Evidencia de producto

Ensayo: aplicación de tablas de retención documental

MARLY DELGADO GUERRERO

Instructor: JOHN ALI CERVANTES FERRER

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORO LABORAL

SENA

2019
 Evidencia de producto

Ensayo: aplicación de tablas de retención documental

El Aprendiz deberá entregar un ensayo mediante el cual reflexione sobre la aplicación de

tablas de retención documental en el contexto institucional colombiano. Deberá analizar la

importancia del cumplimiento de la normativa vigente y de la política institucional para lograr

el cumplimiento de los principios archivísticos.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

Las tablas de retención documental son definidas como una tabla en donde se registra un listado

de series documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna

un tiempo de permanencia según las fases de archivo, teniendo en cuenta la estructura funcional

de cada organización, con el fin de darle un trato y disposición final a todos los documentos

involucrados en la actividad de la empresa. Según la organización archivística son de

obligatoria elaboración para las entidades públicas, como lo expresa la ley 594 de 2000 llamada

ley general de archivo. Para llevar a cabo su elaboración, se debe apoyar en varios conceptos

importantes, como son ciclo de vida de los documentos, el valor de los documentos, tipos de

archivo, entre otros. Siendo así, esta ley proporciona parámetros orientadores a entidades

publicas y privadas para un proceso archivístico adecuado.

La importancia de las tablas de retención radica principalmente en la necesidad de la

preservación de los documentos mediante una adecuada gestión archivística, encaminada a una

mayor organización a nivel empresarial.

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Además la Ley 594 de 2000 en su artículo 35 literal a) indica: “… el incumplimiento de órdenes

impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas

semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso,

de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el

incumplimiento”. Además, las disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante

el trámite consagrado en la parte primera y demás normas pertinentes del código de procedimiento

administrativo y de lo contencioso administrativo-ley 1437 de 2011, en la forma y términos

establecidos por los artículos 47 y siguientes.

Ahora bien, en ¿Colombia se aplican cumplidamente las tablas de retención documental en las

instituciones? y que tan importante es el cumplimiento de la política institucional y la

normatividad vigente para alcanzar los principios archivísticos.

En Colombia, como lo reza el articulo 4 de la mencionada ley, la dirección y coordinación del

proceso archivístico está a cargo del archivo general de la nación, entidad del estado encargada

de salvaguardar el patrimonio documental como parte de la riqueza de la nación, para este

control se llevan a cabo: planeación y programación, asistencia técnica, ejecución, seguimiento

y control de los planes y programas de desarrollo y coordinación.

las entidades del públicas del estado, por ejemplo, defensoría del pueblo, contraloría general de la

nación, registraduría, gabinetes, congreso, cortes, fiscalía, entre otros, al estar constantemente

vigiladas, mantienen el uso de TRD ya que están enmarcadas en un contexto legal, dado que están

entidades manejan documentos que dan muestra de administración del estado; contrario a lo que

sucede con la entidades privadas por ejemplo, equide, expoeventos, éxito, Cencosud, universidad

santo tomas , entre otros, que no están obligadas a implementar TRD, dado que una empresa privada

es un tipo de empresa comercial que es propiedad de inversores privados, no gubernamentales,

accionistas o propietarios, y está en contraste con las instituciones estatales, como empresas

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públicas y organismos gubernamentales. Las empresas privadas constituyen el sector privado de la

economía y no dan testimonio documental de la administración del estado.

Es por esto que tienen libre albedrio para manejar su gestión documental. Cabe aclarar que muchas

de ellas si lo implementan con el fin de mejorar, regular y optimizar los procesos archivísticos y

claramente obtiene mejores resultados en cuanto a dinero, tiempo y utilización de recursos.

En el punto intermedio se encuentras las instituciones privadas que cumplen funciones públicas, o

prestan servicios públicos, estas deben realizar el proceso de convalidación ante el Consejo

Territorial de Archivos de su correspondiente jurisdicción.

El Decreto 2609 de 2012 proferido por el Ministerio de Cultura, dispuso la obligación a los

Ministerios y Superintendencias de establecer normas en cuanto a formulación, implementación y

evaluación del programa de gestión documental a las entidades privadas bajo su inspección y

vigilancia. Luego, Superintendencia de Industria y Comercio en cumplimiento de la disposición

antes descrita, profirió la Resolución 8934 de 2014, en la que de manera expresa se indica que todas

aquellas entidades bajo inspección, vigilancia y control, se encuentran obligadas a implementar el

Programa de Gestión Documental y las Tablas de retención documental.

También, debe aclararse que las entidades privadas sujetas a vigilancia y control de la SIC son las

contenidas en el Decreto 4886 de 2011, que concretamente son las siguientes:

1. Las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones

vigentes sobre la materia. (Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 1.17 del Decreto 4886 de

2011)

2. Las Ligas y asociaciones de consumidores. (Ley 1480 de 2011 y el artículo 1.29 del Decreto 4886

de 2011).

3. Las Personas naturales o jurídicas que vendan o presten servicios mediante sistemas de

financiación, o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, así como

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de quienes presten servicios que exijan la entrega de un bien (Artículo 1.31 del Decreto 4886 de

2011).

4. Los Operadores, fuentes de información y usuarios de información financiera, crediticia,

comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en los términos

de la ley. (Artículo 17 de la Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 y en el artículo 1.60 del Decreto

4886 de 2011).

5. Los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley

1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6. Las estaciones de servicios automotrices y fluviales del país, para los efectos previstos en el

Decreto 4130 de 2011, artículo 4 numerales 3, 4 y 5.

7. Las empresas prestadoras de servicios de telecomunicaciones (los proveedores y/u operadores

directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de

protección de usuarios de servicios de comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de

Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1341 de 2009)

8. Las empresas prestadoras de servicios postales (los proveedores y/u operadores directos), en

relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de

usuarios del servicio postal expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-

.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1369 de 2009)

9. Los Avaluadores inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores –RAA-, las Entidades

Reconocidas de Autorregulación –ERA- (Artículo 1.21 del Decreto 4886 de 2011, Ley 1673 de

2013, Decreto 556 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias.).

En conclusión, tenemos las entidades públicas que están obligadas a implementar TRD, las

privadas, que no están en obligación de implementarlas, y por ultimo las privadas con funciones

públicas que también deben implementarlas según cumplan ciertas características.

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Cumplir la normatividad vigente archivística y conocer la política institucional son de vital

importancia para llevar a cabo estos procesos, ya que, primero debemos conocer el soporte legal, y

ceñirnos a los procesos establecidos, y al conocer la política institucional conocemos la guía o el

marco, sobre los cuales opera la organización. Estas en conjunto crean el éxito del proceso

archivístico.

BIBLIOGRAFIA

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6351#1

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4275

https://cpaaicabrerayasociados.co/que-entidades-privadas-se-encuentran-obligadas-a-implementar-

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https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/2.4%20Res

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https://es.wikipedia.org/wiki/Empresa_privada