dirección de Proyectos de la PMO.

Clasificar el software requerido en:

- Aplicaciones de mensajería y Colaborativas.

- Herramientas para realizar estimaciones, de tiempo, costos, alcance, etc.
- Herramientas para la edición y generación de documentos.
- Herramientas de apoyo para proceso de capacitación y formación.
- Software de ofimática.

B. OBTENER LAS HERRAMIENTAS:

i. Software de DGP, con funcionalidades básicas y avanzadas en DGPPP, tales

como Ms Project®, Ms Server Project®.
ii. Aplicaciones de colaboración, tales como Ms SharePoint®
iii. Herramientas de estimación.
iv. Herramientas para generar mapas mentales y tormentas de ideas (MindMap®,
Cmaptools,)
v. Herramientas para la edición de documentos.
vi. Infraestructura de TI (hardware/software, LAN)
vii. Proporcionar las herramientas necesarias para la formación.

DOCUMENTACIÓN DE LA PMO, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS, MANUALES, Y SE

AGRUPAN EN DOS CATEGORÍAS:

I.OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE LA PMO.

1. Adquirir o crear un proceso común de dirección de proyectos,

2. Asegurar que el personal lo entiende, lo aplica correctamente y lo sigue de
manera habitual y consistente.
3. Sensibilizar y educar a los clientes y usuarios,
4. Establecer un programa de acompañamiento para los gerentes de proyecto,
5. Asegurar que se comunica el estado de los proyectos y que la información es
confiable y oportuna para que la alta dirección pueda tomar mejores y más ágiles
decisiones.
6. Verificar que los proyectos que están en ejecución, responden a la estrategia de
la empresa.

II.METODOLOGÍA DE LA DGPPP DE LA PMO. (Inicial Reactiva)

1. Asignación de recursos por prioridad de proyectos.

2. Creación de equipos de trabajo al interior del Área.
3. Procesos para proyectos prioritarios.
4. Uso de herramientas de Planificación.
5. Administración financiera de los proyectos (Estimación de los presupuestos).
6. Seguimiento de los costos y los tiempos de ejecución.

7.5 FORMACION DE LA ORGANIZACIÓN

1. Apoyo a las Necesidades.
- Se harán reuniones cada 15 días con los jefes de área de ITCA-FEPADE , para
recopilar las necesidades en sus proyectos.
- Cada mes se le dará seguimiento a los proyectos que se están ejecutando para
ver necesidades de recursos.

2. Sesiones de retroalimentación.
Se desarrollarán las buenas practicas entre el grupo de administradores de la
Oficina de PMO.

3. Buzón de Preguntas y respuestas.

Se usará el sistema de Preguntas y respuestas que ya está instalado en ITCA-
FEPADE de preguntas y respuestas.

4. Certificaciones dirección de proyectos (ML y PMBOK)

7.6 EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO E INCORPORACIÓN DE LAS LECCIONES
APRENDIDAS.

Plan Pilito , evaluación de implementación de la PMO en ITCA-FEPADE

- Desarrollar un plan para evaluar el plan Piloto que evalué el impacto de la
PMO.
1. Describe las Áreas a avaluar dentro de ITCA-FEPADE
2. Contratación de consultores para la evaluación, formas de pago, etc.
3. Objetivos
4. Alcances
5. Restricciones
6. Condiciones
- Identificar las Áreas de PPP de ITCA-FEPADE.
- Delimitar los PPP de las Áreas de ITCA-FEPADE
- Evaluar la ventajas y desventajas de las Áreas de conocimiento de PMBoK
en las áreas de ITCA-FEPADE.
- Desarrollar documento de acciones a Implementar (Cambio y Mejoras )
Acciones
Ventajas (+) Desventajas (-)
Áreas de Conocimiento PMBok Propuestas

INTEGRACION

ALCANCE
CRONOGRAMA

TIEMPO

CALIDAD

RRHH

COMUNICACION

RIESGO

ADQUICIONIONES

INTERESDOS

PRESUPUESTO DE IMPENTACION DE Y EJECUCION DE LA PMO.

El presupuesto para la implementación de la PMO incluye las cantidades de

personas necesarias para apoyar en GDPPP, de los diferentes departamentos de
ICTA-FEPADE y la operación anual de la Misma.
PRESUPUESTO
Elementos del costo Costo por GP Unidad de Costo Costo Totales
Costo Implementacion
Gerente PMO $ 2,000.00 1 $ 2,000.00
Numero de gerentes del proyecto PPP $ 1,250.00 3 $ 3,750.00
Numero de admistradores del proyecto PPP $ 700.00 9 $ 6,300.00
Capacitacion en eL software para GP $ 1,000.00 2 $ 2,000.00
Compra de equipo Informatico $ 1,000.00 14 $ 14,000.00
Gastos de consultoria para el plan piloto $ 1,450.00 1 $ 1,450.00
Gastos de consultores para Mentoring a las AP $ 1,500.00 1 $ 1,500.00
Otros gastos $ 1,000.00 1 $ 1,000.00
Costo Total de Impelntacion de la PMO $ 32,000.00
Costo de ejecucion Anuales
Oficina y mobiliarios $ 5,000.00 2 $ 10,000.00
Salarios e incentivos para el Gerente de la PMO $ 500.00 1 $ 500.00
Salarios e incentivos para Gerentes de la PPP $ 350.00 3 $ 1,050.00
Numero de admistradores del proyecto PPP $ 250.00 9 $ 2,250.00
Curso de capacitaciones ( se asumen uno por persona y año) $ 500.00 14 $ 7,000.00
Gastos de Viajes y viaticos $ 10,000.00 1 $ 10,000.00
Otros gastos Anuales $ 3,000.00 2 $ 6,000.00
Costo Total Annual de Ejecucion de la PMO $ 36,800.00