Materiales de Construcción SA

Auditoría Administrativa
Cuestionario a los Gestores de cobro
Departamento de cobros
01 de enero al 30 de Junio de 2019

Objetivo: Medir de forma global la eficiencia y efectividad de los procesos que se llevan a acabo en la entid

Alcance: Jefe de cobros

Nombre: Carlos Ramiro Ordoñez

Cargo: Jefe de cobros
Área: Departamento de cobros
Fecha: 7 de Agosto de 2019

Instrucciones: A continación se le presenta, una serie de preguntas, relacionado a sus funciones asigandas.
En algunas preguntas se le pedirá una respuesta Si/No, y en otras una explicación breve.

No. Descripción

Recibió una inducción previa para desempeñar las funciones asignadas a

1 su puesto

2 El departamento de crédito cuenta con gestores?

Existe una adecuada segregación de funciones entre el personal que

3 interviene en el proceso de cobro
Se tienen establecidas y documentadas las políticas de la empresa para
4 otorgar créditos a los clientes
5 Cual es el proceso de analisis del otorgamiento de los créditos

6 Por cada cliente nuevo cual es la documentacion minima que se solicita

Se tiene definido el tiempo maximo para que el cliente presente la

7 documentación solicitada
8 Cuales son los parametros para la clasificación de los clientes existentes

9 Cuales son los limites de crédito por cada tipo de cliente

Se le realiza cobro de intereses y recargo a los clientes que presentan

10 atraso en los pagos

Se tienen definidas las políticas para considerar ampliaciones a los

11 créditos

La empresa siempre realiza una evaluación crediticia antes de otorgarle

12 crédito al cliente
Si la respuesta anterior fue positiva cual es el tipo de analisis en cuanto
13 al record créditicio

14 Se cuenta con un expediente por cada cliente que se le otorga crédito

El expediente cuenta con toda la documentación solicitada en el proceso
15 de evaluación del crédito
Se realizan evaluaciones frecuentes de la cartera de créditos para
16 determinar una situación general de la misma
 Ref. F2 - PL1 1-2
Realizado por : AB
Fecha: 1 de Agosto 2019
Revisado por: MH
Fecha: 11 de Agosto 2019

os que se llevan a acabo en la entidad

ado a sus funciones asigandas.

otras una explicación breve.

RESPUESTAS
SI NO Comentarios
 Materiales de Construcción SA
Auditoría Administrativa
Cuestionario a los Gestores de cobro
Departamento de cobros
01 de enero al 30 de Junio de 2019

Objetivo: Medir de forma global la eficiencia y efectividad de los procesos que se llevan a acabo en la entid

Alcance: Jefe de cobros

Nombre: Carlos Ramiro Ordoñez

Cargo: Jefe de cobros
Área: Departamento de cobros
Fecha: 7 de Agosto de 2019

Instrucciones: A continación se le presenta, una serie de preguntas, relacionado a sus funciones asigandas.
En algunas preguntas se le pedirá una respuesta Si/No, y en otras una explicación breve.

No. Descripción

Recibió una inducción previa para desempeñar las funciones asignadas a

1 su puesto

2 El departamento de crédito cuenta con gestores?

Existe una adecuada segregación de funciones entre el personal que

3 interviene en el proceso de cobro
Se tienen establecidas y documentadas las políticas de la empresa para
4 otorgar créditos a los clientes
5 Cual es el proceso de analisis del otorgamiento de los créditos
 6 Por cada cliente nuevo cual es la documentacion minima que se solicita

Se tiene definido el tiempo maximo para que el cliente presente la

7 documentación solicitada

8 Cuales son los parametros para la clasificación de los clientes existentes

9 Cuales son los limites de crédito por cada tipo de cliente

Se le realiza cobro de intereses y recargo a los clientes que presentan

10 atraso en los pagos

Se tienen definidas las políticas para considerar ampliaciones a los

11 créditos

La empresa siempre realiza una evaluación crediticia antes de otorgarle

12 crédito al cliente

Si la respuesta anterior fue positiva cual es el tipo de analisis en cuanto

13 al record créditicio

14 Se cuenta con un expediente por cada cliente que se le otorga crédito

El expediente cuenta con toda la documentación solicitada en el proceso
15 de evaluación del crédito
Se realizan evaluaciones frecuentes de la cartera de créditos para
16 determinar una situación general de la misma

Calificación de riesgo
CR = (102*100)/160
CR = 63.75

De conformidad a las respuestas obtenidas en cuentas por cobrar de la entidad Materiales de con
control interno refleja un nivel de confianza del 63.75% mientras que el riesgo de auditoria del 36
auditoria de este departamento es medio con tendencia de convertirse a bajo.
 Ref. F2 - PL1 1-2
Realizado por : AB
Fecha: 1 de Agosto 2019
Revisado por: MH
Fecha: 11 de Agosto 2019

os que se llevan a acabo en la entidad

ado a sus funciones asigandas.

otras una explicación breve.

