TIPS PARA NOTARIOS

APUNTES IMPORTANTES EN LA ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

¿EN QUÉ CASOS HAY QUE HACER DECLARACIÓN SOBRE GRAVÁMENES O LIMITACIONES?

Fundamento: Art. 30 C/N

En todo acto o contrato el otorgante que se obligue hará constar, de manera expresa, si sobre los
bienes que motivan el acto o contrato, existen o no gravámenes o limitaciones, cuando éstos
puedan afectar los derechos del otro otorgante; y el notario les advertirá las responsabilidades en
que incurran si así no lo hicieren.

1. Contratos de compraventa
2. Donación entre vivos (onerosa)
3. Permuta
4. Mutuo con garantía real (hipoteca o prenda)
5. Aportación de bienes a sociedades mercantiles o civiles, personas jurídicas sin fines
lucrativos.
6. Constitución de Fideicomisos
7. Constitución del derecho real de servidumbre
8. Liquidación de patrimonio conyugal
9. División de la cosa común
10. Declaración jurada para inscribir bienes muebles y unidades económicas
11. Cartas de pago (la declaración debe hacerse sobre el crédito que se cancela y no respecto
del bien que se libera)
12. Arrendamientos
13. Constitución de usufructo como contrato principal o accesorio
14. Rescisión de contratos

No es necesario declarar en desmembraciones a favor de sí mismo, ni en la unificación de fincas

cuando éstas pertenezcan a un solo propietario.

¿QUÉ ES PROHIBIDO PARA EL NOTARIO EN EL INSTRUMENTO PÚBLICO?

1. Escribir en un idioma diferente al español

2. Enmendar palabras
3. Usar corrector
4. Usar abreviaturas
5. Escribir fuera de los márgenes o las líneas de la hoja (si no lo salvan al final del
instrumento)
 6. Utilizar cifras para expresar fechas, números o cantidades (dentro del instrumento ni en
los salvados)
7. Dejar espacios en blanco que permitan intercalaciones (estas se deben llenar con una línea
antes, de que sea firmado el instrumento público) entre un instrumento y otro solo se
debe dejar el espacio necesario para las firmas.
8. Utilizar SIGLAS en lugar del nombre completo para identificar a una entidad en la
comparecencia (pero si pueden usarse después de haber citado el nombre completo, o
bien de hacer constar expresamente en la comparecencia que dentro del cuerpo del
instrumento se le seguirá denominando como “EL VENDEDOR” “EL BANCO” “EL
DONATARIO”)
9. Las adiciones, entrerrenglonaduras y testados deben salvarse al final del documento,
antes de ser firmado para que tengan validez.
10. Alterar el orden cronológico de las fechas de los instrumentos públicos

ATESTADOS OBLIGATORIOS MÍNIMOS

1. Comprobante de la compra de papel sellado especial para protocolos

2. Recibo de pago de derecho de apertura
3. Comprobante de entrega de índice
4. Comprobantes de la entrega de avisos
5. Comprobante de entrega de testimonios especiales y avisos de cancelación al Archivo
General de Protocolos
6. Comprobantes de entrega de avisos de las protocolizaciones de los documentos
provenientes del extranjero al Archivo General de Protocolos
7. Copias de entrega con sello de recepción en los avisos de matrimonios autorizados
entregados en el RENAP
8. Copias de entrega con sello de recepción de los avisos de testamentos y/o donaciones por
causa de muerte al Registro General de la Propiedad
9. Copias de entrega con sello de recibido de los avisos de compra venta de armas de fuego a
DIGECAM
10. Comprobante de avisos de modificaciones, ampliaciones, rectificaciones, aclaraciones y/o
rescisiones de instrumentos públicos
11. Certificación del acta que ordena la enmienda del protocolo después de agotadas las
diligencias voluntarias de enmienda
¿EN QUÉ CASOS SE DEBE AGOTAR EL PROCEDIMIENTO DE LAS DILIGENCIAS VOLUNTARIAS DE
ENMIENDA DEL PROTOCOLO? (Art. 96 C/N)

Errores de forma:

- Alterar la numeración cardinal de los instrumentos

- Alterar la foliación
- Alterar el orden de la serie
- Dejar una página en blanco
- Inutilizar una hoja o pliegos del protocolo

Casos reales:

- Repitió número de instrumento público

- Omitió número de instrumento público
- Repitió u omitió números de folios
- Alteró el orden de la foliación
- Dejar hojas en blanco
- Inutilizar hojas
- Alteración del orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolo

¿EN QUÉ CASOS DEBO GESTIONAR EL TRÁMITE DE REPOSICIÓN DE PROTOCOLO (Art. 90 C/N)?

