Problema: En la Universidad Simón Bolívar, todos los trimestres se lleva a cabo
en semana 1 la corrección de inscripción en la cual los estudiantes pueden solucionar todos los problemas referentes a horarios, secciones y materias de dicho trimestre. Para esta, es necesario que el estudiante entregue 3 planillas con los recaudos necesarios, de las cuales, una planilla será para el departamento al cual pertenece la materia que está siendo modificada; la segunda planilla será entregada en la coordinación a la cual pertenece el estudiante; y la tercera planilla será guardada por el mismo por si llegase a ocurrir algún error respecto a la corrección de inscripción en el futuro. El problema que se pudo detectar respecto a esto, es la gran cantidad de hojas que se gastan cada trimestre. Según los datos proporcionados por la coordinación de Ingeniería Química, en un trimestre se tramitan alrededor de 100 correcciones de inscripción, lo cual equivale a 300 hojas cada trimestre. Si estos datos se extrapolan a todas las carreras de la Universidad Simón Bolívar, haciendo una relación entre la cantidad de estudiantes de Ingeniería Química y la cantidad de estudiantes actuales en la universidad, se estima que cada trimestre se llevan a cabo aproximadamente 2.000 correcciones de inscripción, lo que equivaldría a 6.000 hojas blancas. Esto trae como consecuencia que, cada trimestre, se gasten 12 resmas de papel. Igualmente, si este problema se observa desde el punto de vista económico, cada estudiante gasta aproximada 9.000 Bolívares para imprimir las hojas necesarias para la corrección de inscripción (precio del 22 de octubre de 2019), lo que significaría un gasto total, entre todos los estudiantes, de 18 millones de bolívares.
Justificación: Debido a este grave problema, tanto en lo que respecta al alto
consumo de papel y su impacto ambiental, como en el ámbito económico debido a los altos costos de las impresiones, se ha decidido llevar a cabo una propuesta que logre combatir ambos problemas. Esta propuesta consiste en realizar una plataforma que permita llevar a cabo las correcciones de inscripción de manera online. Esta puede ser considerada una propuesta de solución sostenible para la Universidad Simón Bolívar, ya que va dirigida hacia el ámbito ambiental al reducir el gasto de papel, hacia el ámbito económico al reducir los costos en las impresiones así como también un ahorro considerable en logística y movimiento de personal que ya no requeriría subir a laborar a la universidad esos días, y hacia el ámbito social ya que los estudiantes, muchas veces se dirigen hasta la universidad únicamente para realizar este trámite, por lo que con la plataforma online se podría ahorrar una cantidad importante de tiempo. ¿Cómo se llevará a cabo dicha propuesta? Para poder llevar a cabo este proyecto, se buscará la colaboración de estudiantes de Ingeniería de Computación para crear la plataforma donde se podrán adjuntar los documentos necesarios para la corrección de inscripción. Para el uso de esta plataforma, cada estudiante contará con un usuario, el cual será su USBID. Con dicho usuario podrá solicitar la corrección correspondiente. Los profesores, jefes de departamento y coordinadores de carrera, tendrán un usuario que permita realizar los trámites necesarios. Una vez aceptado o rechazado el trámite, le llegará al estudiante un e-mail al correo institucional donde se indique si su solicitud fue aceptada o rechazada. De esta manera, se podrá ahorrar hojas, dinero y tiempo. A medida que se aumente la inversión en infraestructura puede aumentarse la complejidad del sistema de corrección online (SCO) permitiendo así enlazarnos directamente con las páginas de reserva para las materias que lo requieren, así como también el sistema de dirección de admisión y control de estudios (DACE) que coordina los horarios, permitiendo así tener un sistema integrado que permita a los usuarios tener un sistema unitario inteligente que sea capaz de proporcionarnos todas las posibilidades y herramientas a la hora de realizar corrección de inscripción, también por supuesto, ahorrando costos de funcionamiento que bien podían ser invertidos en el propio sistema. Etapas del proyecto: 1. Ofrecer el proyecto en la coordinación de la carrera de Ingeniería de Computación para que determinen cuántos estudiantes se necesitan para llevarlo a cabo. Tiempo de desarrollo: 1 o 2 semanas si hablamos de un sistema sencillo y de 5 a 6 meses para un sistema integrado con muchas más funciones inteligentes. 2. Elaborar la plataforma virtual y hacer pruebas con la misma para garantizar su funcionamiento. Tiempo de duración: 12 semanas de periodo de prueba interna cerrada y de 1 a 3 meses para corregir los detalles que puedan aparecer en el camino. 3. Presentar una propuesta en DACE de manera que ellos aprueben la plataforma. Tiempo de duración: 2 semanas. 4. En caso de ser aprobado, realizar los trámites para aplicar el proyecto en la Universidad. Tiempo de duración: 4 semanas. 5. Capacitar al personal que trabaja en DACE y en las coordinaciones de cada carrera para emplear correctamente la plataforma. Tiempo de duración: 2 semanas. La duración total del proyecto es de 22 semanas a corto plazo y de aproximadamente de 8 a 12 meses si miramos a mediano y largo plazo, tomando en cuenta las vacaciones inter trimestrales, se aproximará la duración total del proyecto a dos trimestres, es decir 24 semanas. Sostenibilidad: Como ya se mencionó brevemente, este proyecto es una propuesta sostenible para la USB ya que incluye un beneficio ambiental, económico y social para la comunidad universitaria. En primer lugar se genera un gran impacto ambiental, al ahorrar la gran cantidad de papel que se invierte en el proceso de corrección de inscripción, se contribuye a la disminución de la deforestación. En el aspecto económico, se ayuda a todos los estudiantes al evitar que incurran en un gasto extra durante el trimestre. Por último, el proyecto tendrá un impacto social porque permitirá a los estudiantes ahorrar el tiempo que se invierte en llegar a la universidad, además de evitar las complicaciones y riesgos que representa actualmente el traslado hasta la universidad. En el mismo orden de ideas partiendo del “aislamiento geográfico” de la universidad dada la zona donde se encuentra, medidas como estas contribuirían a tener un campus más independiente que ya empiece en cosa de semanas o algunos meses a operar con sistemas de vanguardia que darían ejemplo a otras universidades de medidas que ayudan a la sostenibilidad en múltiples ámbitos como se menciona anteriormente. Por supuesto que usando una óptica más futurística en cuanto a que puede llegar a ser un sistema como este y su impacto general en la comunidad universitaria, si despreciamos un poco los presupuestos podemos llegar a crear una red interna cerrada con un centro neurálgico que permita a todos los departamentos entregar información de utilidad (información de estudiantes, horarios, cupos de reserva, entre otros) permitiendo que se tenga en un solo núcleo toda la información disponible posible para permitir que el estudiante haga su corrección si subir a la universidad. Así mismo plantear un bot o asistente que ayude al usuario a corregir su inscripción minimizando errores y también asesorarlo. Finalmente, y hacemos énfasis, si el dinero no fuera un problema, se puede plantear sistemas de IA y machine lerning que permitan a los servidores diseñar horarios y cometer la menor cantidad de errores que reducirían la velocidad y eficiencia del sistema (SPO) permitiendo así un sistema súper inteligente que contribuiría muchismo a le reducción de producción de desechos inherentes a la tediosa corrección de inscripción tradicional.