MapaRiesgosInstitucional 2017dic31

Versión:7
MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2016/06/22

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MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

VIGENCIA 2017 - 2018
Diciembre 31 de 2017
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ANÁLISIS DEL RIESGO CONTROLES POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO (Plan de Manejo de Riesgos)
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
INFORMACION DEL PROCESO DE LOS
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
N° CAUSAS CONSECUENCIAS POTENCIALES ACCIONES RESPONSABLES FECHA INICIO
CANTIDAD
(Descripción del Riesgo) FINALIZACIÓN
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Procedimientos desactualizados para la

elaboración y administración de copias de
seguridad de los sistemas de información. No se
sigue el procedimiento establecido por el area
de TI - Perdidas presupuestales
- No se hace backup de las imágenes del sistema - Mala imagen de la Entidad 1. Realizar la actualización del procedimiento de acuerdo a la infraestructura
IMPROBABLE
Enero 31/2018
OPERATIVOS
ACEPTABLE
MODERADO
Gr Sistemas
01/05/2017
de los servidores. - Afecta la gestión realizada por las
REDUCIR
tecnologica que se va a adquirir en la presente vigencia.
POSIBLE
MAYOR
APOYO
Perdida parcial o total de la
ALTO
GESTION DE LOS RECURSOS 2. Hacer seguimiento del cumplimiento del procedimiento establecido cada 6
1 - Los medios de almacenamiento escogidos en el dependencias. Reprocesos 3 4 12 3 2 Tecnicos operativos
FISICOS información (Servidores) meses.
procedimiento no son los optimos para guardar - Sanciones legales 3. Validar que las copias de seguridad esten legibles, funcionales y disponibles.
las copias de seguridad de imagen del sistema - Desgastes administrativos para intentar 4. Evaluar un medio diferente de almancenamiento de backups
programadas. recuperar la informacion
- Sistemas de almacenamiento que debido a su
obsolecencia ya no tienen soporte con el
fabricante
- Interrupción o interferencia de los servicios
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
- Accesos (físico y lógico) no controlados al
prestados por parte del area de tecnología.
Datacenter
- Afectación a la disponibilidad, integridad y/o
- Que los servidores permanezcan sin bloquear y
confidencialidad de la información almacenada
CATASTRÓFICO
1. Definir un responsable que otorgue y haga el monitoreo de permisos de
INACEPTABLE
Enero 31/2018
que cualquier persona pueda tomar control
vigencia 2018
Gr Sistemas
EXTREMO
EXTREMO
en el Datacenter.
REDUCIR
ingreso al Datacenter.
POSIBLE
POSIBLE
APOYO
GESTION DE LOS RECURSOS Acceso no autorizado a la fisico del servidor 2. Definir una politica y procedimientos para los trabajos realizados en esta
2 - Perdida de imagen de la dependencia y de la 3 5 15 2 3 Coordinador de sistemas
FISICOS Plataforma de Servidores - Interes en acceder, modificar y/o robar area.
entidad. 3. Implementar sistema biométrico de control de acceso al Data Center
información.
- Perdida de la trazabilidad de las modificaciones 4. Instalar camaras de vigilancia dentro del datacenter
-.No existe una camara funcional de vigilancia
o cambios realizados en la infraestructura.
dentro del centro de computo que permita el
- Perdidas presupuestales
monitoreo del personal que ingresa a esta area
- Sanciones legales
Terminación contrato o culminacion de

Desde el inicio de sus funciones
INFRAESTRUCTURA
- Concentración de las funciones sin
IMPROBABLE
- Atención deficiente o tardía al Usuario Interno
MODERADO
ACEPTABLE
Gr Sistemas
Errores en la aplicación de las redundancia en el personal asignado al Grupo
POSIBLE
funciones
ASUMIR
MENOR
APOYO
1. Monitorear
- Perdida de imagen de la dependencia
BAJO
GESTION DE LOS RECURSOS
3 Funciones de Administración de la - Ausencia programada o imprevista del persona 3 2 6 2 2 2. Contar con personal adicional para realizar el mantenimiento de la Coordinador de sistemas
FISICOS - Baja capacidad de reacción a incidentes
plataforma de TI a cargo plataforma tecnologica (contratistas)
- Perdidas presupuestales.
'- Dimensionamiento de la planta de personal
- Implementación o migración a nuevas

plataformas
- Falta de capacitación y experticia para
ejecutar la labor - Perdida de activos de información
- Falta del procedimiento documentado - Retraso en los procesos o necesidad de
1. Realizar seguimiento mensual (Monitoreo) a los servidores y aplicativos de la
Diciembre 31/2018
- Obsolescencia de la tecnología adelantar reprocesos.
IMPROBABLE
Enero 31/2018
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
Entidad para evitar caidas de los sistemas de informaciòn . Contratista administrador de
ADECUADO
Gr Sistemas
PROBABLE
- Errores humanos - Interrupción en los servicios de la plataforma
REDUCIR
APOYO
2. Implementar un procedimiento documentado para el CONTROL DE TI

Nivel de disponibilidad deficiente o
ALTO
4 - Falta de herramientas tecnológicas para realizar tecnológica 4 3 12 3 2 CAMBIOS en las actividades de mantenimiento, actualización o migración de la Contratista seguridad de la
FISICOS nulo de los Servicios TIC
la administración y el monitoreo - Perdida de imagen de la dependencia y de la Plataforma de TIC. información
3. Indentificar las necesidades de capacitación del personal técnico ejecutor de Coordinador de sistemas
- Definición deficiente de las responsabilidades y entidad. las tareas y coordinar con Gestión Humana la ejecución de las mismas
alcances de los Proveedores - Quejas, reclamos frente a la prestación de
- Falta de trazabiliadd en el Control de Cambios servicios (congestión de la mesa de ayuda)
realizados en la plataforma.
- Salida de operación de los canales de
comunicación de la Entidad
- Inexistencia de un Sistema de la Seguridad de

- Incumplimiento de normatividad
la Información.
SEGURIDAD DE LA
(Transparencia, GEL, etc) y sanciones

INFORMACIÓN
IMPROBABLE
- Personal no capacitado para la
vigencia 2017
vigencia 2018
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
Gr Sistemas
EXTREMO
Control deficiente de la - Perdida de activos de información
REDUCIR
MAYOR
APOYO
GESTION DE LOS RECURSOS implementacion del sistema de seguirdad de la 1. Diseño e implementación del Sistema de Seguridad y Privacidad de la
Contratista seguridad de la
5 disponibilidad, la confidencialidad - Retraso en los procesos o necesidad de 4 4 16 4 2 Información
FISICOS informacion información
e integridad de la información adelantar reprocesos. 2. Implementación de jornadas de sensibilización a los Usuarios del AGN
- Falta de conocimiento o compromiso del
- Perdida de imagen de la dependencia y de la
usuario final respecto a la protección de la
entidad.
información
Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 1 SIG-F-022

Versión:7
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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
CATASTRÓFIC
OPERATIVOS
vigencia 2017
vigencia 2018
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
Gr Sistemas
RARA VEZ
RARA VEZ
Perdida de toda la informacion
REDUCIR
APOYO
GESTION DE LOS RECURSOS Contratista seguridad de la

6 servicios tecnologicos, hardware y - Desastre natural o atentado terrorista Detención de las operaciones 1
O
1 5 5 1 1. Elaboración del documento plan de continuidad del negocio
FISICOS información
software
- Falta de una caracterización de usuarios

-Afectación e incumplimiento del sistema de
internos de acuerdo a sus funciones.
SEGURIDAD DE LA
seguridad de la información
INFORMACIÓN
IMPROBABLE
-Ausencia de politicas de uso y seguridad y
vigencia 2017
vigencia 2018
MODERADO
ACEPTABLE
PROBABLE
Gr Sistemas
- Descarga de codigos maliciosos que vulneran
ASUMIR
MENOR
APOYO
controles disciplinarios
BAJO
7 Uso indebido de los recursos TIC los recursos TIC de la Entidad 4 2 8 3 2 1. Monitorear
FISICOS -Falta de sensibilización de los usuarios Coordinador de sistemas
- Intrusión o hackeo
-Envio de información de confidencial via correo
electronico sin los correspondientes controles de
seguridad
SEGURIDAD Y
- Electroestatica -Enfermedades
SALUD EN EL
vigencia 2017
vigencia 2018
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
Gr Sistemas
REDUCIR
TRABAJO
1. Adelantar reunión con el grupo de gestión humana, para realizar el
POSIBLE
APOYO
Salud ocupacional y enfermedad -Problemas auditivos por exceso de ruido, dolores
ALTO
GESTION DE LOS RECURSOS diagnostico de los espacios de trabajo en la oficina del grupo de sistemas y del
8 4 3 12 1 3 Coordinador de sistemas
FISICOS laboral de cabeza, estres centro de datos a fin de identificar los posibles peligros y el plan de tratamiento
a los mismos. Se generará un documento con el resultado de dicha actividad
-ausencia de dispositivos ergonomicos
- Daño o alto deterioro en la infraestructura,

Gr Recursos Físicos
- Incumplimiento de las obligaciones por parte

edificación, equipos electricos y electronicos y
OPERATIVOS
MODERADO
ADECUADO
01/01/2017
31/12/2017
RARA VEZ
Incumplimiento en la ejecución del de los proveedores de los servicios de 1. Vincular a todas las personas responsables del mantenimiento de equipos e
POSIBLE
ASUMIR
MENOR
APOYO
Subdirección de Patrimonio
herramientos que impactan la prestación de los
BAJO
GESTION DE LOS RECURSOS instalaciones en la elaboración y ejecución del plan de mantenimiento de la
9 Plan de Mantenimiento de la mantenimiento. Vacios en los requisitos legales 3 2 6 2 1 Grupo de Sistemas
FISICOS servicio de la Entidad. entidad .
Entidad por parte de los proveedores. Grupo de Recursos Físicos
- Posible generación de sobrecostos en la
- No adjudicación de contratos
infraestructura para la operación de la Entidad
- Apropiación indebida de los bienes del AGN

por parte del personal interno o externo.
- Deficiencia en la seguridad de los bienes del - Afectación de la poliza del seguro o desarrollo
AGN. de reclamaciones con Proveedores
OPERATIVOS
MODERADO
ADECUADO
01/10/2016
31/12/2017
RARA VEZ
1. Actualizar el procedimiento de Almacén e inventarios para incluir lo referente
POSIBLE
ASUMIR
MENOR
APOYO
- Falla en la administración del sistema de - Costos derivados de los procesos de
BAJO
GESTION DE LOS RECURSOS a reportes de eventos de pérdida por parte de los funcionarios responsables. Grupo de Recursos Físicos
10 Perdida o daño de bienes 3 2 6 4 1
FISICOS inventarios para detectar las pérdidas de bienes investigación y desarrollo de posibles procesos 2. Campaña de recordatorios semestrales sobre las políticas de seguridad de Comunicaciones
la Entidad.
oportunamente. disciplinarios (por pérdida o mal uso).
- El uso indebido de los bienes - Sobrecostos en labores de mantenimiento
- No tener vigentes las pólizas de seguro de la
Entidad
- Procedimientos no adecuados para el
vertimento de deshechos
- La no aplicación de los protocolos para la - Contaminación ambiental
AMBIENTALES
Que se presenten factores que
MODERADO
ACEPTABLE
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
destinación final de los bienes dados de baja o - Posibles sanciones
POSIBLE
ASUMIR
MENOR
APOYO
afecten el cumplimiento en la
BAJO
GESTION DE LOS RECURSOS 1. Formalización de la asignación del recurso a Ambiental y sus alances en el
11 material residual de insumos, que causen - Exposición a incidentes de salubridad y 3 2 6 3 1 Grupo de Recursos Físcos
FISICOS Operación del Sistema de Gestión procedimiento GRF-P-09 numeral 6.1 servicio de aseo
afectación del medio ambiente eventual ausentismo
Ambiental de la Entidad
- Uso inadecuado o indebido de los recipientes - Pérdida reputacional
colectores de desperdicios dispuestos por la
Entidad
- No aplicación de las normas o instrucciones de
atención a visitantes por parte de los funcionarios
y/o contratistas
INSIGNIFICANTE
OPERATIVOS
ADECUADO
01/04/2017
15/12/2017
RARA VEZ
- Cumplimiento deficiente a las consignas de - Pérdida o daño de bienes (de la Entidad o
POSIBLE
ASUMIR
APOYO
Ingreso de personal no autorizado
BAJO
BAJO
GESTION DE LOS RECURSOS 1. Diseño de una iniciativa de implementación de control de acceso a las
12 seguridad dada a Proveedores personales) 3 1 3 2 1 Grupo de Recursos Físcos
FISICOS a las instalaciones de la Entidad Instalaciones del AGN sede Principal
- Desatención a las instrucciones de - Posible afectación a la integridad del personal
identificación por parte del personal del AGN
- Carencia de una herramienta de control de
acceso
-Falta de claridad y consistencia en los soportes o

en la información aportada por las
Gr Gestión Financiera
REGULATORIOS O
CUMPLIMIENTO
IMPROBABLE
Fallas en la información o dependencias.
MODERADO
ADECUADO
PROBABLE
01/08/2017
31/12/2017
REDUCIR
1. Continuar con la publicación del cronograma de fechas de cierre para
MENOR
APOYO
Incumplimiento en las fechas -Inoportunidad en la información contable y
BAJO
presentación de información
13 GESTION FINANCIERA Hallazgos y Sanciones 4 2 8 4 2 Grupo de Gestion Financiera
establecidas en reporte a financiera suministrada por las dependencias 2. Mantener las comunicaciones via correo electrónico a las dependencias
recordando las fechas de cierre contable, de manera mensual
Organismos de Control -No observancia de la Normatividad
- Fallas o limitaciones en las Herramientas
Tecnológicas del Estado CASI SEGURO
Error en la liquidacción u omisión

OPERATIVOS
MODERADO
ADECUADO
01/10/2017
30/11/2017
Financiera
REDUCIR
Gr Gestión
POSIBLE
MENOR
APOYO
en la presentación de - Interpretación fallida de la norma y su
ALTO
1. Actualziar los procedimientos en los cuales se aplique información para el Grupo de Gestion Financiera
14 GESTION FINANCIERA Hallazgos y Sanciones 5 2 10 4 3
declaraciones de impuestos y conceptualización sistema SIG para la toma de decisiones
contribuciones

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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Ausencia de control que permite el beneficio
DE CORRUPCION
1. Capacitación en el registro de las operaciones al personal involucrado en el
personal,
CATASTRÓFICO
MODERADO
MODERADO
porceso y en actualización en normas presupuestales
01/10/2017
30/11/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
- Desconocimiento en materia presupuestal del
REDUCIR
OPTIMO
APOYO
2. Permanente conciliación de infrmación contable y financiera con las

Inclusión de gastos no autorizados Detrimento patrimonial por desfinanciación de la
15 GESTION FINANCIERA ordenador del gasto. 1 5 5 4 1 dependencias involucradas en el proceso Grupo de Gestión Financiera
para beneficio de un tercero partida.
- Inadecuada segregación de funciones. 3. Actualziar los procedimientos en los cuales se aplique información para el
sistema SIG para la toma de decisiones
- Desconocimiento en materia presupuestal del
funcionario que adelanta el tramite.
- Omisión en la verificación de los soportes
- Información presupuestal, contable y financiera
allegados para registro en el SIIF
IMPROBABLE
no confiable
OPERATIVOS
1. Actualización de documentación del proceso para incorporar el control
ADECUADO
01/08/2017
31/12/2017
RARA VEZ
- Falta de autocontrol del funcionario que
ASUMIR
MENOR
APOYO
"Validación constante en SINIC y 100% de los CDP en trámite"

Error en el registro de una - Retrasos en la generación de informes
BAJO
BAJO
16 GESTION FINANCIERA ingresa el registro en SIIF Nación. 2 2 4 4 1 2. Socialización de los procedimientos a los funcionarios involucrados en el Grupo Gestión Financiera
operación financiera - Información ficticia, que puede ocasionar toma
- El nivel de capacitación dado al personal proceso
de malas decisiones sobre la ejecución 3.Monitoreo de los reportes de operaciónes financieras SIIF Nación (mensual)
ejecutor para el desarrollo de competencias
presupuestal, contable y financiera.
- Error al digitar la información
- SIIF no contiene modulos que manejen la

Pérdida o reporte errado de la - No cumplir con los requerimientos respecto a la
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/08/2017
31/12/2017
RARA VEZ
información de facturación, almacén e
POSIBLE
ASUMIR
APOYO
información sistematizada información para registrar en SIIF Nación
BAJO
1. Seguimiento a los compromisos de las actas de conciliación contable
17 GESTION FINANCIERA inventarios y nómina) 3 3 9 2 1 Grupo Gestión Financiera
(facturación, almacén e inventarios - Margen de error en la información 2. Actualización del procedimiento de conciliaciones bancarias y de cuenta CUN
- Limitaciones dadas por el Decreto 2674 de
y nómina) - Reprocesos
2012, para adquirir software.
- Tramite de la comisión sin el lleno de los

- No cumplir con los requerimientos respecto a la
IMPROBABLE
requisitos .
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
1. Reunión con los involucrados para establecer responasbilidades para revisar
15/08/2017
31/12/2017
Un doble pago de una comision de información.
POSIBLE
EVITAR
APOYO
donde esta el cuello de botella.