- Pérdida
- Destrucción
- Deterioro

NOTARIO NO OLVIDE LO SIGUIENTE:

1. Si usted tiene impedimento legal, no puede autorizar instrumentos públicos.

2. La numeración cardinal de los instrumentos, en correlativo con riguroso orden de fechas
3. La Foliación en la esquina superior derecha de cada hoja debe hacerse en cifras no en
letras
4. la introducción del instrumento público y antes del objeto del acto o contrato, no olvidar
consignar que los comparecientes se encuentran o se hallan en el libre ejercicio de sus
derechos civiles.
5. Si el Notario omite o consigna en forma errónea la expresión ANTE MI o POR MI Y ANTE
MI, en algunos Registros es causal de suspensión del acto de inscripción y multa (Ejemplo
en el Registro de Poderes la multa es de Q.50.00)
6. En la conclusión (cierre) del instrumento el Notario debe advertirle a los otorgantes de los
efectos legales del acto o contrato y que deben presentar el testimonio a los registros
respectivos. (Ejemplo en el Registro de Poderes, si no está la indicación suspenden el
trámite de la inscripción y le imponen al Notario una multa de Q.50.00)
7. En la conclusión del instrumento no olvidar:
 a. Los otorgantes deben aceptar (leo íntegramente el contenido del presente
instrumento a los otorgantes, quienes bien enterados de su contenido, objeto,
validez y efectos legales, lo aceptan, ratifican y firman junto con el(la) Notario(a)
que autoriza, quien de todo lo actuado DA FE)
b. DAR FE del contenido del instrumento público.

8. Verificar estar en el estado de colegiado activo y sin ninguna inhabilitación para el ejercicio
en la fecha de autorización del instrumento público o en la fecha en que se extienda o
compulse el testimonio.
9. Si el testimonio de un instrumento público, lo extiende o compulsa un Notario distinto al
que autorizó el instrumento, deberá acompañarse la copia del aviso entregado al Registro
Electrónico de Notarios, en el que conste que el Notario autorizante lo nombró como
depositario.
10. SOLO LOS TESTIMONIOS SON SUSCEPTIBLES DE INSCRIPCIÓN REGISTRAL (por lo tanto
nunca envíen para objetos registrales una copia legalizada o un testimonio especial)
11. En los documentos provenientes del extranjero que contengan actos o contratos gravados
de conformidad con la ley, NO OLVIDE TRIBUTARLOS EN EL DOCUMENTO ORIGINAL,
ANTES DE PROTOCOLIZARLOS.
12. NO OLVIDE QUE EL MANDATO JUDICIAL NO ESTÁ AFECTO AL IMPUESTO DE TIMBRES
FISCALES, pero si el Notario lo denomina como Especial Judicial o General Judicial, debe
tributar conforme el mandato de que se trate.
13. LAS EMPRESAS MERCANTILES NO PUEDEN OTORGAR MANDATOS, los otorgarán el o los
propietarios de las mismas (personas individuales o jurídicas)
14. Las firmas no deben ir a lápiz
15. Si usted canceló un instrumento público, no puede enviar testimonio especial ni en
fotocopia ni transcrito de ese instrumento.
16. El pago del derecho de apertura debe ser anterior a la fecha del primer instrumento
17. No puede cancelar instrumentos que ya fueron firmados por todos los otorgantes
(comparecientes)
18. No olvide incorporar dentro de su protocolo los documentos a protocolizar, es decir no
autorice el acta de protocolización sin haber incorporado los documentos.

ALGUNOS PUNTOS A NO OLVIDAR EN EL CASO DE LAS REPRESENTACIONES

Si se acredita por Acta Notarial de nombramiento:

- Hacer constar lugar, fecha, nombre del notario autorizante y los datos de inscripción del
nombramiento en el Registro o entidad registradora correspondiente.

Si se acredita por Testimonio de Escritura Pública en que conste el Mandato otorgado:

 - Hacer constar el número, lugar, fecha, notario que la autorizó y los datos de su inscripción
en los Registros correspondientes.
- Recordar que si el Mandato fue otorgado por una sociedad mercantil, éste debe inscribirse
en el Registro de Poderes del Archivo General de Protocolos y luego en el Registro
Mercantil.
- Si el Mandato fue otorgado por una persona jurídica no mercantil

EL NOTARIO TIENE QUE HACER CONSTAR QUE TUVO A LA VISTA LOS DOCUMENTOS
FEHACIENTES CON LOS QUE SE ACREDITA LA REPRESENTACIÓN QUE SE EJERCITA. ASIMISMO,
DEBE CALIFICAR LA MISMA, EXPRESANDO QUE A SU JUICIO Y DE CONFORMIDAD CON LA LEY
DICHA REPRESENTACIÓN ES SUFICIENTE PARA EL OTORGAMIENTO DEL INSTRUMENTO PÚBLICO.

