PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CÓDIGO: SGC-

SOLICITUD DE MUESTRAS VERSIÓN: 0

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR: FECHA VIGENCIA:

Gerente de calidad GERENTE DE VENTAS FECHA MODIFICACIÓN:

INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DESCRIPCION DEL PROCESO

5. DEFINICIONES

6. REGISTRO

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1. OBJETIVOS

El presente procedimiento describe los métodos relacionados con la solicitud de muestras de

los Ejecutivos de Negocios de Madegom S.A. y tiene como objetivo normalizar y fijar norma para
que los productos solicitados queden registrados dentro de la plataforma SALESFORCE con
valorización por Línea de Negocios.

2. ALCANCE

El presente procedimiento se aplicará a toda solicitud de muestra y será entregado a cada

Ejecutivo de Negocios y a cada Asistente de Madegom S.A. , involucrando todas la Líneas de
Negocios.

 1-GUANTES
 2-ESTERILIZACION
 3-KITS
 4-COMMODITY
 5-PACK
 6-RECEPTACULOS
 7-GASAS Y APOSITOS
 8-EQUIPOS MEDICOS
 9-TRATAMIENTO DE HERIDAS
 10-BANDAS ELASTICAS

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Encargado Plataforma SALESFORCE:

 Responsable de este procedimiento, deberá gestionar las muestras solicitadas a través
de SALESFORCE, quedando prohibido gestionar cualquier solicitud por correo, teléfono,
verbalmente u otro canal que nos sea la Plataforma SALESFORCE ya sea del Asistente,
Ejecutivo o Gerente que esté haciendo la solicitud.
 Deberá entregar semanalmente, (todos los lunes) informe a través de SALESFORCE a
cada Gerente de Línea de las muestras solicitadas, donde figure: producto, número de la
oportunidad y nombre de la entidad, debiendo estar valorizadas.

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3.2 Gerentes de Líneas y Gerente de Ventas:

 Serán responsable de autorizar las oportunidades de Negocios con solicitud de muestra
siempre por SALESFORCE, siendo esta plataforma la única autorizada para tal fin,
quedando prohibido la autorización de muestras fuera de la plataforma.
 Serán los responsables de hacer seguimiento a cada oportunidad donde se entregó
muestras junto con el Ejecutivo de Negocios para que la oportunidad quede cerrada en
estado Ganada o Perdida estando la oportunidad 30 días como máximo en estado
abierto. También es responsabilidad informar al Director Comercial el resultado de la
muestra.

3.3 Ejecutivos de Negocios:

 Serán responsables de generar toda solicitud de muestra a través de la Plataforma
SALESFORCE, siendo la única válida, para dejar registro a través de una oportunidad de
Negocios de las muestras entregadas.
 Deberán llenar de manera obligatoria todos los campos dentro de la Oportunidad:
-Nombre de la Institución.
-Nombre de la Persona que recibe la muestra.
-Número de ID (si corresponde a un envío de muestra por licitación).
-Indicar en caso de tratarse de un KIT si la muestra la necesitan estéril o no estéril.
 Serán los responsables de cerrar cada Oportunidad de Negocios dentro de los 30 días de
emitida, informando estatus de Ganada o Perdida y que paso con la muestra entregada.

3.3 Asistentes de Ventas:

 Serán responsables de procesar toda solicitud de muestra a través una Nota de Ventas
en SAP que ya se encuentre autorizada por los Gerentes de Línea o Gerente de Ventas
que venga por SALESFORCE de acuerdo al correo de respuesta de los Gerentes
autorizando el envío de la muestra.
 No podrán gestionar ninguna muestra que no llegue a través de SALESFORCE quedando
prohibido gestionar cualquier solicitud por correo, teléfono, verbalmente u otro canal.
siendo esta la única valida.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4.1 Solitud de Muestras

 Cada Ejecutivo de Negocios cuando se presente una Oportunidad de Negocios con
entrega de muestras deberá gestionarla dentro de la Plataforma SALESFORCE, debiendo
llenar todos los campos de manera obligatoria y NO se deberá enviar más correos a los
Gerentes de Líneas ni Gerente de ventas para su aprobación, siendo responsabilidad del
Encargado de la plataforma enviar el único correo de Autorización.
 Luego el Encargado de Salesforce enviará correo a los Gerentes de Líneas para la
aprobación de la muestra, copiando al Ejecutivo de Negocios, Gerente de Línea
involucrado, Gerente de Ventas, Asistente de Ventas y Supervisoras de Packing Kits en
caso de tratarse de muestras de la línea kits.
 Luego el Gerente de Línea involucrado autoriza o rechaza la solicitud de muestra.
 Si la muestra es autorizada, el Asistente debe gestionar una Nota de Ventas en SAP
dentro del mismo día para el envío de la muestra (24 horas) preparando la muestra y el
envío correspondiente, (excepto Línea Kits).
 Si se solicita 2 unidades de un producto y para tal caso se deba solicitar una caja
dispensadora o master, las muestras restantes deberán quedar bajo llave en la Sala de
muestras destinada a tal fin. Siendo responsable de la sala de muestras el Gerente de
Ventas, quien no entregará ninguna muestra que no haya sido gestionada por SAP.

 En caso de tratarse de KITS el Asistente debe gestionar una Nota de Ventas en SAP
tomando la mercadería de la Bodega 70 y utilizando el código correspondiente y en caso
de no estar creado el Código en SAP se deben utilizar los códigos KIT9999A o KIT9999B,
debiendo enviar correo a las Supervisoras de Packing kits con la nota de ventas en PDF
dentro del mismo día para el envío de muestra por parte de Packing Kits dentro de (24
horas) si el KIT fue solicitado como NO estéril y (72 horas) si fue solicitado estéril.
 Si se trata de envío de muestras de Línea Kits, las supervisoras de Packing Kits serán las
encargadas de gestionar la muestra una vez confeccionada la Nota de ventas
correspondiente, entregando la misma al encargado de recepción de Madegom con el
producto identificado con una etiqueta que mencione:
-Nota de venta
-Dirección de entrega.
-Persona que recibe (todos estos datos estarán disponibles dentro de la oportunidad).
 Una vez gestionado el envío de la muestra, si se ingresó antes de las 14:00 hrs., la
muestra será entregada dentro de las 24:00 hrs. siguientes en Santiago y en regiones

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dentro de los días de entrega que el Transporte externo tiene asignado a cada región del
país.
 Será el Ejecutivo de Negocios el responsable de hacerle seguimiento y gestión a la
muestra entrega al Cliente teniendo 30 días para cerrar la Oportunidad de Negocios en
SALESFORCE. Debiendo indicar estatus de ganada o perdida indicando los motivos si la
oportunidad se perdió.

5. DEFINICIONES

5.1 Plataforma Salesforce: CMR de gestión de la Fuerza de ventas en terreno.

5.2 Nota de Venta: Documento computacional originado por una Orden de Compra, ya
aceptada por las partes y que es digitada por el Asistente de Ventas, originando así el despacho
al cliente.

5.3 Solicitud de Cotización y muestra: Petición documentada que recibe la empresa, de parte
de un cliente y/o prospecto (Salesforce).

5.4 SAP: Sistema Computacional, que se encuentra en Internet, en el cual se ingresan todas las
transacciones, casos, oportunidades, contactos, clasificación de las cuentas y la gestión diaria
que realizan los Asistentes de Ventas.

6. REGISTRO

 SGC-R….. “Solicitud de Muestras SALESFORCE”

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