-Reprogramacion continua de las comisiones de
18 GESTION FINANCIERA gastos de viaje o comisiones de -Reprocesos de información 3 3 9 2 2 2. Solicita reunion con el dueño del proceso Comisiones GHU-P- Grupo Gestión Financiera
viaje de contratista y viaticos de funcionarios.
viaticos - Carga operativa adicional en validación 14_GESTIÓN_DE_COMISIONES para establecer controles que reduzcan la
- DESACTUALIZACION de procedimiento por ocurrencia de las causas.
información
Gestion Humana.
INACEPTABLE
IMPROBABLE
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
MODERADO
31/12/02017
15/08/2017
Emisión de Ceritifcaciones de Bonos - Posibles demandas al AGN.
POSIBLE
EVITAR
APOYO
-Nivel de competencia del personal ejecutor. 1. Solciitar revisión del procedimiento para proponer mejoras al lider del
19 GESTION FINANCIERA de Pensionales con información - Reprocesos 3 3 9 1 2 Grupo Gestión Financiera
- Falta de un sitema de un sistema de información proceso
errada - Perdida de imagen institucional
1. Recursos Insuficientes para el desarrollo de los

planes y programas de la dependencia
2. Inadecuada distribución de los recursos ya
que se efectúan seguimientos parciales y no
totales al presupuesto
3. Estructura comportamental orientada al
individualismo
1) Propender por el sostenimiento de los apoyos logrados con entidades
4. Personal insuficiente para el desarrollo de los 1. Percepción del Clima laboral inadecuado y su públicas como el DAFP, CNSC, ESAP, SENA, DEFENSA CIVIL y contrato de
Gr Gestión Humana
planes y progrmas de la Entidad efecto sobre factores comportamentales del
ESTRATÉGICOS
pretación de servicios de apoyo a la Gestión con CET COLSUBSIDIO, para
Incumplimiento de las actividades
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
5. Rotación de personal por causa externa personal
REDUCIR
adelantar la capacitación de los funcionarios.
POSIBLE
APOYO
que se tienen programadas y
BAJO
20 GESTION HUMANA (aplicación de normas de carrera) 2. Incumplimiento normativo 3 3 9 2 1 Grupo de Gestión Humana
aprobadas dentro de los planes de 2) Lograr sostener el apoyo de la Caja de Compensación para complementar
6. El posicionamiento del proceso de Gestión 3. Incumplimiento o atraso en el cumplimiento de las actividades de bienestar social.
la dependencia
Humana como proceso de Apoyo y no como un las metas del plan de acción o de compromisos 3) Proponer la incorporación en el Plan de Acción por Dependencias de una
línea que incentive la participación de los funcionarios en las actividades de
proceso orientado a fortalecer la Estrategia de la institucionales
Bienestar, Capacitación y Seguridad y Salud en el Trabajo
Entidad
7. Falta de seguimiento, control y acciones de
mejoramiento de los planes y programas de la
dependencia
8. El nivel de motivación o compromiso por parte
de las dependencias para la generación de
información vital para la toma de decisiones

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
1. Validación de las novedades de personal nombramientos y posesion de los

cargos a los jefes inmediatos de acuerdo con el procedimiento
1. Desconocimiento de las normas que rigen el
Gr Gestión Humana
REGULATORIOS O
2. Diseñar e implementar cuestionario de evaluación del "propósito del área y
CUMPLIMIENTO
Incumplimiento de los roles empleo público por parte de los niveles
MODERADO
del cargo" para medir de manera virtual el nivel de conocimiento sobre el tema
ADECUADO
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
POSIBLE
MENOR
EVITAR
APOYO
por parte de los funcionarios

establecidos en los manuales de decisiorios de la Entidad 1. Evaluaciones de desempeño imprecisas.
BAJO
21 GESTION HUMANA 3 2 6 4 1 3. Aplicar una encuesta de interés a los funcionarios hacia los temas de Grupo de Gestión Humana
funciones a partir de los planes y 2. Cambio normativo permanente 2. Potenciales demandas para la Entidad Gestión del Talento Humano y de Empleo Público que ayude a orienta la
programas de las dependencias 3. Falta de nivel de claridad de los alcances por temática de la reinducción (temas de interés)
cada perfil. 4. Aplicar por lo menos una iniciativa de utilización de la Plataforma Virtual de
Capacitación del AGN a flashes referentes a los temas de Inducción y
reinducción de la Entidad
1. Prácticas inadecuadas en la aplicación de la

Gr Gestión Humana
ESTRATÉGICOS
IMPROBABLE
La gestón del desempeño no evaluacion de desempeño 1. Que la calificacion de desempeño no aporte
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
01/07/2017
15/12/2017
REDUCIR
1) Capacitar a los funcionarios y a los jefes inmediatos en la correcta aplicación Grupo de Gestión Humana
POSIBLE
APOYO
tenga el impacto como insumo de 2. Compromisos laborales no generan valor a los en la toma de decisiones. del sistema de gestión del desempeño de la Entidad Funcionarios evaluados y
22 GESTION HUMANA 3 3 9 2 2
los planes de bienestar y procesos 2. Posible generación de insatisfacción laboral 2) Incorporar en los planes de acción de las dependencias la entrega oportuna evaluadores
de la evaluación de desempeño de los funcionarios Dependencias del AGN
capacitación 3. Debil conocimiento de la visión proyectada de 3. Deterioro del Clima laboral
la Entidad y su Planeación Estratégica
1. El conocimiento del manejo del software de 1. Incumplimiento en el pago
Gr Gestión Humana
1. Incrporar en la documentación del SIG el Instructivo de manejo del módulo

nómina lo tiene una sola persona 2. Incumplimiento en las normas aplicabes en
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
de Nómina del Software SICOF
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
2. Al aplicar mejoras al Software de Nómina y no Seguridad Social (desatención al Servidor por
POSIBLE
ASUMIR
APOYO
2. Validar con el grupo de Gestión Financiera si el control cruzado que adelanta

Liquidación inadecuada o
BAJO
Grupo de Gestión Humana
23 GESTION HUMANA tener el tiempo suficiente para aplicarlos en parte de las Entidades correspondientes) 3 3 9 3 1 a la nómina se encuentra documentado en el SIG
inoportuna de la Nómina Grupo de Sistemas
ambiente de pruebas 3. Sanciones disciplinarias 3.Monitorear la disponibilidad de recursos para el soporte técnico requerido
para la operación del software de nómina a través del respectivo contrato de
3. Toma de decisiones o novedades 4. Pérdida de credibilidad mantenimiento y el soporte en sitio del Grupo de Sistemas
administrativas que sean improvisas. 5. Generación de reprocesos
1. Desconocimiento de las normas que rigen el
Gr Gestión Humana
DE CORRUPCION
empleo público por parte de los niveles
CATASTRÓFICO
MODERADO
MODERADO
1) Mantener actualizados los conocimientos de los funcionarios del Grupo de
ADECUADO
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
Posible favorecimiento decisiorios de la Entidad
EVITAR
APOYO
Gestión Humana en normas de carrera administrativa y empleo público (mesas

1. Pérdida de credibilidad de la Entidad, Grupo de Gestión Humana
24 GESTION HUMANA condicionado en la vinculación o 2. Cambio normativo permanente 1 5 5 4 1 de trabajo de la dependencia respecto al tema).
2. Sanciones legales. Oficina de Control Interno
promoción de funcionarios 3. Indebida aplicación de las normas y 2) Solicitar el acompañamiento de la Oficina de Control Interno en los procesos
de selección.
procedimientos en beneficio propio o de un
tercero.
1. Desconocimiento y/o desinterés de los
alcances del SGSST por parte del personal de la
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
Entidad
1. Sanciones por incumplimiento de la
Gr Gestión Humana
1. Concluír la actualización del documento Maestro de SGSST

2. La diversidad normativa y los niveles de
IMPROBABLE
normatividad aplicable a los riesgos laborales
MODERADO
ACEPTABLE
2. Definir e implementar los indicadores de gestión más representativos del
01/07/2017
15/12/2017
RARA VEZ
Desarticulación del SGSST con los modificación de la reglamentación
REDUCIR
TRABAJO
MAYOR
APOYO
2. Materialización de peligros definidos en la Sistema
BAJO
25 GESTION HUMANA demás Sistemas de Gestión 3. Lo joven del Sistema dentro de las buenas 2 4 8 3 1 3. Dar cumplimiento al plan de actividades del SGSST definido para la vigencia
Matriz de Indentifiación de Peligros, Riesgos y COPASST
establecidos en la Entidad prácticas aplicadas en el Sector Gobierno (2 2017
Controles 4.Adelatar la revisión de la Matriz de Identificación de Peligros, Riesgos y
años aprox)
3. Demandas Controles con la participación del COPASST
4. La limitada capacidad de recursos humanos,
financieros y técnicos para la implementación
del Sistema en la Entidad
- Incremento en el ingreso y envío de
comunicaciones
Gr Archivo y Gestión Documental
- Nivel de competencia del personal

- No existe personal de planta que permita la - Las comunicaciones no lleguen a tiempo al 1. Solicitar al grupo de Sistemas documentar los manuales de usuario de la
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
Falta de oportunidad en la continuidad de la prestación del servicio de destinatario plataforma unificada eSigna y ControlDoc Grupo de Archivo y Gestión
POSIBLE
EVITAR
APOYO
BAJO
2. Digitalizar las pruebas de entrega de 472 y adjuntarlas al registro Documental
26 GESTION DOCUMENTAL radicación y entrega de las radicación de entrada en los tiempos estipulados - Sancionatorias 3 3 9 4 1
correspondiente en la plataforma unificada. Grupo de Sistemas
comunicaciones oficiales por la entidad.( 1 día de radicación) - Pérdida de imagen corporativa 3. Actualización de los actos administrativos (2) referentes a Gestión Secretaría General
- Actualmente la radicación de las - Inconformidad de la ciudadanía Documental y correo electrónico
comunicaciones oficiales de entrada se
encuentran operadas por contratistas AGN y el
operador postal 472.
- No realizar la traza de la comunicación que se

gestione contra la entrega de la misma
SEGURIDAD DE LA
- Sancionatorias
INFORMACIÓN
- Falta de compromiso de las dependencias para
MODERADO
ACEPTABLE
1. Solicitar al grupo de sistemas la viabilidad técnica para la migración o
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
Pérdida de información o de la - Pérdida de imagen corporativa Grupo de Archivo y Gestión
EVITAR
APOYO
gestionar o tramitar una comunicación facilidad de consulta de las bases de datos de la plataforma MiDoc.
BAJO
BAJO
Documental
27 GESTION DOCUMENTAL trazabilidad de la documentación - Inconformidad de la ciudadanía o de los 1 3 3 3 1 2. Revisión de la generación de reportes de los sistemas eSigna para definir su
- El uso de planillas manuales para el control de Grupo de Sistemas
gestionada funcionarios de la entidad aplicación
Secretaría General
entregas de correspondencia gestionada con el 3. Reiterar la solicitud al grupo de sistemas una política de seguridad de la
- Falta de control y seguimiento
personal de planta que no se asocian a la información que incluya roles de usuarios
plataforma

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Sancionatorias
- Fallas en el sistema o en la plataforma de
IMPROBABLE
- Pérdida de imagen corporativa
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
01/07/2017
30/11/2017
internet
REDUCIR
Grupo de Archivo y Gestión
POSIBLE
APOYO
Interrupción en la prestación del - Inconformidad de la ciudadanía o de los 1. Realizar seguimiento a la solicitud presentada al grupo de Sistemas para la Documental
28 GESTION DOCUMENTAL - Fallas en la conectividad 3 3 9 1 2
servicio por razones técnicas funcionarios de la entidad realización de BackUp mensuales debidamente documentados y trazables Grupo de Sistemas
- Interrupción del fluído eléctrico Secretaría General
- Pérdida de la memoria documental,
- Incendio accidental o provocado
adulteración o sustitución de información.
- Interrupción parcial o total del servicio
INACEPTABLE
- Agresión a la intregridad del personal del grupo - Las comunicaciones no lleguen a tiempo al
MODERADO
MODERADO
1. Inclusión de la norma de acceso autorizado al área de Gestión Documental
PROBABLE
01/07/2017
30/11/2017
Disminución de la capcidad de
REDUCIR
TRABAJO
Grupo de Archivo y Gestión
POSIBLE
MENOR
APOYO
(Archivo Central y unidad de correspondencia) en la documetación del

del gestión documental. destinatario Documental
29 GESTION DOCUMENTAL atención por ausencia o 4 2 8 2 3 procedimiento corresondiente
- Accidentes laborales y enfermedades laborales - Sancionatorias Grupo de Gestión Humana
incapacidad laboral 2. Solicitar al COPASST la revisión del área de Gestión Documental para la
Secretaría General
- Recibo de paquetes con material sospechoso - Pérdida de imagen corporativa evaluación de las condiciones físicas de trabajo
- Inconformidad de la ciudadanía
- El control ejercido en el prestamo de

documentos
INFRAESTRUCTURA
- Falta de Institucionalización de la sala de
MODERADO
ACEPTABLE
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
Daño o pérdida de documentos
REDUCIR
1. Actualización de los actos administrativos (2) referentes a Gestión Grupo de Archivo y Gestión
APOYO
consultas en el Archivo Central. - Pérdida de información y su medio de soporte.
BAJO
BAJO
Documental y correo electrónico Documental
30 GESTION DOCUMENTAL (archivo de gestión y/o archivo 1 3 3 2 1
- Carencia de personal idóneo para la gestión - Deterioro de los documentos prestados. 2. Reiterar la solicitud a Recursos Físicos la adecuación del área para adoptar Grupo de Recursos físicos
central) un sitio de consulta de la documentación del archivo central Secretaría General
de préstamo y control al préstamo de
documentos
- Incumplimiento de la normatividad vigente

para la administración de los archivos de gestión 1. Actualización de los actos administrativos (2) referentes a Gestión
Documental y correo electrónico
CASI SEGURO
del AGN. - Pérdida de información y su medio de soporte
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
30/11/2017
EXTREMO
REDUCIR
2. Emitir comunicación a todas las dependencias para la aplicación de la Grupo de Archivo y Gestión
POSIBLE
APOYO
Desorganización de Archivos de - Transferencias primarias inadecuadas - Baja calificación de resultados (FURAG - otros) normatividad vigente (transferencias primarias y aplicación de tablas d Documental
31 GESTION DOCUMENTAL 5 3 15 4 3
Gestión - No aplicación o desactualización de las tablas - Pérdida de imagen corporativa retención) Grupo de Gestión Humana
3. Solicitar al Grupo de Gestion Humana incluir en el PIC las capacitaciones Secretaría General
de retención documental de la Entidad - Pérdida de la memoria documental referntes a l GEstión Documental para los funcionarios y contratistas de la
- Nivel de conocimiento de la normatividad Entidad
interna para la gestión de los archivos
1. Falta de articulación entre el GDEPD y Gestion

- Subdirección de
documental para establecer controles que
Gr Documentos Electrónicos y
Tecnologías de la
evaluen las actividades relacionadas con la
Preservación Digital
Información Archivística y
Extralimitación o incumplimiento de funciones
gestión de documento electronico y
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
1. Plantear ante la Oficina de Planeación y la Dirección la necesidad de definir Documento Electrónico
PROBABLE
02/01/2018
31/12/2018
Desorganización y poble perdida
POSIBLE
ASUMIR
MENOR
APOYO
las actividades y el alcance del Grupo de Documentos Electrónico y - Grupo de Documento

preservación digital.
32 GESTION DOCUMENTAL de los documentos electronicos Mala aplicación de los procesos de gestion 4 2 8 3 3 Preservación Digital dentro del Proceso. Electrónicos y Preservación
2. No se encuentra definido el aporte o
producidos por las areas documental relacionados con los documentos 3. Gestionar la actualización de la caracterización del Proceso respecto a las Digital
responsabilidades del GDEPD al Proceso de responsabilidades del Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital - Oficina Asesora de
electrónicos
Gestión Documental. Planeación
-Grupo de archivo y gestión
3. Falta una politica que permita articular la documental
gestión de la documentación física y electrónica.
- Demora en el envío de la información del
Presupuesto inicial por vigencia desde
PLaneación y Financiera hacia el grupo de
Gr Compras y Adquisiciones
compras y adquisiciones.
INSIGNIFICANTE
IMPROBABLE
- Incumplimiento de la Ley.
OPERATIVOS
ACEPTABLE
00/01/1900
00/01/1900
RARA VEZ
Consolidación y publicación del - La información contenida en el plan anual de
ASUMIR
APOYO
BAJO
BAJO
GESTION DE COMPRAS Y 1. Dado a que la zona de riesgo es baja, no se establecen acciones de
33 Plan Anual de inversión de la vigencia no es clara y precisa al 2 1 2 1 1 0,00
ADQUISICIONES - Reprogramaciones en la ejecución del PAA por mitigación.
Adquisiciones fuera de los plazos proyecto que se necesita.
cambios de versión constante.
- No se solicita la participación del grupo de
compras y adquisiciones en la planeación de la
generación del presupuesto de la siguiente
vigencia.