¿QUÉ INSTRUMENTOS PÚBLICOS PUEDE EL NOTARIO AUTORIZAR POR SÍ Y ANTE SÍ?

- Su testamento o donación por causa de muerte y las modificaciones y revocaciones de los

mismos
- Los poderes que confiera y sus prórrogas, modificaciones y revocaciones
- La sustitución total o parcial de poderes que le hayan sido conferidos, cuando estuviere
autorizado para ello.
- Los actos en que le resulten sólo obligaciones y no derecho alguno;
- Las escrituras de ampliación o aclaración que tengan por objeto único enmendar errores u
omisiones de forma en que hubieren incurrido, siempre que no sean de los contemplados
en el artículo 96 C/N.
o Si es necesario ampliar, aclarar, modificar y/o ratificar algún elemento esencial del
negocio jurídico o que afecte el fondo del negocio, deberán comparecer todos los
otorgantes del contrato original. (lugar y fecha del otorgamiento, nombre y
apellido o apellidos de los otorgantes, razón de haber tenido a la vista los
documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca
en nombre de otro, la intervención del intérprete, cuando el otorgante ignore el
español, la relación del acto o contrato con sus modalidades y las firmas de los
que intervienen en el acto o contrato o la impresión digital en su caso, el precio o
valor, declaración de gravámenes o limitaciones que afecten a los otorgantes,
identificación de los bienes registrados, excepto el folio, medidas superficiales,
lineales, azimuts o rumbos y la fecha del instrumento público Art. 31 C/N)
o Es criterio del Registro General de la Propiedad, que el Notario si puede autorizar
con la antefirma “Por mí y ante mí”:
 Ampliaciones o aclaraciones de instrumentos públicos que no afecten el
fondo del acto o contrato si se refieren a:
 Otros datos personales de los comparecientes, distintos de sus
nombres y apellidos;
 La indicación de haber tenido a la vista el título de propiedad del
bien objeto del contrato o de los documentos acreditativos de
representación.
  Nombres y apellidos de los otorgantes, siempre que no sea en la
comparecencia, en el otorgamiento o en la aceptación.
 La identificación del bien registrado cuando únicamente se refiera
a errores u omisiones en el folio.
 Cartas de pago, cuando el acreedor sea el propio notario autorizante.

REQUISITOS DENTRO DEL INSTRUMENTO SI INTERVIENEN TESTIGOS:

En todos los casos deberá hacer constar el Notario que dichos testigos son civilmente capaces,
idóneos y de conocimiento del notario (obligatorio para los testigos de conocimiento) o bien
identificarlos por los medios legales (testigos a ruego y de asistencia)

APUNTES REGISTRALES IMPORTANTES PARA EL NOTARIO

¿QUÉ SE INSCRIBE EN EL REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS?

- Asociaciones Civiles No Lucrativas (y otros que de conformidad con el artículo 15, numeral
3 del Decreto Ley 106 deben inscribirse)
- Organizaciones No Gubernamentales
- Sociedades Civiles
- Iglesias
- Fundaciones
- Sucursales o Agencias de entidades extranjeras
- Universidades Privadas
- Inscripción de Representantes legales de:
o Nombramientos de Presidente de Junta Directiva (Vicepresidente, Secretario,
Tesorero y Vocal de Junta Directiva)
 Directores
 Administradores
 Liquidadores
 Mandatarios

¿QUÉ SE INSCRIBE EN EL REGISTRO MERCANTIL?

- Sociedades Mercantiles
- Sociedades de Emprendimiento
- Sus Representantes Legales
- Mandatos
- Comerciantes Individuales
- Empresas Mercantiles
- Inscripción de Sucursales Extranjeras temporal por 2 años
- Inscripción de Auxiliares de Comercio
 - Bancos Privados Nacionales y Sociedades Financieras Privadas

¿QUÉ SE INSCRIBE EN EL REGISTRO DE VALORES Y MERCANCIAS?

- Bolsas de Comercio

- Agentes (Los agentes son personas jurídicas que se dedican a la intermediación con
valores, mercancías o contratos conforme a las disposiciones de la Ley del Mercado de
Valores y Mercancías, aquellos que actúan en bolsa se denominan "agentes de bolsa" o
"casas de bolsa" y quienes lo hagan fuera de bolsa, con valores inscritos para oferta
pública, "agentes de valores")
- Calificadoras de Riesgo
- Ofertas públicas de valores
- Agentes extranjeros
- Sociedades de Inversión (S.A.)
- Contratos de Fondos de Inversión

¿QUÉ SE INSCRIBE EN EL REGISTRO DE PODERES DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS?

- Inscripción y Modificación de Mandatos