Si No N/A Ponderación Clasifación

X 10 8

X 10 10

X 10 7

X 10 7
X 10 8
 X 10 7

X 10 5

X 10 10

X 10 10

X 10 8

X 10 6

X 10 3

X 10 3

X 10 5

X 10 2

x 10 3

160 102

NIVEL DE RIESGO
Nivel de control 10% a 39% 40% a 70% 71% a 100%
Riesgo de control Alto Moderado Bajo
Grado de confianza Bajo Medio Alto

brar de la entidad Materiales de construcción, S.A., se ha llegado a determinar que la evaluación de

tras que el riesgo de auditoria del 36.25% con base a este resultado concluimos que el riesgo de
onvertirse a bajo.
Observaciones

Hizo falta la explicación de algunos procesos

Hace falta documentación importante para completar expedientes

*Solicitud de crédito
*Confirmación de referencias comerciales
*Fotocopia del documento de DPI
*Fotocopia de la patente de comercio de la empresa
*Fotocopia de la pantente de comercio de la sociedad
*Fotocopia de la inscripción en la SAT
*Informes de tipo Financiero
*Documento de autorización del crédito, el monto, condiciones y funciones
aprobadas

No se ha establecido una fecha limite para la entrega de la documentación

Si existe segmento de clasificación

Si existe un limite de crédito establecido según clasificación

Se tiene establecido según la politica créditicia

 Materiales de Construcción SA
Auditoría Administrativa
Cuestionario a los Gestores de cobro
Departamento de cobros
01 de enero al 30 de Junio de 2019

Objetivo: Evaluación sobre la aplicación del proceso de cobro

Alcance: Gestor de cobro

Nombre: Juan Manuel Orozco

Cargo: Gestor de Cobro
Área: Cobros
Fecha: 8 al 9 de Agosto 2019

Intrucciónes: A continación se le presenta, una serie de preguntas, relacionado a sus funciones asigandas.
En algunas preguntas se le pedirá una respuesta Si/No, y en otras una explicación breve.

No. Descripción
¿Recibio una inducción previa para desempeñas las funciones
1 asiganas a su puesto ?
2 ¿Tiene conocimiento sobre el proceso de cobro?
3 ¿Tiene conocimento de las politicas de cobro?
4 ¿Cuántos clientes tiene asignados?
5 ¿Cual es el procedimiento para iniciar su gestion de cobranza?
6 ¿Que tipo de documentación soporta su cobro ante el cliente
7 ¿Se lleva el control de las contraseñas emitidas por los clientes?
8 ¿Usted aplica el cobro preventivo a los clientes?
9 Que pasos realiza cuando la factura esta en su fecha de cobro
10 ¿En que momento aplica las cartas de cobro ?
11 ¿Usted tiente otra atribución aparte de las funciones de cobro?
12 ¿Cuáles son las otras funciones que realiza?
¿Existe un control de las facturas entregadas al departamento de
13 mensajería?
14 ¿Se lleva un control de pagos que ha realizado cada cliente?
¿Despues de la recepción de pago, (transferencia, cheques), cual es el
15 lapso de tiempo para aplicarlo al sistema?
 Ref. F2 - PL1 1-2
Realizado por : AB
Fecha: 1 de Agosto 2019
Revisado por: MH
Fecha: 11 de Agosto 2019

nado a sus funciones asigandas.

otras una explicación breve.

RESPUESTAS
SI NO Comentarios
 Materiales de Construcción SA
Auditoría Administrativa
Cuestionario a los Gestores de cobro
Departamento de cobros
01 de enero al 30 de Junio de 2019

Objetivo: Evaluación sobre la aplicación del proceso de cobro

Alcance: Gestor de cobro

Nombre: Juan Manuel Orozco

Cargo: Gestor de Cobro
Área: Cobros
Fecha: 7 de Agosto 2019

Intrucciónes: A continación se le presenta, una serie de preguntas, relacionado a sus funciones asigandas.
En algunas preguntas se le pedirá una respuesta Si/No, y en otras una explicación breve.