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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Insuficiente recurso humano en el grupo para

elaboración del Estudio de Mercado y revisión de
documentos recibidos de las dependencias.
- Diferentes perspectivas y criterios en cuanto al
sustento tecnico y juridico de los documentos por
Gr Compras y Adquisiciones parte del Grupo Gestion contractual, afectando
- No adquirir las obras, bienes y servicios
asi la celeridad de los procesos de contratacion
requeridas por la Entidad o que no satisfacen las
IMPROBABLE
- Los funcionarios responsables de la elaboración
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
15/01/2017
15/12/2017
31/03/2017
31/01/2018
Incumplimiento del Plan de necesidades reales. 1. Validar procedimiento para incluir los controles (3 y 4)
POSIBLE
MENOR
EVITAR
APOYO
de los documentos para adelantar los procesos
BAJO
GESTION DE COMPRAS Y 2. Para la vigencia 2018, en la construcción del PAA, adelantar reuniones con Grupo de Compras y
34 Compras en su cronograma de - Emisión de una nueva versión del PAA 3 2 6 4 2
ADQUISICIONES de contratacion no estructuran la informacion de los coordinadores de grupo para unificar los crietrios de los procesos Adquisiciones
ejecución (reproceso) contractuales de cada dependencia
manera clara y concreta de conformidad con la
- Afectación del presupuesto de la vigencia
necesidad del area
actual o la siguientes
- Inadecuada delegacion de responsabilidad en
la elaboración de Documentos Previos de los
Procesos de contratacion (Documento Técnico,
Ficha Técnica, Estudios del Sector, Requisitos
habilitantes y/o ponderables) a funcionarios que
no cumplen con el perfil
- Falta de aplicación de los procedimientos del
Proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión

de la Entidad.
OPERATIVOS
MODERADO
1. Validación y actualización (de ser necesario) de los procedimientos propios
ADECUADO
15/01/2017
01/08/2017
31/03/2017
31/08/2017
RARA VEZ
Incumplimiento de los - Falencias en la inducción al personal en su
POSIBLE
MENOR
EVITAR
APOYO
- Fallas en la ejecución de actividades del área. del Proceso / Grupo
BAJO
GESTION DE COMPRAS Y Grupo de Compras y
35 procedimientos cargo, y específicamente para el pesonal 3 2 6 2 1 2. Solicitar al Grupo de Gestión Humana la incorporación de las
ADQUISICIONES - Reprocesos de actividades. Adquisiciones
establecidos para el Proceso involucrado con el Proceso. responsabilidades de los coordinadores dentro de la ejecución del
procedimiento de compras y contratación (elaboración de EP)
- No se encuentra la responsabilidad sobre las
compras en las funciones de los coordinadores
de grupo
- Perdida de información
INFRAESTRUCTURA
- Modalidad de licenciamiento y soporte de la - Detención de las operaciones del proceso
Perdida de la integridad OPERATIVA
TRANSFERIR
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
01/08/2017
30/08/2017
plataforma tecnológica - Fuga de información 1. Elaborar documento dirigido a la OAP solicitando el bloqueo de acceso a un
POSIBLE
MENOR
APOYO
GESTION DE COMPRAS Y en el SINIC - SIG (acceso, registro por parte de un usuario cuando este mismo registro se encuentre en Grupo de Compras y
36 - Intermitencia en el servicio de Internet o en las - Demora en la contratatación de bienes, obras o 4 2 8 1 3
ADQUISICIONES información registrada, uso por otro usuario y que priorice en el usuario de compras el acceso al Adquisiciones
comunicaciones servicios requeridos para la gestión institucional. registro cuando se suceda esta situación
continuidad, redundancia)
- Interrupción en el fluído eléctrico - Desgaste administrativo por reprocesos
- Estudios previos o de factibilidad direccionados

o manipulados por personal interesado en el
DE CORRUPCION
CATASTRÓFICO
futuro proceso de contratación. - Pérdida de imagen y credibilidad institucional,
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/08/2017
30/08/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
EVITAR
APOYO
GESTION DE COMPRAS Y Posible adjudicación manipulada / - Efectuar contrataciones sin el cumplimiento de - Menoscabo de la Mision Institucional, 1. Realizar validación de la vigencia tanto del procedimiento como del manual Grupo de Compras y
37 1 5 5 4 1
ADQUISICIONES Direccionamiento oferente la disposiciones contractuales, legales y - Sanciones disciplinarias y/o fiscales del usuario del SIG para toma de decisiones Adquisiciones
reglamentarias vigentes. - Decisiones ajustadas a interes particulares.
- Desconocimiento u omisión de la normatividad
por parte del personal ejecutor
- Definción de necesidades inexistentes o
DE CORRUPCION
CATASTRÓFICO
aspectos innecesarios que benefician a una - Detrimento patrimonial
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/08/2017
30/08/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
EVITAR
APOYO
GESTION DE COMPRAS Y Compras innecesarias o firma en particular. - Pérdida de imagen y credibilidad institucional, 1. Realizar validación de la vigencia tanto del procedimiento como del manual Grupo de Compras y
38 1 5 5 3 1
ADQUISICIONES sobredimensionadas - La necesidad de cumplir con la ejecución de - Menoscabo de la Mision Institucional, del usuario del SIG para toma de decisiones Adquisiciones
un presupuesto asignado por parte de las areas - Sanciones disciplinarias y/o fiscales
responsables del mismo.
Oficina Asesora Jurídica
1. Deficiencias en las fichas técnicas de los - Acumulacion de trabajo o cuellos de botella

bienes y/o servicios. - Incumplimiento del PAA
OPERATIVOS
MODERADO
ADECUADO
RARA VEZ
Procesos contractuales que no se
POSIBLE
MENOR
EVITAR
APOYO
2. Inconsistencias en los documentos y estudios - Sobrecostos Oficina Asesora Jurídica
BAJO
GESTION DE COMPRAS Y Mantener la supervisión sobre la ejecución de la normatividad y los controles
adelantan dentro de la
NA
NA
39 3 2 6 2 1 Ordenador del Gasto
ADQUISICIONES previos Declaración de proceso de adquisición DESIERTO existentes dentro del Proceso
oportunidad requerida Dependencias
3. Dificultades de orden presupuestal - Sanciones
4. Aplicación de ajustes al PAA - Demandas
- No satisfacción de la necesidad
1. Falta de claridad en el alcance del objeto del
IMPROBABLE
- Sanciones legales
OPERATIVOS
ADECUADO
RARA VEZ
Que la calidad de los productos contrato y/o las obligaciones
ASUMIR
MENOR
APOYO
- Perdida de imagen y credibilidad
BAJO
BAJO
y/o servicios adquiridos no sean los 2. Falta de competencias en la supervisión de
NA
NA
40 2 2 4 3 1 Oficina Asesora Jurídica
ADQUISICIONES - Desgaste administrativo existentes dentro del Proceso
esperados contratos por el personal de supervisión u omisión
- Reprocesos
en la supervisión
- Rezago presupuestal

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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
1. Falta de planeación y organización

2. Falta de concurrencia del contratista para - Perder competencia contractual para liquidar
REGULATORIOS O
CUMPLIMIENTO
liquidar - Perdida de recursos publicos
MODERADO
ADECUADO
RARA VEZ
POSIBLE
MENOR
EVITAR
APOYO
No liquidación de los contratos y/o 3. Informacion insuficiente - Perdida de oportunidad de acudir a una
BAJO
NA
NA
ADQUISICIONES convenios oportunamente 4. Falta de seguimiento al proceso de liquidación instancia judicial existentes dentro del Proceso
de contratos y/o convenios - Sanciones legales para ordenadores del gasto o
5. Supervisores que no dependen los Supervisores
jerarquicamente del ordenador del gasto
Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora Jurídica
REGULATORIOS O
- Direccionamiento errado de la documentación - Sanciones legales
CUMPLIMIENTO
Posible desatención a demandas o
ADECUADO
RARA VEZ
o requerimientos - Perdida de imagen y credibilidad Capacitación al Personal dentro de las temáticas de Inducción y Reinducción
POSIBLE
MAYOR
EVITAR
APOYO
derechos de petición recibidos con
BAJO
ALTO
de la Entidad
- Entrega inoportuna de la documentación o - Desgaste administrativo
NA
NA
42 GESTION JURIDICA 3 4 12 4 1 Toda la Entidad
ocasión de los Archivos Transferidos Control sobre las respuestas dadas a La Tutelas, las Demandas y las
requerimientos. - Reprocesos Peticiones
del DAS en Liquidación al AGN
- Desconocimiento del Personal de la - Vencimiento de Términos
importancia de estos requerimientos
- Desconocimiento del tema por parte de la
persona designada para la revisión o
Elaboración o revisión de - Sanciones legales
OPERATIVOS
ADECUADO
00/01/1900
00/01/1900
RARA VEZ
elaboración del documento
POSIBLE
MAYOR
EVITAR
APOYO
documentos que no se ajusten a la - Perdida de imagen y credibilidad
BAJO
ALTO
43 GESTION JURIDICA - Omisiones involuntarias de aspectos jurídicos 3 4 12 1 1 0,00 0,00
normatividad vigente sobre la - Desgaste administrativo
relevantes por la necesidad de emitir conceptos
materia - Reprocesos
con limitación de tiempo
- El volúmen de tareas asignadas por persona
- Confusión en la aplicación de los procesos
archivísticos por parte de las Dependencias
REGULATORIOS O
involucradas en el tema - Sanciones legales
CUMPLIMIENTO
IMPROBABLE
ACEPTABLE
MODERADO
31/12/2017
Adelantar procesos sancionatorios - Informe por parte del GIV con vacios en la - Perdida de imagen y credibilidad
01/02/017
POSIBLE
MAYOR
APOYO
1. Validación de los Procedimientos de "Inspección, Control y Vigilancia" y de
ALTO
44 GESTION JURIDICA que no se ajusten a la normatividad aplicación de las Normas Archivísticas - Desgaste administrativo 3 4 12 1 2 "Procedimiento Sancionatorio" para incorporar o ratificar las responsabilidades Oficina Asesora Jurídica
0
vigente sobre la materia - Apertura de procesos sancionatorios cuando no - Reprocesos y operatividad de la OAJ en la emisión de los actos sancionatorios.
sean necesarios, con base en los informes del GIV - Distorcionamiento de la Política Archivística
- Contradicción en los conceptos emitidos por las
diferentes áreas del AGN
* Desconocimiento de los líderes de procesos en

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
cuanto a la normatividad aplicable (requisitos)

* Falta de compromiso y liderazgo de los jefes de
proceso
* Generación de no conformidades
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
1. Proponer acto administrativo que motive y alinee la gestión por procesos de
IMPROBABLE
* Operación tradiciónal orientada a la estructura
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
01/02/2018
01/11/2018
EXTREMO
* Reprocesos
REDUCIR
las áreas, además ayude a controlar la gestión por procesos.
MAYOR
SISTEMA INTEGRADO DE No operar plenamente como un Orgánico - Funcional 2. Actualizar el mapa de procesos y luego la estructura organizacional
45 * Bajo desempeño del Sistema 4 4 16 4 2 Equipo SIG
GESTION modelo de gestión por procesos * Cultura de calidad insuficiente procurando un mejor control y seguimiento.
* Carencia de información confiable para toma 3. Realizar capacitaciones en temas de gestión por procesos y cultura de la
* Estrategia de capacitación e inducción al
de decisiones calidad peroódicas con los gestores de proceso.
presonal (vinculación) orientada al nivel de
competencia del mismo en los temas de Calidad
* Falta de directrices formales emanadas desde
la Dirección para motivar el cumplimiento.
* Intermitencia en la disponibilidad de los 1. Identificar actividades o documentos de impacto transversal susceptibles a

recursos tecnológicos ser controlados por el Sistema de Gestión y proponer su formalización.
OFICINA ASESORA DE
2. Hacer mayor divulgación de la metodología en aprobación de documentos de

* Inadecuada aprobación de los documentos
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
* Baja optimización de los procesos
PLANEACIÓN
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
la Entidad.
PROBABLE
01/02/2018
01/11/2018
del SIG.
ASUMIR
Pérdida de Trazabilidad de la * Reprocesos y sus consecuentes sobrecostos 3. Socializar en sesion de Comité Institucional de Gestión y Desarrollo las
ALTO
SISTEMA INTEGRADO DE
46 * Bajo control en la gestión del conocimiento. 4 3 12 4 2 precausiones en materia de impacto a los cambios en la estructura Equipo SIG
GESTION documentación de los Procesos * Posibles aperturas de procesos disciplianrios
* incumplimiento del conducto regular en la Organizacional.
* Fraude en documentos públicos 4. Estandarización y documentación de actividades de control del PGD con los
formalización de documentos. sistemas de gestión.
* Cambios en la estructura organizacional sin 5. Controlar mediante procedimiento, la metodología para publicar contenidos
identificación del impacto. WEB.
Hallazgos de auditores internos y externos.

*Identificación inadecuada de los factores
OFICINA ASESORA DE
*Toma de decisiones indadecuadas.

claves de éxito.
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
*Baja calificación de la OAP
PLANEACIÓN
ACEPTABLE
MODERADO
1. Asistencia a los líderes de proceso en la metodología para la definición de
01/02/2018
01/11/2018
-Falta de compromiso por parte de los líderes de
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
*Reprocesos indicadores de gestión según Guía DAFP.
ALTO
47 Deficiente gestión de los Procesos procesos. 3 4 12 1 2 2. Proponer acto administrativo que instituionalice la gestión de unos gestores Equipo SIG
GESTION *Pérdida de valor agregado a la gestión
-Inadecuada formulación de los indicadores. MIPG
institucional. 3. Institucionalizar las reuniones de seguimiento al desempeño de los procesos.
-Análisis deficiente del comportamiento de los
*Incumplimiento de la metas y objetivos
indicadores.
Institucionales.

