DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material

el cual debe asegurarse de:

 Que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén

claramente definidos, según especificaciones reflejadas en la
Hoja de pedidos.
 Que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas
responsables de la solicitud de un pedido y de aquellas personas
y de aquellas personas responsables de su aprobación.

1. NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los

requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el mismo,
y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se
definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende
los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características
y especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar
si dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea
contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución
de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras.

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los

materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe
identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los
lineamientos del procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores externos.

3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido

cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud
de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las
cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones
comerciales. El pedido se realizará según el formato “SGC-F-044
Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o
jefatura correspondiente.
4. GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia
o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la
Orden de Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra
deberá contener toda la información necesaria de la compra como plazo
y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben
imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de
compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor,
aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del
Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la
finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las
especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la compra,
esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o
Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.

5. RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción

del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el
cual debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden
de compra verificando que cumpla con todas las que se requirió; y de
no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al
proveedor las razones del rechazo.

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del

estado de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños,
golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para
su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del
incidente al Supervisor general.

La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e

ingresa al inventario como disponible. Lista para su comercialización.

En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:

 La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por

el Supervisor.
 Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores
calificados para cotizar y el factor de compra será el proveedor
que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y
 con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una
cotización con el detalle del pedido.
 Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el
cual se ha contratado, se realizará la verificación del estado final
de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes,
rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada,
será notificado inmediatamente al Supervisor general.
 Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura
contra el pago de la misma, de acuerdo a las condiciones
pactadas en el convenio o contrato.

CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN

INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido -Documentos constitucion Empresa -

Solicitud de compra F-051
Comparativo de Ofertas F-052
Evaluación de Proveedores F-054
Acta de Entrega Recepción de producto
F-055
Ofertas generadas por proveedores
- Documento de Experiencia
reconocida -Si es posible
certificaciones ISO.

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el

proceso de evaluación y reevaluación de proveedores.