No. Descripción
¿Recibio una inducción previa para desempeñar las funciones asiganas
1 a su puesto ?
2 ¿Tiene conocimiento sobre el proceso de cobro?

3 ¿Tiene conocimento de las politicas de cobro?

4 ¿Cuántos clientes tiene asignados?

5 ¿Cual es el procedimiento para iniciar su gestion de cobranza?

6 ¿Que tipo de documentación soporta su cobro ante el cliente

7 ¿Se lleva el control de las contraseñas emitidas por los clientes?

8 ¿Usted aplica el cobro preventivo a los clientes?

 9 Que pasos realiza cuando la factura esta en su fecha de cobro
10 ¿En que momento aplica las cartas de cobro ?
11 ¿Usted tiente otra atribución aparte de las funciones de cobro?
12 ¿Cuáles son las otras funciones que realiza?
¿Existe un control de las facturas entregadas al departamento de
13 mensajería?
14 ¿Se lleva un control de pagos que ha realizado cada cliente?
¿Despues de la recepción de pago, (transferencia, cheques), cual es el
15 lapso de tiempo para aplicarlo al sistema?

Clasificación de riesgo
CR = (81*100)/150
54.00

Conclusión

De conformidad a las respuestas obtenidas en el departamento de cobros de la empresa Materia

del procedimiento de cobro y refleja un grado de confianza del 54% mientras que el riesgo de aud
auditoria de este departamento es Medio con tenden
 Ref. F2 - PL1 1-2
Realizado por : AB
Fecha: 1 de Agosto 2019
Revisado por: MH
Fecha: 11 de Agosto 2019

nado a sus funciones asigandas.

otras una explicación breve.

Si No N/A Ponderación Clasifación

x 10 7
x 10 10

x 10 8
x 10 8

x 10 4
x 10 10

x 10 1

x 10 1
 x 10 7
x 10 1
x 10 6
x 10 6

x 10 1
x 10 6

x 10 5

150 81

NIVEL DE RIESGO
Nivel de Control 10% al 39% 40% al 70% 71% al 100%
Riesgo de Control Alto Moderado Bajo
Grado de Confianza Bajo Medio Alto

ento de cobros de la empresa Materiales de Construcción S.A., se ha llegado a determinar que la evaluación
del 54% mientras que el riesgo de auditoria es de 46% con base a este resultado concluimos que el riesgo de
e departamento es Medio con tendencia de convertirse en bajo.
Observaciones

No se recibio completo la inducción

Debido a la inducción incompleta, no tiene

claro algunos temas de la política
150

El Gestor indica que solo llama, sin embargo

en las políticas de cobro, se tiene que
proceder a realizar cobro preventivo,
llamdas y envio de estados de cobro y
aplicación de envió de cartas cuando el
vencimiento lo requiere
Contraseñas

Se recomienda dicho, para tener un

eficiencia al momento de soportar su cobro.

Según la politica se debe de realizar cobro

preventivo con el fin de asegurar el pago
dentro del plazo de crédito.
El Gestor indica que solo llama al cliente.
El Gestor envía cartas de cobro

Aplicación de pagos

1 semana despues de la recepción del

comprobante de pago
 Materiales de Construcción SA Ref.
Auditoría Administrativa Realizado por :
Análisis de FODA Fecha:
Departamento de cobros Revisado por:
01 de enero al 30 de Junio de 2019 Fecha:

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES

Poseen Politicas y
procedimientos de Falta de
cobro Creacion de politicas de crédito capacitaciones

Falta de seguimiento
Existe una en las politicas y
segmentación de Capacitaciones constantes al personal, procedimientos de
clientes adecuada sobre créditos y cobros cobros

Falta de controles en
Personal respnsable con Aprovechamiento del recurso el otorgamiento de
las funciones asigandas tecnologico para mejorar los procesos crédito

Riesgo de crédito
Trabajo en Equipo Incrementar la cartera de clientes con alta morosidad
Adquisición de asistencia prejudicial para Falta de gestores de
Buen ambiente laboral los clientes con alta morosidad cobro
F3
AB SB
12 de Agosto 2019
MH
12 de Agosto 2019

AMENAZAS

Aumento de la
incobrabilidad de las
cuentas

Quedar sin Liquidez

Calculos de la
provisión incobrable
erroneos

Incumplimiento de
clientes

Perdida de clientes