Versión:7
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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
REGULATORIOS O CUMPLIMIENTO
OFICINA ASESORA DE
Responsable Sistema de
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
1. Desconocimiento u omisión de normas que se 1. Generación de sanciones o multas que afecte
PLANEACIÓN
ACEPTABLE
MODERADO
Gestión ambiental
01/02/2018
30/11/2018
Incumplimiento de requisitos
REDUCIR
1. Creación del manual verde de contratación para definir los criterios de
POSIBLE
MAYOR
actualicen la imagen de la Entidad.
ALTO
SISTEMA INTEGRADO DE compra que adoptará la Entidad, además de su consecuente socialización y
48 legales ambientales aplicables a la 3 4 12 2 2 Oficina Asesora Jurídica
GESTION 2. Falta de asesoría jurídica en cuanto a la 2. Generación de costos adicionales asociados aplicación, a través del acompañamiento y asesoría a las áreas contratantes
Entidad sobre la forma de introducir los aspectos ambientales en las compras.
evaluación de la aplicabilidad de requisitos al pago de multas Oficina Asesora de
Planeación
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
1. Desconocimiento u omisión de buenas 1. Brindar capacitación sobre el manejo de sustancias peligrosas y atención de
emergencias en la Entidad a funcionarios y contratistas que realicen
prácticas de manejo de sustancias peligrosas
1. Contaminación del ambiente (suelo, agua, actividades con el Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio
(residuos de sustancias químicas, sustancias con Documental y con el Grupo de Proyectos Archivísticos.
Derrame accidental de sustancias aire)
ESTRATEGICO
Responsable Sistema de
AMBIENTALES
carga biológica, gases nocivos)
ACEPTABLE
2. Implementar el Programa de Gestión Integral de Residuos Peligrosos en
PROBABLE
01/02/2018
30/11/2018
EXTREMO
peligrosas (sustancias químicas, 2. Generación de sanciones legales por
REDUCIR
Gestión ambiental
POSIBLE
MAYOR
2. Ocurrencia de desastres naturales que afecten cada una de las sedes de la Entidad
ALTO
49 sustancias con carga biológica, Incumplimiento de la legislación en vertimientos. 4 4 16 3 3 3. Realizar seguimiento a la aplicación de buenas prácticas en laboratorios y
GESTION la estructura de la Entidad y provoquen caída de Personal asociado al
gases nocivos) directo al 3. Lesiones sobre el personal que pueda tener áreas donde se manipulan sustancias peligrosas en la Entidad.
manejo de residuos
recipientes que contengan las sustancias. 4. Realizar la entrega de residuos peligrosos (sustancias químicas) generados
alcantarillado o al ambiente contacto con las sustancias. peligrosos
3. Falta de capacitación en manejo de en las áreas a gestores autorizados procurando que estos no se almacenen por
4. Daño sobre las estructuras del edificio. periodos superiores a 12 meses.
sustancias peligrosas del personal relacionado 5. Verificar el etiquetado, rotulado y puesta a disposición de las fichas técnicas
con estas sustancias. de las sustancias químicas en cada una de las zonas de trabajo.
1. Desconocimiento u omisión de buenas

prácticas de manejo de sustancias químicas.
OFICINA ASESORA DE
2. Almacenamiento de sustancias químicas 1. Contaminación del ambiente (suelo, agua,

ESTRATEGICO
1. Documentar los protocolos de acceso y almacenamiento de las zonas de Grupo de Conservación y
AMBIENTALES
Explosión e Incendio por reacción
PLANEACIÓN
ACEPTABLE
01/02/2018
30/11/2018
RARA VEZ
RARA VEZ
combinado con insumos de almacén y oficina aire)
REDUCIR
acopio de sustancias químicas. Restauración del Patrimonio
MAYOR
de sustancias químicas
BAJO
BAJO
SISTEMA INTEGRADO DE 2. Realizar seguimiento de las buenas prácticas a través de inspecciones no Documental
50 3. Almacenamiento erróneo de sustancias 2. Lesiones sobre el personal que pueda tener 1 4 4 2 1
GESTION incompatibles o fallas en equipos programadas a las áreas de trabajo.
químicas (no consideración de contacto con las sustancias. 3. Verificar el cumplimiento del mantenimiento de los equipos de laboratorio y Responsable Sistema de
de laboratorio (autoclave)
incompatibilidades químicas) 3. Daño sobre las estructuras del edificio. le emisión de certificados de calibración. Gestión Ambiental
4. Mal uso de los equipos de laboratorio
(autoclaves)
OFICINA ASESORA DE
1. Almacenamiento de residuos por tiempos

1. Contaminación ambiental
ESTRATEGICO
AMBIENTALES
INACEPTABLE
prolongados >1 año
PLANEACIÓN
MODERADO
MODERADO
MODERADO
1. Realizar el seguimiento a la entrega y disposición de residuos de manera
01/02/2018
30/11/2018
2. Aumento de costos para el tratamiento de Responsable Sistema de
POSIBLE
POSIBLE
ASUMIR
SISTEMA INTEGRADO DE Contaminación del suelo por 2. Alta generación de residuos orgánicos que oportuna para evitar el almacenamiento temporal prolongado.
Gestión ambiental
51 residuos generados 3 3 9 1 3 2. Generar un convenio o contratación de servicios para realizar el control de
GESTION lixiviados generan lixiviados
3. Sanciones o multas generadas por los residuos generados a través de un gestor autorizado solicitando los
Grupo de Recursos Físicos
3. Incumplimiento de normatividad sobre tiempo certificados de transporte y disposición correspondientes.
incumplimientos
de almacenamiento temporal
- Falta de claridad en la comunicación o en la

Oficina Asesora de Planeación
definición de los compromisos institucionales. 1, Actualizar el procedimiento de PAI, incorporando los manuales de usuario
- El nivel de dedicación dado a las actividades - No lograr el cumplimiento de las metas
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
del SIG para toma de decisiones
ACEPTABLE
01/09/2017
31/12/2018
RARA VEZ
Incumplimiento o cumplimiento de planeación en las dependencias. planificadas por la Entidad dentro de Plan
REDUCIR
2. Inclusión de los aportes al FURAG en los planes de Acción 2018
POSIBLE
MAYOR
Jefe de la Oficina
ALTO
BAJO
3. Inclusión de las responsabilidades del SUIT en los planes de Acción 2018.
52 GESTION ESTRATEGICA deficiente en la ejecución del Plan - Intepretación errática o no coincidente (entre Estratégico. 3 4 12 4 1
4. Contrucción de los planes de acción 2018 antes de concluirse la vigencia
Profesional especializado
de Acción Institucional Planeación y los ejecutores) de resultados - Perdida de credibilidad y confianza. 2017.
grado 15 y 14.
- Deficiencias en la calidad y/o precisión de la - Reducción presupuestal. 5. Control cruzado del seguimiento dado a las metas de las prioridades
estratégicas desde la OAP con la OCI
información por parte de quienes reportan
- Recursos limitados
- El nivel de compromiso de las dependencias

en el suministro de información de calidad

(exactitud, integridad y oportunidad). - Presentación de informes errados y/o
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
1. Validación de información de Prioridades Estratégicas de manera conjunta
ADECUADO
01/01/2018
31/12/2018
RARA VEZ
Suministro tardío o errático de - Plataformas para reporte de informción inconsistentes.
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
entre OAP y OCI. Oficina Asesora de
BAJO
ALTO
53 GESTION ESTRATEGICA información de resultados para la independientes, redundntes y/o no - Perdida de credibilidad y confianza. 3 4 12 4 1 2. Publicación mensual de reportes de ejecución semaforizados en GESDOC Planeación
toma de decisiones interrelacionadas - Sanciones. 3. Publicación trimestral de los reportes de ejecución semaforizados y de los Oficina de Control Interno
informes trimestrales de gestión en la INTRANET
- Intepretación no coincidente de los reportes
suministrados (entre Planeación o Control Interno
y las dependencias reportantes)

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E

- Desconocimiento del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión por parte del personal
REGULATORIOS O
1. Aplicar la información de debilidades, fortalezas y aspectos adicionales
CUMPLIMIENTO
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
Baja calificación en la aplicación involucrado - Perdida de credibilidad y confianza.
ACEPTABLE
MODERADO
resultante del FURAG o provenientes del MIPG2 en el modelo de planeación
01/10/2017
31/03/2018
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
para la vigencia 2018 Oficina Asesora de
de las Políticas de Gobierno del - La mecánica de consolidación de las - Hallazgos por parte de los Entes de Control del
ALTO
54 GESTION ESTRATEGICA 3 4 12 4 2 2. Identificar e incluir en el Plan de Acción 2018 la programación de actividades Planeación
modelo integrado de planeación y respuestas antes del cierre de la encuesta del Estado, que generan trabajo adicional en el tendientes al cumplimiento de las Políticas de Gobierno Todas las dependencias
gestión (FURAG) FURAG desarrollo de Planes de Mejoramiento 3. Modificar la estrategia para la aplicación de la encuesta del FURAG para la
- Desconocimiento o conocimiento tardío de los vigencia 2017 (encuesta del año 2018)
resultados de la evaluación del FURAG
- Baja capacidad de respuesta al ciudadano por

falta de recursos para la ejecución oportuna y
eficiente de los planes, programas y proyectos.
- Las Póliticas para la asignación de los recursos - Perdida de credibilidad y confianza. 1. Apoyar a los responsables del Servicio al Ciudadano en la elaboración de un
plan de acción del servicio al ciudadano (Secretaría General) a partir de su
en los diferentes procesos. - Sanciones
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
ACEPTABLE
MODERADO
mapa de riesgos por procesos y someterlo a aprobación por parte del Comité
15/09/2017
31/12/2017
Incumplimiento de la oferta de - Contenidos frágiles (sin metas) o de bajo nivel - Generación de altos volúmenes de PQRS o
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
de Desarrollo Administrativo.
ALTO
Of asesora de planeación
55 GESTION ESTRATEGICA valor del AGN a las Partes de detalle en la planeación por parte de las Derechos de petición por parte de la ciudadanía 3 4 12 4 2 2. Proponer mejoras en la estructura de la sede electrónica a STIADE e
Secretaría General
interesadas - ciudadanía. dependencias responsables de los planes, - Hallazgos por parte de los Entes de Control del incorporar la aplicación de las mismas en el Plan de Acción por Dependencias
de esa subdirección
programas y proyectos de la Entidad. Estado que generan trabajo adicional en la 3. Incorporar en los Planes de Acción para la vigencia 2018 los aspectos
- Atención de lo urgente sobre lo prioritario. definición de Planes de Mejoramiento relevantes del MIPG2
- Información desactualizada en la WEB.
- Los niveles de accesibilidad y disponibilidad de
la sede electrónica del AGN.
- El registro tardío o no registro de la información

Secretaría General
- No logro de las metas del Plan de Acción y/o

ESTRATEGICO
IMPROBABLE
de ejecución del PAD por parte de los Grupos de
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/01/2018
31/12/2018
RARA VEZ
No lograr seguimiento efectivo al del Plan Estratégico Institucional
EVITAR
la Secretaría
BAJO
1. Continuar con las iniciativas de seguimiento al los reportes del PAD Secretaria General y sus
56 GESTION ESTRATEGICA Plan de Acción de los Grupos de la - Glosas por parte de los Entes de Control Interno 2 3 6 3 1
- La ocurrencia de eventos de fuerza mayor que programados en el cumplimiento administrativo. Grupos
Secretaría General o Externo
no permitan la ejecución de las actividades
- Posibles Sanciones
planeadas
- Que no se logre el recaudo de lo planeado por

Secretaría General
ESTRATEGICO
IMPROBABLE
recursos propios
OPERATIVOS
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
01/02/2018
01/04/2018
EXTREMO
Reducción de la asignación - Imagen desfavorable de gestión en la
REDUCIR
1. Documentar la programación y ejecución de las reuniones de seguimiento a Secretaría General
MAYOR
- Atrazos ocasionados por baja fluidez de los contratación (se puede incluir en el PAD de las Dependencias) Grupo de Gestión Financiera
57 GESTION ESTRATEGICA presupuestal por no ejecucion de ejecución presupuestal 4 4 16 2 2
procesos en compras y contratación por parte 2. Establecer un cronograma de reporte de informes de ejecución (mínimo dos Oficina Asesora de
los recursos - No cumplimiento de las metas institucionales veces) al mes y PUBLICARLO al interior hacia los responsables (GESDOC) Planeación
de las diferentes dependencias que intervienen.
- Fuerza mayor
- Posible aplicación errada de la normatividad
REGULATORIOS O
Secretaría General
por mala interpretación de la misma
CUMPLIMIENTO
ESTRATEGICO
ACEPTABLE
Secretaría General
01/02/2018
01/04/2018
RARA VEZ
RARA VEZ
- Desconocimiento de la expedición de una - Sanciones 1. Validación de las funciones de las Dependencias del AGN para identificar la
MAYOR
EVITAR
Incumplimiento a la Normatividad Dirección General
BAJO
BAJO
responsabilidad de consulta de las publicaciones oficiales referentes a
58 GESTION ESTRATEGICA nueva norma - Deterioro de la imagen de la Entidad 1 4 4 1 1 Oficina Asesora de
expedida por el Estado normatividad expedida por el estado
- No se evidencia una dependencia responsable - Pérdida de credibilidad 2. Validación del nivel de actualización del Normograma
Planeación
del monitoreo de la expedición de normas del
Estado
- El nivel de conocimiento a la normatividad

aplicable al servicio al ciudadano 1. Elaborar un plan de acción del servicio al ciudadano (Secretaría General) a
- Los canales de comunicación de las iniciativas partir de su mapa de riesgos por procesos y someterlo a aprobación por parte
Secretaría General
ESTRATÉGICOS
ESTRATEGICO
del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

de gobierno relativas al ciudadano
ACEPTABLE
Secretaria General
PROBABLE
01/10/2017
31/12/2017
EXTREMO
Incumplimiento de la oferta de - Generación de PQRS
REDUCIR
2. Diseñar, publicar y gestionar el Plan de Servicio al Ciudadano para la
POSIBLE
MAYOR
Oficina Asesora de
- La no aplicación de los compromisos de
ALTO
vigencia 2018
59 GESTION ESTRATEGICA valor del AGN a los Grupos de valor - Bajo desempeño del MIPG 4 4 16 3 3 Planeación
mejoramiento de las dependencias involucradas 3. Actualizar, publicar y gestionar el Plan Anticorrupción y de Atención al
- ciudadanía. - Insatisfación de la ciudadanía ciudadano para la vigencia 2018
Dependencias aportantes al
con el servicio al ciudadano 4. Definir acciones concretas de racionalziación de trámites a ser aplicadas en
servicio al ciudadano
- Los niveles de accesibilidad y disponibilidad de el 2018 por las dependencias responsables de aspectos relativos a los
la sede electrónica del AGN. Trámites y OPAS
- Información desactualizada en la WEB.
- Limita al AGN en las funciones de inspección,

Gr Inspección y Vigilancia
1, Presentar a la Dirección un proyecto de reforzar el Grupo de Inspección y

Personal insuficiente para desarrollar las vigilancia y control y la imposición de sanciones ESTRATÉGICOS
CASI SEGURO
Vigilancia del SNA con profesionales en esta materia
ADECUADO
01/07/2017
01/01/2018
01/01/2018
30/11/2017
30/11/2018
30/11/2018
EXTREMO
Limitación de la facultad de funciones del Grupo, frente a los compromisos de por el incumplimiento a la normatividad
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
2. Aprovechamiento de la Plataforma Virtual de Capacitación del AGN para Coordinación GIV
ALTO
INSPECCION, CONTROL Y
60
VIGILANCIA
inspección, vigilancia y control del inspección, vigilancia y control que tiene la archivística en el Decreto 1080 de 2015. 5 4 20 4 3 fortalecer la capacitación de los inspectores Subdirección SNA
Archivo General de la Nación entidad para verificar cumplimineto ley 594 y ley - Pérdida de credibilidd a la postestad 3. Automatización (mediante una plataforma) de los seguimiento y controles Subdirección TIADE
con relación a los procesos de inspección, vigilancia y control (PMAs y traslado
1712 y demás normas regalmentarias sancionatoria del AGN de Hallazgos)

