ORGANIZACION Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS

Materia

EDWIN SOSA

Docente

ANGELICA MARIA PEDROZO ULLOA

Alumna

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO –ARMENIA

FACULTADA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA CIDBA –VIRTUAL

BOGOTÁ D.C.

2017
1. Análisis y descripción del Fondo Fotográfico

Análisis:
Cuando se habla de fondos fotográficos, se habla de "fotografía" como una gran variedad
de documentos sobre papel, plástico o vidrio con múltiples formatos y tamaños obtenidos
por diferentes procesos químicos que dan al documento final, variadas apariencias para
su uso, consulta y adecuada conservación.
Esta gran variedad hace más compleja y difícil la conservación, preservación, almacenaje
y la consulta del documento fotográfico original. Así como el análisis del contenido de la
fotografía ya que no viene expresada en palabras, como ocurre en los documentos
textuales.

Descripción:
La descripción es un proceso cuya finalidad es la obtención de información
individualizada de cada fotografía con objeto de permitir su identificación, control,
conservación, recuperación y difusión.
Los usuarios solicitan la localización exacta de una imagen, sin tener en cuenta qué
fotógrafo capturó la imagen, ni a qué fondo o colección pertenecen, pese a la importancia
que tiene esta información para el profesional que documenta y describe las fotografías.
Para catalogar se realiza una descripción física y de contenido del documento, identificar
y ubicar la foto como parte del fondo o la colección a la que pertenece.
Clasificar y agrupar jerárquicamente los documentos del fondo, desde los más amplios a
los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
Aquellas entidades que proyectan sus fondos como un patrimonio cultural de interés
público, deben tener buenas condiciones de conservado para el futuro y debe ser
gestionado de forma eficaz para hacer posible y fácil su uso y aprovechamiento en el
presente.
La identificación y conservación de materiales fotográficos, el proceso documental, la
digitalización de fotografías, los aspectos legales a tener en cuenta.
Medición de una fotografía para su descripción.
En toda descripción se debe consignar al menos:
El número de registro
La signatura topográfica
El autor
El título
La fecha
y lugar de toma de la fotográfica
El fondo o colección a que pertenece

Adicionalmente se debe completar la descripción con los siguientes campos:

Tipo de documento
Soporte
Formato (alto x ancho)
Orientación
Cromía (presencia o ausencia de color)
Técnica o procedimiento fotográfico
Intervenciones de origen (virados, iluminaciones, máscaras, retoques)
Estado de conservación (especialmente cuando interfiere en su uso)
Unidad documental catalogada (simple o compuesta, y número de fotografías que
incluye)
Si se trata de un original o copia, existencia de ejemplares en otro centro
Referencias anteriores de la fotografía (anotaciones del autor en la fotografía,
sobres, cajas, listados)
Bibliografía consultada para su descripción
Otras personas o entidades que hayan colaborado en la realización del
documento (impresores, editores, fotógrafos autores de la copia, etc.)
Difusión de la imagen (en prensa, exposiciones, publicaciones)
Condiciones de uso (según los derechos de explotación acordados)
Intervenciones de preservación o restauración

2. Esquema propuesto para su Valoración

El proceso de valoración de archivos audiovisuales debe tener en cuenta dos grandes

campos: por un lado los aspectos externos o extrínsecos, que hacen referencia a la
materialidad y condición física del documento.
La valoración del material audiovisual debe tener los siguientes
principios:
Valorar para conservar
 El documento original considerado histórico nunca debe ser destruido
Todo documento tiene algún valor para la historia
Para valorar un fondo es necesario que esté previamente identificado
La valoración debe partir de una visión de conjunto
No todo se puede conservar
Pero sí se debe valorar
Se debe tener en cuenta la jurisprudencia legal y archivística
Se debe privilegiar siempre el soporte original
Cuando la disposición final es de conservación total se debe realizar una
depuración
Cuando la disposición final sea conservación parcial, la selección debe ser
controlada
Cuando la disposición final es de eliminación total, se recomienda guardar una
muestra de su soporte y formato.

3. Esquema propuesto para su Organización.

Se debe tener en cuenta el estado de organización de la documentación audiovisual,

identificando si se han aplicado criterios archivísticos de clasificación, ordenación y
descripción y si se cuenta con instrumentos de identificación y recuperación de
información, como listados y organización o inventarios. En caso tal de que dicha
agrupación documental audiovisual no cuente con una organización archivística, la
valoración será un proceso que debe acompañar la reconstitución del orden original o el
orden fáctico que es el más adecuado aplicar.
La organización de la información se inicia con dos pasos fundamentales que son:
El inventario
La verificación técnica de cada uno de los elementos que componen las unidades
documentales audiovisuales

4. Esquema propuesto para su Descripción según ISAD (G) e ISAAR (CPF).

La ISAD (G) universalizó la descripción multinivel, basada en una serie de reglas como:
La descripción se aplique siempre de lo general a lo particular;
Que se proporcione la información correspondiente según el nivel de descripción
Que se establezca una interconexión de las descripciones
Que no se repita la información innecesariamente.

