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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRA DE
INSUMOS PARA EL
SERVICIO MEDICO
NOMBRE: PILAR GALAT NOMBRE: FERNANDO GALVIS PINZON NOMBRE: RICARDO NUÑEZ
CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINSTRATIVO
FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011 FECHA: 01/12/2011
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
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CODIGO: P-07-04SM REVISION No. REV
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
COMPRA DE INSUMOS PARA EL SERVICIO MEDICO
1.
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
Mejorar el control de los elementos e insumos que solicita el servicio médico con el propósito de establecer una
metodología de adquisición y control de dichos productos, por parte del personal responsable tanto en el almacén como en
el servicio médico.
2. ADQUISICIÓN CONTROL:
2.1 NORMAS BASICAS PARA PROGRAMACION:
- Coordinar con el servicio médico la programación de solicitud de insumos, con el personal médico y el
Departamento de compras y suministros.
- Inventario General de insumos médicos.
- Dar cumplimiento al cronograma de compras establecido por el departamento de compras.
2.5 ALMACENAMIENTO:
El almacenamiento de insumos conjuga las actividades de recepción, clasificación, ubicación, custodia, eventual
manipulación y control de existencia de éstos. El almacenamiento tiene como objetivo conservar las características de los
insumos (tal como las presentaron a su ingreso), por ello estos serán entregados directamente en el sitio de
almacenamiento destinado por el personal del servicio médico.
Del local
- Facilitar la conservación de los insumos almacenados y protegerlos de todas las Influencias potencialmente dañinas,
tales como variaciones drásticas de temperatura y humedad, polvo y olores, entrada de animales, plagas e insectos.
- Tener pisos de superficie lisa, de fácil limpieza y desplazamiento.
- Ser de tamaño adecuado según la cantidad de inventario de productos y donde se permita tener zonas físicamente
separadas para la ubicación ordenada de los medicamentos.
- Iluminación completa para permitir que todas las operaciones se lleven a cabo con Precisión y seguridad.
- Ubicar en áreas separadas los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento. Estas áreas deben
ser construidas y equipadas de acuerdo a las condiciones deseadas, tomando en consideración los cambios climáticos
estacionales o los reglamentos nacionales en rigor. Se tomarán precauciones especiales para el almacenamiento de
materiales peligrosos y delicados tales como: líquidos y sólidos combustibles, gases bajo presión, narcóticos y otras
sustancias, tales como las altamente tóxicas, materiales radiactivos y corrosivos.
- El servicio médico realizara control diario de registro de la temperatura y humedad de la zona de almacenamiento.
- Es recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es decir, lo primero que entra es lo primero
en salir, considerando la fecha de vencimiento de los productos (independientemente de la modalidad de
almacenamiento)
2.11 INVENTARIOS:
- Realizar control de inventario de los productos. Los tipos más comunes son: Periódico (a intervalo de tiempo
definidos), permanente (cada vez que se presenta movimiento del producto) y especiales (eventual por razones
específicas). La revisión periódica implica revisar la fecha de vencimiento de los productos para tomar medidas de
cambio de mercancía antes del vencimiento y cambio de material de poca salida.
- Vigilar y controlar los medicamentos al interno del servicio médico con el propósito de:
1. Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia, necesidades de reposición y
conocimiento anticipado del tiempo de reposición
2. Conocer las características y tendencias del consumo del medicamento
3. Identificar las existencias disponibles
4. Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilización de las
existencias con fecha de vencimiento más próxima, dentro de un marco adecuado de tiempo para lograr su
utilización y cuando esto no sea posible, debe elaborarse un inventario
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5. Evitar o disminuir al máximo la pérdida de insumos, tal como el daño de envases, inadecuado control en los
despachos o la fuga del producto, - Descartar física y contablemente todo insumo que se haya deteriorado
por encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo
6. Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacén a través de inventarios totales (una vez al
año) o inventario selectivo (por tipo de insumo).
INICIO
RECEPCION Y
PEDIDO SOLICITUD DE
CREACIÓN DE
ELEMENTOS
COTIZACIÓN
ENVIO DE
COTIZACIÓN
SELECCIÓN DE
PROVEEDOR
RECEPCION
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES A
COMPRAR
GENERACION DE LA
ORDEN DE COMPRA
ENVIÓ DE ORDEN
DE COMPRA
RECEPCION Y
VERIFICACION DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
RECEPCIÓN DE
FACTURA
ALMACENAMIENTO
TRÁMITE CONTABLE
Y ARCHIVO FIN
DOCUMENTOS
3.3 DEFINICIONES:
- FUNCIONABILIDAD: Capacidad de una pieza o producto de cumplir la función para la cual fue diseñado y
fabricado.
- CONCESIÓN: Autorización para la utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
especificados.
- ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancías al vendedor indicando
cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
- ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.
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- PROVEEDOR: personas naturales o jurídicas que habiendo cumplido los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y
consultoría.
- SOLICITUD: Formato diligenciado por las distintas dependencias académicas y administrativas para solicitar un bien
o servicio; especificando requerimientos técnicos, marca, modelo, cantidad, etc.
4 DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Manual de procesos y procedimientos de compras y suministros
- Acuerdo 09 del 20 de septiembre de 1994
- Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010
5 REGISTROS:
- Registro de evaluación de proveedores
- Registro de no conformes
- Registro de devolución
6 CONTROL DE CAMBIOS:
No
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