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Limitaciones presupuestales para contratación
- Limita al AGN en las funciones de inspección,
de profesionales que brinden soporte jurídico y
Reducción capacidad operativa vigilancia y control y la imposición de sanciones
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
técnico al GIV en ejercicio del Decreto 1080 de
MISIONAL
REDUCIR
1, Estructuración de información estadística propia del GIV debidamente Coordinación GIV
POSIBLE
IMAGEN
del Grupo para realizar las por el incumplimiento a la normatividad
BAJO
INSPECCION, CONTROL Y documentada que sustente la cuantificación de los recursos requeridos para Subdirección SNA
61 2015. 3 3 9 4 1
VIGILANCIA actividades de Inspección, archivística en el Decreto 1080 de 2015. cumplir con las funciones asignadas Oficina Asesora Jurídica
- Aumento de la demanda por denuncias Grupo de Gestión Humana
Vigilancia y Control. - Pérdida de credibilidd al proceso de
respecto al cumplimiento de la política
inspección, vigilancia y control.
archivística
- Nivel de eficacia en el seguimiento al

cronograma de visitas para gestionar las
comunicaciones de notificación
No poder atender las visitas de - La oportunidad en que se inicia la gestión de
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
inspección y vigilancia conforme a comisiones de acuerdo a la política de la Entidad - Pérdida de efectividad frente a los procesos de
MISIONAL
2. Validación del contenido de las políticas para comisiones a fin de proponer
POSIBLE
OPTIMO
EVITAR
BAJO
INSPECCION, CONTROL Y alternativas de su modificación en los casos especiales de los inspectores que
62
VIGILANCIA
la programación establecida en el - Fuerza mayor desde la Entidad Inspección, vigilancia y control del AGN 3 3 9 3 1
atiendan zonas cercanas con dificultades en movilidad y situaciones
Coordinación GIV
Plan Anual de Visitas o casos - Políticas internas respecto al procedimiento de - Sanciones disciplinarias imprevistas por derechos de petición o denuncias
recibidos por denuncias comisiones que dificultan la gestión de los
inspectores.
- Procedimiento para gestionar comisiones no se
adecua a las necesidades del GIV
- Uso indebido de poder durante la ejecución de

las visitas.
DE CORRUPCION
- Pérdida de credibilidad y reconocimiento del
CATASTRÓFICO
Fuga de información que dificulte - Presiones ejercidas por terceros vigilados y/o
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
30/11/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
AGN como ente autorizado para el ejercicio de
MISIONAL
REDUCIR
1. Actualizar el procedimiento de ICV incluyendo la Política de número de
INSPECCION, CONTROL Y la ejecución del cumplimiento a las ofrecimiento de prebendas, gratificaciones, Coordinación GIV
63 inspección, control y vigilancia. 1 5 5 3 1 personas que deben atender una visita y protocolo de trasparencia de la
VIGILANCIA funciones de Inspección, Vigilancia dadivas, etc. Subdirección SNA
- Incremento del riesgo de pérdida del actuación
y Control - Prácticas inadecuadas dentro del desarrollo de
patrimonio documental
la función de inspección y vigilancia no
detectadas
- Limita al AGN en las funciones sancionatorias 1. Se hace necesario que la OAJ formalice ante la OPA el procediiento que
por el incumplimiento a la normatividad
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
determina cuales son sus competencias frente al proceso sancionatorio Coordinación GIV
PROBABLE
01/07/2017
30/11/2017
- Nivel de madrez de la norma
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
2. Presentar propuesta para la modificación del decreto 1080 con relación al Subdirección SNA
Baja eficacia del proceso archivística en el Decreto 1080 de 2015.
ALTO
INSPECCION, CONTROL Y
64 - La definición de las responsabilidades de 4 3 12 3 3 título 8 - Inspección, Vigilancia y Control Oficina Asesora Jurídica
VIGILANCIA sancionatorio - Pérdida de credibilidd a la potestad
ejecución del proceso sancionatorio en el AGN 3. Actualización del Mapa de Procesos y el manual del Sistema Integrado de Oficina Asesora de
sancionatoria del AGN Gestión incluyendo los aportes y responsabilidades de la Oficina Asesora Planeación
- Sanciones disciplinarias Jurídica al Proceso de Inspección, Control y Vigilancia
ESTRATÉGICOS
- Dificultades para el desplazamiento
MODERADO
ACEPTABLE
01/07/2017
01/12/2017
RARA VEZ
RARA VEZ
Suspensión de visitas propias de las
MISIONAL
REDUCIR
- Orden público - Pérdida de efectividad frente a los procesos de
BAJO
BAJO
INSPECCION, CONTROL Y Pedir apoyo de otros organismos cuando así lo ameriten, por renuencia para Subdirección del SNA
65 funciones de Inspección, Control y 1 3 3 2 1
VIGILANCIA - No atención de la visita por personal Inspección, vigilancia y control del AGN atender visita o por problemas de órden público. Coordinación del GIV
Vigilancia
responsable de las funciones de archivo
1. Dentro del proceso no se tiene documentada 1. Posible deterioro de la Imagen institucional.

la participación de TIADE para aclarar hasta 2. Extralimitación o incumplimiento funcional - Subdirección de
Tecnologías de la
Emitir conceptos y hallazgos errados donde llegan las responsabilidades. 3. Realizar actividades deInspección Control y
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
Sub TIADE
02/01/2018
31/12/2018
frente a un proceso de inspeccion 2. No se encuentra definido el aporte o Vigilancia con criterios subjetivos.
MISIONAL
REDUCIR
1. Sugerir al lider del proceso de Inspección, Contorl y Vigilancia y a la Oficina
POSIBLE
Documento Electrónico.
ALTO
INSPECCION, CONTROL Y Asesora de planeación la necesidad de Actualizar la documentación del
66
VIGILANCIA
control y vigilancia de responsabilidades de TIADE al Proceso de 4. Posibles resultados de Inspección Control y 4 3 12 2 3
proceso en la cual lse describan las actividades, responsables, funciones y
- Oficina Asesora de
documentación electrónica y Inspección Control y Vigilancia dentro de la Vigilancia que no corresponden con los gestión.
Planeación
- Subdirección del Sistema
preservación digital Caracterización del mismo. lineamientos impartidos por Subdirección de Nacional de Archivos
3. Generación y aplicación de instrumentos o Tecnologías de la Información Archivística y
herramientas no estandarizados Documento Electrónico.

Versión:7
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LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
Gr Archivos Etnicos y Derechos
SOCIALES O POLITICOS
- Presencia de grupos al margen de la Ley en los
IMPROBABLE
territorios.
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
PROBABLE
00/01/1900
00/01/1900
Dificultad para desarrollar las - Incumplimiento de metas
MISIONAL
Humanos
ASUMIR
- Condiciones climaticas que dificulten o
ALTO
SISTEMA NACIONAL DE
67 funciones de la coordinación en los dificultad para cumplir la misión institucional y del 4 3 12 1 2 No es posible realizar otras acciones de mejora a los riesgos presentados. 0,00
ARCHIVOS impidan el acceso a los territorios.
territorios. grupo.
- Incumplimiento de los agendamientos por las
comunidades receptoras
Gr Archivos Etnicos y Derechos
- Incumplimiento de metas
1. Capacitar al personal de nivel decisorio del AGN para sustentar las
Agosto de 2017
CASI SEGURO
Marzo de 2017
- Falta de articulación entre las diferentes dificultad para cumplir la misión institucional y del
OPERATIVOS
ACEPTABLE
EXTREMO
Que se imparta una capacitación
MISIONAL
REDUCIR
actividades que realiza el Grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos
POSIBLE
Humanos
MAYOR
Grupo de Archivos Étnicos y
subdirecciones grupo.
ALTO
SISTEMA NACIONAL DE respcto al cumplimiento de sus funciones y el logro de sus objetivos, así como
68 incompleta o inadecuada o que 5 4 20 2 3 Derechos Humanos
ARCHIVOS - Escasos recursos asignados para la aquisición - Pérdida de credibilidad con las comunidades o las dificultades presentadas.
no se imparta Se tiene previsto adelantar una capacitación al personal del AGN dentro de los
de tiquetes y pago de viaticos (Reducción del grupos proyectos de aprendizaje en equipo definidos con el Grupo de Gestion Humana
presupuesto) - Incumplimiento de compromisos
Gr Articulación y Desarrollo del SNA
1. Los perfiles y falta de formación técnica de los

Posible contradicción en los secretarios técnicos de los CTA
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/07/2017
31/12/2017
RARA VEZ
- Afectación de la imagen institucional
MISIONAL
POSIBLE
EVITAR
conceptos técnicos emitidos por los 2. Falta de apoyo administrativo territorial hacia
BAJO
SISTEMA NACIONAL DE 1. Generar Plan de Capacitación para los CTA
69 - La aplicación errada de los procedimientos 3 3 9 3 1 GADSNA
ARCHIVOS CTA a las Entidades de su los CTA 2. Acompañamiento a través de los articuladores del GAD a los CTA
técnicos
jurisdicción 3. Alta rotación de los funcioarios responsables
de la gestión documental en los departamentos
1. El nivel de desarrollo de las herramientas

tecnológicas disponibles no permite el manejo
1. Dificultad para lograr cumplimiento a las metas
ESTRATÉGICOS
Cobertura insuficiente en las autogestionable de las capacitaciones
MODERADO
ADECUADO
01/08/2017
31/12/2018
RARA VEZ
estraégicas del AGN
MISIONAL
1. Diseño e incorporación de un istructivo al procedimiento de Capacitación
POSIBLE
MENOR
EVITAR
capacitaciones dirigidas a las 2. Limitaciones Presupuestales para contratación
BAJO
SISTEMA NACIONAL DE (inclyendo definiciones de responsabilidad) GADSNA
70 2. Se pierde la oportuniad de competir en el 3 2 6 2 1
ARCHIVOS Entidades descentralizadas que de recurso Humano 2. Apoyo para el fortalecimiento de la Creación de la Escuela de Formación SUBDIRECCION SNA
mercado Archivística (por parte de la Dirección General)
hacen parte del SNA 3. La política de cobertura para la medición de
3. Limitación en la difusión de la Política
la gestión, que no considera el grupo de
entidades descentralizadas
ESTRATÉGICOS
1. Nivel de desarrollo de la arquitectura de datos 1. Falta de inmediatez en la información
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
01/06/2017
15/12/2017
MISIONAL
1. Apoyar la construcción del documento de análisis para la adquisicón de la
POSIBLE
EVITAR
Bajo nivel de efectividad y calidad y de la plataforma computacional del SISNA 2. Datos desactualizados de las Entidades del SNA
ALTO
SISTEMA NACIONAL DE herramientra tecnológica a ser aplicada para el SISNA (de manera conjunta con GADSNA
71 4 3 12 2 3
ARCHIVOS de la información del SISNA 2. Bases de datos desarticuladas 3. Desconocimiento de la totalidad de las STIADE) STIADE
2. Continuar con la consolidación de la data de Entidades atendidas por el GAD.
Entidades que conforman el SNA
- Restricciones presupuestales en viáticos y

tiquetes
Gr Asistencia Técnica Archivística
- Afectación de la imagen institucional como

- Trámites administrativos para gestión de
ente rector en materia documental
comisiones,
- Falta de credibilidad y competencia
ESTRATÉGICOS
1. Socialización de metas y resultados sustentando asignación presupuestal a
IMPROBABLE
Exposición a deficiente cobertura - Tiempos en la gestión de la contratación de
MODERADO
ADECUADO
PROBABLE
01/07/2017
30/12/2017
EXTREMO
- Incumplimiento de las metas estratégicas.
MISIONAL
REDUCIR
la alta dirección para ampliar cobertura. Grupo de Asistencia Técnica
MAYOR
GESTION DE SERVICIOS en Asistencias Técnicas a los tiquetes y personal. 2. Retroalimentación de la Gestión en el CIDA y Comités Directivos para la Subdirección de Asistencia
72 - Retraso de las Entidades municipales en 4 4 16 4 2
ARCHIVISTICOS municipios y demás entidades - El nivel de prioridad que brinde la alta dirección sustentación de la demanda de recursos Técnica y Proyectos
organización y disposición de los archivos al 3. Realizar seguimientos a los compromisos adquiridos por las entidades con Archivísticos
descentralizadas en las regiones en los municipios para el cumplimiento de la
servicio de la ciudadanía. el objeto de mejorar los resultados de indicadores de IGA y FURAG,
normatividad vigente en gestión documental y
- Impide el acceso y consulta de la información
transparencia
en el marco de la Ley de transparencia.
- Limitaciones en las estrategias de cobertura a
los sujetos obligados.

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E

- Alto volúmen de disposiciones y políticas
- Afectación de la imagen institucional como
REGULATORIOS O
documentales
CUMPLIMIENTO
1.Sensibilización y socialización de la normatividad a las entidades a través de
IMPROBABLE
Baja aplicación u omisión de las ente rector en materia documental
ACEPTABLE
MODERADO
01/07/2017
31/12/2017
- Falta de apropiación y aplicación de las
MISIONAL
REDUCIR
la asistencia técnica.
POSIBLE
MAYOR
políticas en materia de Gestión - Falta de credibilidad y competencia
ALTO
GESTION DE SERVICIOS 2. Participar en los Comités Técnicos Sectoriales para la definición de Grupo de Asistencia Técnica
73 disposiciones legales en gestión documental 3 4 12 2 2
ARCHIVISTICOS Documental por parte de las - Retraso de los municipios en organización y disposiciones en materia archivística Dirección
-Falta de definición de los requisitos mínimos que 3. Publicación final de la Guía de Series Misionales
Entidades disposición de los archivos al servicio de la
deben cumplir las entidades en materia de 4. Revisión y ajustes de la normatividad emitida por el AGN
ciudadanía.
gestión documental
- Deficiencia en los procesos de empalme en los
cambios de administración gubernamental.

- Falta de mecanismos que garanticen que las
- Perdida de Información Institucional
CASI SEGURO
administraciones salientes avancen y suministren
ADECUADO
01/07/2017
31/12/2017
EXTREMO
- Fuga de conocimiento recibido
MISIONAL
REDUCIR
1. Formulación de la metodología de Asistencia Técnica Archivística orientada
POSIBLE
MAYOR
Afectación en la implementación la información a la nueva administración Dirección General
ALTO
GESTION DE SERVICIOS a las Entidades que integran el SNA en un documento base.
74 - Falta de continuidad en los procesos y 5 4 20 2 3 SNA
ARCHIVISTICOS de la función archivística - Rotación del personal resposable en los 2. Divulgación através de la WEB, el Observatorio y los diferentes eventos que
proyectos archivísticos programa el AGN o en aquellos que participe
Grupo de Asistencia Técnica
procesos de Gestión Documental en las
- Baja calificación en el IGA yl el FURAG
entidades.
- Bajo presupuesto que asignan las Entidades
para la Gestión Documental
- No existe suficiente claridad en el GAGD para

direccionar los conceptos recibidos desde las

comunicaciones oficiales radicadas.
- Genera insertidumbre al usuario o lo puede
- La diversidad de canales de acceso para el
ESTRATÉGICOS
CASI SEGURO
inducir a aplicar la normativa de manera errada
ACEPTABLE
PROBABLE
01/07/2017
31/12/2017
EXTREMO
EXTREMO
Posible contradicción en los Ciudadano genera imprecisión en la asignación
MISIONAL
MAYOR
EVITAR
1. Participar en los espacios definidos por la Dirección que faciliten la
GESTION DE SERVICIOS - Pérdida de credibilidad
75 conceptos emitidos por el AGN a de los casos de consulta 5 4 20 1 4 concertación y unificación de criterios. Grupo de Asistencia Técnica
ARCHIVISTICOS - Pérdida de confianza de los clientes del AGN.
las Entidades del SNA - Imprecisiones en la interpretación de la norma. 2.Dinamizar la comunicación efectiva desde el GATA hacia las dependencias.
- Diferencias de criterios entre las dependencias
- La comunicación es deficiente entre las
productoras de los conceptos técnicos
dependencias.
- Todas las áreas misionales tienen la función de
emitir conceptos técnicos
• Falta de personal suficiente para la ejecución

de las actividades en los proyectos.
Gr Gestión de Proyectos
• Evaluar al interior del proceso de contratación la metodología con la que se • Subdirección de

Incumplimiento en los plazos de los •No se cuenta con los equipos e insumos en los • Aplicación de pólizas de incumplimiento o
CASI SEGURO
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
realizan las actividades, para identificar opciones de mejora y su Asistencia Técnica y
• 01/01/2017
• 01/01/2017
• 15/12/2017
Archivísticos
PROBABLE
•15/12/2017
EXTREMO
entregables o productos que tiempos requeridos. garantía al AGN.
MISIONAL
EVITAR
implementación Proyectos Archivísticos -
ALTO
GESTION DE SERVICIOS
76
ARCHIVISTICOS
hacen parte de la prestación de •Las limitaciones que genera la política en • Sobrecostos en el proyecto. 5 3 15 3 4 - Documentar la estrategia de contar con un equipo base para la Gestión Inicial Oficina Asesora Jurídica
• Oficina Asesora Jurídica.
servicios archivísticos suscritos con Gestión de Compras para la adquisición de • Pérdida de clientes por afectación de la de los contratos interadministrativos.
- Grupo de Compras y
diferentes entidades. equipos específicos imagen como prestador del servicio. adquisiciones.
•La rotación del personal de la Subdirección
encargado del cargue de información de EPs
•Políticas de austeridad del gasto y recortes

presupuestales en las entidades que son • Implementación de estrategias con un enfoque comercial para la expansión
contratantes potenciales con el AGN. de los servicios y productos a entidades privadas.