La ISAAR (CPF) Permite:

 Ofrecer información más extensa sobre el contexto de producción de los fondos y
colecciones de los archivos fotográficos.
Crear registros de autoridad de personas, instituciones y familias sean éstos
productores, coleccionistas, autores, etc.
Crear registros de los fondos, colecciones o documentos fotográficos que se
conservan en los Archivos y más concretamente en los Archivos Estatales.
Conectar la información de contexto con las descripciones de los recursos
archivísticos existentes.

Descripción según ISAAD G Y ISAAR (CPF)

ISAD (G) ISAAR (CPF)
Identificador del registro de autoridad (Área de
1. Código(s) de referencia
control)
2. Título Tipo de entidad (Área de identificación)
3. Fecha(s) Fecha(s) de existencia) (Área de descripción)
4. Nivel de descripción
5. Volumen y soporte de la
unidad de descripción
Forma(s) autorizada(s) del nombre (Área de
6. Nombre del o los productores
identificación)
Historia/biografía, lugares, estatuto jurídico,
7. Historia
funciones, ocupaciones y actividades, estructura
Institucional/biográfica
interna, genealogía (Área de descripción)
8. Historia archivística
9. Forma de ingreso
10. Alcance y contenido
11. Valoración, selección y
eliminación
12. Nuevos Ingresos
13. Nuevos Ingresos
14. Organización
15. Condiciones de acceso
16. Condiciones de
reproducción
 17. Lengua/escritura(s) de la
documentación
18. Características físicas y
requisitos técnicos
19. Instrumentos de descripción
20. Existencia y localización de
los originales
21. Existencia y localización de
copias
Nombre(s), identificador(es) de instituciones,
22. Unidades de descripción personas o familias relacionadas, naturaleza de la
relacionadas relación, descripción de la relación, fechas de la
relación (Área de relaciones)
23. Nota de publicaciones
24. Notas Notas de mantenimiento (Área de control)
Estado, nivel de detalle, fechas de creación,
25. Nota del archivero
revisión o eliminaciones, fuentes (Área de control)
26. Reglas o Normas Reglas y convenciones (Área de control)

5. Esquema analítico según Tesauros.

Tesauros para la imagen fotográfica. Propuestas importantes que existe en el mundo de

lenguajes documentales enraizados en la fotografía, con una presencia definitiva de lo
artístico.
La primera es la que está referida a la iniciativa del Getty Information Institute
(www.getty.edu)
basada en el Art and Architecture Thesaurus (AAT); en la Union List of Artist Names
(ULAN) y en el
Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN). Estos vocabularios tienen como principal
cometido
mejorar el acceso a la información relacionada fundamentalmente con el arte y la
arquitectura. Sus funciones claramente están orientadas a la catalogación, recuperación,
e incluso investigación.

Los vocabularios controlados más conocidos para materiales gráficos

Thesaurus for Graphic Materials I : subject terms desarrollado por la División de
Impresos y Fotografías de la Biblioteca del Congreso de EE.UU. Los términos están
ordenados en forma alfabética y describen: actividades, objetos, tipos de personas,
 eventos y lugares. Está orientado al control terminológico del campo MARC 650. Se
halla disponible a través de la Web. LC también utiliza Thesaurus for Graphic
Materials II : genre and physical characteristics terms, que designa la categoría del
material gráfico, forma y tamaño. Está orientado al control terminológico del campo
MARC 655.
Art and Architecture thesaurus (AAT) mantenido por Getty Information Institute. Se
trata de un tesauro para recuperar fuentes sobre artes decorativas, arquitectura y
cultura material. AAT está dividido en 7 facetas y 33 jerarquías.

6. Modelo de instrumentos para su control.

El proceso debe contemplar distintos instrumentos descriptivos como guías, inventarios,

índices y catálogos.
Se debe diligenciar el formato único de inventario documental. Como instrumento de
control que “describe las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series”
el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el proceso de valoración;
destacando los aspectos relevantes de la información que aporta el inventario para el
conocimiento de la producción documental de cada una de las dependencias de la
entidad, en una época determinada.

De manera específica el inventario:

Identifica los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las
dependencias.
Controlar la producción documental específica por dependencias.
Determina las fechas reales de cada asunto o serie.
Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de
cada asunto o serie.
Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.
Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.
Señala el volumen para cada serie documental.
Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto.