• Recortes presupuestales para el desarrollo de
FINANCIEROS
•Estrategias de captación de entidades
ACEPTABLE
. Establecer desde la alta direccion un lineamiento en el cual el Grupo de
• 01/10/2017
• 31/12/2017
Archivísticos
PROBABLE
EXTREMO
Incumplimiento en las metas de las actividades en vigencias siguientes.
MISIONAL
POSIBLE
MAYOR
• Subdirección de
EVITAR
Gestion de Proyectos sea una Unidad de Negocios, con autonmia para su
contratantes poco eficaces.
ALTO
77 recaudo por venta de servicios • Pérdida del apalancamiento financiero para el 4 4 16 2 3 funcionamiento. Asistencia Técnica y
ARCHIVISTICOS •Rechazo de solicitudes por parte del AGN por • Divulgación del portafolio de servicios ofrecido por el Grupo de Proyectos
establecidas para la Subdirección desarrollo de las actividades de las diferentes Proyectos Archivísticos.
no contar con la capacidad operativa Archivísticos.
dependencias de la entidad. • Definir políticas presupuestales que puedan garantizar disponibildiad de
suficiente.
recursos para la ejecución de proyectos durante la vigencia.
•Aumento de la competencia en el mercdo
para la prestación de servicios archivísticos.
• No se establecen acuerdos documentados de
Gr Gestión de Proyectos Archivísticos
los requisitos de la intervención de la

documentación o prestación del servicio.
• Directrices técnicas que no se ajustan a las • Reprocesos que generan sobrecostos en los
IMPROBABLE
Entrega de productos o prestación necesidades de los procesos archivísticos proyectos.
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
• 01/08/2017
• 31/12/2017
PROBABLE
• Desarrollo de procesos de capacitación y divulgación de los lineamientos
MISIONAL
EVITAR
de servicios al cliente con requeridos. • Perdida de clientes potenciales por
ALTO
GESTION DE SERVICIOS tecnicos archivisticos del proyecto para la ejecucion del proyecto. • Grupo de Gestión de
78 4 3 12 3 2
ARCHIVISTICOS deficiencias en el cumplimiento de • Procedimientos mal definidos para el incumplimentos recurrentes en las - Puesta en ambiente de producción de aplicativo para el seguimiento a la Proyectos Archivísticos
gestión de los proyectos.
los requisitos. desarrollo de las actividades. especificaciones o requisitios de los productos o
•Mecanismos de control y seguimiento a los servicios.
proyectos son ineficaces y no permiten la
detección y manejo de los productos no
conformes.

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
-Inadecuada planeación de un proyecto o de
un programa. - No obtener los resultados esperados en el
DE CORRUPCION
Favorecer la contratación de
CATASTRÓFICO
IMPROBABLE
- Inadecuada estrucuturación del perfil del tiempo establecido
ACEPTABLE
MODERADO
• 01/01/2017
• 31/03/2017
Archivísticos
RARA VEZ
personas no aptas para el servicio • Oficina Asesora Jurídica.
MISIONAL
• Definir una metodología que permita de manera documentada y sistematizada
EVITAR
contratista. - Costo para el AGN se incrementa
ALTO
GESTION DE SERVICIOS • Coordinación Grupo de
79 requerido o con calificación inferior 2 5 10 3 1 realizar un proceso eficaz de contratación, desde la elaboración de los estudios
ARCHIVISTICOS - No verificacion de documentos y soportes significativamente. Gestión de Proyectos
a otros candidatos o contratar más previos hasta las fases de selección del personal.
Archivísticos.
allegados por el contratista. - Lesiona la imagen, credibilidad, la
personal del requerido
- Incumplimiento normativo proceso de transparencia y la probidad.
contratación directa en prestación de servicio
Gr Evaluación Documental
- Ejecución manual de las validaciones de los - Errores en la ordenación de la documentación,

y Transferencias
Recepción de Transferencias sin documentos identifiación de fechas extremas, foliación,
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
1. Proporcionar capacitación al personal que trabaja en la actividad de
ADECUADO
Secundarias
01/06/2017
30/12/2017
RARA VEZ
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
recepción de transferencias.
validación del 100% de la - Limitación presupuestal para contar con recurso rotulación de las unidades de almacenamiento.
BAJO
80 3 3 9 3 1 2. Realizar revisión al 100% de la documentación transferida (estado de GED
ARCHIVISTICOS información registrada en el humano suficiente y calificado - No concordancia entre lo registrado en el organización e inventario).
inventario remitido por las Entidades - No se cuenta con los espacios físicos inventario y la documentación en físico 3. Verificar inmediatamente después de que las entidades realizan los ajustes
adecuados para adelantar cotejo de inventarios - Reprocesos en ordenación y foliación solicitados a la transferencia .
- Desconocimiento general de los requisitos

Gr Evaluación Documental y
Transferencias Secundarias
técnico – archivísticos que deben cumplir las TRD

y TVD. - Demora en la ejecución del proceso de
CASI SEGURO
OPERATIVOS
1. Conformación de un equipo de evaluadores de base en el AGN.
ADECUADO
01/06/2017
30/12/2017
EXTREMO
Baja capacidad operativa para la convalidación de TRD y TVD.
MISIONAL
- Ausencia de documentos técnicos en los cuales
REDUCIR
POSIBLE
MAYOR
2. Normalizar y documentar los requisitos técnico – archivísticos que deben
ALTO
81
ARCHIVISTICOS
atención de la demanda en se normalicen los criterios de evaluación de TRD - Incumplimiento de los compromisos del AGN 5 4 20 2 3 reunir TRD para su convalidación. GED
convalidación de TRDs y TVDs y TVD. frente a los usuarios. 3. Publicar la actualización del Mini-manual de Tablas de Retención
Documental del AGN.
- Pérdida de credibilidad
"Emitir conceptos técnicos de evaluación de TRD
y TVD contradictorios o imprecisos".
- Desconocimiento de la estructura del SUIT y la
ESTRATÉGICOS
INACEPTABLE
IMPROBABLE
información registrada
Transferencias
Gr Evaluación
MODERADO
MODERADO
MODERADO
Documental y
Secundarias
01/06/2017
30/12/2017
- Incumplimiento en los tiempos establecidos
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
GESTION DE SERVICIOS Incumplimiento de los temas - Falta de una política socializada de los
82 - Sanciones económicas 3 3 9 1 2 1. Revisar y actualizar los trámites en la plataforma SUIT. GED Y OAP
ARCHIVISTICOS relacionados con el SUIT (trámites) responsables de la información, los reportes,
- Pérdida de crediblidad
actualización, racionalización de trámites
- Confusión en la aplicación de los procesos

Gr Evaluación Documental
archivísticos
y Transferencias
IMPROBABLE
- Entendimiento errado de la Política Archivística - Confusión del usuario o inducirlo a cometer error
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
Secundarias
01/06/2017
30/12/2017
MISIONAL
1. Solicitar a SGPD capacitación y actualización del personal ejecutor en la
POSIBLE
ASUMIR
MENOR
Emitir Conceptos Técnicos por parte del personal ejecutor - Sanciones económicas
BAJO
GESTION DE SERVICIOS normatividad que afecte el desarrollo de la función archivística del País. GED
83 3 2 6 2 2
ARCHIVISTICOS imprecisos o errados - Contradicción en los conceptos emitidos por las - Pérdida de crediblidad 2. Conformación de un banco de conceptos técnicos para consulta al interior SGPD
del Grupo.
diferentes áreas del AGN - Distorcionamiento de la Política Archivística
- Alcance de un concepto técnico como
derecho de petición
- Administración de usuarios y contraseñas
CASI SEGURO
- Incumplimiento al usuario (confusión)
OPERATIVOS
TRANSFERIR
Transferencias
Gr Evaluación
1. Solicitar a la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, defina con

Documental y
ADECUADO
Secundarias
01/06/2017
30/12/2017
EXTREMO
Imposibilidad para las Entidades de ineficaz
MISIONAL
POSIBLE
MAYOR
la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos la foma como deben definir GED
- Incumplimieto ante el SUIT
ALTO
84 realizar la inscripción en el RUSD - Los consejos departamentales de archivo no 5 4 20 1 3 los usuarios y las contraseñas para el acceso a la plataforma (sede electrónica) SGPD
ARCHIVISTICOS - Posibles sanciones
mediante la sede electrónica cumplen con la emisión de conceptos de para todas las entidaes publicas del estado colombiano que tienen la obligación SNA
- Pérdida de crediblidad de registrarse en el RUSD.
convalidación
-Las entidades no han identificado la 1. Solicitar al Consejo Directivo la re programación de la meta estratégica.
ESTRATÉGICOS
CASI SEGURO
documentación a transferir. - Reducción del presupuesto
TRANSFERIR
Transferencias
Gr Evaluación
ACEPTABLE
2. Poner a consideración del Consejo Directivo, la Dirección General y el
Documental y
Secundarias
PROBABLE
01/06/2017
30/12/2017
EXTREMO
EXTREMO
Imposibilidad de recibir 3000 metros
MISIONAL
MAYOR
Comité de Patrimonio la posibilidad de reducir los requisitos para la recepción
GESTION DE SERVICIOS - Las entidades no tienen recursos para cumplir - Incumplimiento meta estratégica GED
85 lineales de transferencias 5 4 20 2 4 de transferencias secundarias.
ARCHIVISTICOS con todos los requisitos que exige realizar una - Posibles sanciones SGPD
secundarias 3. Acelerar los procesos de convalidación de Tablas de valoración documental.
transferencia secundaria. - Pérdida de crediblidad 4. Reportar al grupo de inspección y vigilancia a las entidades que por norma
- La capacidad de almacenamiento es limitada. deben transferir cada diez años y no lo han hecho.
REGULATORIOS
CUMPLIMIENTO
CASI SEGURO
- Insuficiente recurso humano de planta.
Transferencias
Gr Evaluación
MODERADO
ACEPTABLE
Documental y
Secundarias
PROBABLE
01/06/2017
30/12/2017
EXTREMO
Superar los términos de
MISIONAL
EVITAR
1. Solicitar a la Oficina Asesora Jurídica la priorización de los contratos para la
- Contratación de servicios profesionales tardía. - Procesos disciplinarios
ALTO
GESTION DE SERVICIOS GED
86 pronunciamiento en el proceso de 5 3 15 2 4 evaluación de de TRD y TVD.
O
ARCHIVISTICOS - Ausencia de un sistema de alertas que advierta - Pérdida de crediblidad del AGN SGPD
convalidación de TRD y TVD. 2. Implementar algún mecanismo automatizado para emitir alertas de
el cumplimiento de términos. cumplimiento de términos.
Subdirección de
Gr Innovación y Apropiación de
Tecnologías de la
1. Definición incompleta de los alcances en las
Tecnologías de Información
publicaciones, puede dar lugar a malinterpretar Documento Electrónico
Publicación de contenidos o
IMPROBABLE
los contenidos acogiéndolos como 1. Confusión del usuario o inducirlo a cometer
MODERADO
ACEPTABLE
Archivística
02/01/2018
31/12/2018
material que no corresponda con
MISIONAL
POSIBLE
IMAGEN
MENOR
EVITAR
recomendaciones del AGN error 1. Revsar los contenidos antes de publicar el material Grupo de Innovación y
BAJO
87 la politica Institucional o que sea 3 2 6 2 2 2. Formalizar y sensibilizar el procedimiento para la gestión de contenidos del Apropiación de Tecnologías
ARCHIVISTICOS 2. Falta de seguimiento y control de contenidos 2. Distorcionamiento de la Política Archivística
contradictorio en el Observatorio Observatorio TIC. de la Información
3. No contar con un procedimiento 3. Afectación negativa institucional Archivística
TIC
documentado para la publicación de
Grupo de Documento
documentos en el Observatorio. Electrónico y Preservación
Digital

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
1. Apatia por participar en los eventos
programados
Subdirección de
2. Falta de motivación 1. No cumplimiento de las actividades Tecnologías de la
No lograr la participación, el interés
3. Resistencia al cambio programadas
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
Archivística
02/01/2018
31/12/2018
RARA VEZ
y la motivación por parte de los
MISIONAL
REDUCIR
1. Continuar con la generación de estratégias para llegar a los funcionarios en
POSIBLE
IMAGEN
Documento Electrónico
4. Falta de obligatoriedad en la participación. 2. No poder desarrollar las funciones del Grupo
BAJO
GESTION DE SERVICIOS temas relacionados con la Innovación.
88 funcionarios del AGN frente a las 3 3 9 2 1
ARCHIVISTICOS 5. Falta de medidas respecto a la inasistencia. en temas de Innovación. 2. Establecer actividades que incluyan incentivos en la planeación estratégica
actividades de Innovación del 2018
Grupo de Innovación y
6. No contar con el acompañamiento del área 3. No generar ideas creativas para la solución de Apropiación de Tecnologías
planeadas
de gestión humana problemas de la institución de la Información
Archivística
7. El nivel de compromiso de la Alta Dirección
frente a las actividades de innovación.
1.Mala interpretación o desconocimiento de la

1. Inducir a las entidades a una toma de
INACEPTABLE
teoria y de la politica archivistica
MODERADO
MODERADO
PROBABLE
Archivística
02/01/2018
31/12/2018
Mala orientación a entidades deciones equivocada.
MISIONAL
Todas las áreas
POSIBLE
IMAGEN
MENOR
EVITAR
GESTION DE SERVICIOS 2. Realizar asistencias técnicas de temas que no 1. Realizar Socializaciones internas de conceptos y normativas
89 dentro del procedimiento de 2. Afecta negativamente la imàgen de la 4 2 8 3 3
ARCHIVISTICOS son competencia de los funcionarios asignados. 2. Manetener actualizada la matriz de requisitos legales Grupo de Asistencia
asistencia técnica institución Técnica Archivística
3. Falta de articulación e interpretación diferente
3. Posible denuncia legal
de la polìtica entre las áreas
Subdirección de tecnologías
No satisfacer las necesidades de las de la información
1. No existe un único sistema de captura de
IMPROBABLE
entidades en las asistencias 1. Toma de decisiones equivocadas por parte de
OPERATIVOS
MODERADO
archivística y Documento
ADECUADO
PROBABLE
Archivística
02/01/2018
31/12/2018
información e interacción con las entidades
MISIONAL
REDUCIR
MENOR
1 ,Consolidar la información a través del SISNA para consultar los avances en electrónico
técnicas en cuanto al avance e las entidades con respecto a la aplicación de
BAJO
90 2. Información dispersa en diferentes fuentes de 4 2 8 2 2 el cumplimiento de aspectos archivísticos de la entidad en el sistema antes de
ARCHIVISTICOS implementación de las politicas y política archivístca relacionada con documento
información y múltiples aplicativos acerca de la prestar la asistencia técnica. Subdirección del Sistema
lineamientos relacionados con la electrónico y preservación digital 2. Implementar el SISNA Nacional de Archivos
gestión archivistica de las entidades públicas
gestión documental electrónica
Todas las Subdirecciones
- Subdirección de
Tecnologías de la
1. Confusión en la aplicación de los procesos
archivísticos
Dar respuestas confusas o 1. Confusión de los usuarios y/o ciudadania en 1. Socialización interna de conceptos y normativas
IMPROBABLE
2. Mala interpretación de la Política Archivística
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
- Grupo de Documento
02/01/2018
31/12/2018
contradictorias a las solicitudes de general, que puede inducir a errores.
MISIONAL
REDUCIR
2. Promover actividades de articulación y socialización de políticas
POSIBLE
IMAGEN
Electrónicos y Preservación
GESTION DE SERVICIOS por parte del personal ejecutor archivísticas que establezcan otras áreas de la Entidad.
91 información en materia archivistica 2.Afectación negativa de la imágen institucional 3 3 9 3 2 Digital
ARCHIVISTICOS 3. Generación de nuevas políticas sin la debida 3. Manetener actualizada la matriz de requisitos legales
(Documento electrónico ) a las 3. Reprocesos en la proyección de la respuesta 4. Manetener actualizada la normatividad en la pàgina web, intranet y
socialización interna. Nacional de Archivos
entidades y ciudadanía en general emitida. observatorio TIC.
4. Falta de articulación entre las áreas en cuanto -Oficina Asesora de
Planeaciòn
a la interpretación de la normatividad -Oficina Asesora Juridica
- Subdirección de
Tecnologías de la
1. Confusión en la aplicación de los procesos
archivísticos
1. Socialización interna de conceptos y normativas
Brindar información confusa o 2. Mala interpretación de la Política Archivística
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
- Grupo de Documento
02/01/2018
31/12/2018
RARA VEZ
1. Confusión de los usuarios y/o ciudadania en
MISIONAL
REDUCIR
2. Promover actividades de articulación y socialización de políticas
POSIBLE
IMAGEN
Electrónicos y Preservación
contradictoria a las entidades que por parte del personal ejecutor
BAJO
GESTION DE SERVICIOS archivísticas que establezcan otras áreas de la Entidad.
92 general, que puede inducir a errores. 3 3 9 3 1 Digital
ARCHIVISTICOS solicitan asistencia técnica y 3. Falta de articulación entre las dependencias 3. Manetener actualizada la matriz de requisitos legales
2.Afectación negativa de la imágen institucional 4. Manetener actualizada la normatividad en la pàgina web, intranet y
capacitación del AGN para la difusión de políticas y observatorio TIC.
Nacional de Archivos
lineamientos sobre documentos electrónicos y -Oficina Asesora de
Planeaciòn
preservación digital. -Oficina Asesora Juridica
1. Falta de documentación, sensibilización e

Gr Documentos Electrónicos y Preservación
- Subidrección de
implementación de procedimientos
Tecnologias de la
relacionados con la preservación digital en el información archivística
1. Continuar con las capacitaciones y sensibilizaciones
AGN. - Subdirección de Gestión
1. Pérdida de imagen institucional 2. Continuar con la participación en los Comités Técnicos para la definición de
del Patrimonio Documental
2. Falta de lineamientos dirigidos a las entidades disposiciones en materia de Gestión de Documento Electrónico y preservación
2. Pérdida de patrimonio documental digital de
ACEPTABLE
- Grupo de Documentos
02/01/2018
31/12/2018
RARA VEZ
para efectuar la formulación del plan de
MISIONAL
REDUCIR
documental.
POSIBLE
MAYOR
Electrónicos y preservación
Posible pérdida de parte del la nación.
Digital
BAJO
ALTO
ADMINISTRACION DEL 3. Dar continuidad al proyecto de implementación del Archivo Nacional Digital.
93 preservación digital y las transferencias 3 4 12 3 1 digital
ACERVO DOCUMENTAL patrimonio documental digital 3. Sanciones disciplinarias y fiscales 4. Documentar el procedimiento de preservación digital
electrónicas secundarias. 5, Documentar el procedimiento de transferencias secundarias electrónicas
-Grupo de Evaluación
4. Reprocesos Documental y
3. Falta de implementación del Archivo Nacional 6. Documentar la guia de transferencias secundarias para las entidades
5. Afectación negativa del presupuesto del AGN 7. Documentar la Guia de implementación del plan de preservación digital
transferencias secundarias
Digital -Dirección General
4. Desconocimiento del tratamiento del -Grupo de innovación y
apropiación de tecnologías
patrimonio digital a traves del uso de medios de Información Archivística
tecnológicos

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Subdirección de
1, Falta de lineamientos para la formulación y
Tecnologías de la
desarrollo de proyectos de investigación sobre 1, Incumplimiento de funciones Información Archivística y
IMPROBABLE
documento electrónico y preservación digital. 2. Incumplimiento de metas y objetivos
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
02/01/2018
31/12/2018
Posible pérdida de capital
MISIONAL
REDUCIR
1. Proponer a la Oficina Asesora de Planeación un procedimiento para la - Grupo de Documento
POSIBLE
ADMINISTRACION DEL 2, Falta de incentivos para la generación de 3. Sobrecostos en los procesos de formación del formulación de proyectos de investigación. Electrónicos y Preservación
94 intelectual (deserción del personal 3 3 9 1 2
ACERVO DOCUMENTAL proyectos de investigación. personal ejcutor a ser reemplazado(personal Digital
ejecutor) 2. Diseñar propuesta de Incentivos para ser revisada por Gestión Humana - Grupo de Gestión Humana
3. Baja asignación salarial para los servidores nuevo) - Dirección General
públicas. 4. Reprocesos -Grupo de Innovación y
de Información Archivística
Gr Conservación y Restauración
1. Omisión accidental de las buenas prácticas en 1. Tercerizar la disposición final de los elementos residuales del laboratorio
Derrame o vertimiento de 1. Deterioro en la salud del personal 1. Grupo de Conservación y
INACEPTABLE
IMPROBABLE
el manejo de materiales peligrosos
MODERADO
MODERADO
2. Definir compras en cantidades más pequeñas de reactivos y adquisición de
31/12/2017
RARA VEZ
sustancias peligrosas (Cito-toxicas, 2. Daño ambiental
MISIONAL
TRABAJO
Restauración
01/02/017
EVITAR
2. Factores naturales (sismo) o acciones no los productos en grado analítico
BAJO
ADMINISTRACION DEL 2. Oficina Asesora de
95 aceites usados, residuos biológicos 3. Deterioro de los documentos 2 3 6 2 1 3. Actualización en el procedimiento que corresponde de un aguía de acceso
ACERVO DOCUMENTAL controladas por personal ajeno a la entidad Planeación (ambiental)
y químicos) o escape de gases 4. Sanciones por incumplimiento de controlado y restringido a reactivos, así como el manejo de los kit de
3. Grupo de Gestión
3. Manejo de material peligroso por parte de neutralización
Pipetas y químicos normatividad ambiental Humana
personal ajeno a la dependencia 4. Gestionar capacitación en manejo de materiales peligrosos con SURA
1. Documentación con presencia de biodeterioro

2. Omisión accidental de las buenas prácticas o 1. Deterioro en la salud del personal 1. Grupo de Conservación y
CASI SEGURO
ACEPTABLE
31/12/2017
EXTREMO
Posible contaminación biológica procedimientos para el manejo de los 2. Daño ambiental
MISIONAL
TRABAJO
1. Incorporar en el SIG el "instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de Restauración
01/02/017
POSIBLE
MAYOR
EVITAR
ALTO
ADMINISTRACION DEL documentos de archivo" 2. Oficina Asesora de
96
ACERVO DOCUMENTAL
por contacto con microorganismos documentos a intervenir 3. Deterioro de los documentos 5 4 20 4 3
2. Gestionar la consecución de capacitación en manejo de residuos biológicos Planeación (ambiental)
y macroorganismos 3. Los residuos sean manipulados 4. Sanciones por incumplimiento de (puede sder con SURA) 3. Grupo de Gestión
inadecuadamente normatividad ambiental Humana
4. Manejo inadecuado de las cepas de hongos
1. Factores biológicos, químicos y físicos que

Gr Conservación y Restauración del
puedan afectar la documentación.

Patrimonio Documental
Deterioro del Acervo Documental: 2. Factores externos de fuerza mayor (sismo, 1. Grupo de Conservación y
1. Pérdida del patrimonio documental de la
IMPROBABLE
Posibilidad de daño en los orden público)
OPERATIVOS
MODERADO
1. Reiterar la necesidad de modernización del laboratorio de conservación, Restauración
ADECUADO
PROBABLE
01/11/2016
31/12/2017
EXTREMO
nación
MISIONAL
MAYOR
EVITAR
ADMINISTRACION DEL documentos debido a las 3. Nivel de conservación inapropiado de las como prioridad estratégica de la vigencia actual 2. Oficina Asesora de
97 2. Pérdida de información y su medio de soporte. 4 4 16 4 2 2. Implementar procesos de intervención en masa de patrimonio documental. Planeación
ACERVO DOCUMENTAL condiciones ambientales y factores transferencias recibidas
3. Pérdidad reputacional 3. Capacitación y actualización del personal ejecutor en temas de procesos de 3. Dirección General
internos y externos que puedan 4. Falta de espacios disponibles para el intervención 4. Grupo de Gestión
4. Incumplimiento de la ley general de archivos
alterar su estado. almacenamiento de la documentación recibida Humana
5. Políticas inadecuadas para la asignación de

recursos en los diferentes procesos.
1. Falta de calibración y mantenimiento de
IMPROBABLE
equipos de laboratorio. 1. Informes emitidos con mediciones erronéas.
OPERATIVOS
ACEPTABLE
MODERADO
1. Documentar las acciones de verificación de obsolescencia de equipos 1. Grupo de Conservación y
01/02/2017
31/12/2017
Bajo nivel de confiabilidad de los
MISIONAL
POSIBLE
MAYOR
EVITAR
2. Nivel de obsolescencia de los equipos 2. Pérdida de credibilidad en los servicios del 2. Incorporar en el plan de compras la necesidad de calibración y Restauración
ALTO
ADMINISTRACION DEL
98 informes técnicos producidos por el 3 4 12 3 2 mantenimiento de equipos 2. Oficina Asesora de
ACERVO DOCUMENTAL 3. Falta de adquisición de tecnologías e insumos Laboratorio.
laboratorio. 3. Incorporar en el plan de compras la necesidad de adquisición de equipos Planeación
especializados por limitación en recursos 3. Deterioro de la imagen institucional para el laboratorio 3. Grupo de Compras
financieros.
- Insuficentes controles al acceso o controles

manuales para su acceso - Hurto de material considerado patrimonio
Gr Investigación y Fondos
Documentales Históricos
- Falta de señalización adeacuada para la documental
IMPROBABLE
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/11/2017
01/03/2018
RARA VEZ
ubicación dentro de las instalaciones - Demandas
MISIONAL
EVITAR
* Implementar la herramienta necesaria para el agendamiento de las visitas y
Extravío de personas ajenas al AGN
BAJO
ADMINISTRACION DEL
99 -Grupos de visitantes muy grandes (más de 30 - Extracción de elementos propiedad del archivo 2 3 6 4 1 control de asistentes en la página Web del Archivo General de la Nación. GIFDH / STIADE
ACERVO DOCUMENTAL durante una visita guiada
personas) en cada visita - Observaciones negativa del servicio de la visita * Normalización del guion de visita guiadas.
-Instrucción deficiente a los grupos respecto a guiada

los accesos y desplazamientos dentro de las Pérdida de imagen institucional
instalaciones por parte de quien ejecuta la visita

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

- Falta de señalización adeacuada para la
Gr Investigación y Fondos Documentales

ubicación dentro de las instalaciones
Instrucción deficiente a los grupos respecto a los - Demandas
accesos y desplazamientos dentro de las - Observaciones negativa del servicio de la visita
IMPROBABLE
Accidente de una persona ajena al
MODERADO
ADECUADO
01/10/2017
01/03/2018
RARA VEZ
instalaciones por parte de quien ejecuta la visita guiada
MISIONAL
Históricos
MAYOR
EVITAR
AGN durante el recorrido de la
BAJO
ADMINISTRACION DEL * Coordinar el acompañamiento de parte del grupo de brigadistas en el
100 - Grupos de visitantes muy grandes (más de 30 - Pérdida de imagen institucional 2 4 8 3 1 GIFDH / BRIGADAS
ACERVO DOCUMENTAL visita guiada, o permanencia en la desarrollo de las actividades.
personas) en cada visita - Muertes, accidentes y lesiones de gravedad
sala de investigación
- Falta de acompañamiento por parte del grupo - Gastos adicionales no contemplados para la
de Brigadistas a los recorridos de las vistas entidad.
- Falta de mantenimiento al mobiliario y las
instalaciones del Archivo General de la Nación
- Falta de control en el acceso a los documentos

Gr Investigación y Fondos
Documentales Históricos
Sustracción de documentos del históricos.
ESTRATÉGICOS
* Gestionar con el grupo de recusos físicos la ampliación de la vigilancia en
- Pérdida del Patrimonio
ADECUADO
01/10/2017
01/03/2018
RARA VEZ
acervo documental histórico con - Omitir el Sello Institucional que se le impone a
MISIONAL
sala y depósitos por medio de cámaras de seguridad o personal de vigilancia
POSIBLE
MAYOR
EVITAR
- Documental de la Nación.
BAJO
ALTO
ADMINISTRACION DEL permanente.
101 fines de lucro personal y pérdida los documentos a su ingreso al archivo. 3 4 12 4 1 GIFDH / GRF
ACERVO DOCUMENTAL - Deterioro de la imagen institucional. * Ajustar el procedimiento de expedición del carnet de Investigación para
del patrimonio documental y la - El interés de los anticuarios o comerciantes de control el público que consulta los documentos del Archivo General de la
- Demandas.
memoria histórica documentos antiguos. Nación.
- Tráfico ilicito de patrimonio
- Reducción en el presupuesto para la
Gr Investigación y Fondos Documentales
contratación de la prestación de servicios.