El inventario debe incluir en su totalidad la documentación producida por cada una de las
dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su
vida institucional. Trabajar por etapas facilitará y hará de la valoración un proceso más
objetivo.
Aquella documentación con deterioro biológico que se haya separado se debe inventariar
con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y volumen de las
series afectadas y priorizar la labor de desinfección.
En el inventario se escribe en minúscula excepto la inicial de la primera palabra y de las
iníciales de aquellas palabras que por su carácter requieran ser escritas en mayúscula

7. Esquema propuesto para su almacenamiento y archivo.

Almacenamiento:
La fotografía es un medio de gran fragilidad. Es un elemento muy susceptible a diversos
factores de deterioro: luz, polución ambiental, calor, manipulación excesiva y mal
almacenamiento. Para evitar el deterioro se deben considerar dos factores
fundamentales:
Evitar elementos químicos que aumentan el deterioro del material: Las fotografías
se deben ser almacenar en archivos verticales, en cajones y cajas apropiadas. Se
deben evitar los productos en base a sulfuro, cajas de madera, bandas elásticas,
marcos de madera y álbumes de mala calidad.
Regular los niveles de temperatura y humedad: La temperatura ideal es de 18º C,
por lo que es recomendable preservar el material en un lugar aislado. La humedad
no debe exceder el 50% siempre debe estar dentro del rango del 30 a 40%. Son
preferibles los procesos antihumedad eléctricos a los químicos.
Para el manejo y manipulación es recomendable tomar el material (fotos y negativos) por
los bordes, evitando todo contacto con la superficie de la imagen, ya que las sustancias
de dedos y manos pueden afectarla. Es recomendable también el uso de guantes de
algodón.
Los negativos se deben guardados en fundas de mylar (un material plástico transparente)
o de tricótate de celulosa, se debe guardar de a una película por funda. Para las
fotografías, este material es óptimo, ya que permite el examen de la imagen y del dorso
de la misma. De no contar con dicho material, se recomiendan sobres de papel. Para el
montaje, es adecuado el uso de vidrio.
No es beneficioso escribir las fotografías en el dorso. Se deben identificar por medio de
etiquetas separadas del ítem. El registro debe indicar los colores, el proceso empleado,
el tipo de película usada y la fecha del revelado o de la impresión, dado que los colores
se deterioran y se pierden en unos veinticinco años; disponer de estos datos ayudaría a
una posible reproducción.
Las fotos históricas, se deben tener con un especial cuidado, ya que son más sensibles
a los cambios de temperatura o los productos químicos. Es conveniente representarlas
por medio de una copia en la colección, sobre un papel mate o de tinte amarillo que puede
simbolizar la antigüedad de la misma.

Archivo:
A finales del siglo XX la fotografía química se vio desplazada por la tecnología digital, lo
que significó la configuración de un nuevo escenario. Este nuevo marco para la fotografía
supuso el advenimiento de cambios importantes desde el punto de vista tecnológico,
social y cultural. La custodia de la imagen digital por parte de los archivos representa un
reto tecnológico pero también metodológico. Para el archivero resulta fundamental
entender el objeto de custodia, la imagen digital, y saber adaptar-se adecuadamente a
las exigencias de su entorno. Esta guía pretende establecer las bases para avanzar en
este proceso

8. Modelo propuesto para su conservación integral

Se establece con criterio el estado físico del soporte del documento audiovisual, se
privilegiarán las unidades que cuenten con un buen estado en cuanto a su calidad de
imagen y sonido y su integridad física, donde éste no presente faltantes, deterioros, daños
físicos o químicos, humedad, desprendimiento de cubiertas, entre otros aspectos que no
interfieran en su legibilidad. Los documentos audiovisuales que no estén en buen estado
de conservación, pero se logre constatar su contenido con valor histórico y este alcance
a ser legible, se les dará prioridad para su restauración.

Las fotografías deben protegerse de las altas temperaturas, la humedad, las

fluctuaciones bruscas de ambas, así como de una excesiva exposición a las radiaciones
electromagnéticas y a las atmósferas contaminadas.
El uso de instrumentos como termómetros, higrómetros, humidificadores, etc. permitirán
actuar y regular estos factores de deterioro, además de conocer las tasas y valores a
partir de los cuales se considera que las fotografías están en peligro de deterioro o
destrucción. Las recomendaciones básicas para la correcta preservación de fotografías
requieren el control de la humedad relativa, la temperatura, la calidad del aire y la
iluminación. Que es el parámetro el más importante, debido a su capacidad para
deteriorar gravemente los documentos fotográficos, es la humedad relativa (HR), seguida
de la temperatura, la polución del aire y la iluminación.
Cada material fotográfico necesita de unas condiciones ambientales específicas, y por
tanto depósitos especiales para su conservación,
CIBERGRAFIA

http://www.girona.cat/sgdap/docs/htau3p3leton.pdf
http://www.mecd.gob.es/planes-nacionales/dam/jcr:1002ecd9-87f2-4bba-91a8-
bd9a56060e7d/descripcion-del-documento-fotografico--en-los-archivos-estatales.pdf
https://issuu.com/archivodebogota/docs/guia_documentos_audiovisuales_p
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2004/rna/pdf/0005.pdf
http://archivobogota.secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos_secretaria_
general/GuiaDocumentosAudiovisuales%20Archivo%20de%20Bogot%C3%A1.pdf
https://e-
archivo.uc3m.es/bitstream/handle/10016/9799/tesauros_garcia_ICT_2007.pdf?sequenc
e=1
http://guimar.es/archivo/Archivos/documentostecnicos/Fondos%20Acumulados.%20Ma
nual%20de%20Organizacion.%20Archivo%20General%20de%20la%20Nacion.%20Col
ombia.pdf