- Obsolesencia de los dispositivos tecnológicos
para la prestación del servicio.
Perdida de capacidad en la
ESTRATÉGICOS
- Interrupción o finalización de los convenios - Deterioro de imagen institucional.
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
01/10/2017
01/03/2018
RARA VEZ
atención a personas en condición
MISIONAL
* Ampliar la vigiencia de los convenito y actualizar los que se encuentran a
POSIBLE
Históricos
EVITAR
interadministrativos con las entidaddes - Desatención de los usuarios.
BAJO
ADMINISTRACION DEL punto de vencerse.
102 de discapacidad física que hagan 3 3 9 3 1 GIFDH / SGPD / OAJ
ACERVO DOCUMENTAL especializadas en el manejo del enfoque - Incumplimiento en la meta estratégica. - Destinación de recursos económicos para la contratación de personal idoneo
uso de los servicios de la sala de en el manejo del enfoque diferencial.
diferencial de personas en condición de
investigación
discapacidad.
- Falta de capacitación y entrenamientos de los
servidores públicos que prestan el servicio de
atención al ciudadano.
- Inexistencia de la Declaratoria de Bienes de
Sub Gestión del Patrimonio
Interés Cultural
IMPROBABLE
Perdida oportunidad en detección - Ausencia de regalmentación para la - Perdida o deterioro de documentos
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
Documental
01/07/2017
10/11/2017
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
IMAGEN
ADMINISTRACION DEL de documentos considerables declaratoria tanto nacional como regional de los potencialmente declarables como patrimonio 1. Obtener la reglamentación, hacer la difusión y el registro de la declaratoria
SGPD
103 3 3 9 2 2 de Bienes de Interés Cultural de Carácter Archivístico
ACERVO DOCUMENTAL como patrimonio documental Bienes de Interes Cultural de Carácter documental CIDA
Colombiano Documental - Pérdida reputacional
- Desconocimiento de la temática por parte de
los custodios de posible patrimonio documental
- Falta de actualización del inventario
Sub Gestión del Patrimonio
documental de los fondos documentales que

- Pérdida de oportunidad de préstamo de
conserva el Archivo General de la Nación.
IMPROBABLE
documentos que puedan ser extraviados
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
Documental
01/07/2017
10/11/2017
- Herramientas poco efectivas para la custodia
MISIONAL
REDUCIR
1. Evaluar la posbilidad de implementar un sistema de monitoreo interno para la
- Sobrecostos en procesos de reconstrucción de
ALTO
ADMINISTRACION DEL Sala de Investigación y el área de depósitos (con Grupo de Recursos Físicos) SGPD
104 Pérdida de patrimonio documental de documentos disponibles en Sala 4 3 12 2 2
ACERVO DOCUMENTAL incidentes que pueden ocasionar pérdida de 2. Validación de alternativas para la obtención de recursos para la validación y GIFD
- Los equemas de control a personal visitante o actualización del inventario de fondos documentales
documentos (investigaciones)
investigadores que acuden a la sala de consulta
- Pérdida reputacional
- Restricciones presupuestales para la
implementación de controles
- Falta de atención a la actualización del Censo

Nacional de Archivo por parte de las diferentes
Sub Gestión del Patrimonio Documental
entidades
- La información de contacto en las Entidades
proviene de diferentes bases de datos y pude
- Demora en el logro de la meta de Entidades
ESTRATÉGICOS
IMPROBABLE
estar desactualizada
MODERADO
MODERADO
1. Contacto telefóncioa Entidades invitadas al Censo (en función a la capacidad
ADECUADO
PROBABLE
01/07/2017
10/11/2017
No lograr los resultados esperados atendidas para el Censo en cada vigencia
MISIONAL
REDUCIR
instalada del AGN)
- En algunas entidades la persona contacto no
ALTO
ADMINISTRACION DEL SGPD
105 en el desarrollo del Censo Nacional - Fiabilidad de la información obrenida en 4 3 12 1 2 2. Capañas por los canales del AGN para invitar a las Entidaes a responder o
ACERVO DOCUMENTAL tiene el nivel de conocimiento para responder STIADE
de Archivos respuesta participar en el Censo Nacional de Archivos
adecuadamente las preguntas formuladas 3. El desarrollo del SISNA como heramienta de consolidación de la data
- Reprocesos para mejora en las respuestas
- Herramienta computacional para la
consolidacón de data de las Entidades que
responden el Censo (Excel)
- Limitación de recursos para el desarrollo del
Censo

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
1. Dificultad para que las Entidades mejoren los
indicadores del IGA. 1. Dificultad para lograr cumplimiento a las metas
IMPROBABLE
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
PROBABLE
01/01/2017
31/12/2017
2. Rotación de personal en las Regiones estraégicas del AGN
MISIONAL
EVITAR
1: Priorización de esfuerzos en actividades de capacitación hacia los
Baja aplicabilidad de la Política
ALTO
DESARROLLO DE LA POLITICA
106 3. Nivel de competencia en el personal 2. La Gestión documentral no logre contribuír en 4 3 12 3 2 departamentos con menor nivel de resultado en las calificaciones del IGA y del GADSNA
ARCHIVISTICA Archivística en las Regiones
responsables en las Regiones el Desarrollo Misional de las Entidades FURAG
3. Falta de asignación de recursos en las Regiones 3. Limitación en la difusión de la Política
1. Incumplimiento de acuerdo de
confidencialidad. 1, Controlar los documentos producidos a traves de la gestión de versiones y el
2. Desconocimiento de la normativa asociada acceso restringido y controlado . - Subdirección de
1. Afecta la imagen de Entidad
ESTRATÉGICOS
INACEPTABLE
con derechos de autor.
MODERADO
MODERADO
2. Marca de agua y entrega de documentación en formato PDF para temas de Tecnologías de la
PROBABLE
Sub TIADE
02/01/2018
31/12/2018
Usufructo ilegal de la información 2. Plagio de contenidos
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
capacitación y consulta pública. Información Archivística y
3. Falta de reglamentación en lo relacionado
ALTO
DESARROLLO DE LA POLITICA
107 por parte de terceros o del personal 3. Procesos juridicos asociados al uso indebido 4 3 12 3 3 3. Notificar al área jurídica la necesidad de establecer una reglamentación clara Documento Electrónico.
ARCHIVISTICA con los derechos asociados a la producción
de la entidad de la información frente a los derechos derivados de la producción intelectual asociados a los - Oficina Asesora Jurídica
intelectual, su uso y tratamiento. derechos de autor en la Entidad. - Oficina Asesora de
4. Uso indebido del material producido por el 4. Recomendar al area juridica la necesidad de extender la aplicación del Planeación
formato de cesión de derechos a funcionarios y contratistas.
AGN para difusión y divulgación en beneficio
personal o comercial por parte de terceros
1. Falta de articulación entre dependencias para
la generación de la Política documental.
2. Falta de articulación entre dependencias
respecto a la aplicación de la Política
3. No apropiación del conocimiento de las
areas que hacen parte de la implementación de 1. Afecta la imagen de Entidad - Subdirección de
IMPROBABLE
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
1. La oficina adelanta reuniones con otras subdirecciones para dar a conocer el
PROBABLE
Sub TIADE
02/01/2018
31/12/2018
Generación de lineamientos la politica. 2. Ambigüedad y confusión en la aplicación de
MISIONAL
REDUCIR
Tecnologías de la
IMAGEN
contenido de los documentos y buscar su participación.
ALTO
DESARROLLO DE LA POLITICA Información Archivística y
108
ARCHIVISTICA
ambiguos, confusos y de dificil 4. Entendimiento errado de la Política Archivística la Política 4 3 12 3 2 2. Los documentos son puestos a consulta pública con el fin de recibir
Documento Electrónico.
aplicación por parte del personal ejecutor 3. Incremento en el número de solicitudes de retroalimentación para su publicación.
- Comité Editorial
3. Los documentos son revisados por pares internos y externos.
5. Falta de divulgación al interior de la Entidad peticiones, quejas y conceptos técnicos. - Consejo Directivo
entre dependencias.
6, Carencia de la participación de TIADE como
líder de un proceso de la Entidad.
7. Extralimitación de funciones dentro de las
àreas que generan lineamientos.
- Subdirección de
Tecnologías de la
1. Demora por procesos de revisión y aprobación 1. Verificar los documentos en los cuales se establecen políticas por parte de Información Archivística y
ESTRATÉGICOS
IMPROBABLE
de los lineamientos para publicación
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
las subdirecciones relacionadas Documento Electrónico.
Sub TIADE
02/01/2018
31/12/2018
MISIONAL
REDUCIR
POSIBLE
2.Generar mesas de trabajo con las Subdirecciones para revisar el contenido -Grupo de Documentos
DESARROLLO DE LA POLITICA 2. Falta de articulación entre las instancias de 1. Afecta la imagen de Entidad
109 Publicación tardía de la Política 3 3 9 3 2 de las politicas propuestas. electrónicos y Preservación
ARCHIVISTICA aprobación de los documentos 2. Confusión en la aplicación de la Política 3.Mantener actualizada la Agenda legislativa en temas propios de la Digital
3.Generación excesiva de normatividad jurídica Subdirección de Tecnologias de la Información Archivística y Documento -Grupo de Innovación y
electrónico. apropiación de tecnologías
de información archivística
-Grupo de Sistemas
- Subdirección de
1, Falta de lineamientos para la formulación y Tecnologías de la
desarrollo de proyectos de investigación sobre 1, Incumplimiento de funciones Información Archivística y
IMPROBABLE
documento electrónico y preservación digital. 2. Incumplimiento de metas y objetivos
OPERATIVOS
MODERADO
ACEPTABLE
Sub TIADE
02/01/2018
31/12/2018
MISIONAL
REDUCIR
1. Proponer a la Oficina Asesora de Planeación un procedimiento para la - Grupo de Documento
POSIBLE
MENOR
2, Falta de incentivos para la generación de 3. Sobrecostos en los procesos de formación del
BAJO
DESARROLLO DE LA POLITICA formulación de proyectos de investigación. Electrónicos y Preservación
110 Pérdida del capital intelectual 3 2 6 1 2
ARCHIVISTICA proyectos de investigación. personal ejcutor a ser reemplazado(personal Digital
2. Diseñar propuesta de Incentivos para ser revisada por Gestión Humana - Grupo de Gestión Humana
3. Baja asignación salarial para los servidores nuevo) - Dirección General
públicas. 4. Reprocesos -Grupo de Innovación y
de Información Archivística
- Pérdida de crediblidad
ESTRATÉGICOS
Oficina Asesora
- Desconocimiento u omisión involuntaria de la
ADECUADO
RARA VEZ
RARA VEZ
- Distorcionamiento de la Política Archivística
MISIONAL
MAYOR
EVITAR
Jurídica
Validación de un a Política que Ley
BAJO
BAJO
DESARROLLO DE LA POLITICA Aportando la validación Jurídica a los contenidos de las inicativas de Política
- Pérdida de confianza en el AGN
NA
NA
ARCHIVISTICA vaya contraria a la Ley - Niveles de especialidad y competencias del que emiten las áreas misionales
- Sanciones para los Usuarios que puedan ser
personal de la OAJ
injustificadas

Versión:7
Pagina: 1 de 1
LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO
EXPOSICIÓN)
CONTROLES
(GRADO DE
OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
CANTIDAD
EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E
- Entrega de informacion irrelevante o errónea

- Entrega de información parcial, incompleta o - Reproceso administrativo en la gestión de la
1. Jefe Oficina de Control
extemporánea por parte de las dependencias Oficina de Control Interno, por corrección o 1, Capacitar en temas de evaluación de gestion; auditorias internas o riesgos
Oficina de Control Interno

Interno y Grupo de Gestion
de la Entidad, a la Oficina de Control Interno. ajuste de informes de evaluación. de gestión al grupo de servidores y contratistas de la Oficina de Control Interno.
3. Febrero de 2018
1. Septiembre 2018
Humana.
2. Diciembre 2018
2. Enero de 2018
3. Julio de 2018
1. Julio de 2018
IMPROBABLE
- Múltiples fuentes de informacion desarticuladas, - Toma de decisiones equivocas por ausencia de
EVALUACION
OPERATIVOS
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
REDUCIR
2, Captura y toma de datos, registros, cifras e informacion exclusivamente de
POSIBLE
EVALUACION, SEGUIMIENTO Y Inadecuada evaluación de la que presentan datos y registros diferentes frente a información objetiva. las herramientas de gestion administrativas implementadas y administradas por
2. Servidores públicos y
112 3 3 9 4 2 contratistas asignados a la
CONTROL gestión Institucional. una misma situacion o hecho adminsitrativo - Ineficiente uso de los recursos la Oficina Asesora de Planeacion (Ej. PAD; PAI; INDICADORES DE GESTION,)
OCI.
y por otras dependencias del AGN.
evaluable. - Debilitamiento del Sistema de Control Interno
- Indebido análisis y contextualización de la en la Entidad. 3, Evaluacion de desempeño laboral y competencias de profesionales
Interno y Grupo de Gestion
informacion recopilada y/o insuficiente - Debilidad en el ejercicio del control preventivo auditores y evaluadores de la OCI, cada seis meses.
Humana.
experticia profesional del auditor o evaluador. (alertas tempranas por parte de la Oficina de
Control Interno)

Interno y Grupo de
1. Ejecución del Programa General de Auditorias vigencia 2018.
- Insuficiente personal profesional para cumplir Profesionales Auditores OCI.
con todas las funciones de la Oficina de Control - Reproceso administrativo en la gestión de la

Oficina de Control Interno
2. Solicitud de Contratacion profesionales para atender la evaluación y
3,4 y 5. Febrero 2018

auditorias requeridas por el AGN, para la vigencia 2018.
Interno. Oficina de Control Interno, por corrección o
3,4 y 5. Julio 2018

1. Octubre 2018
Internpo.
2. Enero 2018
2. Enero 2018
EVALUACION
OPERATIVOS
1. Marzo 2018
MODERADO
MODERADO
ADECUADO
RARA VEZ
- Entrega de información parcial o incompleta ajuste de informes de evaluación.
REDUCIR
POSIBLE
Presentación extemporánea de 3. Cumplimiento de los procedimientos establecidos para el Proceso de
BAJO
EVALUACION, SEGUIMIENTO Y 3. Jefe Oficina de Control
113 por parte de las dependencias de la Entidad a la - Retraso en la toma oportuna d decisiones y/o 3 3 9 4 1 Evaluación, Seguimiento y Control.
CONTROL informes Interno y Grupo de
Oficina de Control Interno. implementacion de correctivos. Profesionales Auditores
4. Implementacion del código de ética para los auditores internos y evaluacion
- Incumplimiento por parte de los auditores a los - Dificultad en la implementacion, seguimiento y de auditores.
OCI..
términos establecidos, dentro del procedimiento evaluacion de los planes de mejoramiento.
de Auditorias Internas de Gestión 5. Elaboración del Estatuto de auditoria interna y carta de representacion para
Interno y Grupo de
el proceso de ESC.
Profesionales Auditores OCI.

MapaRiesgosInstitucional 2017dic31

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MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2016/06/22

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

- Procedimientos desactualizados para la

Perdida parcial o total de la

- Interrupción o interferencia de los servicios

Terminación contrato o culminacion de

Errores en la aplicación de las redundancia en el personal asignado al Grupo

- Implementación o migración a nuevas

2. Implementar un procedimiento documentado para el CONTROL DE TI

- Inexistencia de un Sistema de la Seguridad de

(Transparencia, GEL, etc) y sanciones

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 1 SIG-F-022

GESTION DE LOS RECURSOS Contratista seguridad de la

- Falta de una caracterización de usuarios

- Descarga de codigos maliciosos que vulneran

Salud ocupacional y enfermedad -Problemas auditivos por exceso de ruido, dolores

- Daño o alto deterioro en la infraestructura,

- Incumplimiento de las obligaciones por parte

- Apropiación indebida de los bienes del AGN

AGN. de reclamaciones con Proveedores

- Falla en la administración del sistema de - Costos derivados de los procesos de

- La no aplicación de los protocolos para la - Contaminación ambiental

Ingreso de personal no autorizado

-Falta de claridad y consistencia en los soportes o

Incumplimiento en las fechas -Inoportunidad en la información contable y

Error en la liquidacción u omisión

en la presentación de - Interpretación fallida de la norma y su

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 2 SIG-F-022

- Ausencia de control que permite el beneficio

2. Permanente conciliación de infrmación contable y financiera con las

allegados para registro en el SIIF

"Validación constante en SINIC y 100% de los CDP en trámite"

- SIIF no contiene modulos que manejen la

información sistematizada información para registrar en SIIF Nación

- Tramite de la comisión sin el lleno de los

- No cumplir con los requerimientos respecto a la

donde esta el cuello de botella.

1. Recursos Insuficientes para el desarrollo de los

planes y progrmas de la Entidad efecto sobre factores comportamentales del

que se tienen programadas y

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 3 SIG-F-022

1. Validación de las novedades de personal nombramientos y posesion de los

por parte de los funcionarios

1. Prácticas inadecuadas en la aplicación de la

1. Incrporar en la documentación del SIG el Instructivo de manejo del módulo

2. Validar con el grupo de Gestión Financiera si el control cruzado que adelanta

Gestión Humana en normas de carrera administrativa y empleo público (mesas

1. Concluír la actualización del documento Maestro de SGSST

2. Materialización de peligros definidos en la Sistema

- Nivel de competencia del personal

- No realizar la traza de la comunicación que se

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 4 SIG-F-022

(Archivo Central y unidad de correspondencia) en la documetación del

- El control ejercido en el prestamo de

consultas en el Archivo Central. - Pérdida de información y su medio de soporte.

- Incumplimiento de la normatividad vigente

1. Falta de articulación entre el GDEPD y Gestion

las actividades y el alcance del Grupo de Documentos Electrónico y - Grupo de Documento

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 5 SIG-F-022

- Insuficiente recurso humano en el grupo para

de los documentos para adelantar los procesos

Proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión